《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 ?企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

九、企業(yè)檔案利用工作要求

7.9.4 ?可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。

直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱都是檔案提供利用的基本途徑，可以更加迅速、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地滿足利用者的需要。

直接查閱，就是在檔案部門開辟檔案閱覽室，直接提供檔案原件為利用者服務(wù)。電話調(diào)閱，就是利用者通過電話等通訊手段，咨詢有關(guān)檔案內(nèi)容或預(yù)約調(diào)送檔案的利用方式。電話調(diào)閱的內(nèi)容一般限于國家或本企業(yè)有關(guān)已公開的政策性的檔案內(nèi)容，涉及公民隱私的或者按照利用制度應(yīng)該經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批的檔案內(nèi)容不采取電話調(diào)閱的方式。網(wǎng)上查閱，就是通過互聯(lián)網(wǎng)或者內(nèi)部局域網(wǎng)直接查閱已公開檔案或在授權(quán)范圍內(nèi)的檔案內(nèi)容的檔案利用方法。

無論采取哪一種利用方式，都要嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度的規(guī)定，并做好相關(guān)的利用登記。

7.9.5 ?企業(yè)宜對檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。

專題匯編是指根據(jù)企業(yè)各方面的需要，選擇某一方面的檔案信息匯編成冊，提供利用者查閱的一種編研材料。

如榮譽(yù)證書集，就是將榮譽(yù)證書拍成圖片形式，加以必要的文字說明，按照時(shí)間或?qū)ｎ}順序匯集成冊的一種編研材料。

7.9.6 ?企業(yè)宜對檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項(xiàng)目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。

專題材料是根據(jù)企業(yè)的需要或?qū)ｍ?xiàng)工作的需要，通過摘錄、縮編、剪輯重新組織整理檔案中的有關(guān)內(nèi)容，簡要說明和反映某一方面工作、生產(chǎn)、科研等發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。

比如科研成果簡介：成果名稱、完成單位、任務(wù)來源、組織鑒定單位、鑒定日期、完成人、成果登記號、成果簡介。

7.9.7 ?企業(yè)宜對檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。

深層次加工材料是企業(yè)檔案編研的最高形式。深層次加工的編研材料是針對某一問題、某一事件或某一項(xiàng)目，集中庫藏檔案的相關(guān)信息并參照有關(guān)的資料，在系統(tǒng)、深入分析研究的基礎(chǔ)上，編寫形成的一種新的參考材料。

深層次加工的編研材料的特點(diǎn)是以檔案為素材，應(yīng)用檔案中記載和反映的觀點(diǎn)、方法、規(guī)程、原理、結(jié)果和結(jié)論，參照有關(guān)資料，進(jìn)行深入的分析、研究和歸納等加工處理，不同程度地產(chǎn)生其他材料所沒有的知識和內(nèi)容，形成新的知識產(chǎn)品。特別是針對有關(guān)技術(shù)開發(fā)等工作和活動的深層加工的編研材料，帶有明顯的技術(shù)調(diào)研報(bào)告特點(diǎn)，更具有參考價(jià)值。

比如：歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析，是將連續(xù)數(shù)年的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)采用直接對比分析法進(jìn)行分析，以便分析觀察其變動趨勢和原因，進(jìn)一步掌握生產(chǎn)經(jīng)營活動規(guī)律的方法。

7.9.8 ?企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。

檔案陳列與展覽，是指檔案部門圍繞特定的主題，用各種形式的檔案實(shí)體或檔案復(fù)制件布置成的檔案展覽。檔案展覽能夠充分利用檔案庫藏，強(qiáng)化觀眾的親身參與感，信息傳播效果十分突出。企業(yè)檔案部門還應(yīng)該積極配合企業(yè)舉辦各種展覽和陳列的需要，提供有關(guān)檔案復(fù)制品。

舉辦陳列或展覽的工作程序，確定展覽或陳列的主題;確定服務(wù)對象;選擇合適的展出方式;確定展品;展覽藝術(shù)設(shè)計(jì);確定展覽與陳列的組織方式;設(shè)制陳列原件的安全保護(hù)措施;記錄、分析展覽與陳列的實(shí)際效果。