公共圖書館檔案信息化管理與創(chuàng)新

摘 要：公共圖書館的檔案信息化管理工作事務(wù)繁多，其管理水平的質(zhì)量高低對(duì)圖書館的發(fā)展起到直接的影響。本文以公共圖書館檔案信息化管理工作的重要性作為切入點(diǎn)，對(duì)公共圖書館檔案管理工作中的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并結(jié)合本館情況對(duì)公共圖書館檔案信息管理的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行探討，以提高公共圖書館檔案信息化的管理水平。

關(guān)鍵詞：公共圖書館檔案;信息化管理;現(xiàn)狀;措施

隨著信息時(shí)代的到來公共圖書館檔案管理如何從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案信息化管理，使其逐步成為共享的信息資源，管好用活檔案資源，最大限度提高檔案管理工作的效率，使圖書館死檔案變成活信息無疑是各圖書館檔案信息化管理工作的重要內(nèi)容。

1 公共圖書館檔案信息化管理工作的重要性

公共圖書館檔案管理中蘊(yùn)含著大量的檔案資源，是圖書館館員從事圖書館各項(xiàng)工作中直接形成的，具保存價(jià)值的文字、照片、聲像等各種形式載體的文件材料，直接關(guān)系到圖書館的發(fā)展與進(jìn)步。因此，公共圖書館需要積極改進(jìn)檔案信息化管理工作模式，保證為各項(xiàng)工作提供最及時(shí)、有效、實(shí)用的資源信息，作為各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)保障，最大限度提高檔案管理工作的效率。下面結(jié)合本館工作實(shí)際，著重圍繞如何提高檔案信息化管理，力爭(zhēng)做到檔案工作的規(guī)范化、制度化、信息化管理談幾點(diǎn)體會(huì)。

2 公共圖書館檔案信息化管理工作現(xiàn)狀

公共圖書館檔案是集中反映圖書館各項(xiàng)工作的條件、方式、內(nèi)容、規(guī)劃、過程、效果等方面的情況歷史見證。信息時(shí)代傳統(tǒng)的圖書館檔案管理方式在安全性、高效性、便捷性等方面都不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，各類檔案已從紙質(zhì)走向電子化和網(wǎng)絡(luò)化。如何做好圖書館檔案管理工作已是圖書館工作中的重要組成部分，對(duì)圖書館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展具有重要作用，但圖書館檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視、檔案不能得到充分利用，具體表現(xiàn)在：

1）檔案信息化管理工作制度不完善。目前公共圖書館普遍存在對(duì)檔案信息化管理工作在思想上不夠重視，致使其在管理工作制度上不夠完善。檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃準(zhǔn)則，許多檔案文件缺乏系統(tǒng)化的管理和分類，帳內(nèi)、帳外文件資料沒有進(jìn)行檔案匯編，而是毫無章序地隨意放在一處?，F(xiàn)時(shí)的紙質(zhì)檔案材料大多放于紙盒或文件盒中缺乏必要的保護(hù)措施。文件材料長(zhǎng)期雜亂無章，導(dǎo)致文獻(xiàn)不斷膨脹，不利于檔案資料的信息化開發(fā)利用。2）檔案信息化管理工作不到位。圖書館檔案管理工作大多是辦公室人員兼職，缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書館檔案的收集、整理、歸檔工作。眾所周知，檔案信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期又繁雜的工程，兼職檔案管理員在很大程度上具有一種不穩(wěn)定性和不確定性，這就為檔案收集、管理的制造了許多安全隱患。沒有專人管理會(huì)使應(yīng)歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會(huì)導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)，檔案信息化管理更無從抓起。3）檔案信息化管理組織架構(gòu)不完善。隨著辦公自動(dòng)化的不斷提高，圖書館的檔案信息化管理已經(jīng)逐步進(jìn)入電子文件的檔案搜集、整理的時(shí)代。部分公共圖書館的檔案管理不能做到紙質(zhì)檔案、電子檔案的同步管理，檔案管理混亂、電子檔案錄入不及時(shí)等這些問題很大程度上制約了檔案資料的有效利用，嚴(yán)重影響檔案信息化管理的發(fā)展。

3 公共圖書館檔案信息化管理的措施

面對(duì)公共圖書館檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀，我館加強(qiáng)檔案收集工作，本著及時(shí)、完整、可用、安全，提高檔案管理的行政效率和服務(wù)能力。檔案工作實(shí)行辦公室統(tǒng)籌管理，各部門分級(jí)建設(shè)的方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理制度化、經(jīng)常化，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，從源頭上杜絕檔案資料流失。

3.1 建立檔案分級(jí)管理機(jī)制，明確各級(jí)檔案管理職責(zé)

建立有效信息化管理機(jī)制，明確全館檔案管理機(jī)構(gòu)及各部室檔案管理職責(zé)。依據(jù)圖書館檔案建設(shè)管理工作要求，實(shí)行主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌、辦公室主任分管、檔案室監(jiān)督指導(dǎo)、各部室具體負(fù)責(zé)的四級(jí)檔案管理機(jī)制。

1）由檔案室負(fù)責(zé)我館各種載體檔案資料的統(tǒng)一收集、歸檔管理，指導(dǎo)和監(jiān)督各部室兼職檔案員做好本部門檔案資料的收集、移交及檔案保管、信息化管理工作，并組織開展檔案專業(yè)培訓(xùn)，提高館員對(duì)檔案信息化管理的意識(shí)。2）各部室根據(jù)部門工作實(shí)際，制訂部門檔案收集范圍。和內(nèi)容，建立部門檔案管理機(jī)制。部門設(shè)立兼職檔案員一人，檔案工作實(shí)行由部門負(fù)責(zé)人主管，部門檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、保管，并提供給部門或館內(nèi)其他工作需要使用。3）各部室檔案管理人員如因崗位調(diào)整變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)做好部門檔案移交工作，不得作為個(gè)人資料私存。

3.2 完善檔案管理組織架構(gòu)，建立檔案信息化共享平臺(tái)

目前，在日常工作中以電子檔案形式存在的檔案信息逐年大幅增加，為應(yīng)對(duì)這一狀況，我館轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路，開展以建立電子檔案服務(wù)系統(tǒng)為核心的新型檔案共享信息化平臺(tái)的建設(shè)工作。

1）以檔案收集、歸檔、利用管理為重點(diǎn)，通過市直檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各部室之間的檔案資源信息共享和整合，加強(qiáng)多形式、多層次共享平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的實(shí)時(shí)收集、安全管理和集中利用。2）我館檔案按性質(zhì)分為：行政檔案和業(yè)務(wù)檔案。行政檔案由于保密性為不公開檔案，按年錄入歸檔管理數(shù)據(jù)庫(kù);業(yè)務(wù)檔案、照片檔案各部室按月錄入、上傳至未歸檔管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)館內(nèi)電子檔案資料共享。每年度對(duì)未歸檔文件進(jìn)行鑒定，審核后入歸檔管理數(shù)據(jù)庫(kù)。3）我館按市檔案局要求實(shí)行原始檔案、電子檔案雙向歸檔（每月1-10日各部室向檔案室移交上月原始檔案），實(shí)行電子檔案庫(kù)、各部門硬盤存儲(chǔ)雙向備份管理，確保檔案安全。無電子版的文件材料，原則上必須是原件歸檔，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，需保存復(fù)印件。

3.3 強(qiáng)化檔案信息化管理制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理

加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，使我館各部室對(duì)文件、材料的形成、積累、收集、整理、著錄有據(jù)可依，進(jìn)一步完善信息化電子檔案庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，為信息化檔案工作的收集質(zhì)量及檔案工作質(zhì)量提供保障。

1）制定《佛山市圖書館兼職檔案員職責(zé)》，明確檔案信息化管理兼職檔案員工作職責(zé)和任務(wù)。2）加強(qiáng)檔案收集、鑒定工作，根據(jù)各部室的工作內(nèi)容、工作性質(zhì)，制定《佛山市圖書館文件材料收集范圍》，提高歸檔質(zhì)量。3）以市直檔案管理系統(tǒng)為依托，規(guī)范我館檔案信息化共享平臺(tái)歸檔標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)，制定《佛山市圖書館文書檔案、照片檔案、聲像檔案收集、整理規(guī)則》。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，建立有效激勵(lì)機(jī)制

加強(qiáng)檔案員信息化業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，全面提升檔案信息化管理水平，為檔案信息化服務(wù)提供細(xì)致充分的理論指導(dǎo)和實(shí)踐幫助。

1）根據(jù)全館檔案信息化管理工作要求，檔案員負(fù)責(zé)協(xié)助、指導(dǎo)各部門制訂檔案收集范圍及標(biāo)準(zhǔn)，解答歸檔工作中的疑問，做好檔案宣傳工作，提高館員檔案意識(shí)，為檔案規(guī)范管理、提高歸檔質(zhì)量提供保障。2）開展檔案信息化專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高兼職檔案信息化管理人員的檔案專業(yè)素質(zhì)。每年在館內(nèi)開展不少于兩場(chǎng)檔案培訓(xùn)，充實(shí)檔案信息化管理人員專業(yè)知識(shí)、更新知識(shí)結(jié)構(gòu)、了解檔案管理的前沿動(dòng)態(tài)。鼓勵(lì)檔案人員積極參與單位的重大活動(dòng)，跟蹤收集在活動(dòng)中形成的各種文件材料，不斷建立健全我館的檔案信息化資源。3）建立部門兼職檔案員考評(píng)機(jī)制。根據(jù)各部室的年度內(nèi)檔案信息化管理工作情況及兼職檔案員工作表現(xiàn)，進(jìn)行考核，評(píng)選年度優(yōu)秀檔案管理員。使檔案管理工作有機(jī)融入圖書館的日常業(yè)務(wù)工作中，從而在分管領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門、工作人員心目中牢固樹立檔案信息化管理意識(shí)，做到檔案資料的全面歸檔和合理利用。

4 結(jié)束語

圖書館檔案信息化管理工作水平的提高勢(shì)必促進(jìn)圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的加速發(fā)展。加強(qiáng)圖書館檔案信息化管理工作，以科學(xué)化和技術(shù)化的手段管理，從而逐步實(shí)現(xiàn)圖書館檔案信息化管理，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新需要，對(duì)圖書館各項(xiàng)工作管理水平的提高有著重要意義。

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作者簡(jiǎn)介

呂選慧（1972-），女，湖北省隨州市人，本科，畢業(yè)于廣東廣播電視大學(xué)圖書情報(bào)管理專業(yè)，中級(jí)，圖書館員。