基于信息技術(shù)背景下的事業(yè)單位檔案管理

葉志宏

摘 要：國內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用的持續(xù)深化，信息技術(shù)的使用逐漸滲透到各個(gè)不同的領(lǐng)域之中。事業(yè)單位的檔案管理工作繁多而且復(fù)雜，將信息技術(shù)融入其中，可以明顯改善檔案管理效率低下的現(xiàn)狀。本文將闡述在信息技術(shù)背景下事業(yè)單位檔案管理中存在的不足之處，并提出了相關(guān)建議措施，使事業(yè)單位檔案管理能充分與信息技術(shù)結(jié)合，提升管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理

隨著國內(nèi)信息化相關(guān)技術(shù)的持續(xù)提高，事業(yè)單位也在持續(xù)改革。信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，讓現(xiàn)代社會(huì)的許多管理工作更便捷、高效。在這個(gè)背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也正在進(jìn)行優(yōu)化和改變，信息化錄入將成為未來檔案信息錄入的主要措施，檔案信息的管理工作也不止于數(shù)據(jù)的處理。因此，在信息技術(shù)背景下，事業(yè)單位檔案管理依然需要不斷地優(yōu)化。

1 事業(yè)單位信息化檔案管理的主要作用

1.1 保障檔案管理的安全性

在信息化檔案管理工作，建立一個(gè)機(jī)制完善的系統(tǒng)，可以讓檔案管理工作更規(guī)范、有序地進(jìn)行，從而明顯提高檔案管理工作的效率，同時(shí)滿足檔案信息管理的各種要求。更重要的是，設(shè)立符合信息技術(shù)發(fā)展特點(diǎn)的控制體系，可以有效保障檔案管理工作的安全性。

1.2 提高管理工作的質(zhì)量

將事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有效的信息化處理，所有以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的方案信息全部錄入在管理系統(tǒng)中，在增加空間利用率的同時(shí)還可以提升單位人員的工作效率，讓信息的查找更為便捷。此外，還可以預(yù)防出現(xiàn)檔案遺失的情況。在檔案的傳輸和復(fù)制等方面更加便捷和快速。工作人員將信息化系統(tǒng)完全結(jié)合到檔案管理工作中，可以保證管理工作有序、合理的開展，有效地提升檔案管理的工作質(zhì)量。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的不足之處

2.1 對信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)識(shí)不到位

雖然信息技術(shù)已經(jīng)基本應(yīng)用到多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作中，但依然有一些工作人員對信息技術(shù)了解不到位，對其使用的具體操作認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致管理工作中產(chǎn)生各類問題，諸如數(shù)據(jù)備份不及時(shí)、信息遺失等。一些工作人員在使用信息技術(shù)出現(xiàn)過分依賴的心態(tài)，錯(cuò)誤的認(rèn)為管理工作只是對檔案信息進(jìn)行錄入，沒有認(rèn)識(shí)到對信息進(jìn)行備份的重要性，如果出現(xiàn)設(shè)備故障，難以保證檔案信息的完整性。此外，還有一些工作人員因?yàn)閷π畔⒓夹g(shù)的了解不到位，在工作時(shí)頻繁出現(xiàn)失誤。

2.2 電子檔案的管理工作不完善

事業(yè)單位管理工作中使用的信息技術(shù)時(shí)，各類信息各項(xiàng)數(shù)據(jù)一般以電子文檔的形式進(jìn)行存管。但許多事業(yè)單位沒有把這些電子文檔進(jìn)行合理、規(guī)范的分類和管理，導(dǎo)致檔案管理無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。部分單位則未能在檔案管理中接入相應(yīng)的信息技術(shù)，單位內(nèi)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員人數(shù)不足，導(dǎo)致電子文檔的管理工作未能完善進(jìn)行。目前許多單位，在電子文檔的歸檔管理方面，只是簡單地進(jìn)行相關(guān)信息的輸入工作，沒有使用硬盤等儲(chǔ)存設(shè)備做好文檔保存?zhèn)浞莨ぷ?，若出現(xiàn)突發(fā)事故，文檔大有可能丟失，讓檔案管理的失去作用。

2.3 工作人員專業(yè)素質(zhì)水平較低

有一些單位已建立起較為完整、規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)，相關(guān)設(shè)備的建設(shè)也逐漸完善。不過依然有部分單位的系統(tǒng)建設(shè)相對較慢，或者是有完善的系統(tǒng)，但未能進(jìn)行有效的檔案管理工作，系統(tǒng)作用并能真正體現(xiàn)。其主要原因在于，管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊而且普遍處于低下的狀態(tài)，并且只有少數(shù)人接受過系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，缺乏相關(guān)知識(shí)，檔案管理接入信息技術(shù)后，也只是進(jìn)行簡單的使用，未能完全發(fā)揮信息技術(shù)的作用。

3 優(yōu)化信息技術(shù)下檔案管理工作的措施

3.1 加大信息技術(shù)的使用力度

如果要在本質(zhì)上通過信息技術(shù)的應(yīng)用提高工作效率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，保障信息管理工作擁有較高的效率和穩(wěn)定的安全性，就必須加大信息技術(shù)的使用力度。給單位配備專業(yè)水平較高的設(shè)備，合理、規(guī)范等設(shè)立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。才可以保障信息的安全性，保障各業(yè)務(wù)間的合理配合。同時(shí)，還必須開展相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，充分保證檔案管理工作的科學(xué)性。

3.2 優(yōu)化并完善相關(guān)管理制度

事業(yè)單位需要依照我國在相關(guān)領(lǐng)域頒布的相關(guān)法律法規(guī)，合理制定一些適用于事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)規(guī)定，并且明確、合理地規(guī)定檔案信息的存管、歸檔等步驟的操作細(xì)節(jié)，進(jìn)一步規(guī)范信息技術(shù)下的檔案管理工作。建立健全的內(nèi)部控制制度，才可以提高檔案管理工作規(guī)范性及合理性。同時(shí)還需要把檔案管理工作的相關(guān)職責(zé)進(jìn)行細(xì)分及落實(shí)。此外，必須要求工作人員把操作的流程詳細(xì)記錄下來，防止出現(xiàn)行為違規(guī)的情況。

3.3 提升管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

基于信息技術(shù)背景下，檔案管理工作需由職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平較高的復(fù)合型人才來完成。人才的引進(jìn)和培養(yǎng)主要有兩種方式，其一，可以從國內(nèi)的大學(xué)畢業(yè)生中選取這方面的人才，尤其要重點(diǎn)挑選一些同時(shí)擁有信息技術(shù)知識(shí)與檔案管理能力的人才。還有就是，對相關(guān)管理人員開展有針對性的培訓(xùn)和教育工作，重點(diǎn)培養(yǎng)出一批能使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的員工，從而快速提升檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平和工作效率。另外，還必須保證管理人員了解的相關(guān)法律知識(shí)和具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)。也就是說，基于信息技術(shù)背景下的檔案管理工作的從業(yè)人員不但要有良好的工作能力，還必須擁有較強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)。

4 結(jié)束語

社會(huì)的發(fā)展已進(jìn)入全面信息化的發(fā)展時(shí)期，對于事業(yè)單位的檔案信息化以及電子檔案的存管和使用有著非常關(guān)鍵的作用。而且事業(yè)單位相關(guān)工作愈發(fā)繁雜，對于相關(guān)人才的具體要求不斷提高?；谛畔⒓夹g(shù)背景下的事業(yè)單位檔案工作，可以使事業(yè)單位在將來的發(fā)展過程中，更能體現(xiàn)科學(xué)性和規(guī)范性，并且已經(jīng)成為未來的重要發(fā)展方向。所以，想要推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的未來發(fā)展，盡可能符合日漸增加的需求，必須加大在檔案管理中信息技術(shù)的使用力度。想要保障管理工作更能迎合事業(yè)單位與社會(huì)的變化形勢，需要不斷優(yōu)化信息技術(shù)下的檔案管理制度，才可以讓電子檔案信息得到安全保管，保障檔案調(diào)取使用的規(guī)范性，提升使用檔案信息的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]許波，譚思亮，王晉榮.基于信息技術(shù)支持的事業(yè)單位檔案信息化管理探析[J].科技與創(chuàng)新，2019（22）：114-115.

[2]高昂.基于大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：72.

[3]胡文娟.淺析信息技術(shù)時(shí)代下的事業(yè)單位檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2017（06）：25-26.

[4]張璐.信息社會(huì)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案，2016（11）：60-61.