館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工策劃及管控分析

李文霞

摘 要：在本文中，通過(guò)對(duì)于館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化的研究分析，提出了合理的加工方式以及相應(yīng)的工作路線，詳細(xì)闡述了紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中的掌控要點(diǎn)，從而確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：館藏紙質(zhì)檔案;數(shù)字化加工;研究分析

在當(dāng)前階段，紙質(zhì)檔案數(shù)字化逐漸成為檔案數(shù)字化建設(shè)的重要工作，并且伴隨著時(shí)間的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)直接影響到了館藏檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)管理水平，伴隨著時(shí)間的發(fā)展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化在檔案管理中發(fā)揮的作用也越來(lái)越重要。所以，在館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中需要掌握一些基礎(chǔ)性的原則，采取相關(guān)的管理措施以及技術(shù)手段，選擇合理的加工措施以及路線，進(jìn)而增強(qiáng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化效果，推動(dòng)檔案管理工作安全運(yùn)行。采取紙質(zhì)檔案數(shù)字化的方式也可以切實(shí)保障了檔案管理工作的照常實(shí)施，進(jìn)而發(fā)揮出檔案數(shù)字化工作的整體作用。

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則

1）安全性基本原則。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要原則是安全性原則，其中主要包含了實(shí)物檔案以及電子檔案等，這些檔案信息主要牽涉到了個(gè)人、企業(yè)以及國(guó)家的相關(guān)機(jī)密，因此，檔案管理的安全性是非常重要的。在檔案數(shù)字化管理的過(guò)程當(dāng)中，需要進(jìn)一步加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的安全信息管理，從而在一定程度上保證紙質(zhì)檔案以及檔案信息的可靠性。

2）價(jià)值、效益的基本原則。在當(dāng)前階段，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)不僅僅需要投入大量的資金以及相關(guān)設(shè)備，與此同時(shí)，也需要大量的人力成本等。檔案管理的后期成本以及檔案管理技術(shù)的維護(hù)成本、人力成本、風(fēng)險(xiǎn)成本比較大，需要進(jìn)行持續(xù)性的投入等等。所以，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的前期階段，應(yīng)當(dāng)依照館藏檔案價(jià)值優(yōu)先、珍藏檔案優(yōu)先的原則進(jìn)行數(shù)字化加工并且保存，通過(guò)這種方式，可以確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化資金的投入達(dá)到最佳的效果。

3）檔案規(guī)范化原則。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，牽涉到的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的規(guī)范非常多。其中，主要包含了電腦設(shè)備的信息處理、相關(guān)計(jì)算機(jī)參數(shù)額設(shè)置、檔案的儲(chǔ)存格式、檔案的管理模式等等。所以，在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化過(guò)程當(dāng)中，需要依據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定以及有關(guān)的檔案管理規(guī)范進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。所以，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的加工過(guò)程中，需要結(jié)合所購(gòu)置數(shù)字化設(shè)備的相關(guān)情況制定具體的操作流程。另外，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的成果需要依據(jù)最新的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)驗(yàn)收以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化的檢測(cè)工作。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備階段

1）需要進(jìn)一步明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)以及主要任務(wù)。在當(dāng)前階段，需要依據(jù)企業(yè)的紙質(zhì)檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)以及工作計(jì)劃，并且，需要檔案管理人員明確數(shù)字化建設(shè)需要完成的工作任務(wù)以及主要的檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目標(biāo)。

針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中的附加任務(wù)，在完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化信息建設(shè)的同時(shí)，還應(yīng)及時(shí)解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中的歷史遺留問(wèn)題。比如，在檔案管理中的頁(yè)碼錯(cuò)編問(wèn)題、頁(yè)碼漏編的問(wèn)題、檔案的裝訂序列問(wèn)題、目錄的錯(cuò)誤問(wèn)題、紙質(zhì)檔案所出現(xiàn)的破損問(wèn)題等，需要將這些相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)一解決。除此之外，還需要完成館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化的實(shí)物清點(diǎn)工作。

2）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)調(diào)查以及前期的準(zhǔn)確工作。其一，檔案管理中的實(shí)體檔案。首先需要針對(duì)檔案管理中的檔案分類、檔案的存儲(chǔ)形式、檔案的保存情況、紙質(zhì)檔案的裝訂情況、紙質(zhì)檔案的整理情況等等。另外，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，往往會(huì)產(chǎn)生一些不同的影響，并且需要直接關(guān)系到檔案數(shù)字化的管理設(shè)備的類型以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)度、檔案數(shù)字化管理的效率，另外，這些相關(guān)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化信息也是數(shù)字化檔案管理中外包方重點(diǎn)關(guān)注的。在檔案數(shù)字化的加工中，在制定檔案數(shù)字化的時(shí)候，首先需要充分的掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化的具體情況，同時(shí)，這也是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中非常重要的一個(gè)方面。其二，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中的電子目錄信息。在當(dāng)前階段，需要對(duì)于企業(yè)的檔案電子目錄的相關(guān)內(nèi)容以及檔案的儲(chǔ)存狀態(tài)進(jìn)行調(diào)查，并且可以將細(xì)化的內(nèi)容細(xì)化到檔案的格式以及檔案內(nèi)容等等。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的加工過(guò)程當(dāng)中，需要注意其中的檔案內(nèi)容交接、檔案信息數(shù)字化的文檔管理、檔案數(shù)字化成果的連接等等環(huán)節(jié)。

3）在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中需要廣泛收集最新的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工策劃當(dāng)中，首先需要廣泛的搜集最新的檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的規(guī)范、管理措施、檔案管理系統(tǒng)，并且，需要將所搜集的相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)的管理標(biāo)準(zhǔn)以及有關(guān)的檔案管理規(guī)范，通過(guò)這種方式，可以在保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工策劃的規(guī)范性，另外，還可以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)的相關(guān)參數(shù)以及操作規(guī)程進(jìn)行規(guī)范化。

4）紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工策劃場(chǎng)地的規(guī)劃工作。在當(dāng)前階段，需要依據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工策劃的具體內(nèi)容、建設(shè)的規(guī)模、建設(shè)的數(shù)量，通過(guò)這些相關(guān)的內(nèi)容確定數(shù)字化加工所需要具體面積。另外，還需要根據(jù)紙質(zhì)檔案的相關(guān)管理要求以及安全規(guī)范，以此來(lái)確定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所的具體地點(diǎn)。

3 紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工方案

目前，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工方案，主要涵蓋了檔案數(shù)字化的主要對(duì)象、數(shù)字化的主要目標(biāo)、檔案數(shù)字化的相內(nèi)容、數(shù)字化的加工的成本等等，以下就進(jìn)行了詳細(xì)的描述。

1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)的具體方案。其一，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工全過(guò)程的生產(chǎn)工藝流程。根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中所牽涉到的相關(guān)過(guò)程，編制出了以下流程，檔案實(shí)體處理流程具體表現(xiàn)為：在數(shù)字化加工期間，需要對(duì)掃描件和非掃描件進(jìn)行合理的區(qū)分，其中主要包含了檔案掃描，圖像處理、驗(yàn)收成果以及管理成果，然后進(jìn)行整理裝訂，做好入庫(kù)登記工作。而在出庫(kù)的過(guò)程中，需要拆除裝訂，準(zhǔn)備目錄數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)字化前處理，然后進(jìn)行出庫(kù)登記。其二，紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)的相關(guān)指標(biāo)主要涵蓋：色彩模式、分辨率、檔案的儲(chǔ)存格式等等。并且，這些相關(guān)的指標(biāo)都需要符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，與此同時(shí)，也需要符合企業(yè)檔案數(shù)字化加工的具體情況。其三，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的加工方式。在一般情況下，需要依據(jù)企業(yè)的實(shí)際狀況來(lái)選擇合理的檔案數(shù)字化加工方式。主要有兩種方式，一種是獨(dú)立完成其中的一部分或者獨(dú)立完成所有的生產(chǎn)。另外一種是相互分工協(xié)作的流水線模式。其四，數(shù)字化加工的設(shè)備。主要涵蓋了兩種，即硬件設(shè)備以及軟件。其中，我們所說(shuō)的硬件設(shè)備主要指的是檔案數(shù)字化加工的相關(guān)設(shè)備，并且在選取加工設(shè)備的過(guò)程中需要設(shè)備的一些相關(guān)的指標(biāo)，其中就主要包含了圖像的質(zhì)量、存儲(chǔ)的空間等等。而軟件指的是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的處理軟件，另外，可以通過(guò)專業(yè)化的軟件，集中處理數(shù)字化加工過(guò)程中的任務(wù)。

2）檔案數(shù)字化加工的保密方案。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的保密方案需要遵守《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工策劃的有關(guān)規(guī)范。另外，還需要有效的結(jié)合紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工流程以及企業(yè)的實(shí)際情況，整理出可能會(huì)發(fā)生的一些保密風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)劃證具體的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別，與此同時(shí)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的級(jí)別來(lái)制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的安全保障措施，進(jìn)而協(xié)調(diào)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作以及保密工作。

4 結(jié)語(yǔ)

在檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程當(dāng)中，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工是非常重要的內(nèi)容，并且也是一項(xiàng)非常龐大的工程。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的加工過(guò)程當(dāng)中，除了掌握檔案數(shù)字化加工的具體路程、相關(guān)的技術(shù)、加工規(guī)范，與此同時(shí)，還需要健全相關(guān)的管理制度、管理流程，從而進(jìn)一步提高檔案數(shù)字化的效率，保證數(shù)字化質(zhì)量。

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