“互聯(lián)網(wǎng)＋”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略

孫寧

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，事業(yè)單位的檔案資料呈現(xiàn)出新的特征，事業(yè)單位檔案管理工作由此面臨著新的挑戰(zhàn)。本文展望了事業(yè)單位檔案管理工作的開展方向，分析了事業(yè)單位檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，并由管理策略、運(yùn)營(yíng)策略及組織策略三方面入手提出了新時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)采取的策略。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;事業(yè)單位;檔案管理

1 引言

檔案管理工作是事業(yè)單位工作的基礎(chǔ)和重要組成部分?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”浪潮的來臨進(jìn)一步豐富了檔案管理工作的內(nèi)涵，也為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。只有把握“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)地轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路、創(chuàng)新檔案管理方法，才能夠更好地為事業(yè)單位各項(xiàng)工作打好基礎(chǔ)。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案資料呈現(xiàn)的特征

1）承載介質(zhì)異質(zhì)化?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案資料的變化首先體現(xiàn)在檔案資料的承載介質(zhì)上。以往的檔案材料多以紙質(zhì)文檔為主，隨著信息化時(shí)代的到來，以磁盤、光盤等為介質(zhì)的電子文件，以U盤、移動(dòng)硬盤為載體的視頻、音頻、圖片等資料輪番登場(chǎng)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，部分檔案資料開始向至無介質(zhì)的網(wǎng)盤、云等儲(chǔ)存空間遷移。

2）資料形式多樣化。資料形式多樣化是“互聯(lián)網(wǎng)+“時(shí)代事業(yè)單位檔案資料呈現(xiàn)出來的另一明顯特征。主要表現(xiàn)為，事業(yè)單位的檔案資料由最初的以純文本為主的文字記錄逐步發(fā)展為文字、圖片、音頻、視頻、網(wǎng)頁、數(shù)據(jù)庫(kù)等多種形式并存的狀態(tài)。資料形式的多樣化對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和利用等各環(huán)節(jié)都形成了直接影響，為檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。

3）數(shù)據(jù)信息海量化?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案資料的另一特征是數(shù)據(jù)信息海量化[1]。海量的電子信息替代了以往內(nèi)容更簡(jiǎn)、期限更短的紙質(zhì)信息記錄，其單位動(dòng)輒以GB、T計(jì)量。如何更好地處理巨量信息，也成為檔案管理工作需要關(guān)注的重點(diǎn)。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的開展方向

1）資料管理三軌化?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，事業(yè)單位檔案資料呈現(xiàn)紙質(zhì)存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、云端存儲(chǔ)三段存儲(chǔ)的特征。為充分適應(yīng)這一特征，事業(yè)單位就需從紙質(zhì)文件管理、計(jì)算機(jī)電子檔案材料管理及云端檔案材料管理三條軌道入手，三管齊下地開展好檔案管理

工作。

2）查詢調(diào)閱系統(tǒng)化。近年來各事業(yè)單位逐步引入檔案管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)了部分檔案材料由紙質(zhì)文檔向電子化轉(zhuǎn)移的目標(biāo)。在此基礎(chǔ)上，查詢調(diào)閱等功能的優(yōu)化成為“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化的新方向。在自然語言處理等新技術(shù)的支持下，檔案管理系統(tǒng)的查詢和調(diào)閱功能模塊將以更加系統(tǒng)化的方式實(shí)現(xiàn)，查詢和調(diào)閱效率也將大大提升。

3）信息資源共享化。檔案資料的查閱和信息的分享一般都需先由需求提出部門向檔案管理部門申請(qǐng)，再由檔案管理部門將資料調(diào)出，通過復(fù)印或文件傳送等方式實(shí)現(xiàn)。但“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，這一過程將不復(fù)存在，取而代之的是檔案信息資源的平臺(tái)化共享[2]。檔案管理部門僅需對(duì)檔案資料訪問權(quán)限做好設(shè)定，需求提出部門就可以訪客身份登錄賬號(hào)，在權(quán)限范圍內(nèi)查閱所需資料。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1）規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)建立。面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案材料呈現(xiàn)出的新特征，要做好事業(yè)單位檔案管理工作，必須首先建立一套與之相適應(yīng)的管理規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案管理中的責(zé)任分工，對(duì)各類檔案的采集要求、儲(chǔ)存要求，對(duì)不同格式文件的歸檔要求等作出明確規(guī)定[3]。事業(yè)單位可以國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》為依據(jù)，參考各省、市出臺(tái)的電子檔案管理辦法，制定切合本單位實(shí)際的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，為“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理工作打牢根基[4]。

2）類別及期限劃分。信息量的劇增、信息形式的變化以及存儲(chǔ)載體的不同為檔案資料的整理和保管帶來了巨大的挑戰(zhàn)。從檔案整理角度來看，同一內(nèi)容不同形式的信息應(yīng)如何歸類，同一內(nèi)容不同存儲(chǔ)方式的信息又應(yīng)如何整合，都需要重新明確;而從保管角度來看，以往只需存儲(chǔ)3年、5年的紙質(zhì)檔案資料，經(jīng)電子化后，是否可因儲(chǔ)存能力的增強(qiáng)而保留更久;以往由于存儲(chǔ)介質(zhì)限制難以長(zhǎng)久保存的音頻、視頻等文件，在新的存儲(chǔ)方式出現(xiàn)后是否應(yīng)延長(zhǎng)保存期限等，尚需視實(shí)際工作要求重新討論。

3）安全及保密措施。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，傳統(tǒng)的人員配備、硬件管理、防火墻及殺毒軟件等簡(jiǎn)單防范技術(shù)，顯然已不足以應(yīng)對(duì)檔案管理工作面臨的風(fēng)險(xiǎn)[5]。只有不斷更新檔案安全及保密技術(shù)，將MAC信息碼、數(shù)據(jù)鏡像等新時(shí)代下的技術(shù)產(chǎn)物合理應(yīng)用于風(fēng)險(xiǎn)防控中，與時(shí)俱進(jìn)地更新安保措施，才能更有效地防范、化解各類風(fēng)險(xiǎn)。

4）技術(shù)應(yīng)用及掌握。檔案管理系統(tǒng)的更新也對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)水平帶來了較大的挑戰(zhàn)。部分新興技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)后，檔案管理系統(tǒng)日常操作的難度和復(fù)雜度也有所提升[6]。

5 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)采取的策略

明確了的事業(yè)單位檔案資料的特征、檔案管理工作的開展方向及面臨的挑戰(zhàn)，我們應(yīng)著手打破傳統(tǒng)的管理思路，轉(zhuǎn)變思考角度，以新的策略來應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)。

1）管理策略。在管理策略方面，由傳統(tǒng)的、以硬件為主的模式向以信息系統(tǒng)為主的模式轉(zhuǎn)變[7]。傳統(tǒng)的檔案管理思路主要以紙質(zhì)材料管理及機(jī)房、設(shè)備等硬件方面管理為主。但在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，信息的儲(chǔ)存逐漸電子化、云端化，檔案的管理逐漸應(yīng)用系統(tǒng)化，因此應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思路，在兼顧硬件等物理實(shí)體管理的同時(shí)，將管理重點(diǎn)逐步轉(zhuǎn)移至軟件管理、應(yīng)用系統(tǒng)的管理及云端管理等方面。

2）運(yùn)營(yíng)策略。在運(yùn)營(yíng)策略方面，由檔案部門單獨(dú)管控的模式向以檔案部門為主、多部門協(xié)調(diào)共用的模式轉(zhuǎn)變。當(dāng)下各單位的檔案資料往往由檔案部門單獨(dú)管理。但在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案資料的管理應(yīng)轉(zhuǎn)向由檔案部門總負(fù)責(zé)，多部門協(xié)調(diào)共用的運(yùn)營(yíng)模式，由檔案部門管理人員控制各部門訪問權(quán)限，各部門按照檔案部門提出的標(biāo)準(zhǔn)自主上傳檔案材料，并在權(quán)限范圍內(nèi)自主查詢和調(diào)閱所需檔案信息。

3）組織策略。在組織策略方面，由單一的采用檔案專業(yè)人才的模式向檔案專業(yè)人才、信息技術(shù)專業(yè)人才以及具有兩方背景的復(fù)合型人才并用的模式轉(zhuǎn)變?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理工作對(duì)技術(shù)的依賴性逐步增強(qiáng)，檔案管理部門應(yīng)更加關(guān)注具有信息系統(tǒng)管理方面背景的專業(yè)人才的選拔和采用，以彌補(bǔ)現(xiàn)有組織模式中技術(shù)部分的

缺失。

6 結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代浪潮下，挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)從管理策略、運(yùn)營(yíng)策略、組織策略等三方面的策略轉(zhuǎn)變?nèi)胧?，做到及時(shí)建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、明確類別期限劃分、強(qiáng)化安全保障措施、合理運(yùn)用新興技術(shù)，為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作打牢檔案管理之地基。

參考文獻(xiàn)

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