城鄉(xiāng)低保檔案信息化管理的新路徑

王輝

摘 要：城鄉(xiāng)低保檔案為低保救助資金發(fā)放提供了佐證依據(jù)，從而保障低保工作的公正實(shí)施。在網(wǎng)絡(luò)和信息化高度發(fā)展的背景下，低保檔案需要科學(xué)佐證救助工作各環(huán)節(jié)，只有不斷創(chuàng)新，提高信息化管理水平，才能使檔案管理工作跟上低保救助工作發(fā)展的步調(diào)。

關(guān)鍵詞：社會(huì)救助;低保檔案;信息化;規(guī)范化管理

黨的十九大以來(lái)，社會(huì)救助兜底保障功能進(jìn)一步顯現(xiàn)，低保覆蓋群體全面實(shí)現(xiàn)“應(yīng)保盡保、應(yīng)退盡退”。低保救助制度與精準(zhǔn)扶貧制度相融合，顯著拓展了惠民政策的深度和廣度。隨著低保管理機(jī)制的不斷革新，其在實(shí)施層面產(chǎn)生了大量原始文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同載體信息，即形成低保檔案。規(guī)范與高效的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索以及調(diào)閱、佐證將直接影響基層救助工作開(kāi)展的有效性和深入性，因此新時(shí)期低保檔案極具保存和管理價(jià)值。

1 新時(shí)期創(chuàng)新低保檔案信息化管理的重要價(jià)值

1.1 有利于深化部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制，優(yōu)化資源配置方式

當(dāng)前，低保政策具有地區(qū)差異，同時(shí)各區(qū)域檔案信息無(wú)法共享，造成了低保救助對(duì)象信息不對(duì)稱，相關(guān)職能部門在查閱和調(diào)取相關(guān)檔案時(shí)，并不能獲取完整的最新信息，導(dǎo)致決策并不能反映實(shí)際需求。因此，創(chuàng)新低保檔案管理方式，信息化管理城鄉(xiāng)低保檔案，促進(jìn)檔案在不同部門之間流轉(zhuǎn)和分享，有助于實(shí)現(xiàn)救助部門高效聯(lián)動(dòng)與檔案資源的優(yōu)化配置。

1.2 有利于完善信息核對(duì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)低保動(dòng)態(tài)管理

新時(shí)期，低保動(dòng)態(tài)化管理日趨規(guī)范，出現(xiàn)大量的減員、新增低保救助對(duì)象，檔案始終處于調(diào)整、變化、補(bǔ)充的動(dòng)態(tài)管理中。因此，創(chuàng)新低保檔案管理，在開(kāi)展各項(xiàng)信息核查和調(diào)整過(guò)程中，對(duì)每個(gè)低保家庭進(jìn)行數(shù)字化標(biāo)識(shí)尤為重要。無(wú)論保障對(duì)象在年內(nèi)、季度（月）內(nèi)信息如何變化調(diào)整，都能準(zhǔn)確快捷的將調(diào)整對(duì)象的相關(guān)資料動(dòng)態(tài)管理。

2 實(shí)現(xiàn)低保檔案信息化管理工作的“關(guān)鍵點(diǎn)”

2.1 科學(xué)分類，注重材料全面性

在低保申請(qǐng)、審核、審批檔案材料收集過(guò)程中，檔案管理人員要注重材料的全面性，按照規(guī)范化管理體系要求，明確低保檔案“三書”（低保申請(qǐng)書、家庭收入和財(cái)產(chǎn)聲明如實(shí)申報(bào)承諾書、家庭經(jīng)濟(jì)狀況核查授權(quán)委托書）、“四表”（經(jīng)濟(jì)狀況入戶調(diào)查及收入測(cè)算、最低生活保障審核審批表、低保對(duì)象近親屬備案表、低保對(duì)象動(dòng)態(tài)管理表）、“兩記錄”（民主評(píng)議記錄、公示記錄）等檔案內(nèi)容，在完善低保對(duì)象申請(qǐng)、審核、審批材料的基礎(chǔ)上，將申請(qǐng)受理單、民主評(píng)議表、診斷書、合作醫(yī)療報(bào)銷清單、殘疾證復(fù)印件等納入檔案，堅(jiān)持一戶一檔，切實(shí)做到印證真實(shí)齊全，有據(jù)可查，完整體現(xiàn)審批各環(huán)節(jié)的認(rèn)定鏈條和責(zé)任落實(shí)，充分發(fā)揮低保檔案在保障民生、改善民生中的基礎(chǔ)性作用。

2.2 立檔致用，編繪數(shù)字檢索碼

為提高檔案管理查閱功能，能快速查找到享受人的檔案，可按照“年度—鄉(xiāng)鎮(zhèn)—村（居）—戶檔案”四部分設(shè)置11位“數(shù)字檢索編碼”：年度（前4位）+鄉(xiāng)鎮(zhèn)蘇木街道辦（5-6位）+嘎查村居（7-8位）+享受人編號(hào)（9-11位）。例如，農(nóng)村低保享受人姜X芝的家庭檔案編號(hào)“20151501001”就是由審批年度（2015）+新惠鎮(zhèn)編號(hào)（15）+沙敖村編號(hào)（01）+戶主姜某芝家庭檔案編號(hào)（001）組成。（具體情況如下表）

在查詢時(shí)，在城鄉(xiāng)低保檔案電子管理平臺(tái)內(nèi)獲取享受人的檔案檢索編碼，短時(shí)間在檔案自動(dòng)搖臂密集架上鎖定享受人的檔案，查閱流程完整、快捷，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理高效利用價(jià)值性：1）具有簡(jiǎn)捷性。經(jīng)多次調(diào)取驗(yàn)證，查詢一份享受人家庭檔案需時(shí)間約50秒左右，增加識(shí)別速度，減少差錯(cuò)率;2）具有識(shí)別性。能準(zhǔn)確識(shí)別申請(qǐng)年度、鄉(xiāng)鎮(zhèn)蘇木（街道辦）、嘎查村（居）、享受人家庭信息等，便于查閱使用;3）具有唯一性。按照“三書”、“四表”、“兩記錄”建立檔案，保證一份檔案（一個(gè)家庭）僅賦一個(gè)編號(hào)，避免一戶多碼現(xiàn)象;4）具有服務(wù)性。案卷目錄、全引目錄、全宗介紹、文號(hào)索引等一目了然，便于紙質(zhì)檔案和電子信息查詢交換，極大地提高了檔案的檢索效率，使檔案工作進(jìn)一步走向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

3 低保檔案信息化管理新策略

3.1 建章立制，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)

在開(kāi)展檔案信息化管理過(guò)程中，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，依法建檔、依法治檔作為檔案信息化管理達(dá)標(biāo)升級(jí)的重要內(nèi)容。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，結(jié)合低保檔案管理工作實(shí)際，要相應(yīng)建立低保檔案管理制度、檔案保密制度、低保檔案查閱制度、低保檔案銷毀制度等，做到“四個(gè)統(tǒng)一”，即明確統(tǒng)一檔案柜、統(tǒng)一的檔案盒、統(tǒng)一的檔案袋、統(tǒng)一編碼和代碼，確定專人核查把關(guān)，凡不符合規(guī)定要求的檔案一律不得歸檔，并按檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新整理;凡符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)歸檔的檔案，按檔案類別注冊(cè)、編目，及時(shí)入庫(kù)上架，做到隨辦隨歸，達(dá)到嚴(yán)格管理，規(guī)范使用的信息化目標(biāo)。

3.2 夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)，保證檔案管理完整和安全

配備檔案密集架、滅火器和電腦等硬件設(shè)施，購(gòu)置統(tǒng)一規(guī)格檔案盒，配備專職人員管理檔案，做到“四勤”，即勤察看、勤整理、勤回收、勤修補(bǔ)。達(dá)到“五有六防”標(biāo)準(zhǔn)，即：有組織、有房子、有牌子、有柜子、有制度;防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防潮，使檔案不散、不亂、不丟、不壞，有力保證檔案的完整和安全。

3.3 借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)，“雙軌”制管理檔案

在管理佐證性高的紙質(zhì)（電子）低保檔案的過(guò)程中，掃描后按照檔案的內(nèi)容、時(shí)間等分類別電子版保存，并創(chuàng)建完整的目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)于城鄉(xiāng)低保檔案電子管理系統(tǒng)平臺(tái)，科學(xué)、合理地查詢利用轉(zhuǎn)化后的電子檔案。從收集到轉(zhuǎn)化低保檔案的整個(gè)過(guò)程中，應(yīng)使用與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的數(shù)字化檔案編號(hào)，實(shí)行紙質(zhì)版與電子版雙軌管理制度：第一，保證原始文件的完整性和真實(shí)性，記錄了真實(shí)的歷史;第二，對(duì)低保檔案文件，實(shí)行大數(shù)據(jù)數(shù)字化管理，利用大數(shù)據(jù)先進(jìn)技術(shù)，幫助開(kāi)發(fā)和利用其資料。

3.4 借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高信息化管理空間

對(duì)于形成的評(píng)定文件、民主評(píng)議、公示記錄等文字量較大的紙質(zhì)低保檔案，將其原始文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)電子版轉(zhuǎn)化后傳給處理系統(tǒng)，進(jìn)行材料的分類、整理及歸檔，并將其存儲(chǔ)在服務(wù)器里。

3.5 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷提升規(guī)范化管理水平

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性、條件性、基礎(chǔ)性而又單調(diào)、枯燥繁瑣、冷清的工作。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熱愛(ài)本職，堅(jiān)持無(wú)怨無(wú)悔的奉獻(xiàn)精神，敬業(yè)、樂(lè)業(yè)、勤業(yè)、精業(yè)。周總理要求檔案工作者“學(xué)習(xí)司馬遷”，他說(shuō)：“檔案工作很重要，應(yīng)該干一輩子”。陳毅同志曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，檔案工作者要有“甘坐冷板凳”的精神。城鄉(xiāng)低保檔案是民政系統(tǒng)社會(huì)救助規(guī)范化的“窗口”。檔案管理人員的專業(yè)水平、素質(zhì)直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

低保檔案信息化管理工作，是新時(shí)期有效開(kāi)展社會(huì)救助的重要舉措，也是實(shí)現(xiàn)低保精準(zhǔn)認(rèn)定，推進(jìn)依法納保的有力抓手。因此，要充分認(rèn)識(shí)低保檔案管理的必要性和重要性，確保低保檔案信息管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化邁進(jìn)，全面提升低保救助工作水平。