信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

張嘉

摘 要：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)非常普遍，各行各業(yè)也都在利用進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與檔案信息的管理，時(shí)下廣州圖書館需要對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化與改革，使其更加現(xiàn)代化、數(shù)字化，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求，借助對數(shù)字檔案的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對圖書信息的創(chuàng)新化管理策略的探究，本文通過對業(yè)內(nèi)必要性與存在問題的分析，提出部分?jǐn)?shù)字檔案建設(shè)的創(chuàng)新措施，以期為檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字檔案建設(shè);電子信息技術(shù)

數(shù)字檔案室的建設(shè)，是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下搭建平臺(tái)，開發(fā)前端交互界面，在后端布置電子數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對電子檔案信息、圖書信息、借還書信息等永久信息、暫時(shí)性信息的存儲(chǔ)與顯示，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)上的“圖書館”，幫助使用者便捷、簡單、快速地完成信息查閱、圖書借閱等功能。時(shí)下，互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的階段，為實(shí)現(xiàn)信息管理工作的規(guī)范化、服務(wù)化、標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)加快數(shù)字檔案室的建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的信息管理。

1 實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的必要性

圖書以及檔案的管理隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的普及而發(fā)生了重大的變革，在進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)的過程中，要遵從三點(diǎn)要求，首先要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)及時(shí)更新，保證用戶所獲得的數(shù)據(jù)是最新的數(shù)據(jù)，保證信息的準(zhǔn)確性;實(shí)現(xiàn)電子信息的歸類管理，將電子檔案按照不同的門類建立數(shù)據(jù)庫頁表進(jìn)行管理;建立簡潔易懂易操作的用戶界面，使得檔案管理能夠輕松完成用戶自身需求。

2 檔案管理數(shù)字化存在的問題

2.1 對于數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)不足

部分檔案管理人員在工作時(shí)思想不到位，對于信息時(shí)代的數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，首先不能夠及時(shí)對數(shù)字信息庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理不能夠發(fā)揮有效作用，對于日常工作中的信息不能夠進(jìn)行數(shù)字管理，只對重要的文件與信息進(jìn)行存儲(chǔ);對于數(shù)字化檔案管理沒有配套制度與規(guī)范進(jìn)行約束，導(dǎo)致管理效率低下。

2.2 管理人員的信息化素質(zhì)較低

據(jù)調(diào)查顯示，目前從事信息管理的工作人員大都位于40-50歲所有，對于數(shù)字化的管理方式與存儲(chǔ)方式了解較少，對于管理操作不熟練，不能夠準(zhǔn)確進(jìn)行檔案管理，這部分管理人員通常一身兼二職，難以形成配套的管理部門，對于數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的技術(shù)性問題不能夠在第一時(shí)間解決，對于重要的檔案不能夠有效歸類，導(dǎo)致信息混亂，信息缺失等現(xiàn)象。

2.3 數(shù)字化檔案庫不夠保密，存在風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字化檔案室在建立過中對于電子檔案庫的規(guī)劃不到位，電子數(shù)據(jù)庫存在漏洞，較為重要的文件與檔案容易被盜取;檔案庫缺少備份機(jī)制，對于誤刪的檔案與信息不能夠找回，導(dǎo)致信息出現(xiàn)缺失現(xiàn)象;數(shù)字化檔案庫缺少定時(shí)維護(hù)，偶有系統(tǒng)崩潰現(xiàn)象發(fā)生。

3 檔案管理數(shù)字化的創(chuàng)新路徑

3.1 擴(kuò)大投入資金，建立完善的數(shù)字化檔案庫

為推動(dòng)電子檔案庫和數(shù)字化檔案室的成立，首先要聯(lián)合政府，投入大筆資金進(jìn)行技術(shù)引進(jìn)與前后端互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)，創(chuàng)建屬于自己的電子檔案庫品牌，加大在硬件、軟件、技術(shù)等方面的自己投入，購入配套的電子設(shè)備，使得紙質(zhì)信息能夠準(zhǔn)確、清晰轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行存儲(chǔ)。針對數(shù)字化的管理與信息化的存儲(chǔ)，編寫操作守則，以應(yīng)對突發(fā)狀況。

例如：首先需要聘請專業(yè)團(tuán)隊(duì)建立較為安全的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，建立檔案管理訪問權(quán)限機(jī)制，同時(shí)購進(jìn)性能良好的服務(wù)器與路由器，設(shè)立專門的電控室，保證數(shù)據(jù)庫正產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)，購進(jìn)一定數(shù)量的打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等，以供工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入與提取。針對數(shù)字化檔案室制定操作守則，防止失誤操作造成的損失。

3.2 建立系統(tǒng)數(shù)字化管理與運(yùn)營團(tuán)隊(duì)

針對數(shù)字化檔案室，招聘專業(yè)人才，成立數(shù)字化檔案室管理團(tuán)隊(duì)，將服務(wù)團(tuán)隊(duì)與技術(shù)管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行分離。

例如：服務(wù)團(tuán)隊(duì)主要進(jìn)行前臺(tái)接待與檔案錄入，對檔案進(jìn)行分類，整理日常工作過程中的檔案與信息;技術(shù)管理團(tuán)隊(duì)主要進(jìn)行電子檔案的維護(hù)與運(yùn)營，保證各個(gè)設(shè)備之間的信息傳輸速率與接收速率基本一致，定期對設(shè)備進(jìn)行檢修，定期對設(shè)備進(jìn)行除塵，防止出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰現(xiàn)象的發(fā)生;設(shè)立網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測，還是檢測檔案庫網(wǎng)絡(luò)流及監(jiān)控端口，防止惡意攻擊造成的信息丟失現(xiàn)象。

3.3 提升業(yè)內(nèi)人員的整體素養(yǎng)，強(qiáng)化數(shù)字管理意識(shí)

對于整個(gè)檔案管理以及圖書館負(fù)責(zé)的人員，首先要定期進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化電子信息化的意識(shí)，增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的觀念;建立規(guī)范的準(zhǔn)則，規(guī)范工作人員的日常行為，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的溝通與交流，使得各個(gè)部門之間能夠相互協(xié)作;創(chuàng)新性制定適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)罰制度，提升工作人員的工作積極性與工作態(tài)度，提高日常辦公效率;創(chuàng)新性施行責(zé)任落實(shí)制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，提高員工的數(shù)字化管理警

覺性。

例如：首先圖書館可以定期聘請社會(huì)上專業(yè)的技術(shù)人員在館內(nèi)開展員工技術(shù)交流與知識(shí)授課，將最新的數(shù)字化管理方案與流程傳授給員工;加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流，定期開展館內(nèi)活動(dòng);統(tǒng)籌組織部門工作，設(shè)立各個(gè)部門之間的館內(nèi)專線，方便交流;每個(gè)月在各個(gè)部門內(nèi)評(píng)選出工作積極的員工進(jìn)行表揚(yáng)與嘉獎(jiǎng);同時(shí)對于工作失誤的員工進(jìn)行責(zé)任落實(shí)。

3.4 整合資源，分類存儲(chǔ)于管理檔案，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

首先各個(gè)部門內(nèi)部要優(yōu)化工作步驟，省略合并檔案歸檔與管理步驟，加快數(shù)字化檔案室的信息存儲(chǔ)，對于檔案中的信息要分門別類的進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，對于涉及機(jī)密的文件要進(jìn)行二級(jí)密碼保護(hù)，由部門負(fù)責(zé)人、檔案歸屬部門共同進(jìn)行存儲(chǔ)，由檔案歸屬部門設(shè)立密碼，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)服務(wù)窗口的建設(shè)，強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理室網(wǎng)絡(luò)服務(wù)端口的在線客服與UI制作。

例如：首先按照部門以及職能進(jìn)行分類，在各個(gè)部門所屬的數(shù)據(jù)庫中，將圖片、視頻、音頻、文檔等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，對于所涉及的較為機(jī)密的文件以及檔案，要設(shè)置特定的提取號(hào)以及提取密碼，必要時(shí)進(jìn)行個(gè)人信息的驗(yàn)證，保證信息安全，設(shè)置電子服務(wù)窗口的人工客服，對于網(wǎng)絡(luò)用戶進(jìn)行疑難解答，提高服務(wù)能力。

4 總結(jié)

綜上所述，我國電子信息技術(shù)正處于高速發(fā)展的階段，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新?lián)Q代的速度也在逐漸加快，檔案管理部門要與時(shí)俱進(jìn)，提升自身技術(shù)能力，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)與服務(wù)能力，加強(qiáng)管理，在保證工作質(zhì)量的同時(shí)，提高工作效率。希望通過本文的相關(guān)介紹，能夠?qū)?shù)字化檔案管理起到一定作用。

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