如何充分發(fā)揮檔案在新形式下醫(yī)院發(fā)展中的作用

陳朝亮

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展和醫(yī)改工作的不斷推進(jìn)，現(xiàn)代化醫(yī)療的應(yīng)用技術(shù)越來越廣泛，這使得科學(xué)化與現(xiàn)代化的檔案管理在醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，縱觀醫(yī)院多年的發(fā)展歷程，高質(zhì)量的檔案是促進(jìn)當(dāng)代醫(yī)院現(xiàn)代化快速發(fā)展的重要推動力。本篇文章將針對怎樣發(fā)揮檔案在醫(yī)院發(fā)展中的積極作用作出了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;積極影響;重要推動力

檔案是真實記錄人們社會實踐活動的重要方式，醫(yī)院檔案主要是在醫(yī)院職能和宗旨的指導(dǎo)之下，嚴(yán)格依照醫(yī)院的職能及業(yè)務(wù)具體范圍，所進(jìn)行的醫(yī)療、急救、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康復(fù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、財務(wù)活動等內(nèi)容的總和，同時也是指導(dǎo)醫(yī)院快速發(fā)展的重要工具，無論在軟件的基層黨建、醫(yī)院文化建設(shè)、精神文明建設(shè)、醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展等方面，還是在硬件的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息化建設(shè)等方面都發(fā)揮著越來越重要的作用，因此，醫(yī)院檔案管理也成為醫(yī)院管理的一個重要組成部分。就目前來說，醫(yī)院對檔案的管理越來越重視，醫(yī)院內(nèi)各個部門對檔案的收集及整理也越來越規(guī)范，但如何在充分運用醫(yī)院檔案為醫(yī)療業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等傳統(tǒng)方面提供參考，同時要開發(fā)醫(yī)院檔案在提升服務(wù)、改進(jìn)工作作風(fēng)等新領(lǐng)域的用途上下功夫，不斷加以開拓創(chuàng)新。

1 檔案管理在醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中的重要作用

1）有利于正確且真實地反映醫(yī)院發(fā)展歷程。檔案作為知識的結(jié)晶和信息資源的重要來源，在現(xiàn)代醫(yī)院管理的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中都發(fā)揮著其獨特的作用。古代醫(yī)學(xué)發(fā)展歷史與現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展之間就有著非常重要的聯(lián)系，前者正是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)取得進(jìn)步的重要基礎(chǔ)。同時，任何一家醫(yī)院在發(fā)展的過程當(dāng)中，都有其自身發(fā)展的歷程與軌跡，其主要包含了醫(yī)院硬件設(shè)備的改善、各項醫(yī)療技術(shù)等軟件的提升和創(chuàng)新等多方面內(nèi)容，而這一系列的發(fā)展過程都會在醫(yī)院檔案中真實記載。通過對檔案的仔細(xì)閱讀，我們能夠更加清晰地了解到醫(yī)院在發(fā)展過程當(dāng)中所做出的每一次演變、所取得的每一點成績，也能總結(jié)出每一點不足，從而為醫(yī)院的健康發(fā)展提供重要參考，也能為醫(yī)院快速發(fā)展提供科學(xué)

指導(dǎo)。

2）為指導(dǎo)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作開展提供依據(jù)。由于檔案可以將醫(yī)院各種醫(yī)療業(yè)務(wù)工作內(nèi)容及步驟詳細(xì)的記錄下來，因此醫(yī)院各種醫(yī)療文書資料將作為重要文獻(xiàn)長期保存下來，這些醫(yī)療文書可指導(dǎo)醫(yī)務(wù)人員規(guī)范快速開展各項診療工作。例如，病人從入院起到出院的整個過程，醫(yī)生將對病人基本情況、發(fā)病原因、診療情況、病情演變等各種情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成規(guī)范完整的醫(yī)療文書存檔，這些醫(yī)療文書資料在指導(dǎo)醫(yī)務(wù)人員制定診療方案、調(diào)整治療方法、調(diào)整用藥時間等發(fā)揮重要的作用。如果醫(yī)務(wù)人員在診療過程當(dāng)中離開醫(yī)療文書檔案，對病人的診療工作將無從下手。

3）有利于積累經(jīng)驗和改進(jìn)創(chuàng)新技術(shù)。醫(yī)院檔案記錄了各項工作的起始、發(fā)展變化到結(jié)束的整個過程，例如從病人入院到出院的全部診療過程、人才培養(yǎng)從人員招聘到退休的整個培養(yǎng)過程、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)從開始規(guī)劃到固定資產(chǎn)報廢的整個建設(shè)及使用過程等，醫(yī)院檔案均要詳細(xì)記錄。通過規(guī)范的檔案記錄到完整歸檔，可以為醫(yī)院各項工作的開展及動態(tài)管理提供寶貴經(jīng)驗。從另一方面來講，這檔案資料也是醫(yī)院在發(fā)展過程當(dāng)中所形成的強大數(shù)據(jù)庫，有利于為醫(yī)院在未來開展類似工作時提供參考數(shù)據(jù)和經(jīng)驗，而這種知識與經(jīng)驗的無限傳播，為醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)步發(fā)揮重要的推動作用。并能從中吸取失敗的教訓(xùn)。

2 提高醫(yī)院檔案應(yīng)用水平的方式

1）做好醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的基礎(chǔ)性工作。由于醫(yī)院工作內(nèi)容多、過程復(fù)雜、時間跨度長等特點，因此，醫(yī)院檔案管理工作是一個復(fù)雜而又需長期堅持的系統(tǒng)性工作，從檔案的書寫到歸檔保管的整個過程，要做到檔案材料書寫的準(zhǔn)確性、檔案收集的完整性和時效性、檔案整理的條理性、檔案管理的合理性等，除此之外，還需要對其檔案資料進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計和分析，提取重要信息并加以利用。在這當(dāng)中，檔案資料的收集和保管是整個醫(yī)院檔案管理工作中最為基礎(chǔ)的工作，同時也是能否有效應(yīng)用檔案的前提性工作，基礎(chǔ)性工作全面準(zhǔn)確與否，直接影響到醫(yī)院檔案的使用價值，只有更加全面且細(xì)致性地對檔案資料進(jìn)行收集和規(guī)范管理，才能為醫(yī)院的發(fā)展提供最大化價值。

2）注重對檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案書寫人員和管理人員的專業(yè)水平是醫(yī)院檔案質(zhì)量的直接保障，同時也是醫(yī)院可持續(xù)快速健康發(fā)展的第一生產(chǎn)力。所以，要想讓醫(yī)院檔案管理更加趨于科學(xué)化與規(guī)范化，就要加強對檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)一要提高從業(yè)人員對檔案收集和管理的意識;二要提高檔案從業(yè)人員的專業(yè)能力;三要加強對檔案從業(yè)人員的指導(dǎo);四要對檔案質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān);五要建立較為完善的獎懲制度并嚴(yán)格落實。除此之外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層面也要加強對檔案管理工作的監(jiān)督力度，把檔案管理工作提高到醫(yī)院層面來開展。

3）規(guī)范檔案室的建設(shè)。檔案室的主要功能在于保管檔案，在新時期背景下，檔案室應(yīng)積極推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，確保自身功能的正常發(fā)揮。檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是醫(yī)院適應(yīng)時代變化與體制改革要求的重要舉措，對醫(yī)院的未來發(fā)展影響十分深遠(yuǎn)。而要建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，對場地的選址、場地大小、溫濕度的控制、管理制度的制訂及工作流程的完善等工作要充分考慮，同時有嚴(yán)格的要求。

4）加強檔案管理的信息化建設(shè)。信息技術(shù)是社會發(fā)展的產(chǎn)物，同時也是當(dāng)今時代經(jīng)濟快速發(fā)展的需要，提高醫(yī)院檔案管理信息化程度有利于快速培養(yǎng)自身的競爭能力，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，信息化工作為醫(yī)院日常工作需要提供了極大的便利，作為醫(yī)院在工作過程中對各項資料的查詢節(jié)約時間，從而使日常工作效率得以大大提高。其次，隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，各種檔案資料會越來越多，想要高效規(guī)范地完成檔案管理工作，信息化管理手段的使用成為必然。最后，信息化將是提高檔案書寫與管理水平的重要工具，通過信息化工作，能夠方便快捷地進(jìn)行醫(yī)院與外界之間的溝通與交流，實現(xiàn)多方位信息資源和管理經(jīng)驗的有效共享，進(jìn)而使醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)水平得到快速提升。

3 提高醫(yī)院檔案作用的重要舉措

1）注重引導(dǎo)，加大鼓勵力度。醫(yī)院作為治病救人的主要場所，業(yè)務(wù)工作量非常大，工作任務(wù)也很重，醫(yī)務(wù)人員在工作時間內(nèi)需要把大部分時間花在救治病人的事務(wù)上，只有利用休息時間來完成各種病案資料的書寫和記錄，所以有部分醫(yī)務(wù)人員不能及時完整地進(jìn)行所有病案資料進(jìn)行記錄，所以從醫(yī)院層面要對所員工進(jìn)行正面引導(dǎo)，要求大家養(yǎng)成認(rèn)真書寫、及時收集、完整歸檔各種檔案資料的習(xí)慣，并加大鼓勵力度，每年評選檔案收集歸檔先進(jìn)科室和個人，并給予獎勵。

2）加強領(lǐng)導(dǎo)，積極推廣。加強對醫(yī)院檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)是提高醫(yī)院工作效率的重要前提。無論在任何時候，領(lǐng)導(dǎo)都是帶領(lǐng)醫(yī)院健康快速發(fā)展的重要因素，領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理工作的重視是規(guī)范化檔案管理的前提，因此，醫(yī)院必須加強對檔案管理工作的高度領(lǐng)導(dǎo)，并將檔案管理工作納入醫(yī)院管理日程，且納入大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)當(dāng)中，最終能夠貫穿到整個醫(yī)院管理發(fā)展的始終。另外，醫(yī)院也可以利用板報、會議以及報紙等形式做好應(yīng)有的宣傳工作，讓各級工作人員都能夠意識到檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展的重要性。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作過程當(dāng)中所不可或缺的一部分，檔案資料的運用好壞直接影響醫(yī)院發(fā)展的進(jìn)程和方向，只有做好各部門醫(yī)院檔案管理的具體工作，才能真正的發(fā)揮出檔案管理在醫(yī)院發(fā)展過程當(dāng)中的積極作用。從某種程度上來說，檔案資料對于醫(yī)院來說無異于是一種無形的財產(chǎn)，醫(yī)院檔案管理工作促進(jìn)醫(yī)院未來發(fā)展建設(shè)具有重要作用的同時，也有利于促進(jìn)整個衛(wèi)生計生行業(yè)的健康發(fā)展。

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