論醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策

張萌

摘 要：醫(yī)院檔案作為醫(yī)院從無到有的一個歷史見證，能夠充分反映一家醫(yī)院的歷史變遷、人文面貌以及發(fā)展進(jìn)程;同時，醫(yī)院檔案還可以真實反映醫(yī)院工作的連續(xù)性，有著極為重要的參考價值。因此，做好醫(yī)院檔案管理有著極為重要的現(xiàn)實意義。本文將針對現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理普遍存在的問題進(jìn)行分析，從而有針對性提出改善對策，以期望能夠提升醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院實現(xiàn)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;問題;對策

隨著醫(yī)院各項工作的持續(xù)開展逐漸形成了醫(yī)院檔案，是以各種形式以及載體進(jìn)行記錄、保存、管理以及應(yīng)用的文件資料，能夠充分體現(xiàn)一家醫(yī)院綜合軟實力。醫(yī)院檔案不僅包括醫(yī)院的綜合檔案，而且還包括病人的病歷檔案。通常來講，很多醫(yī)院在病歷檔案方面做得較好較完善，但是在綜合檔案管理方面還存在一定的問題?；诖?，有必要提出改善對策，從而提升醫(yī)院檔案管理的整體水平。

1 醫(yī)院檔案管理存在的問題

1）領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理重視度不夠。從實際情況來看，大部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)并未真正重視檔案管理，尤其是綜合檔案，認(rèn)為檔案僅僅只是簡單的資料整理、保管的工作而已，不存在什么技術(shù)含量。因此，在醫(yī)院的年度目標(biāo)、財政預(yù)算、計劃規(guī)劃等方面，均會很少涉及有關(guān)檔案管理的設(shè)備投入、人才培訓(xùn)、科學(xué)考核等等。這是因為領(lǐng)導(dǎo)普遍沒有具備檔案意識，所以不會將檔案管理納入整個醫(yī)院的管理框架之中，以致于檔案管理，尤其是綜合檔案管理有效性不佳，難以為其他工作提供有效的服務(wù)。

2）檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不足，且人員設(shè)置不合理。醫(yī)院在病歷檔案管理方面往往比較重視，會為之配置足夠的工作人員，專門負(fù)責(zé)病歷的記錄、錄入、歸檔以及統(tǒng)計等工作;同時，醫(yī)院也對其有非常明確標(biāo)準(zhǔn)，并會經(jīng)常接受醫(yī)院以及其他病案管理機(jī)構(gòu)的通報以及檢查，所以往往都非常規(guī)范。但是，除開病歷檔案之外的綜合檔案，通常沒有成立對應(yīng)的綜合檔案室，且相關(guān)工作由辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行管理，且主要負(fù)責(zé)文書檔案工作。對于辦公室來講，檔案管理并不是下設(shè)的二級科室，所以工作人員不僅要完成自己的工作，還要完成檔案管理工作，因此難以兼顧勝任。加之，沒有專業(yè)技術(shù)資質(zhì)、缺乏檔案知識、人員配置隨意性較大、流動性較大等等因素，所以整體業(yè)務(wù)水平很低的，難以真正保障綜合檔案管理的有效性。

3）醫(yī)院檔案管理制度不完善。醫(yī)院經(jīng)過長期的運行，通常都會具備一套科學(xué)、合理、完善的醫(yī)療管理制度，但是檔案管理制度方面卻因為不夠重視等原因，導(dǎo)致在制度方面存在一定的漏洞，體現(xiàn)在綜合檔案管理部門在很多醫(yī)院并未明確，所以管理人員的工作職責(zé)并不明確，檔案管理流程不明確、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、缺乏有效的考核標(biāo)準(zhǔn)。由于這些因素的存在，因此難以形成一套科學(xué)、合理、完善的檔案管理制度，致使醫(yī)院綜合檔案管理長期處于無紀(jì)律、無組織、無規(guī)范的不良狀態(tài)，存在著未具備統(tǒng)一的管理部門、檔案未進(jìn)行統(tǒng)一移交、歸檔標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一、未有部門對檔案工作進(jìn)行監(jiān)管、資料缺失、資料重復(fù)保存等等問題，最終必然會影響到醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的對策

2.1 領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視，成立綜合檔案室

1）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理，尤其是綜合檔案管理的重視，是做好整個檔案管理的關(guān)鍵，具體來講，第一，建議醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對檔案管理有一個正確的認(rèn)識，并予實際措施進(jìn)行支持。第二，在領(lǐng)導(dǎo)支持下，醫(yī)院要將檔案作為一種全局性、綜合性的工作來開展，并僅重視病歷檔案管理，而是要實現(xiàn)全面重視，要從長遠(yuǎn)的角度考慮到檔案資料對于醫(yī)院發(fā)展的重要意義，從而在人力、物力、財力方面給予更大的支持。第三，不斷強(qiáng)化檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將明確檔案管理的主要領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)牽頭抓總，將責(zé)任再細(xì)化到分管負(fù)責(zé)人并嚴(yán)格落實。第四，將檔案管理納入醫(yī)院年度目標(biāo)、年度工作計劃規(guī)劃以及醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)的日常議事之中，確保醫(yī)院上上下下重視檔案管理，這樣有利于強(qiáng)化各個部門在檔案工作方面實現(xiàn)有效合作，讓綜合檔案能夠與病歷檔案一樣，實現(xiàn)規(guī)范化管理。

2）成立綜合檔案室。基于醫(yī)院的發(fā)展特點來講，建議檔案機(jī)構(gòu)以“兩條線”布局，即：病案室（病歷檔案室）與綜合檔案室。綜合檔案室可以對病歷檔案室機(jī)構(gòu)設(shè)置方案進(jìn)行借鑒，建議在辦公室下設(shè)二級科室檔案室，即綜合檔案室，為之設(shè)置主要負(fù)責(zé)任人，即：檔案室主任，并配備專業(yè)的人才。綜合檔案室的成立必須要有領(lǐng)導(dǎo)的全面支持，再由其進(jìn)行牽頭，推行綜合管理體制，有利于將分散在各個科室的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理與移交，并錄入到綜合檔案管理系統(tǒng)。然后，不同類型的檔案可以進(jìn)入到該系統(tǒng)，并由不同部門的兼職人員基于自身職責(zé)以及歸檔范圍進(jìn)行收集、整理以及積累，且在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)之下，統(tǒng)一裝具、年底統(tǒng)一移交，從而達(dá)到維護(hù)資源檔案完整、安全的目標(biāo)。通過這種方式能夠?qū)σ酝稚⒄怼⒎稚⒐芾?、?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等、雜亂無章等問題進(jìn)行有效改善。醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)“兩條線”模式（如圖1所示）。

2.2 有效提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院方面要重視并加強(qiáng)檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，并在醫(yī)院內(nèi)部營造一個良好的學(xué)習(xí)研究氛圍，具體來講，第一，醫(yī)院可以組織檔案管理人員外出進(jìn)行交流與學(xué)習(xí)，例如，參與省、市等有關(guān)檔案人員的培訓(xùn)活動，這樣能夠確保檔案管理人員能夠及時了解醫(yī)院檔案管理發(fā)展的趨勢。第二，醫(yī)院可以邀請檔案專家在醫(yī)院內(nèi)部舉辦座談會進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有利于幫助檔案人員解決更多實際問題。第三，要求檔案人員主動積極登錄有關(guān)檔案管理的遠(yuǎn)程教育平臺，從而學(xué)習(xí)相關(guān)課程，有利于促進(jìn)管理人員業(yè)務(wù)知識的更新。第四，由檔案室的專業(yè)人員為其他兼職檔案人員進(jìn)行針對性業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并對移交過來的檔案進(jìn)行仔細(xì)指導(dǎo)以及檢查。

2.3 不斷完善檔案管理制度

制度不斷完善，才能進(jìn)一步提升檔案管控工作的有效性。醫(yī)院要對檔案工作進(jìn)行目標(biāo)管理以及量化考核，通過完善考核制度，將檔案相關(guān)的工作全部納入考核體系之中，使其與管理人員的績效掛鉤，這樣才能讓檔案工作與醫(yī)院整體發(fā)展實現(xiàn)結(jié)合，而且還可以將檔案室的考核與醫(yī)院有關(guān)的所有部門進(jìn)行結(jié)合，例如，將不同科室檔案收集整理、分類歸檔等質(zhì)量作為考核標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能最大限度保障檔案工作能夠穩(wěn)步進(jìn)行。

從管理內(nèi)容的層面來講，需要完善的制度有借閱利用制度、整理制度、形成制度、歸檔制度、保管制度、移交制度等。具體可以結(jié)合醫(yī)院的實際情況，制定“醫(yī)院檔案管理實施辦法”、“檔案分類方案”、“歸檔范圍以及保管期限表”等管理辦法。

3 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案是對醫(yī)院從無到有的歷史見證，每一份檔案資料都有其價值，因此醫(yī)院要引起對檔案管理的整體重視。本文對醫(yī)院檔案管理普遍存在的問題進(jìn)行了探討，并提出對應(yīng)的改善對策，以期望能夠幫助相關(guān)醫(yī)院在檔案管理方面進(jìn)行有效改革，從而保障醫(yī)院實現(xiàn)健康發(fā)展。

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