淺議科技檔案管理工作的重要性

羅云?鄧天梅

摘 要：本人首先概述了檔案管理工作的重要性，進(jìn)一步闡述了建設(shè)工程中檔案管理工作的重要性：工程檔案是建設(shè)工程的重要組成部分，工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映，最后指出了檔案管理的重要目的在于檔案的利用，加強(qiáng)和重視檔案基礎(chǔ)管理，把死檔案變成活檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;利用;組成部分

檔案是指在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對(duì)工作查考的憑據(jù)，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料。因此做好檔案管理工作，對(duì)于單位的管理與發(fā)展具有十分重要的意義。習(xí)近平總書(shū)記在中國(guó)共產(chǎn)黨第十八屆中央紀(jì)律檢查委員會(huì)第二次會(huì)議上強(qiáng)調(diào)，在工作中要以踏石留印、抓鐵有痕的勁頭抓作風(fēng)，檔案管理工作在日常工作中的重要性凸顯。

1 檔案管理的重要性

科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)于研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手的資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的真實(shí)依據(jù)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇于探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，檔案管理成果同單位經(jīng)營(yíng)管理有機(jī)結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著本單位的商業(yè)版圖和未來(lái)發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該單位經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展，不斷提升單位在經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

2 建設(shè)工程中檔案管理工作的重要性

建設(shè)工程由若干個(gè)不同的部分所組成，所以這項(xiàng)工程的完成是需要一個(gè)較長(zhǎng)的周期才能得以實(shí)現(xiàn)。工程檔案在這個(gè)較長(zhǎng)的周期內(nèi)真實(shí)的記錄下了工程建設(shè)過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，并實(shí)現(xiàn)了很好的鏈接，同時(shí)為以后工程建設(shè)留下了珍貴的資料。建設(shè)工程從立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化、到竣工驗(yàn)收后投入使用，這是一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的周期。工程檔案不僅把這個(gè)過(guò)程真實(shí)地記錄下來(lái)，把這個(gè)過(guò)程完整地鏈接起來(lái)了，也把這個(gè)過(guò)程作為歷史記憶長(zhǎng)久保留了下來(lái)。所以在工程建設(shè)過(guò)程中要提高工程檔案管理的質(zhì)量，使工程檔案資料準(zhǔn)確、完整，做為驗(yàn)收工作的一部分，要求工程檔案的記錄工作需要與工程同步進(jìn)行，這樣更有利于工程檔案資料的整理和規(guī)范，為工程檔案管理工作的開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。

2.1 工程檔案是建設(shè)工程的重要組成部分

工程檔案在工程開(kāi)始立項(xiàng)審批時(shí)就已開(kāi)始進(jìn)行檔案記錄。所以在一項(xiàng)工程開(kāi)工前就已有大量的資料形成，這部分與工程建設(shè)是不可分的，這部分文件材料做為工程檔案的一部分而進(jìn)行歸檔管理。在前期的工程資料都是十分重要的，如在前期建筑工程所需要的材料方面，對(duì)這些材料的質(zhì)量把好關(guān)是至關(guān)重要的，對(duì)工程中所需要的材料在進(jìn)場(chǎng)時(shí)除了有出廠合格證以外，還要進(jìn)行相關(guān)的檢驗(yàn)，通過(guò)對(duì)材料的各種性能進(jìn)行檢測(cè)，從而保證材料的質(zhì)量，這部分檢測(cè)文件對(duì)工程是十分重要的依據(jù)。同時(shí)在材料使用過(guò)程的配比，用量等也有監(jiān)督和檢測(cè)記錄，可以說(shuō)這些記錄貫穿于建筑工程的始終，對(duì)工程質(zhì)量的管理起著重要的作用。

2.2 工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映

現(xiàn)代建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義，即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國(guó)家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性、與環(huán)境協(xié)調(diào)性六個(gè)方面。特別是隨著量化分析和精細(xì)化管理的推動(dòng)，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了一系列精確的評(píng)價(jià)體系。當(dāng)我們的評(píng)價(jià)由感受性的經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ缴仙揭詳?shù)據(jù)和目前狀況圖紙為依據(jù)的體系化模式時(shí)，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)就不現(xiàn)是以到工程現(xiàn)場(chǎng)看看就行了，而是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)的量化統(tǒng)計(jì)分析為手段，進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)了。這實(shí)際上是說(shuō)，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為依據(jù)來(lái)全面評(píng)價(jià)工程質(zhì)量。

工程檔案不僅可以直接反映工程的質(zhì)量，還可以間接的反映隱蔽工程的質(zhì)量。在工程建設(shè)中，有些工程的前一道工序后被后一道工序所掩蓋，所以在工程完成后對(duì)這部分隱蔽工程的質(zhì)量我們是無(wú)法直觀看到的，所以只有通過(guò)照片、錄像及現(xiàn)場(chǎng)記錄等內(nèi)容即工程檔案的記錄來(lái)對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，針對(duì)這部分隱蔽工程，工程檔案的作用是無(wú)可替代的。

工程檔案管理作為工程的重要一部分，工程檔案管理的好壞，直接反映了管理人員的素質(zhì)情況和工程的質(zhì)量情況，一般情況下，某項(xiàng)工程如果想在日后參評(píng)各項(xiàng)獎(jiǎng)項(xiàng)活動(dòng)時(shí)，首抓的就是工程的檔案管理，并盡可能做到檔案管理的真實(shí)完整性，認(rèn)真、細(xì)致、精準(zhǔn)的工程檔案管理收集和編制工作才能保證檔案的精度，反映出工程的優(yōu)質(zhì)

可靠。

隨著城市發(fā)展的加快及國(guó)家對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)施的大力投入，工程建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期，建設(shè)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)越演愈烈，在這激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，建筑工程的質(zhì)量至關(guān)重要，一項(xiàng)工程質(zhì)量的好壞直接關(guān)系著工程的安全及企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)，但工程質(zhì)量制約的關(guān)鍵是工程檔案管理工作，提高各方面管理人員的檔案管理意識(shí)，是提高工程質(zhì)量的重要手段。對(duì)于工程檔案管理，我們以眾多的建設(shè)工程質(zhì)量事故為教訓(xùn)，以我們加強(qiáng)工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和成果為動(dòng)力，以高度地責(zé)任感和緊迫感來(lái)推進(jìn)工程檔案管理工作，為提高建設(shè)工程質(zhì)量，確保人民生命財(cái)產(chǎn)安全，建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)做出切實(shí)的努力。

3 檔案管理的重要目的在于檔案的利用

檔案運(yùn)用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展又快又好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)于把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本規(guī)律和未來(lái)發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義。檔案開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源，要加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強(qiáng)和重視檔案基礎(chǔ)管理，把死檔案變成活檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì)的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

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