淺談事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法

徐娟

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也隨之發(fā)生了較大的變化，內(nèi)部結(jié)構(gòu)也在不斷進(jìn)行調(diào)整變化。事業(yè)單位的檔案上記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷程，對(duì)于事業(yè)單位未來發(fā)展起到非常重要的影響作用，因此，事業(yè)單位檔案管理工作非常重要。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來說，由于工作較為獨(dú)立，常會(huì)發(fā)生疏于管理的情況，從而導(dǎo)致檔案管理會(huì)出現(xiàn)很多不同的問題。在社會(huì)發(fā)展的下，為了能夠更好的解決出現(xiàn)的問題，需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。本篇文章主要分析了事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題，并針對(duì)存在的問題提出了相應(yīng)的優(yōu)化方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化方法

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善

完善的檔案管理制度才有助于檔案管理工作高效的完成，但是從實(shí)際情況來看，我國(guó)很多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作都普遍缺乏足夠的重視，以至于在實(shí)際管理時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理混亂的情況。不僅如此，很多事業(yè)單位檔案管理存在不完善的情況，而部分事業(yè)單位檔案管理制度與自身的實(shí)際情況并不適應(yīng)，導(dǎo)致一些檔案管理制度只停留于表面，無法得到真正的落實(shí)，久而久之，事業(yè)單位檔案管理工作的效率也會(huì)隨之降低。

1.2 事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平較低

檔案管理工作于事業(yè)單位而言，占有重要的地位，發(fā)揮著非常重要的作用，因此對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)要求較高。但是從實(shí)際情況來看，很多事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)水平較低，而且大多都是從其他部門抽調(diào)過來的，因此在開展檔案管理工作時(shí)，管理的效果始終無法得到預(yù)期，在一定程度上也影響到了檔案的實(shí)際應(yīng)用效果。

1.3 缺乏現(xiàn)代化管理手段

由于受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，很多事業(yè)單位仍然按照傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理工作，并沒有對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行使用，所以很多檔案仍然是以紙質(zhì)的形式保管的，想要查找所需檔案，只能進(jìn)行手動(dòng)查閱，而查閱的過程中很有可能會(huì)造成紙質(zhì)資料的損壞，從而導(dǎo)致檔案的利用效率降低。除此以外，紙質(zhì)資料也會(huì)受到水和陽光等多種因素的影響，而造成損壞，也會(huì)影響到檔案的完整性，檔案管理的效果也會(huì)隨之下降。

2 事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法

2.1 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度

對(duì)事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，不僅能夠促進(jìn)事業(yè)單位跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，還能夠保障事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。不同的事業(yè)單位在優(yōu)化自身的檔案管理制度時(shí)，需要以國(guó)家規(guī)定和自身發(fā)展現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，并制定出有針對(duì)性的檔案管理制度，所以，并不是所有的事業(yè)單位都要制定出完全相同的檔案管理制度。在優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度前，需要對(duì)事業(yè)單位有充分的了解，保證所優(yōu)化的制度更有針對(duì)性和合理性，這樣才能夠?yàn)橐院笾贫鹊膬?yōu)化打好

基礎(chǔ)。

2.2 注重培養(yǎng)和招聘專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理人員處于事業(yè)單位檔案管理工作的第一線，檔案管理人員是否具備較強(qiáng)的檔案管理能力將會(huì)影響到最終的檔案管理效果，如果檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和技能較差，檔案管理工作的開展也會(huì)遇到很大的阻礙。面對(duì)這種情況，需要注重培養(yǎng)和招聘專業(yè)的檔案管理人員，這樣才能夠從根本上保障檔案管理工作順利的開展。為此，事業(yè)單位需要抓緊時(shí)間招聘一些具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人才，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的全面優(yōu)化。而對(duì)于在崗的檔案管理人員，要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提升在崗人員的檔案管理水平。對(duì)于一名合格的檔案管理人員來說，書寫能力也是必不可少的，檔案管理人員在開展檔案管理工作的時(shí)候，需要對(duì)一些資料進(jìn)行標(biāo)注和編寫，如果書寫能力較弱的話，很難完成相應(yīng)的工作內(nèi)容。不僅如此，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快，檔案管理工作所涉及的內(nèi)容也逐漸增多，從事檔案管理的人員除了要具備基礎(chǔ)能力以外，還要加強(qiáng)對(duì)其他內(nèi)容的拓展學(xué)習(xí)，這樣一來，檔案管理人員的綜合水平才能夠得到有效的提高，事業(yè)單位的檔案管理工作也才能夠得以順利的完成。

2.3 對(duì)事業(yè)單位檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的信息技術(shù)逐漸滲透到很多行業(yè)中，促進(jìn)了不同行業(yè)的發(fā)展，事業(yè)單位也需要對(duì)信息技術(shù)加以正確的運(yùn)用。事業(yè)單位檔案管理工作人員需要結(jié)合自身的實(shí)際情況積極創(chuàng)設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行優(yōu)化，從而保障事業(yè)單位檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息化發(fā)展。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化以后，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為資源所采取的管理措施便會(huì)被替代，這樣一來，檔案管理工作也會(huì)更加的省時(shí)省力。將所有的檔案資料都放到所創(chuàng)設(shè)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，人們可以通過檢索關(guān)鍵詞的方式，在短時(shí)間內(nèi)獲取到自己想要查閱的資料，通過這種方式，事業(yè)單位檔案管理的效率也會(huì)得到大幅度的提升。不僅如此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，能夠保障所有資料信息的完整性，就算出現(xiàn)遺漏的情況，也能夠及時(shí)采取有效的措施修復(fù)缺失的資料，從而有助于提升檔案的使用質(zhì)量。

2.4 為實(shí)施檔案管理創(chuàng)設(shè)良好的條件

對(duì)事業(yè)單位檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理，盡管能夠提高檔案的使用率，但是紙質(zhì)類型的檔案仍然有一定的作用，不能夠完全推崇信息化管理而忽略對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，最好的解決方式就是實(shí)施雙重管理，并且需要對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，方便調(diào)閱查看。檔案中的大量重要檔案，對(duì)檔案管理提出了更高的要求，為了提升檔案管理的效果，事業(yè)單位應(yīng)該為檔案管理人員創(chuàng)設(shè)良好的管理?xiàng)l件，促使檔案管理人員能夠在最合適的地方開展檔案管理工作。開展檔案管理工作的場(chǎng)所要盡量保持干燥，這樣能夠保障紙質(zhì)資料的質(zhì)量不會(huì)受到任何影響。事業(yè)單位檔案管理中需要對(duì)防火方面采取有針對(duì)性的措施，配備好足夠數(shù)量的滅火器，還要向檔案管理人員灌輸防治火災(zāi)的知識(shí)，提升檔案管理人員的防火意識(shí)，這樣即使遇到真正的火災(zāi)時(shí)，也能夠在第一時(shí)間做出反應(yīng)，避免檔案資料被損壞。

3 結(jié)束語

總之，檔案管理在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，對(duì)當(dāng)前的檔案管理措施進(jìn)行全方面優(yōu)化，同時(shí)還要注重對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和招聘，這樣能夠保障檔案管理工作效率的提升，也有助于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利

進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]尤麗.淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014（06）：63-65.

[2]劉雪梅.基于新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法[J].才智，2015（24）：356.

[3]寧寧，徐秀英，李兆丹.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（07）：46.