檔案管理存在的常見問題和對策

童旭艷

摘 要：新時代的到來，提高對企業(yè)發(fā)展的要求，促進檔案管理工作開展。企業(yè)檔案不僅記載其發(fā)展歷程，同時記錄對企業(yè)發(fā)展影響重大的信息。文章以檔案管理工作為研究對象，通過對企業(yè)檔案管理中常見問題的問題，提出幾點建議，希望對企業(yè)發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;常見;問題;對策

檔案管理工作，是企業(yè)運行重要組成部分，對企業(yè)經(jīng)濟效益提升起到關(guān)鍵作用。由于這樣那樣的原因，導致檔案管理中出現(xiàn)一些不足，影響工作開展。為了解決檔案管理工作中的常見問題，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，對此進行分析。

1 檔案管理中常見問題

1.1 管理制度有待完善

檔案管理工作，主要是企業(yè)運行中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、信息等進行管理，為后續(xù)工作開展提供信息支持。在實際工作中發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在一些弊端，規(guī)章制度不完善，無法保證工作順利開展。新時代的到來，提高對企業(yè)發(fā)展的要求，增加對檔案信息管理的重視。傳統(tǒng)管理方式與方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求，無法展示檔案管理工作的重要意義。除此之外，實際工作中，發(fā)現(xiàn)部分人員對檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案信息丟失或者損壞，嚴重影響企業(yè)運行。

1.2 管理模式落后

科學管理模式，是提高企業(yè)檔案管理工作有效措施。電子信息管理模式已經(jīng)成為當前企業(yè)檔案管理的重要手段之一，但是大部分企業(yè)都沒有意識到電子化管理模式，仍采用紙質(zhì)方式進行信息管理。此外，有部分企業(yè)雖然使用電子方式進行檔案管理，但是管理不到位，并沒有展示出檔案管理的重要性。在后續(xù)管理工作中，需要工作人員不斷創(chuàng)新與優(yōu)化，以此提升檔案管理工作質(zhì)量，為企業(yè)提供強有力的支撐。

1.3 重視程度不夠

經(jīng)濟高速發(fā)展下，我國企業(yè)更是將重心放在提高企業(yè)經(jīng)濟利益上，忽略檔案管理重要性。檔案管理工作作為企業(yè)的核心部分，涉及企業(yè)運行機密與重要信息，具有為企業(yè)發(fā)展提供依據(jù)的作用[1]。但是部分單位并沒有對檔案管理工作進行完善或者創(chuàng)新，直接對企業(yè)健康發(fā)展產(chǎn)生消極影響。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在企業(yè)檔案管理部門發(fā)現(xiàn)管理人員素質(zhì)是企業(yè)管理中面對最大的問題，如何提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使其適應時代發(fā)展進程，是企業(yè)需要解決的問題。檔案管理人員，需要具備管理能力，且能夠?qū)ぷ髫撠熣J真，要求較高。當時當前工作人員素質(zhì)與能力，無法滿足該崗位要求，無法實現(xiàn)高效管。

2 解決檔案管理常見問題的策略

檔案管理工作中，應重視檔案管理工作，并將此作為工作重點，采用科學有效的措施，解決以往工作中遇到的問題。通過對檔案管理工作的分析，總結(jié)以下幾個解決問題的經(jīng)驗，如下：

2.1 完善管理制度，提高管理效果

企業(yè)管理中，重視管理制度，結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展需求與運行情況，強化檔案管理制度，做到有法可依，有理可依。管理制度的完善，實現(xiàn)了對檔案管理制度的約束，強化了檔案工作質(zhì)量。那么如何完善檔案管理制度，提高工作質(zhì)量呢？管理人員可以通過以下幾點實現(xiàn)：第一，對檔案安全防范機制、保密機制、管理人員崗位責任制度、檔案查閱制度等進行優(yōu)化，以原來的制度為基礎(chǔ)，增加新的內(nèi)容，以此保證管理的有效性與科學性[2]。第二，明確責任制度，對工作人員進行分工與分責，為管理工作順利實施提供保障。第三，加強經(jīng)費投入，確定檔案管理工作預算，為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供保障。經(jīng)費是制度實施的基礎(chǔ)，也是管理人員工作開展的前提。因此應重視經(jīng)費投入，提高工作質(zhì)量。經(jīng)費用途不僅是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時也應用于管理工作人員的獎懲與設(shè)備完善，以此提高工作積極性。第四，獎懲制度的建立。該制度建立，激發(fā)工作人員內(nèi)在動力，提高工作熱情。對于表現(xiàn)積極且工作效率高的人員，可以給予適當?shù)墓膭?對于消極怠工，工作不積極的人員，則進行批評懲罰。獎懲分明的制度，可以解決工作質(zhì)量不高的問題，能夠有效提升檔案管理效果。

2.2 培養(yǎng)工作人員素質(zhì)，構(gòu)建專業(yè)隊伍

檔案管理隊伍的建立，可以為企業(yè)運行提供一支專業(yè)的隊伍，能夠提高運行質(zhì)量。若現(xiàn)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要企業(yè)與員工共同努力。首先，企業(yè)相關(guān)部門可以進行相關(guān)的培訓活動，組織管理人員學習檔案管理先進技術(shù)與經(jīng)驗，從而養(yǎng)成良好工作態(tài)度與管理意識，并在實際工作中踐行。其次。定期組織技能比賽活動。引導檔案管理人員參與其中，在實踐中積累經(jīng)驗，不斷提升自身專業(yè)能力。通過日常的培訓活動，提升敬業(yè)精神與愛崗意識，為企業(yè)發(fā)展提供保障。再次，增加招聘途徑，吸引專業(yè)人才參與其中。招聘途徑的增加，可以提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)與品質(zhì)，能夠解決檔案管理人員素質(zhì)不高的問題，豐富管理人員隊伍。最后，邀請專業(yè)人員兼職檔案管理工作，并引導其對工作中存在問題適當指導，消除工作不積極，質(zhì)量不高的問題。

對于檔案管理人員來講，該工作內(nèi)容比較單一且枯燥，在工作的過程中無法獲得成就感與，久而久之就會失去熱情。為了調(diào)動工作人員熱情，進行培訓活動時，突出該工作重要性與意義，使工作人員對此有明確的認識，并可以在實際工作發(fā)揮自身優(yōu)勢，實現(xiàn)價值。此外，工作人員進行培訓活動中，應將先進的技術(shù)與理念融入培訓活動中，引導工作人員學習新的技術(shù)，提高自身專業(yè)能力同時，提高職業(yè)素養(yǎng)，為后續(xù)工作開展提供保障。

2.3 電子化檔案，提高工作效率

21世紀，我們已經(jīng)進入信息時代，信息技術(shù)成為生活工作必不可少的工具。在檔案管理工作中，利用電子化方式管理數(shù)據(jù)信息，不僅節(jié)省工作時間，同時提高管理效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)的管理方式，增加存放與查閱難度，無法保證檔案管理有效性。而電子化檔案的應用，可以為查閱者提供便利，通過檢索就可以快速找到需要的信息。這種管理方式，只需要在計算機上操作即可，避免信息丟失的問題出現(xiàn)。信息化管理，是企業(yè)未來發(fā)展的趨勢，也是當前檔案管理工作發(fā)展的一個機遇。企業(yè)應重視電子化檔案管理方式，對該技術(shù)深入研究與探索，形成適合自身發(fā)展的管理模式，為企業(yè)健康成長奠定基礎(chǔ)。

2.4 提高重視程度，促進企業(yè)發(fā)展

對于企業(yè)來講，提升經(jīng)濟效益，市場競爭力，就是工作中的重點。殊不知，檔案管理工作也是提升企業(yè)競爭力與綜合實力的一部分。大部分的企業(yè)都會將建立過程、人事信息、財務(wù)信息等等作為管理主要內(nèi)容[3]。上述內(nèi)容作為企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，對提升企業(yè)競爭力有至關(guān)重要的作用。若是忽略檔案管理，則會對企業(yè)未來發(fā)展方向產(chǎn)生影響。當企業(yè)運行出現(xiàn)問題或者人事管理出現(xiàn)不足時，則可以通過檔案管理內(nèi)容調(diào)整工作模式，避免出現(xiàn)與從前相同的問題。因此，在企業(yè)運行的過程中，應重視檔案管理工作，加強對檔案信息的利用，通過此為企業(yè)發(fā)展提供信息支撐，為決策者提供依據(jù)。

3 結(jié)束語

總而言之，企業(yè)在運行的過程中，檔案管理工作中會出現(xiàn)很多常見的問題，如規(guī)章制度不完善、人員素質(zhì)需提升等等。管理人員需要不斷總結(jié)工作中存在問題，并制定解決策略，利用有效手段解決問題，提高檔案管理工作效果，發(fā)揮檔案管理工作價值，促進企業(yè)長遠發(fā)展。

參考文獻

[1]單晨，衛(wèi)化昱.集團化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)研究——以中國北方工業(yè)有限公司檔案系統(tǒng)三期推廣項目為例[J].機電兵船檔案，2019（06）：29-31.

[2]李海濤，王小蘭，陳華宇.國有企業(yè)業(yè)務(wù)與檔案管理系統(tǒng)集成調(diào)查研究——以韶關(guān)鋼鐵集團企業(yè)檔案館為例[J].檔案學研究，2019（05）：

45-51.

[3]賀福梅.基建企業(yè)檔案一體化管理的探索與實踐——以遼寧大唐國際阜新煤制天然氣有限責任公司為例[J].城建檔案，2019（09）：56-58.