新聞媒體在重大活動檔案管理工作中的問題及對策分析

李燕

摘 要：新聞媒體因行業(yè)的特殊性，經(jīng)常參與到重大活動檔案的管理中，以便公眾了解某個(gè)時(shí)期、某個(gè)地區(qū)的發(fā)展軌跡。本文基于重大活動檔案的概述，分析了新聞媒體在重大活動檔案管理中的問題，提出了相關(guān)的解決對策，希望能為重大活動檔案管理提供幫助。

關(guān)鍵詞：新聞媒體;重大活動檔案;問題;對策

隨著經(jīng)濟(jì)社會文化的發(fā)展，重大活動在各范圍、各時(shí)段時(shí)有發(fā)生，小到城市的紀(jì)念慶典、鄉(xiāng)村的賽馬會，大到國家的外交活動、政治運(yùn)動，無一不影響著人們生活和社會發(fā)展。在這些活動中形成的檔案，是國家檔案資源的重要組成，加強(qiáng)對其的管理，能夠展示工作的開展情況，提高檔案工作質(zhì)量。但是在新聞媒體參與管理的過程中，尚存在諸多問題，影響檔案的真實(shí)性、完整性，因此深入分析和探討相應(yīng)的管理對策，顯得尤為重要。

1 重大活動檔案概述

所謂重大活動檔案，是指在重大活動中形成的，有保存價(jià)值的聲像、文字、電子文件、圖表等不同形式的記錄，主要包括：1）活動方案、會議記錄、計(jì)劃總結(jié)、賀詞、協(xié)議文本等材料或電子文件;2）光盤、錄音帶等聲像資料;3）文字說明及照片;4）有紀(jì)念意義的標(biāo)志性、憑證性實(shí)物，如獎?wù)?、證件、證書等。

2 新聞媒體在重大活動檔案管理工作中的問題

同樣是記錄社會的發(fā)展進(jìn)程，檔案部門、新聞媒體有著很大的互補(bǔ)性。新聞媒體因自身的行業(yè)性質(zhì)，時(shí)常參與到重大活動的宣揚(yáng)、報(bào)道中，具有硬件設(shè)施良好、資料真實(shí)等優(yōu)勢[1]。盡管如此，新聞媒體在重大活動檔案管理中也存在不足之處，具體表現(xiàn)如下。

1）不重視重大活動檔案管理。其一，新聞媒體領(lǐng)導(dǎo)人員不重視。發(fā)生原因?yàn)椋盒侣劽襟w的任務(wù)是組織重大活動的宣傳，做好生產(chǎn)、經(jīng)營工作。對于檔案管理，尤其是重大活動形成的檔案資料，尚未給予足夠的重視。而且，單位領(lǐng)導(dǎo)也不了解新聞媒體在重大活動檔案管理中的作用。其二，檔案管理部門不重視。究其原因：新聞媒體單位的檔案管理部門，僅重視單位檔案的收集、整理，關(guān)注各部門聲像、文書、電子檔案的整理。對于單位舉辦或參與的重大活動形成的檔案，缺乏一定的重視和管理，不利于檔案管理工作的開展。

2）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)。在宣傳方面，新聞媒體能夠完整、真實(shí)的反映和記錄重大活動進(jìn)程。為了擴(kuò)大宣傳范圍，保證相關(guān)資料的真實(shí)性，新聞媒體單位通常會派遣紀(jì)律嚴(yán)明、能力強(qiáng)的采編人員。但是，由于他們?nèi)狈n案管理知識，未接受過檔案培訓(xùn)，缺乏檔案意識，使得重大活動檔案在整理、收集等過程中，出現(xiàn)和實(shí)際不符的情況，甚至出現(xiàn)拖延移交、檔案丟失等問題，降低工作質(zhì)量[2]。

3）管理制度落實(shí)不到位。現(xiàn)如今，盡管全國大多數(shù)省市已頒布了和重大活動檔案相關(guān)的管理方法，但是新聞媒體單位并未貫徹落實(shí)管理制度，個(gè)別單位也沒有結(jié)合自身情況制定相應(yīng)制度，導(dǎo)致重大活動檔案管理缺乏保障;有的單位制定了管理制度，但并沒有落實(shí)，使管理制度形同虛設(shè)，檔案管理權(quán)責(zé)無章可循。

4）缺乏事前介入和監(jiān)管。重大活動之所以重大，是因?yàn)榕e辦一次活動需要多個(gè)單位共同協(xié)作，如承辦單位、主辦單位等，有時(shí)還需要成立臨時(shí)的組委會，抽調(diào)各單位員工參與組織。然而，無論新聞媒體在重大活動中承擔(dān)怎樣的角色，檔案部門都沒有參與到活動的承辦中，使得重大活動缺乏事前指導(dǎo)、全程監(jiān)管。重大活動作為重要工作，形成檔案類型多、數(shù)量大，如果檔案部門不參與，就無法實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)督檔案，只能根據(jù)活動參與者自行收集的資料，來分析和評判活動的發(fā)展進(jìn)程，給檔案的管理和鑒別帶來不利影響。

3 新聞媒體做好重大活動檔案管理的對策

1）加大宣傳力度，提高重視程度。作為檔案管理的主要內(nèi)容，無論是新聞媒體單位的領(lǐng)導(dǎo)，還是采編人員、檔案管理人員，都要提高對重大活動檔案的重視程度，將其納入單位的年度工作計(jì)劃、議事日程。同時(shí)，還要將重大活動檔案管理納入采編人員的學(xué)習(xí)范圍，并將其作為業(yè)績考核、執(zhí)法年檢等工作指標(biāo)。這樣一來，才能加深所有參與重大活動單位、人員對檔案的認(rèn)知，提升檔案管理質(zhì)量。

2）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員作為重大活動檔案管理工作的直接參與者，工作能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著檔案的真實(shí)性，及檔案管理效果[3]。因此，新聞媒體單位應(yīng)結(jié)合自身情況，組建一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、作風(fēng)良好的管理團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，加大對單位檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將媒體工作者納入培訓(xùn)范疇，加強(qiáng)檔案管理的宣傳、法制教育培訓(xùn)，提高新聞媒體單位員工的檔案意識。舉例，在日常培訓(xùn)中，可以根據(jù)傳統(tǒng)媒體、新媒體下的檔案管理要求、特點(diǎn)，結(jié)合媒體工作者的工作任務(wù)，明確與之相對應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容。又或者，組織檔案人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，便于滿足不同時(shí)期的檔案管理

要求。

3）建章立制，細(xì)化方案。重大活動涉及范圍廣，部門多，檔案的收集、整理單靠檔案部門和人員，是無法完成的。要想做好重大活動檔案管理工作，新聞媒體單位應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)氐臋n案管理方法，結(jié)合自身情況，制定檔案管理制度，明確檔案管理的實(shí)施方案。對于形成材料多，載體形式豐富的活動，建議將重大活動檔案作為一個(gè)大類，按實(shí)物、電子、文書等業(yè)務(wù)規(guī)范整理，集中存放，保證檔案的全面性;對于數(shù)量少，載體形式單一的重大活動，可將形成檔案納入聲像、文書等類別，不能分散存放。檔案人員要掌握檔案管理方法，按標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，做到編號準(zhǔn)確、科學(xué)分類、排列整齊，便于日后查看和

使用。

4）明確職責(zé)，主動參與工作。新聞媒體單位是重大活動的參與者，除要加強(qiáng)對檔案的管理外，還要和主辦單位、參與單位進(jìn)行配合。首先，明確承辦單位、主辦單位等部門在檔案管理中的職責(zé)，其中主辦單位對檔案管理部門負(fù)責(zé)，承辦單位負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督[4]。其次，明確重大活動檔案在各環(huán)節(jié)的職責(zé)，安排專人管理檔案。最后，明確各類檔案的管理職責(zé)，新聞媒體單位要為聲像檔案的管理負(fù)責(zé)。對重大活動檔案的收集、整理等工作提出要求，將其納入各部門、員工的工作目標(biāo)，加強(qiáng)考核和獎罰，保證重大活動檔案管理工作有序進(jìn)行。

為了進(jìn)一步提高重大活動檔案管理效率，還要加強(qiáng)對整個(gè)管理過程的監(jiān)管。其一，提前介入檔案管理。在組織重大活動前，新聞媒體單位的檔案部門要制定活動方案，給予檔案部門一定的監(jiān)督和指導(dǎo)，明確檔案的歸檔方式、時(shí)間和范圍，為檔案管理工作的開展提供保障。其二，加強(qiáng)事中監(jiān)督。重大活動開展期間，要及時(shí)跟進(jìn)，加強(qiáng)對形成文件的監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)提出整改意見[5]。其三，強(qiáng)化事后收集。重大活動結(jié)束后，督促各部門和員工全面收集檔案，主動上交領(lǐng)導(dǎo)驗(yàn)收，確?；顒有纬傻臋n案真實(shí)、完整。

4 小結(jié)

綜上所述，新聞媒體作為國家政策的傳播者，應(yīng)在重大活動檔案管理工作中發(fā)揮優(yōu)勢，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的建設(shè)工作。本文通過上述分析，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的重大活動檔案管理存在系列問題，建議從提高重視度、提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、加強(qiáng)全過程監(jiān)管等方面開展重大活動檔案管理工作，保證檔案資料完整，推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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