檔案整理與信息化管理存在的問題及解決辦法

武星焰

摘 要：隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案整理的方式也在不斷的變化，檔案整理的原則和方法也理所應(yīng)當(dāng)?shù)陌l(fā)生了巨大的變化。檔案整理原則探討成為了檔案整理理論的重要話題，分析檔案整理的原則，結(jié)合當(dāng)下信息技術(shù)的發(fā)展情況，能夠讓我們?cè)谛碌臋n案整理工作中擁有全新的工作面貌。筆者就自身的工作經(jīng)驗(yàn)淺談檔案整理工作以及信息化檔案處理方式的狀況及相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：檔案整理;信息技術(shù);檔案處理原則

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，讓檔案管理的相關(guān)技術(shù)手段獲得了極大的進(jìn)步，但是同時(shí)在研究檔案學(xué)的內(nèi)容中，相關(guān)的內(nèi)容卻已經(jīng)被忽略，在這種技術(shù)與時(shí)代交錯(cuò)的矛盾之下，進(jìn)一步對(duì)檔案整理的理論進(jìn)行深入研究，能夠讓我們拋棄固有的枷鎖，并且把握住技術(shù)發(fā)展的脈搏，真正實(shí)現(xiàn)檔案整理工作的再次升級(jí)。

一、信息化檔案整理技術(shù)的理論變革方向

1.對(duì)原數(shù)據(jù)的處理

所謂原數(shù)據(jù)就是定義和描述其他數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，他所代表的是要處理數(shù)據(jù)的信息內(nèi)容，我們?cè)谛畔⒓夹g(shù)中所處理的大量數(shù)據(jù)，就是對(duì)這種信息內(nèi)容的完全解釋。原數(shù)據(jù)之所以重要，是因?yàn)樵跈n案文件形成以及未來使用的過程當(dāng)中，想要建立起不同的檔案文件之間的關(guān)系，并且將這種關(guān)系構(gòu)建成一個(gè)整體的構(gòu)架，都需要得到原數(shù)據(jù)的知識(shí)和描述。西方一些國家已經(jīng)利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了電子政務(wù)，并且利用相關(guān)的平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了電子文檔的一體化管理，在這種條件之下，原數(shù)據(jù)的整理技術(shù)很快被普及到了各行各業(yè)。

信息化技術(shù)最大的一個(gè)特征就是能夠快速的將辦公系統(tǒng)形成一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的整體，所有的文件產(chǎn)生、傳送、收集、整理，都在這個(gè)系統(tǒng)的構(gòu)架中完成，這能夠使信息溝通交流變得更加迅速無障礙。而我國的信息化技術(shù)在電子文件管理領(lǐng)域，還沒有十分廣泛的推行開來，因此檔案管理并沒有實(shí)現(xiàn)全國范圍的文檔一體化，原數(shù)據(jù)的處理技術(shù)在短時(shí)間內(nèi)還沒有快速的普及。

2.非原數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)

由于原數(shù)據(jù)在我國的信息處理和檔案整理工作中并沒有全面的普及，有很多技術(shù)是屬于非原數(shù)據(jù)整理技術(shù)，主要包括了不同載體混合整理技術(shù)，雙套制整理技術(shù)等等。

長期以來，我國所運(yùn)用的非原數(shù)據(jù)處理技術(shù)，逐漸形成了區(qū)別于原數(shù)據(jù)處理系數(shù)的系統(tǒng)，這延伸了我國傳統(tǒng)的檔案整理方法。雖然原數(shù)據(jù)整理技術(shù)與非原數(shù)據(jù)整理技術(shù)所包含的范疇不同，但是檔案整理和檔案聯(lián)系的整理，這兩個(gè)體系都是相對(duì)獨(dú)立的。同時(shí)，雖然我國沒有完善的一體化的電子政務(wù)平臺(tái)，但是原數(shù)據(jù)處理技術(shù)與非原數(shù)據(jù)處理技術(shù)在本質(zhì)上仍然是一致的，因此，在非原數(shù)據(jù)處理技術(shù)的基礎(chǔ)之上，我國的電子文件整理也逐漸形成了一種完善的體系，并根據(jù)這樣形成了一系列的非原數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的模型。

3.虛擬整理技術(shù)的應(yīng)用

在檔案管理工作中虛擬整理技術(shù)，就是指對(duì)于虛擬檔案的整理或者將檔案整理轉(zhuǎn)化為虛擬化的過程。虛擬整理是指對(duì)歷史聯(lián)系進(jìn)行整理。在檔案分類當(dāng)中，大量的歷史聯(lián)系必須依靠整理進(jìn)行構(gòu)建，因此，在今天的信息技術(shù)快速普及的情況下，虛擬整理已經(jīng)突破了以往對(duì)于檔案歷史的實(shí)體限制。但是其本質(zhì)并不僅僅局限于歷史聯(lián)系的整理，而是對(duì)于歷史聯(lián)系和邏輯聯(lián)系整理的綜合，也就是說虛擬整理是不考慮檔案的實(shí)體，而利用信息技術(shù)對(duì)于檔案的歷史和邏輯聯(lián)系進(jìn)行整理的活動(dòng)。

我們稱其為“虛擬”，是因?yàn)樗且揽啃畔⒓夹g(shù)再造了一種記錄檔案聯(lián)系的系統(tǒng)，而這種再造的檔案聯(lián)系的系統(tǒng)可以和原來的檔案整理系統(tǒng)相融合，在需要的時(shí)候也可以獨(dú)立出來，具有十分重要的作用。虛擬整理技術(shù)，讓檔案的邏輯聯(lián)系更容易顯現(xiàn)，在完成歷史聯(lián)系的構(gòu)建以后，虛擬技術(shù)仍然可以再造一個(gè)系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行邏輯聯(lián)系的整理，這種二元檔案的實(shí)踐模式，使我們當(dāng)前的檔案管理工作獲得了突破。電子文件整理本身就必須包含虛擬整理的內(nèi)容，也就是說要對(duì)分散在磁盤各個(gè)位置的電子文件進(jìn)行歷史聯(lián)系和邏輯聯(lián)系的整理，這與我們上述所說到的原數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及非原數(shù)據(jù)處理技術(shù)都有很大的相關(guān)性。

二、信息技術(shù)環(huán)境下檔案整理工作的新策略

1.以條為基本的信息內(nèi)容單位

在信息檔案處理的過程中，由于歷史的原因，我們對(duì)信息內(nèi)容的單位規(guī)定有不同的稱呼，比如一條、一卷、一件等等。而這里說到的以“條”為信息處理的基本單位，是為了適應(yīng)當(dāng)下的信息技術(shù)環(huán)境而形成的。在檔案管理當(dāng)中信息無法以字?jǐn)?shù)來規(guī)定其大小，或者以多少字來衡量一條信息的單位，因此我們選用“條”來描述一個(gè)信息就突破了這種信息內(nèi)容大小的限定，以一條信息表達(dá)一個(gè)明確的概念，這也是一種思路上的變化。

用“條”來處理檔案是為了適應(yīng)當(dāng)前的整理技術(shù)，檔案聯(lián)系包含了檔案之間的歷史聯(lián)系以及檔案之間的邏輯聯(lián)系，這種聯(lián)系其實(shí)本身就已經(jīng)形成了一種信息，而在信息處理技術(shù)當(dāng)中所獲得的結(jié)果是不能夠以一卷或者一件作為基本單位的。一卷和一件對(duì)于描述檔案來說，都是一種實(shí)體的計(jì)算單位，沒有辦法計(jì)算歷史聯(lián)系的記錄以及邏輯聯(lián)系的記錄，因此在數(shù)據(jù)庫的整理當(dāng)中，我們應(yīng)該用一條來衡量這種數(shù)據(jù)的單位，這就為數(shù)據(jù)庫的整理剝離了實(shí)體的限制，記錄對(duì)象的值就是一種技術(shù)，而不局限于其實(shí)體的大小。我們都知道大數(shù)據(jù)的收集和整理具有及時(shí)性、碎片化以及非結(jié)構(gòu)化的特征，信息碎片只能靠只言片語或字段句詞等信息來源進(jìn)行檔案的整理。如果所有的檔案都要分門別類，最終構(gòu)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)，那么新技術(shù)的應(yīng)用可能就會(huì)受到束縛，因此以“條”作為基本單位，對(duì)檔案管理適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展需求是非常有利的。

2.用索引取代來源

在檔案管理當(dāng)中，如果某單位保留自己的檔案不進(jìn)行移交，那么對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)來說，就不會(huì)擔(dān)心來源的問題，不是說相關(guān)單位不用考慮來源，而是說不需要界定來源。這主要是因?yàn)槿康臋n案都是自己的，來源最大的區(qū)別也就是各個(gè)部門之間的區(qū)分，而其他所有問題都是檔案館接收檔案的衍生問題。另一方面如果檔案數(shù)量超過了管理人員處理檔案的速度，那么沒有被處理的檔案就會(huì)被積壓下來，最后越來越多導(dǎo)致無法處理，整個(gè)檔案管理的工作就會(huì)變得十分復(fù)雜。

因此，來源的原則在未來將會(huì)慢慢退出整個(gè)信息化的檔案管理體系，以今天的技術(shù)，無論是對(duì)于歷史聯(lián)系的構(gòu)建，還是邏輯聯(lián)系的構(gòu)建都可以滿足我們的需求，檔案管理最主要的價(jià)值就是記錄歷史和再現(xiàn)歷史，而通過索引我們能夠快速的將這所有的內(nèi)容全部找出。索引就是將文獻(xiàn)中具有檢索意義的事項(xiàng)，按照一定的方式排序起來。本質(zhì)上來說，這是對(duì)于數(shù)據(jù)庫中所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行的一種結(jié)構(gòu)，為了能夠?qū)⑺械臄?shù)據(jù)通過多維度的邏輯聯(lián)系排列起來，并且能夠在索引的過程中快速的將其找到。所以當(dāng)前的信息化檔案管理就是要構(gòu)建一套檔案聯(lián)系的索引體系，以往的檔案管理依靠來源以及全宗進(jìn)行整理，在進(jìn)入信息化時(shí)代以后，我們可以突破物理限制，將檔案的歷史聯(lián)系和邏輯聯(lián)系，通過信息技術(shù)進(jìn)行多維度的構(gòu)建，使得整體的檔案管理工作變得更加方便高效。

3.以大數(shù)據(jù)思維突破全宗原則限制

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，全宗原則是必要存在的，它能夠使所有的實(shí)體檔案變得更加有序，在物理排序上更加有跡可循。然而在大數(shù)據(jù)技術(shù)普及的前提下，全宗的原則已經(jīng)使得數(shù)據(jù)整理和檔案管理變得低效。

大數(shù)據(jù)的碎片化特征以及檔案的逐漸虛擬化使得全宗管理不再成為必要，對(duì)數(shù)據(jù)的挖掘也需要半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的逐步引入。因此，在今天基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，我們應(yīng)該進(jìn)一步的將實(shí)體的檔案管理與虛擬的索引有機(jī)的結(jié)合起來，構(gòu)成一個(gè)完整的搜索體系，幫助人們快速便捷的檢索、查證、調(diào)用檔案和信息分析。只有盡快的將工作的思路轉(zhuǎn)變過來，我們才能夠真正在實(shí)際工作中運(yùn)用好相關(guān)的技術(shù)，同時(shí)，將規(guī)則定立好也能夠迎接未來，終將會(huì)到來的人工智能管理模式。依托傳統(tǒng)的檔案管理方式，用新的思維和新的技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作的繼續(xù)邁進(jìn)，這是我們?cè)谖磥砉ぷ鞯那斑M(jìn)方向。

綜上所述，檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，同時(shí)也要求良好的實(shí)踐能力。傳統(tǒng)的檔案學(xué)認(rèn)為不經(jīng)歸檔的資料就是沒有聯(lián)系的資料無法記錄和還原歷史內(nèi)容，也就不能稱之為檔案。但是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)逐漸完善，檔案學(xué)的核心理論也在不斷的發(fā)展，在長期實(shí)踐的過程中，大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)以及其他的信息技術(shù)都在不斷的提升檔案管理工作的效率。在今天先進(jìn)的發(fā)展技術(shù)，在檔案管理工作當(dāng)中的運(yùn)用，突破以往工作思維的限制，能夠讓我們進(jìn)一步的完善當(dāng)前的工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的本質(zhì)目的。

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（作者單位：南宮市檔案館）