淺談OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)在辦公中的應(yīng)用

陳文華

摘 要：在社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，信息技術(shù)成為各領(lǐng)域建設(shè)信息化系統(tǒng)重要的載體，以O(shè)A公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)為代表的信息化項目，需要完善的科學(xué)技術(shù)體系作為支撐。以某企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)為例，運用OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，與系統(tǒng)連接，包括紫光檔案系統(tǒng)以及書生電子印章系統(tǒng)，使OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化配置，以便提升公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的應(yīng)用價值。本文圍繞OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)在辦公中的應(yīng)用展開討論，為該企業(yè)信息化建設(shè)提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：OA公文;流轉(zhuǎn)系統(tǒng);辦公;應(yīng)用

該企業(yè)為打造自動化辦公系統(tǒng)，應(yīng)用OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，該系統(tǒng)內(nèi)涉及知識管理、工作流管理以及會議管理等，建設(shè)成多功能的協(xié)同管理體系，使信息系統(tǒng)具備數(shù)字化特點。將不同的管理部門相互連接，建立起的協(xié)同管理平臺，OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是重要的組成部分，對不同部門的工作表單，通過模塊的方式在平臺內(nèi)相互流轉(zhuǎn)，包括信息、資金以及物流等，使企業(yè)在自動化運轉(zhuǎn)過程中提升辦公效率。

1 OA系統(tǒng)上線和基本功能應(yīng)用情況

該企業(yè)在建立信息化辦公系統(tǒng)過程中，得到上級領(lǐng)導(dǎo)支持的同時，許多部門積極的參與到系統(tǒng)建設(shè)中，并成立信息管理部門，根據(jù)企業(yè)實際情況制定完善的系統(tǒng)建設(shè)方案，信息管理部門監(jiān)督系統(tǒng)的建設(shè)過程，保證在規(guī)定的時間內(nèi)完成。

該企業(yè)在傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)中，盡管使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較差，并且需要由領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各部門間的關(guān)系，導(dǎo)致辦公效率不斷降低。在建設(shè)OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)過程中，信息管理部門與綜合管理部門相互配合，明確公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的辦公流程，按照流程開展建設(shè)工作。完成OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)建設(shè)后，投入到實際運行環(huán)節(jié)，該系統(tǒng)展現(xiàn)出以下優(yōu)勢：1）快速實施，將原有的操作流程不斷簡化，使公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)具備客戶化功能，提高系統(tǒng)的運行效率;2）操作界面簡單直觀，工作人員快速掌握操作方法;3）通用性較高，該系統(tǒng)中使用的應(yīng)用程序，有效連接各個部門，增強(qiáng)系統(tǒng)在各部門的通用功能;4）有效降低辦公成本。

2 OA在企業(yè)中的流程優(yōu)化及再造

該企業(yè)完成OA公文系統(tǒng)建設(shè)后，與紫光檔案管理系統(tǒng)連接，通過紫光檔案管理系統(tǒng)查詢辦公檔案的存儲狀態(tài)。此外連接書生電子印章系統(tǒng)，為公文流轉(zhuǎn)過程施加保護(hù)措施，使公文流轉(zhuǎn)過程更加安全。運用公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，及時優(yōu)化會議審批流程，縮短會議占用的時間，提高會議各個環(huán)節(jié)的運行效率。運用部室發(fā)文流程，在OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)內(nèi)完善辦公流程，有助于提高辦公效率。該企業(yè)率先運用兩種呈報流程，分別為周工作計劃和月工作計劃。該企業(yè)將工作內(nèi)容，按照周計劃分配給每個部門，各部門根據(jù)周計劃完成制定的任務(wù)。各部門按照周計劃呈報流程開展工作，有效減少傳統(tǒng)上報審批的時間，使各部門的工作效率不斷提升。在完成周工作計劃后，各部門使用OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，有效完成月工作計劃，在月工作計劃呈報流程中，既能降低能源的消耗，還能促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展，有助于企業(yè)發(fā)展成節(jié)約型企業(yè)。

該企業(yè)按照生產(chǎn)計劃，都會進(jìn)行資產(chǎn)采購工作，運用OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，建立固定資產(chǎn)采購流程，通過綜合管理部門對固定資產(chǎn)實施的管理措施，有效控制資產(chǎn)的采購過程，避免資產(chǎn)采購超過生產(chǎn)要求，造成不必要的資產(chǎn)浪費。在OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，會配置與辦公有關(guān)的流程，分別為辦公用品采購申請和辦公用品領(lǐng)用。各部門每月消耗的辦公用品，需要按照采購申請和領(lǐng)用流程進(jìn)行。各部門通過OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，在較短的時間內(nèi)方便快捷的完成申請和領(lǐng)用操作，并且在無紙化的辦公環(huán)境中，既能有效節(jié)約使用的能源，還能提高工作效率。

3 與紫光檔案系統(tǒng)及書生電子印章系統(tǒng)接口的實例

3.1 OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與紫光檔案管理系統(tǒng)接口的實施與應(yīng)用

在與紫光檔案系統(tǒng)連接過程中，由于OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)需要與紫光答案系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試，避免兩個系統(tǒng)出現(xiàn)不兼容情況，其中Office軟件是重點解決的不兼容問題之一。在連接過程中，接口調(diào)試期間，開發(fā)人員和信息人員，都會對接口出現(xiàn)的不兼容情況進(jìn)行分析，并且實施有效的措施，及時的處理接口不兼容問題，使OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)順利的紫光檔案管理系統(tǒng)連接，在辦公文件流轉(zhuǎn)過程中，可有效完成檔歸檔等操作，將不同類型的檔案劃分到指定的區(qū)域內(nèi)，為各部門使用檔案提供查找、分析等便利的條件，有助于檔案管理工作更加準(zhǔn)確及時，便于企業(yè)調(diào)配檔案開展相關(guān)工作。

3.2 OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與書生電子印章系統(tǒng)的口的實施與應(yīng)用

該企業(yè)在日常經(jīng)營生產(chǎn)過程中，提供安全穩(wěn)定的電力能源同時，十分重視產(chǎn)生的信息安全管理。在OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)建立初期，與書生電子印章系統(tǒng)相互連接，并聯(lián)系書生公司參與到系統(tǒng)的連接工作中，以便有效處理連接過程中產(chǎn)生的問題，使系統(tǒng)連接狀態(tài)更加穩(wěn)定，提升辦公信息的安全性。在與書生電子印章系統(tǒng)接口連接過程中，雙方對潛在的安全風(fēng)險進(jìn)行有效的處理，在短期內(nèi)完成系統(tǒng)的連接工作，在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)辦公文件過程中，充分發(fā)揮書生電子印章系統(tǒng)的保密作用，有效提升文件的安全性，避免重要信息出現(xiàn)流失盜取等問題。

3.3 OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的具體流程

以開發(fā)模式角度進(jìn)行分析，分為系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和開發(fā)手段。在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中，B/S模式與C/S模式是重要的組成部分。B/S模式將服務(wù)器作為核心，減少客戶端軟件的使用，并且方便升級和維護(hù)。C/S模式提供數(shù)據(jù)處理以及存儲服務(wù)，將收集到的信息處理后，連接到服務(wù)器端口，簡便操作流程提高運行速度。在開發(fā)手段中，基于LotusNotes系統(tǒng)、ExchangeServer系統(tǒng)、Windows.Net框架系統(tǒng)以及JAVA系統(tǒng)。

以關(guān)鍵技術(shù)為角度進(jìn)行分析，包括身份驗證技術(shù)、數(shù)字簽名傳輸加密技術(shù)、公文流定義技術(shù)、審批應(yīng)用技術(shù)、電子簽章技術(shù)以及痕跡跟蹤技術(shù)等，上述技術(shù)使公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)流程更加完善，方便工作人才操作系統(tǒng)，快速完成相關(guān)辦公工作。

4 結(jié)語

綜上所述，以該企業(yè)建立OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)為例，在企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是重要的組成部分，通過綜合性科學(xué)技術(shù)的運用，與紫光檔案系統(tǒng)和書生電子印章系統(tǒng)進(jìn)行連接，一方面使各部門運行期間產(chǎn)生的檔案，利用紫光檔案系統(tǒng)有效的分類，另一方面運用書生電子印章系統(tǒng)，對文件進(jìn)行加密，提高文件的安全性。此外企業(yè)在使用OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)過程中，會根據(jù)實際情況對系統(tǒng)進(jìn)行深入的優(yōu)化，既要使企業(yè)全面形成無紙化辦公環(huán)境，有效控制辦公期間消耗的能源，還要規(guī)范各部門的工作行為，在規(guī)定的工作流程提高工作效率。

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