電子信息化在圖書檔案管理中的應(yīng)用淺析

羅文

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的需要。傳統(tǒng)管理模式出現(xiàn)了保存時(shí)間短，管理復(fù)雜，查詢麻煩等缺陷，因而這種模式逐漸被電子信息化所取代。為此，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，分析了事業(yè)單位傳統(tǒng)圖書檔案管理工作中存在的問題，分析了電子信息化在圖書檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并提出在事業(yè)單位圖書檔案管理中推廣電子信息化的有效策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電子信息化;圖書檔案管理;應(yīng)用

在事業(yè)單位中，檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，對(duì)于檔案工作人員來說，做好單位中的圖書檔案管理是一項(xiàng)重要的工作職責(zé)。當(dāng)前我們正處在信息時(shí)代，電子檔案已經(jīng)得到了較為廣泛的應(yīng)用，促使了事業(yè)單位圖書檔案管理效率的提升。但是受多種因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位圖書檔案管理還存在諸多問題，具體問題與解決策略如下：

1 當(dāng)前事業(yè)單位圖書檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理觀念較為落后

當(dāng)前很大一部分檔案管理人員還沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化對(duì)事業(yè)單位穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要性，并結(jié)合實(shí)際去構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)。另外，雖然有部分事業(yè)單位已經(jīng)采用了先進(jìn)的信息技術(shù)，但是沒有將其引進(jìn)到檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建規(guī)劃與完善中，造成圖書檔案管理工作無法做到有章可循，在管理工作中出現(xiàn)了諸多問題[1]。檔案資料整理不完整、分類不準(zhǔn)確等問題極大地阻礙了事業(yè)單位圖書檔案管理工作功能的發(fā)揮。此外，在已采用電子信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的事業(yè)單位中，也存在著在具體工作中并沒有充分利用這些系統(tǒng)，以及缺乏專業(yè)維修人員來維修系統(tǒng)等問題。

1.2 信息化服務(wù)水平有待提高

現(xiàn)階段事業(yè)單位的圖書檔案管理工作通常只是局限于對(duì)圖書檔案信息資料的收集、整理、存儲(chǔ)，并提供檔案信息的查閱服務(wù)等，其他的服務(wù)功能并沒有被很好地開發(fā)出來，更廣泛且多層次的業(yè)務(wù)服務(wù)也還有很大的發(fā)展空間。上述這些情況，一定程度上阻礙了事業(yè)單位圖書檔案資料服務(wù)功能的發(fā)揮。

1.3 管理人員綜合素質(zhì)尚有提升空間

縱觀當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員，一部分都是由原來在其他崗位的人代替的，由于事情繁多，總的來說他們的檔案專業(yè)理論知識(shí)水平，管理能力以及信息化技術(shù)都有待提升。而對(duì)于專業(yè)背景出身的檔案管理人員，也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新，否則將無法進(jìn)一步發(fā)揮圖書檔案資料的相關(guān)功能，導(dǎo)致圖書檔案管理工作效率不盡人意[2]。

2 電子信息化在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

2.1 有助于提升檔案管理效率

電子信息化在事業(yè)單位圖書檔案管理中的應(yīng)用主要是指檔案管理人員通過計(jì)算機(jī)技術(shù)等一系列電子信息化技術(shù)來管理海量的檔案資料。電子信息化在圖書檔案管理中的應(yīng)用不僅彌補(bǔ)了事業(yè)單位傳統(tǒng)人工管理模式中的不足，還實(shí)現(xiàn)了對(duì)圖書檔案的高效管理。我們深知，不同的圖書檔案信息有著不同的特征，電子信息化可以清晰地分辨內(nèi)容相似的圖書檔案的不同之處，較人工記錄模式而言，電子信息化效率高，具有更高的準(zhǔn)確度，能促使圖書檔案管理便捷性和效率的提升。

2.2 有助于對(duì)檔案進(jìn)行類型分類

在事業(yè)單位圖書檔案的電子信息化管理中，檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位圖書檔案的類型做出類別區(qū)分，同時(shí)還可以有效節(jié)約人力分配所花費(fèi)的時(shí)間。對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員而言，信息化統(tǒng)一的圖書檔案分類，有助于檔案管理工作的有序開展，同時(shí)還可以減少因?yàn)椴煌姆诸悩?biāo)準(zhǔn)而造成的麻煩。由于電子信息化系統(tǒng)有著多種多樣的分類，事業(yè)單位檔案管理人員則可以根據(jù)不同的載體或是內(nèi)容有效地將圖書檔案劃分成諸多個(gè)類別，再將這些大類進(jìn)一步細(xì)化成諸多個(gè)小類，在錄入時(shí)就可以做到更為精準(zhǔn)且清晰。

2.3 有助于節(jié)約人力物力

事業(yè)單位中圖書和各類資料較為繁多，因此，檔案管理人員在根據(jù)不同的圖書檔案類型進(jìn)行整理時(shí)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力。而通過電子化文檔與信息系統(tǒng)的應(yīng)用，可以節(jié)約大量的人力物力，促使檔案管理工作效率的提升。對(duì)于事業(yè)單位的其他工作人員而言，在需要使用檔案時(shí)只需要借助電子信息化系統(tǒng)，即可查閱到所需圖書檔案所在的位置，隨后用U盤進(jìn)行拷貝，或直接在系統(tǒng)中下載，即可得到所需的資料，既減少了人工工作量，也促使了事業(yè)單位檔案管理效率的提升。另外，電子信息化技術(shù)的應(yīng)用還可以實(shí)現(xiàn)高效地添加或是撤離刪除檔案，這樣一來，圖書檔案管理人員就可以更便捷地進(jìn)行圖書檔案的管理，從而讓他們有更多的時(shí)間來管理圖書檔案的質(zhì)量，及時(shí)撤出舊的圖書檔案，確保新資料的及時(shí)上架。通過這樣的舉措，事業(yè)單位的檔案管理效率可以得到大幅提升，從而也大大地節(jié)約了人力物力。

3 事業(yè)單位圖書檔案管理電子信息化的有效策略

3.1 及時(shí)更新檔案管理人員的工作能力

當(dāng)前我們正處在信息時(shí)代，事業(yè)單位要想順利有序地開展圖書檔案管理工作，則需要檔案管理人員堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)不斷更新的工作理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并不斷提高自己的知識(shí)水平，提升自己的業(yè)務(wù)能力。對(duì)此，需要做好以下幾點(diǎn)：第一，需要詳細(xì)地劃分檔案管理人員的工作范圍，進(jìn)一步明確檔案管理人員的工作職責(zé)，將具體的工作落實(shí)到具體的個(gè)人上，從而做到各司其職，最大化地確保檔案管理工作的有效性。第二，需要選擇一名綜合能力較強(qiáng)的人，作為檔案管理工作的總指揮，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)所有的檔案管理工作。

3.2 構(gòu)建電子信息化圖書檔案管理制度

將電子信息技術(shù)引入事業(yè)單位圖書檔案管理工作中，第一，需要構(gòu)建全面且完善的管理制度，通過清晰明確的制度確保檔案管理工作的有效進(jìn)行。對(duì)此，事業(yè)單位需要根據(jù)電子文件和紙質(zhì)文件在使用或是保存中的不同特點(diǎn)來制定合適的管理制度。通過制度的施行，一方面來保障事業(yè)單位紙質(zhì)檔案可以進(jìn)行正常的收集和整理，另一方面保證電子檔案錄入和存檔的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。第二，要健全電子檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)安全保障，從而最大化地確保電子檔案在使用或是儲(chǔ)存過程中不會(huì)受到黑客或是其他不法分子的侵害，如更改、復(fù)制以及毀壞等。強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理和健全相應(yīng)的制度是至關(guān)重要的，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)且有效的電子檔案信息化管理，需要通過設(shè)置訪問權(quán)限、管理權(quán)限以及多層密碼等，使得電子檔案的安全性得以提升，規(guī)避檔案資料被不法分子訪問或是侵害。

3.3 加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

在信息時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作能否順利有序的開展，主要取決于檔案管理人員是否具有較好的專業(yè)素質(zhì)，以及管理人員之間的配合與合作。所以需要投入一定的人力、物力到檔案管理團(tuán)隊(duì)中，并定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，通過活動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案管理人員綜合素養(yǎng)與能力的提升，促使事業(yè)單位檔案管理工作的有序高效開展。另外，還要加強(qiáng)檔案管理人員的思想道德素養(yǎng)，使他們能很好地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性與意義價(jià)值，從而更好地負(fù)責(zé)與處理圖書館管理工作。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，電子信息化是事業(yè)單位圖書檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是圖書檔案管理工作緊隨時(shí)代潮流的重要手段。在事業(yè)單位圖書檔案管理中應(yīng)用電子信息化技術(shù)可以促使檔案管理人員不斷革新管理意識(shí)和能力，實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理工作的規(guī)范化、全面化，促使檔案管理工作效率的提升。基于此，就要求事業(yè)單位在圖書檔案管理工作上要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，及時(shí)引入先進(jìn)的管理理念，助推檔案管理工作的電子化，并通過各種有效的舉措，進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)，助力事業(yè)單位的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]高翔宇.電子信息化是圖書資料管理的必然趨勢(shì)分析[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)（5）.

[2]李姝.新媒體時(shí)代下的事業(yè)單位圖書管理[J].華章，2013（12）.