大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作方法優(yōu)化分析

摘 要：當(dāng)前，大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、云計(jì)算等高新信息技術(shù)深刻影響了檔案事業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式逐步被數(shù)字化檔案管理模式所取代。在這種環(huán)境下，如何抓住檔案管理工作的主要矛盾，優(yōu)化檔案工作方法，是當(dāng)前檔案管理人員需要重點(diǎn)關(guān)注的課題。故此，文章立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，探討檔案管理工作的開展方向，指出當(dāng)前檔案管理工作中存在的常態(tài)問題，系統(tǒng)性地提出相關(guān)建議，旨在進(jìn)一步為相關(guān)單位開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供依據(jù)和參考，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù);人才;工作方法

檔案資料既是單位文化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是單位開展工作的重要依據(jù)。近些年來，隨著檔案信息化建設(shè)步伐不斷推進(jìn)，我國檔案事業(yè)取得了突出成效，檔案資料所產(chǎn)生的增值效益也愈發(fā)明顯。然而，部分單位在應(yīng)用信息化技術(shù)過程中仍然存在些許不足，影響了檔案管理工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性以及科學(xué)性。因此，有必要就大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作方法進(jìn)行闡述，探尋檔案管理的新方法以及新思路。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的開展方向

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息資料以數(shù)字化、數(shù)據(jù)化、電子化的方式呈現(xiàn)出來，檔案資料的內(nèi)容與形式也隨之改變[1]。在這種背景下，檔案管理工作主要朝著現(xiàn)代化、智能化以及信息化的方向發(fā)展。一是現(xiàn)代化。大數(shù)據(jù)技術(shù)是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，其能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)信息資源的快速檢索以及挖掘。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作的融合將會(huì)進(jìn)一步提升檔案管理實(shí)效，推動(dòng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)代化、管理方式現(xiàn)代化以及管理內(nèi)容現(xiàn)代化。二是智能化。在檔案管理工作中，單純依賴大數(shù)據(jù)技術(shù)并不能收到應(yīng)有的成效。大數(shù)據(jù)技術(shù)只有與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及人工智能 技術(shù)進(jìn)行融合，才能真正推動(dòng)單位檔案管理工作轉(zhuǎn)型。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下背景下檔案管理的方式會(huì)更加智能化，許多人工管理的內(nèi)容將會(huì)被智能技術(shù)所取代。三是信息化。大數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案管理中不適用。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作要注重對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。待處理完畢之后，再通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理、開發(fā)與利用。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作中存在的常態(tài)問題

2.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢

當(dāng)前，部分單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，許多重要的文獻(xiàn)資源仍然是紙質(zhì)化形式。一旦發(fā)生火災(zāi)等自然災(zāi)害或者由于人為原因遭到破壞，則會(huì)導(dǎo)致檔案永久損毀以及丟失，更談不上利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理、開發(fā)與利用。一是部分單位沒有及時(shí)引進(jìn)、更新電子掃描儀、微縮相機(jī)以及其他信息化設(shè)備，檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的效率和質(zhì)量不高[2]。同時(shí)，部分單位雖然已經(jīng)配備了相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，但由于人力資源不足，導(dǎo)致數(shù)字化進(jìn)程緩慢。當(dāng)前，許多檔案管理人員既需要對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理，又需要處理檔案借閱、流轉(zhuǎn)、開發(fā)利用等事項(xiàng)，很難有充足的時(shí)間對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。二是缺乏檔案數(shù)字化意識(shí)。部分單位沒有意識(shí)到檔案數(shù)字化工作的意義，沒有認(rèn)識(shí)到這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

2.2 數(shù)據(jù)庫建設(shè)緩慢，難以發(fā)揮檔案資源的價(jià)值

現(xiàn)階段，部分單位尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)領(lǐng)域，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的集中利用、集中開發(fā)。一是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)整體水平較低，尚未開始著手該項(xiàng)工作。雖然有對(duì)檔案資源進(jìn)行分類，但并沒有進(jìn)一步將同類別的檔案資源整合起來進(jìn)行利用，沒有建設(shè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案的憑證價(jià)值以及參考價(jià)值被逐步弱化。長(zhǎng)此以往，檔案管理工作的效用無法彰顯出來，檔案管理工作也面臨著邊緣化的窘境。二是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)內(nèi)容單一，主要集中在文書、政策法規(guī)領(lǐng)域，沒有建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫、音像檔案數(shù)據(jù)庫。

2.3 缺乏精干型、復(fù)合型人才隊(duì)伍

當(dāng)前，我國大多數(shù)檔案管理人員對(duì)于大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)較為模糊，更談不上對(duì)該項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用。也正是由于這一項(xiàng)原因，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作的融合度不高。具體而言，一是部分單位尚未圍繞“大數(shù)據(jù)”這一專題開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，檔案管理人員即使想要對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)加以利用也不知道從何入手。二是部分單位尚未搭建相應(yīng)的人才交流平臺(tái)，難以借鑒其他單位在大數(shù)據(jù)應(yīng)用領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，無法做到與時(shí)俱進(jìn)[3]。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作方法的優(yōu)化路徑

3.1 加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程，夯實(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)

單位要進(jìn)一步加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程，進(jìn)一步縮減紙質(zhì)檔案所占用的物理空間，節(jié)約單位整體成本，延長(zhǎng)檔案資源的“壽命”，進(jìn)而夯實(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。一是要及時(shí)引進(jìn)并更新電子掃描儀、微縮相機(jī)以及其他信息化設(shè)備，確保檔案管理人員能夠較為快速、準(zhǔn)確、及時(shí)地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提升檔案工作實(shí)效和時(shí)效。同時(shí)，單位也可以探索與外部企業(yè)進(jìn)行合作，將檔案數(shù)字化工作予以外包，由專業(yè)的機(jī)構(gòu)來完成該類事項(xiàng)。但需要注意的是，在檔案業(yè)務(wù)外包過程中，尤其要注意對(duì)檔案進(jìn)行保密管理，與外部企業(yè)簽署相應(yīng)的保密協(xié)議，避免發(fā)生泄密事件，有效維護(hù)單位權(quán)益。二是要轉(zhuǎn)變思維，樹立檔案數(shù)字化意識(shí)。單位管理者要進(jìn)一步統(tǒng)籌資源、從宏觀以及微觀層面分別對(duì)檔案管理人員給予足夠的支持，推動(dòng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作方法的優(yōu)化。

3.2 加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值

現(xiàn)代檔案學(xué)認(rèn)為檔案資源是一項(xiàng)無形資產(chǎn)，其能夠?yàn)閱挝还芾?、決策提供信息依據(jù)。因此，單位要進(jìn)一步加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的集中利用、集中開發(fā)。一方面，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思維，變被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)檔案資源進(jìn)行分類的同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析模型，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的自動(dòng)歸檔。也就是說，檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)同類別的檔案資料進(jìn)行分析并篩選，然后將其錄入到一個(gè)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。二是要豐富檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的內(nèi)容，圍繞文書檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案、政策法規(guī)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)。同時(shí)，也要區(qū)分電子文件、音像以及影像之間的差別，建立相應(yīng)的多媒體檔案數(shù)據(jù)庫、音像檔案數(shù)據(jù)庫。

3.3 打造精干型、復(fù)合型人才隊(duì)伍

大數(shù)據(jù)技術(shù)作為一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)，對(duì)檔案管理人員的要求較高。故此，單位要重新審視培訓(xùn)工作，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容。一方面，單位要組織開展“大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用”為主題的理論培訓(xùn)和實(shí)踐培訓(xùn)，并通過案例模擬、案例講解、實(shí)踐演練等方式來提升檔案管理人員的理論水平和應(yīng)用能力。另一方面，單位要搭建相應(yīng)的人才交流平臺(tái)，探索與檔案館、圖書館等專業(yè)化部門展開合作，研究大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方向以及發(fā)展趨勢(shì)，為檔案管理人員提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。

4 結(jié)束語

總而言之，在當(dāng)今信息化社會(huì)中，檔案資料的重要性不言而喻，對(duì)檔案資料進(jìn)行現(xiàn)代化、智能化以及科學(xué)化管理已經(jīng)成為共識(shí)。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作較為復(fù)雜，對(duì)于檔案管理人員而言既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。為此，單位要從宏觀上優(yōu)化檔案管理機(jī)制，給予檔案管理人員相應(yīng)的支持，確保檔案管理工作高水平、高質(zhì)量發(fā)展。具體而言，一是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程，夯實(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ);二是要加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值;三是要打造精干型、復(fù)合型人才隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)

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[3]艾晶.大數(shù)據(jù)背景下單位檔案管理芻議[J].科技風(fēng)，2019（33）：98.

作者簡(jiǎn)介

張曉敏（1972-），女，江蘇省南京人，本科，畢業(yè)于中央黨校函授學(xué)院，助理管理員，研究方向：檔案管理。