信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策

張博文

摘 要：因?yàn)槟壳靶畔⒒瘯r(shí)代的飛速發(fā)展，檔案管理部門在現(xiàn)實(shí)中也離不開信息管理技術(shù)，用來記載國家、社會(huì)與個(gè)人的重要事情，有利于以后查詢。本文分析了信息時(shí)代檔案管理時(shí)的問題，總結(jié)解決措施，希望可以促進(jìn)檔案管理更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問題;對策

1 前言

因?yàn)樾畔⒒娘w速發(fā)展，我國不少行業(yè)也在飛速進(jìn)步，加重了檔案管理部門的工作任務(wù)。因?yàn)闄n案管理部門記錄的檔案信息十分復(fù)雜，工作難度較大，因此要求更加規(guī)范專業(yè)的檔案管理。在檔案管理中引進(jìn)信息化技術(shù)，不僅可以減少其中各項(xiàng)環(huán)節(jié)的成本投入，還可以提升工作效率。所以，本文研究了信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題，并提出了具體對策。

2 檔案管理信息化的重要意義

以前傳統(tǒng)的檔案管理工作載體大部分是紙質(zhì)的形式，管理相對落后，工作任務(wù)也相對艱巨。保管檔案時(shí)，工作人員還需要避免自然現(xiàn)象的干擾，比如火災(zāi)、潮濕之類的。此外，查閱檔案資料相對困難，還無法備份。因?yàn)樾畔r(shí)代中計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式有所轉(zhuǎn)變，體現(xiàn)在檔案管理的載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變向電子化。轉(zhuǎn)變之后可以有效解決檔案資料的存儲(chǔ)問題，也極大方便了查閱資料，大大提升了資源利用率與工作效率。因此，做好信息化的檔案管理工作，可以更好地服務(wù)于企業(yè)、社會(huì)與國家。

3 現(xiàn)在檔案管理工作所面臨的主要問題

1）不夠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。對檔案管理工作來說，管理前提便是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范地開展基礎(chǔ)工作。這不但極大提高檔案的管理效率，還方便了檔案管理工作者和客戶更好的溝通。但是，盡管人們正處于信息化時(shí)代，檔案管理的基礎(chǔ)工作仍然不夠標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)上存在不少格式與建設(shè)形勢，格式與要求并不統(tǒng)一，極大降低了管理工作的規(guī)范性與共享性[1]。同時(shí)，現(xiàn)在因?yàn)橛?jì)算機(jī)的快速發(fā)展與全球化趨勢，軟件更加豐富多樣，它們的兼容性十分不足，不利于規(guī)范地開展檔案管理工作。

2）檔案管理工作者業(yè)務(wù)水平不高。管理檔案時(shí)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平十分重要，優(yōu)秀的檔案管理工作者能夠提高檔案的管理效率與水平。目前，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式正向信息化方向轉(zhuǎn)變，但是，目前眾多檔案管理機(jī)構(gòu)中，仍舊是之前那些從事傳統(tǒng)管理工作的人，因?yàn)槟昙o(jì)較大，那個(gè)時(shí)代的檔案管理流程盡管已經(jīng)了如指掌，可是時(shí)代在發(fā)展，這些人缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，也不具備一定的信息素質(zhì)，盡管檔案管理知識合格，可不能與時(shí)俱進(jìn)，綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，不利于檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展。

3）檔案的安全性與保密性不夠。信息時(shí)代重視使用計(jì)算機(jī)，所以，其最大的亮點(diǎn)就是通過計(jì)算機(jī)管理檔案。不過，盡管實(shí)現(xiàn)了方便快捷地使用電子檔案，卻因?yàn)樾畔⒌牟环謬缗c共享資源，也不利于檔案的安全性。檔案中記載了許多私密的重大事件，也涉及個(gè)人秘密，因此，一旦電子檔案無法保密，很容易被黑客入侵，盜取檔案信息，將對客戶造成無法預(yù)估的損失。

4）管理軟件不兼容。因?yàn)榭萍嫉陌l(fā)展，檔案管理表現(xiàn)出信息化特征，并出現(xiàn)了不少檔案管理的軟件?，F(xiàn)實(shí)運(yùn)營中，盡管檔案管理軟件可以讓檔案內(nèi)容信息化，但問題依然嚴(yán)峻[2]。比如，因?yàn)椴煌袠I(yè)的計(jì)算機(jī)類型不同，有關(guān)檔案管理軟件之間的差異較大，互相無法兼容，給檔案資源共享造成了阻礙，也不利于信息化檔案管理工作。

5）檔案管理信息化不標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理信息化自己有很強(qiáng)的實(shí)際應(yīng)用性。統(tǒng)一檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，可以讓檔案資料實(shí)現(xiàn)最大化安全。不過現(xiàn)在的檔案管理工作信息化水平仍舊不達(dá)標(biāo)，信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)上差距較大，不利于開發(fā)與共享檔案信息管理。

6）檔案管理體制不健全。我國雖然已經(jīng)有相關(guān)的檔案管理工作法律法規(guī)，但沒有滿足新時(shí)代背景下檔案信息化管理的需求。因此，檔案信息化管理工作沒有法律支持，造成我國目前檔案信息化管理機(jī)制不完善。極大阻礙了信息化檔案管理工作的飛速發(fā)展。

4 信息時(shí)代檔案管理問題的解決對策

1）完善檔案數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)在的檔案管理工作不夠標(biāo)準(zhǔn)范，如今主要通過把檔案數(shù)據(jù)存入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)或云端設(shè)備的手段，它們在計(jì)算機(jī)中的通用名稱叫“數(shù)據(jù)”。所以，為推動(dòng)信息化時(shí)代下檔案管理工作的有序運(yùn)作，必須完善數(shù)據(jù)庫來存儲(chǔ)檔案資源，還應(yīng)不斷提升數(shù)據(jù)庫技術(shù)水平，有助于信息化時(shí)代下檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2）加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度。信息化時(shí)代管理檔案，離不開專業(yè)人士的支持，只有專業(yè)化人才足夠，才可以更好地開展檔案管理工作，高效管理檔案。所以，需要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人才，有利于提高檔案管理的工作效率。檔案管理人員的專業(yè)度直接影響到檔案管理水平，因此單位應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)管理人員的信息技術(shù)。之后，考核培訓(xùn)內(nèi)容，圍繞考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲，獎(jiǎng)勵(lì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，批評考核結(jié)果不太理想的管理人員，不過要把握好度[3]。考核不但可以提升管理人員的工作積極性，還可以激勵(lì)變得更加專業(yè)。之外，單位還應(yīng)組織相關(guān)管理人員互動(dòng)與交流，使管理人員可以全面了解現(xiàn)代化管理技術(shù)，確保提升信息化檔案管理的工作水平與效率。

3）健全檔案信息安全保障體系?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)了不少安全隱患及網(wǎng)絡(luò)詐騙等問題，為很好地保護(hù)檔案信息，需要通過必要手段，需要健全檔案信息安全保障體系。該體系需要包括存儲(chǔ)安全與檔案系統(tǒng)的使用安全，在存儲(chǔ)檔案信息時(shí)添加保障安全的措施以及預(yù)防網(wǎng)絡(luò)安全攻擊等問題。

4）加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)。在信息化時(shí)代下，檔案管理已經(jīng)不光是簡單地存儲(chǔ)和使用檔案，因?yàn)槿蚧陌l(fā)展趨勢，不少信息開始實(shí)現(xiàn)全球共享，要求細(xì)化的檔案管理能夠使檔案信息在全球范圍內(nèi)搜索，切實(shí)實(shí)現(xiàn)全球信息一體化，需要最新的技術(shù)與最新的云端設(shè)備。健全和檔案相關(guān)的管理規(guī)章體系與制度，能夠很好地進(jìn)行檔案管理工作。所以，完善檔案管理工作體系，編制統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，可以加強(qiáng)系統(tǒng)軟件的兼容性。同時(shí)，檔案管理部門較多，員工也多，因此，必須明確權(quán)責(zé)一致，集中管理不同部門與類別的檔案，讓檔案管理與單位工作實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展。

5）加強(qiáng)軟件的兼容性。信息化建設(shè)可以共享檔案信息化管理的資料，提升其市場競爭優(yōu)勢。所以，為共享檔案資源，檔案管理部門需要以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，創(chuàng)新檔案管理方法，提高信息的利用效率。在分類存儲(chǔ)檔案資料時(shí)，檔案管理部門需要通過管理系統(tǒng)或檔案管理軟件自主編程，接著利用計(jì)算機(jī)技術(shù)自行識別，分類存儲(chǔ)進(jìn)關(guān)聯(lián)信息庫，確保軟件的兼容性，再利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)有效地傳播檔案資料。上述做法可以切實(shí)防止傳統(tǒng)檔案管理中不少檔案資源的存儲(chǔ)老化問題。

6）健全檔案管理體制。要確保檔案信息管理的安全，必須健全相關(guān)法律法規(guī)。所以，基于信息化的時(shí)代背景，有關(guān)部門應(yīng)該重視自身的發(fā)展情況，完善法律體系，給檔案的信息化管理提供有力保障。同時(shí)，管理人員也應(yīng)創(chuàng)新自身的管理思維，統(tǒng)一電子信息檔案的有關(guān)格式，提高電子文件的歸檔效率，推動(dòng)信息化檔案管理工作有序進(jìn)行。

5 結(jié)束語

現(xiàn)在是信息化時(shí)代，檔案管理工作需要從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變向信息化管理方式。本文先是分析了信息化時(shí)代下大部分檔案管理機(jī)構(gòu)與檔案管理工作的現(xiàn)狀，總結(jié)出現(xiàn)在我國檔案管理問題，同時(shí)給出對應(yīng)的解決措施，希望能夠提升我國檔案管理的工作質(zhì)量與效率。

參考文獻(xiàn)

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