信息化時代對醫(yī)院后勤檔案的優(yōu)化措施研究

向仕紀

摘 要：新醫(yī)改持續(xù)推進的過程中，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)得以快速發(fā)展，醫(yī)院經(jīng)營業(yè)務(wù)開始快速拓展。與此同時，信息化時代的全面到來，醫(yī)院信息化建設(shè)的持續(xù)推進，醫(yī)院后勤檔案面臨的信息資料越來越多，使得醫(yī)院后勤檔案面臨的工作量、工作壓力暴露出諸多問題，醫(yī)院后勤檔案傳統(tǒng)的管理手段顯然已經(jīng)無法適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展形勢。上述背景下，如何針對醫(yī)院后勤檔案進行優(yōu)化調(diào)整就成為當前繼續(xù)解決的重要課題。鑒于此，本研究主要針對醫(yī)院后勤檔案管理存在的問題進行了詳細的分析，并圍繞問題提出幾點加強醫(yī)院后勤檔案管理的措施與建議，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;后勤檔案管理;信息化;措施

作為醫(yī)院后勤活動的客觀記錄，醫(yī)院后勤檔案管理是后勤服務(wù)、后勤管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等有關(guān)活動的重要信息資源?；诂F(xiàn)階段醫(yī)院后勤檔案內(nèi)容來看，其主要涉及醫(yī)院設(shè)計、裝修、綠化、招標、建設(shè)等建設(shè)項目資源，同時又包含清潔滅害、食堂運行、設(shè)備運行、水電氣等運行類常規(guī)管理內(nèi)容。醫(yī)院后勤檔案管理內(nèi)容主要包含設(shè)備檔案、基建檔案、財務(wù)檔案以及文化檔案等，其不僅是醫(yī)院后勤工作的客觀記錄，同時也是保障醫(yī)院有序運行的重要保障[1]。新醫(yī)改的持續(xù)推進，信息化時代的全面到來，使得醫(yī)院后勤檔案涉及的內(nèi)容、范圍進一步拓展，檔案管理工作所面臨的工作量、工作壓力進一步增大，醫(yī)院后勤檔案管理優(yōu)化勢在必行。

1 醫(yī)院后勤檔案管理暴露出來的問題

1.1 檔案管理機制尚需完善

科學合理的規(guī)章制度是有效保障醫(yī)院后勤檔案管理工作開展的先決條件。但從醫(yī)院后勤部門實際情況來看，部分醫(yī)院后勤部門把檔案管理制度當作行政工作制度的一部分，還有部分醫(yī)院后勤部門仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理制度，使得檔案管理工作欠缺合理的管理機制與規(guī)范的領(lǐng)導(dǎo)機制。顯然，面臨快速增長的醫(yī)院后勤檔案信息資料，傳統(tǒng)檔案管理制度顯然無法適應(yīng)當前醫(yī)院后勤檔案管理要求。

1.2 硬件基礎(chǔ)難以滿足要求

相較于快速發(fā)展的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)來說，醫(yī)院后勤檔案管理硬件基礎(chǔ)則相對較差。由于部分醫(yī)院對于后勤檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致其在硬件投入方面存在一定程度的缺失，硬件設(shè)施不完善、器材落后，難以滿足當前醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)需求[2]。

1.3 信息化建設(shè)存在滯后性

5G商業(yè)元年的正式到來，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的重要方向。在醫(yī)院全面推進信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院后勤檔案管理也在積極信息化建設(shè)，但從部分醫(yī)院信息化建設(shè)的實際情況來看，當前仍舊局限于單純信息化檔案資料、信息化管理，在新興信息化技術(shù)方面的應(yīng)用較少，信息化建設(shè)存在嚴重的滯后性。

1.4 檔案管理隊伍素質(zhì)參差不齊

醫(yī)院后勤檔案管理隊伍綜合素質(zhì)對檔案管理質(zhì)量的影響巨大。但從現(xiàn)實情況來看，醫(yī)院后勤檔案管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)存在較大的差異性，而相應(yīng)的培訓(xùn)教育缺乏針對性，使得醫(yī)院后勤檔案管理隊伍在專業(yè)知識、信息化素養(yǎng)方面暴露出一定程度的問題，制約了醫(yī)院后勤檔案管理工作質(zhì)量的提升[3]。

2 醫(yī)院后勤檔案管理的優(yōu)化措施與建議

2.1 建立健全醫(yī)院后勤檔案管理規(guī)章制度

新醫(yī)改不斷推進的情況下，醫(yī)院后勤檔案管理工作必然需要密切圍繞新醫(yī)改發(fā)展動態(tài)，同時充分結(jié)合各個醫(yī)院發(fā)展實際情況，建立健全醫(yī)院后勤檔案管理規(guī)章制度，包括檔案搜集制度、崗位管理制度、檔案歸檔制度、檔案借閱制度、檔案室管理制度等等，并圍繞各個崗位工作實際，將檔案管理規(guī)章制度中的責任明確到具體的崗位，使得各個職工均能夠意識到自身的責任、任務(wù)、使命，并根據(jù)崗位職責建立對應(yīng)的績效考核機制，將考核結(jié)果與個人目標進行掛鉤，進一步提升制度的約束力。除此之外，為有效迎合醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)需求，檔案管理規(guī)章制度還需要充分結(jié)合醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)實際，通過與相關(guān)科室進行協(xié)調(diào)，共同完善檔案信息資料的搜集、歸檔制度，使得后勤檔案管理部門能夠與相關(guān)職能科室之間進行無縫的對接，從而有效提升醫(yī)院后勤檔案管理的效率與質(zhì)量。

2.2 加大醫(yī)院后勤檔案管理硬件投入力度

針對醫(yī)院后勤檔案硬件基礎(chǔ)難以滿足要求的問題，各個醫(yī)院應(yīng)當引起高度重視，全面加大醫(yī)院后勤檔案管理硬件投入力度，全面圍繞醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)實際，推進硬件設(shè)施更新、完善工作，使得現(xiàn)有硬件基礎(chǔ)能夠為信息化建設(shè)提供有效的支持。例如，現(xiàn)階段醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)必然會涉及大數(shù)據(jù)、云計算等新興信息化技術(shù)，相應(yīng)的硬件基礎(chǔ)則需要具有性能優(yōu)秀的計算機，同時還需要具備有關(guān)的服務(wù)器，也包含各種輔助硬件設(shè)施，這就要求醫(yī)院圍繞信息化建設(shè)動態(tài)，不斷更新、完善后勤檔案管理硬件設(shè)施。

2.3 基于新興技術(shù)引入推進信息化建設(shè)

信息化時代，醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)需要全面了解當前信息化技術(shù)發(fā)展動態(tài)，主動引入各種新興信息化技術(shù)，并將其融入到醫(yī)院后勤檔案管理工作中來。具體來說，醫(yī)院應(yīng)當積極引入大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)針對醫(yī)院后勤檔案當中有關(guān)的醫(yī)療廢品數(shù)據(jù)、污水數(shù)據(jù)、綠化數(shù)據(jù)、餐飲數(shù)據(jù)、運送數(shù)據(jù)等進行深入的分析，同時基于云計算平臺進行有關(guān)檔案信息的存儲，基于云計算存儲、大數(shù)據(jù)分析，切實提升醫(yī)院后勤檔案信息資料收集、管理的效率，為醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)提供數(shù)據(jù)支持。除此之外，醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)還需要致力于推進數(shù)據(jù)量的拓展工作，即充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)針對配電數(shù)據(jù)、水泵數(shù)據(jù)、設(shè)備數(shù)據(jù)、維修數(shù)據(jù)與周圍環(huán)境數(shù)據(jù)等進行分析，掌握餐飲與安保服務(wù)數(shù)據(jù)方面的應(yīng)用特征，同時針對醫(yī)療后勤檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)進行交聯(lián)、互通處理，全面拓寬醫(yī)院后勤檔案數(shù)據(jù)管理覆蓋領(lǐng)域[4]。

2.4 加強檔案管理隊伍培訓(xùn)教育工作

信息化時代的全面到來，對醫(yī)院后勤檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，不僅需要熟練掌握醫(yī)院日常運行涉及的有關(guān)后勤工作，同時還需要全面掌握檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，并且還需要具備良好的信息素養(yǎng)，能夠有效操作各類信息化設(shè)備。這就需要醫(yī)院引起高度重視，結(jié)合后勤檔案管理隊伍實際情況，全面加強檔案管理隊伍培訓(xùn)教育工作。一方面，針對現(xiàn)有后勤檔案管理人員，醫(yī)院應(yīng)當積極引入多元化的培訓(xùn)教育模式，充分結(jié)合每個員工的實際情況，制定針對性、個性化的培訓(xùn)教育模式，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)當全面涵蓋醫(yī)院后勤檔案管理、信息建設(shè)、信息化設(shè)備操作等等，并定期進行檔案管理信息化發(fā)展動態(tài)的講解，致力于提升現(xiàn)有檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。另一方面，醫(yī)院應(yīng)當積極引入有關(guān)的專業(yè)人才，即圍繞醫(yī)院后勤檔案管理崗位實際，通過提升對應(yīng)的薪酬待遇、公平的晉升途徑，吸引更多的人才進入到后勤檔案管理崗位。

3 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院后勤檔案管理作為醫(yī)院后勤工作、醫(yī)院發(fā)展中不可或缺的一部分，能否加強醫(yī)院后勤檔案管理工作，對醫(yī)院發(fā)展的影響重大。這就需要我們正視當前醫(yī)院后勤檔案管理工作所暴露出來的問題，同時主動吸收借鑒有關(guān)的經(jīng)驗教訓(xùn)，通過建立健全醫(yī)院后勤檔案管理規(guī)章制度、加大醫(yī)院后勤檔案管理硬件投入力度、基于新興技術(shù)引入推進信息化建設(shè)以及加強檔案管理隊伍培訓(xùn)教育工作，為醫(yī)院發(fā)展保駕護航。

參考文獻

[1]尹科科.探析醫(yī)院后勤信息化工程管理的應(yīng)用與提升[J].中外企業(yè)家，2019（31）：51.

[2]王學廉.淺談醫(yī)院后勤設(shè)備檔案的建設(shè)和管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：163-164.

[3]王孝廉.試析大數(shù)據(jù)對當前醫(yī)院后勤檔案管理的作用[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018，15（08）：88-89.

[4]李靜，王艷君，趙振國.淺談中小型醫(yī)院后勤檔案管理中的問題與解決[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（17）：142-144.