探討現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決措施

摘 要：立足新時期，人事檔案在人才培養(yǎng)、人才開發(fā)、人才利用方面的作用不斷提升，人事檔案管理工作迎來新的變革并進入新的發(fā)展階段。因此，要以檔案事業(yè)發(fā)展方向為指引，結(jié)合當前人事檔案管理的實際情況，剖析現(xiàn)代人事檔案管理中存在的突出問題，進一步尋找解決措施，有效提升管理效益，為單位的發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：問題;現(xiàn)代;解決措施;管理;人事檔案

新時期，人事檔案管理工作應(yīng)當為社會人才流動提供更為準確、系統(tǒng)的信息資源，開辟全新的發(fā)展道路。過去一段時間內(nèi)，部分單位人事檔案管理工作尚未實現(xiàn)精細化、現(xiàn)代化以及專業(yè)化，管理質(zhì)量低下的問題突出，嚴重影響了后期檔案的使用以及服務(wù)。故此，本文將重點就人事檔案管理工作進行概述，探討現(xiàn)存的問題，結(jié)合相應(yīng)的理論提出建議，希望能夠系統(tǒng)性地為相關(guān)工作人員提供參考，實現(xiàn)人事檔案管理與現(xiàn)代化社會發(fā)展的融合。

1 人事檔案管理概述

人事檔案主要是人事信息以及個人基本信息的集合體，其以特定的形式存在，主要服務(wù)于人事工作[1]。人事檔案內(nèi)容眾多，主要涉及獎懲評定、晉升評價、單位變動、崗位變動、人事任免、社會關(guān)系以及其他方面，具有很強的人身附和性。相較于其他檔案管理工作，人事檔案管理有以下特點：一是私密性。人事檔案中許多內(nèi)容與社會個體的基本隱私息息相關(guān)。非因法定事由以及法定程序，任何單位、個人不得竊取并破壞人事檔案。二是價值突出。人事檔案通常服務(wù)于人事工作，會對人事工作造成重大的影響，價值重大。正是由于其價值突出，所以必須要對人事檔案進行科學(xué)管理，最大限度地保障其真實性和準確性。三是數(shù)量多、內(nèi)容龐大，管理難度大。由于人事檔案具有不可替代性，所以其會隨著人口的增加而增加。同時，隨著時間的推移，人事檔案中的內(nèi)容也會更加豐富。因此，相較于其他檔案管理工作而言，人事檔案管理工作更為復(fù)雜，需要耗費更多的人力、物力以及財力資源。

2 現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題

1）人事檔案管理信息化建設(shè)滯后?，F(xiàn)階段，部分單位人事檔案管理工作缺乏特色化和信息化，難以實現(xiàn)對人事檔案的高效利用。一是數(shù)字人事檔案備份工作存在漏洞，習(xí)慣于通過U盤、硬盤等電子媒介對數(shù)字人事檔案進行保管。一旦U盤以及硬盤被非法加密或者破壞，則會導(dǎo)致線上的人事檔案管理工作陷入癱瘓[2]。二是大數(shù)據(jù)技術(shù)與人事檔案管理的融合程度不高，尚未將其應(yīng)用至檔案數(shù)據(jù)庫、檔案專題建設(shè)領(lǐng)域，不利于后期的檢索與開發(fā)工作。三是人事檔案安全管理工作薄弱，檔案管理系統(tǒng)存在一定的安全隱患，容易受到非法病毒的入侵。

2）專業(yè)管理人才匱乏。時代不斷前進，人事檔案管理人員面臨的環(huán)境不斷改變，一旦自身欠缺某一領(lǐng)域的專業(yè)知識，則很難緊跟時代潮流?？傮w而言，我國人事檔案管理人才匱乏，難以實現(xiàn)精細化、現(xiàn)代化的管理目標。之所以出現(xiàn)這種原因，一是因為部分檔案管理人員自主學(xué)習(xí)的能力和意識較弱，沒有及時更新自身知識體系以及優(yōu)化自身技能結(jié)構(gòu)，仍然習(xí)慣于采取傳統(tǒng)的管理模式。二是因為部分單位人才培訓(xùn)工作薄弱，沒有重點圍繞當前檔案管理隊伍的現(xiàn)狀以及檔案事業(yè)發(fā)展趨勢來開展培訓(xùn)工作。一方面，部分單位存在“輕實踐演練，重理論教學(xué)”的問題，檔案管理人員參與意識不強，應(yīng)用能力不高。另一方面，部分單位培訓(xùn)模式單一，缺乏開放化、現(xiàn)代化的培訓(xùn)體系。

3）人事檔案管理體制機制存在問題。人事檔案管理體制機制的漏洞在很大程度上影響了單位人事檔案管理工作常態(tài)化、科學(xué)化以及規(guī)范化發(fā)展，難以實現(xiàn)高標準、嚴要求的基本目標[3]。一是沒有及時根據(jù)人事檔案管理工作的變化對相關(guān)的規(guī)章制度以及細則進行補充和修訂，影響人事檔案資料的管理與收集。二是人事檔案材料建檔流程、歸檔流程、盤點流程、查詢借閱流程過于寬泛，不利于人事檔案信息資料的收集、傳輸與利用。三是績效考核指標不完善，沒有突出人事檔案規(guī)范化管理的重要性，無法準確評價人事檔案管理人員的工作業(yè)績。四是電子檔案管理機制缺失，沒有具體參照的標準，影響人事檔案數(shù)字化的進程。

3 現(xiàn)代人事檔案管理問題的解決措施

1）深入推進信息化建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的目標。為了更好地保障人事檔案的完整性、安全性和真實性，單位要深入推進信息化建設(shè)，將信息技術(shù)這一有力抓手融入到人事檔案管理的各個領(lǐng)域。一是要做好人事檔案備份工作，應(yīng)用阿里云、百度云、騰訊云對人事檔案進行長期保存。同時，可以進一步探索云終端與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的同步，減少備份的中間環(huán)節(jié)，實現(xiàn)數(shù)字人事檔案的自動備份。通過該種方式，即使硬盤或者計算機損毀后導(dǎo)致數(shù)字人事檔案丟失，也可盡快的對數(shù)字人事檔案進行下載。二是要做好大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用工作，依托于該項技術(shù)來搭建相關(guān)的人事檔案數(shù)據(jù)庫，開展人事檔案專題建設(shè)工作。三是要做好人事檔案安全管理工作，對人事檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)字加密，確保人事檔案的價值。

2）打造專業(yè)管理人才隊伍，夯實管理基礎(chǔ)。人才是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心。一方面，人事檔案管理人員要具有憂患意識、責任意識和創(chuàng)新意識，結(jié)合自身工作短板來提升自我，不斷自主學(xué)習(xí)最新的檔案管理技能，實現(xiàn)自身的職業(yè)價值。另一方面，單位要健全培訓(xùn)機制，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，不斷增強人事檔案管理人員的信息整合能力、歸檔能力、鑒定能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力，實現(xiàn)對人事檔案的高效率管理。同時，單位可以創(chuàng)新模式，探索構(gòu)建開放化、現(xiàn)代化的人才培訓(xùn)體系，加強與檔案館、檔案局、高校等部門的聯(lián)系，打造“人才共育”以及“人才定向培養(yǎng)”機制。單位也可以邀請相關(guān)專家開設(shè)以“現(xiàn)代人事檔案管理與創(chuàng)新”為主題的培訓(xùn)活動和講座，拓寬人事檔案管理人員的視野。

3）優(yōu)化人事檔案管理的體制機制。為了更好地推動人事檔案管理工作朝著精細化的方向發(fā)展，單位有必要優(yōu)化人事檔案管理體制機制，明確發(fā)展規(guī)劃，合理配置各項資源。一是要及時根據(jù)人事檔案管理工作的變化以及形勢的變化對相關(guān)的規(guī)章制度以及細則進行補充和修訂，用制度來約束、指引并規(guī)范員工的行為，實現(xiàn)科學(xué)收集與高效管理。二是要理清檔案材料建檔流程、歸檔流程、盤點流程、查詢借閱流程，并在各個流程設(shè)置相應(yīng)的責任人員，確保各個流程之間能夠有效銜接。三是完善績效考核指標，突出檔案規(guī)范管理在績效考核中的重要性，強化檔案管理人員規(guī)范意識。四是建立電子檔案管理機制，明確不同類型數(shù)字檔案的處理標準，便于后期對檔案資源進行利用與開發(fā)。

4 結(jié)束語

綜上所述，為了迎合檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，走出一條特色化、創(chuàng)新化以及科學(xué)化的發(fā)展道路，單位必須要改革人事檔案管理工作的內(nèi)容，創(chuàng)新人事檔案管理的體制機制，不斷加強實踐管理能力。一是要深入推進信息化建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的目標;二是要打造專業(yè)管理人才隊伍，夯實管理基礎(chǔ);三是要優(yōu)化人事檔案管理的體制機制。除此之外，各個單位也可以結(jié)合自身單位的具體實際，從其他角度來優(yōu)化人事檔案管理內(nèi)容，創(chuàng)新人事檔案管理模式。但需要注意的是，無論采取何種方式對人事檔案進行管理，確保其真實性、可靠性、準確性以及完整性是一項最為基本的準則。

參考文獻;

[1]張艷歌.人事檔案管理的創(chuàng)新性研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：162.

[2]康昆展.事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：91.

[3]邱瑩.人事檔案材料的收集與整理研究[J].傳播力研究，2019，3（30）：246.

作者簡介

徐紓（1978-），女，江蘇省南京人，本科，畢業(yè)于江蘇省委黨校，助理管理員，研究方向：檔案管理。