對事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理的研究

傅琛 鄭愛芳

摘 要：在事業(yè)單位運(yùn)行期間，檔案管理起著決定性的作用。新時(shí)代背景下的事業(yè)單位檔案管理工作逐漸達(dá)到了辦公自動(dòng)化的目標(biāo)，全部的檔案均是借助計(jì)算機(jī)形成電子文件的，然后經(jīng)過規(guī)范性的處理，制作成電子檔案，其中電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方式相比較來看有著極高的優(yōu)勢。以往傳統(tǒng)檔案管理是以手工操作和整理的方式為主來整合信息的，電子類型的檔案處理效率更高一些，查詢起來非常的方便，有利于更好的開發(fā)和使用檔案。在本篇文章中重點(diǎn)研究了事業(yè)單位檔案管理期間的電子檔案管理情況，提出了相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案管理現(xiàn)狀;完善措施

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和改進(jìn)，電子技術(shù)被廣泛應(yīng)用到了我國各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)，特別是檔案管理環(huán)節(jié)，更離不開電子技術(shù)的幫助。在事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)施期間，必須滿足新形勢下提出的各方面要求，制定創(chuàng)新型的電子檔案管理模式，借助完善的對策來解決各項(xiàng)不足之處，以此達(dá)到檔案管理工作高效率開展的目的。

1 事業(yè)單位電子檔案的作用

1.1 有利于進(jìn)一步提升檔案管理工作效率

電子檔案方式是以往傳統(tǒng)檔案管理工作模式無法比擬的，這是因?yàn)樵擁?xiàng)模式在不需要較多人力的支持下便可以整理檔案，也不需要將其專門儲(chǔ)存在檔案管理室中，并且對溫度進(jìn)行控制，對于以往傳統(tǒng)的檔案管理方式來講，一般是采取人工模式進(jìn)行檢驗(yàn)的，而信息化檔案管理模式消耗的人力和成本不多，可以高效率的利用和儲(chǔ)存檔案，從一定程度上降低了檔案丟失或者不完善現(xiàn)象的發(fā)生。除此之外，信息化檔案模式還可以經(jīng)由電子化模式保存，所以不需要額外構(gòu)建有關(guān)的檔案儲(chǔ)存室，而且儲(chǔ)存條件非常安全。

1.2 為查詢信息提供了極高的便利

當(dāng)前階段，在完成檔案信息錄入工作以后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)會(huì)從檔案信息的關(guān)鍵詞語入手，采取目錄形式將其呈現(xiàn)到檔案管理平臺(tái)內(nèi)，當(dāng)應(yīng)用某項(xiàng)檔案的時(shí)候，只需要將關(guān)鍵詞輸入到檔案管理平臺(tái)內(nèi)即可，該項(xiàng)系統(tǒng)能夠處于較短時(shí)間內(nèi)為用戶提供諸多的檔案內(nèi)容，按照用戶的檢索習(xí)慣提供準(zhǔn)確的信息。從中看出，電子檔案查閱有著極高的優(yōu)勢，除了表現(xiàn)為具備快捷性特點(diǎn)之外，同時(shí)還能夠突破以往傳統(tǒng)檔案查詢的局限性，無論是處于何種時(shí)間點(diǎn)，都可以有效的查詢檔案信息。當(dāng)條件允許的現(xiàn)狀下，事業(yè)單位在運(yùn)行期間還可以引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過該項(xiàng)技術(shù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的分析效果，從而為用戶提供高質(zhì)量的查詢依據(jù)。

2 對于電子檔案管理現(xiàn)狀的分析

2.1 沒有規(guī)范性的對檔案進(jìn)行管理

一般來講，檔案有著較長的使用時(shí)間，管理人員慢慢形成了保存紙質(zhì)檔案的理念，再加上電子檔案出現(xiàn)時(shí)間較短，使用時(shí)間不長，因此檔案人員只需要將信息錄入到系統(tǒng)便可以的，完全不重視對電子檔案各方面的管理，比如U盤、移動(dòng)硬盤和光盤等，也沒有做好相關(guān)的備份工作，隨便擱置，使得設(shè)備丟失，檔案不完善。從技術(shù)上來看，也沒有應(yīng)用相關(guān)的防復(fù)制技術(shù)，難以確保檔案的完善性和安全性，而且管理人員對文件備份提出的要求不高，根本沒有結(jié)合實(shí)際情況來制定有關(guān)備份文件和備份應(yīng)用的設(shè)備，這從很大方面增加了工作的難度，致使電子檔案備份管理過于混亂。

2.2 電子管理程度有待加強(qiáng)

在新形勢背景下，電子技術(shù)得到了一定的創(chuàng)新，其為我國諸多領(lǐng)域帶來了良好的發(fā)展機(jī)遇。當(dāng)前階段，對于事業(yè)單位檔案管理工作人員來講，也需要明確了解到電子技術(shù)產(chǎn)生的作用，構(gòu)建創(chuàng)新型電子檔案管理工作模式，進(jìn)一步提升執(zhí)行新的檔案管理效率，不過從實(shí)際情況來看，事業(yè)單位電子檔案管理期間還存在著水平不高，技能較低等現(xiàn)象，有的單位依舊應(yīng)用以往單一的檔案，消耗的人力物力和財(cái)力諸多，完全不利于提升檔案管理工作質(zhì)量。有的事業(yè)單位雖然已經(jīng)引進(jìn)了電子技術(shù)，實(shí)施了電子檔案管理工作，可是電子檔案管理人員信息素質(zhì)有待增強(qiáng)，電子技術(shù)使用不到位，難以將電子檔案管理工作的優(yōu)勢和效果體現(xiàn)出來，最終阻礙了事業(yè)單位電子檔案管理工作的進(jìn)一步實(shí)施。

2.3 信息安全性不足

在事業(yè)單位借助電子技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理工作的時(shí)候，還存在著較多的信息安全方面的問題。雖然科學(xué)技術(shù)能夠?yàn)槿祟悗碇T多的方便，可是也使人們面臨著較高的風(fēng)險(xiǎn)，基于此，就要求事業(yè)單位電子檔案人員必須加大對信息安全的重視程度，從根本上降低信息泄露問題的出現(xiàn)概率。從當(dāng)前情況來看，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)漏洞較多，網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)普遍存在，當(dāng)借助移動(dòng)硬盤等載體對檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存的時(shí)候，檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)性是極高的，存在著泄露的可能性。而且電腦硬件和軟件故障出現(xiàn)概率極高，容易受到黑客入侵，這些均加劇了電子檔案信息管理隱患的發(fā)生。

3 強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理工作的完善對策

3.1 制定完善的電子檔案管理體系

要想提升電子檔案管理效率，就需要制定完善的電子檔案管理體系，規(guī)范性和高效率的進(jìn)行管理。當(dāng)前階段，我國事業(yè)單位雖然已經(jīng)構(gòu)建了電子檔案體系，可是因?yàn)槿鄙傧嚓P(guān)的管理制度，因此使得電子檔案管理較為混亂，各部門的電子檔案信息根本無法集中調(diào)閱，電子檔案流通困難，從中看出，健全完善的電子檔案管理制度是很有必要的，其是提升電子檔案效率，將電子檔案效果全面發(fā)揮出來的根本。制定的電子檔案管理規(guī)章制度主要包含了電子檔案文件制作審核和儲(chǔ)存等多方面，事業(yè)單位還可以以職能和檔案特征為主，適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行補(bǔ)充和改進(jìn)。

3.2 提高電子管理效率和水平，加大對信息安全的防護(hù)力度

其一，在事業(yè)單位賬號(hào)管理期間，電子檔案管理是一項(xiàng)主流發(fā)展趨勢。當(dāng)前階段，單位需要借助電子技術(shù)對檔案管理體系進(jìn)行改進(jìn)和完善，加大對各項(xiàng)工作的重視程度，全面引進(jìn)新型技術(shù)，在平時(shí)的檔案管理期間，為電子檔案管理提供充足的資金和有力的條件，將部分資金應(yīng)用于電子檔案工作管理技術(shù)創(chuàng)新和設(shè)備改進(jìn)的方面，從根本上提高檔案管理工作效率和管理質(zhì)量。

其二，構(gòu)建相關(guān)的電子檔案管理模式，加大對檔案信息的安全防護(hù)力度，定期對電子檔案管理設(shè)備進(jìn)行升級(jí)和改善，全面解決存在的漏洞和病毒，設(shè)置電子檔案，管理防火墻系統(tǒng)，引進(jìn)各種新型的安全防護(hù)軟件，做好電子檔案管理系統(tǒng)的安全檢驗(yàn)和防護(hù)工作。其次，事業(yè)單位還需要對電子檔案管理設(shè)備周圍的環(huán)境進(jìn)行檢查，需要明確注意的一方面是，設(shè)備必須遠(yuǎn)離易燃易爆物品，確保電子檔案管理工作的安全性，除此之外，必須增強(qiáng)電子檔案管理人員的安全意識(shí)，提前制定出有關(guān)的應(yīng)急處理方案，以便問題發(fā)生之后及時(shí)解決。

3.3 提升管理人員負(fù)責(zé)和工作技能

在事業(yè)單位檔案管理期間，應(yīng)當(dāng)采取強(qiáng)化人員培訓(xùn)和制定考核體系的方式來進(jìn)一步提升檔案管理人員的素質(zhì)和技能，為后期電子檔案管理工作高效率實(shí)施提供良好的幫助，比如事業(yè)單位定期對檔案管理人員技能進(jìn)行培訓(xùn)，要求其全面掌握充足的知識(shí)點(diǎn)和豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，落實(shí)考核體系，針對管理人員工作期間的表現(xiàn)，需要進(jìn)行合理的評價(jià)，將成績列入績效內(nèi)，這種方式可以激發(fā)管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理人員管理水平的提高。

4 結(jié)語

從以上論述來看，在事業(yè)單位運(yùn)行期間，電子檔案管理工作的全面實(shí)施，進(jìn)一步提升了事業(yè)單位的服務(wù)水平和效率，為事業(yè)單位檔案管理的高質(zhì)量開展提供了良好的依據(jù)，所以事業(yè)單位工作人員必須全面探究電子檔案管理存在的不足之處，結(jié)合實(shí)際情況提出完善的應(yīng)對措施，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的良好運(yùn)行。

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