信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理模式的轉(zhuǎn)變與應(yīng)對(duì)策略

摘 要：隨著信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，盤活醫(yī)院檔案資源，全面提升醫(yī)院檔案活力，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化;信息化;醫(yī)院檔案管理模式

醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展歷程，為醫(yī)院的發(fā)展提供著重要的參考價(jià)值，尤其是信息化時(shí)代，檔案的存儲(chǔ)方式和載體都有了深刻的變革，對(duì)醫(yī)院檔案工作就產(chǎn)生了重要的影響。因此，在信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)，積極應(yīng)變，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，是整個(gè)醫(yī)療行業(yè)必須面臨的重點(diǎn)問題。本文主要著眼于信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案管理模式如何實(shí)現(xiàn)有效的轉(zhuǎn)變與應(yīng)對(duì)，進(jìn)而可以提升效率，服務(wù)于醫(yī)療發(fā)展。

1 醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題

當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院檔案主要分為文書檔案、病歷檔案、人事檔案三大部分，管理模式上，大部分醫(yī)院都選擇把不同的檔案歸入相應(yīng)的科室，由其對(duì)檔案進(jìn)行管理，比如文書檔案一般歸入辦公室、人事檔案歸入人事部門，病例檔案則歸入醫(yī)務(wù)科病案室，還有一些醫(yī)學(xué)影響檔案則會(huì)歸醫(yī)技科室自己管理，而在管理上也多以人工為主。這種管理狀況，不僅使醫(yī)院檔案不集中，檔案機(jī)構(gòu)重疊，也由于沒有專業(yè)、專職的檔案人員，使得醫(yī)院檔案管理不規(guī)范，導(dǎo)致多部門“各自為政”也會(huì)導(dǎo)致檔案歸屬權(quán)責(zé)不清的局面。同時(shí)，許多醫(yī)院因?yàn)橐?guī)模大小、節(jié)約成本或者安全因素等考量，很少會(huì)重視醫(yī)院檔案管理。以筆者所在的合肥市第四人民醫(yī)院為例，作為三級(jí)甲等精神?？漆t(yī)院，資金較弱，檔案水平較落后，檔案管理人員也基本是兼職，院內(nèi)檔案仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存為主，檔案管理采用傳統(tǒng)的人工管理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案信息化基礎(chǔ)比較薄弱。但是，隨著醫(yī)院的發(fā)展，院內(nèi)門診量增加，醫(yī)院業(yè)務(wù)不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的需要，信息化時(shí)代背景下，以創(chuàng)新的手段對(duì)醫(yī)院檔案管理模式進(jìn)行變革，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。

2 信息化背景下醫(yī)院檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

醫(yī)院檔案信息化并不僅僅只是依靠信息化醫(yī)療設(shè)備，建立檔案信息系統(tǒng)那么簡(jiǎn)單。信息化既給醫(yī)院檔案管理信息化帶來(lái)了機(jī)遇也同樣面臨著考驗(yàn)。

在信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案迎來(lái)發(fā)展機(jī)遇，主要表現(xiàn)在這幾個(gè)方面。首先，提升檔案的使用效率。信息化時(shí)代，醫(yī)院紙質(zhì)檔案可以實(shí)現(xiàn)電子化，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案只需要存儲(chǔ)于電腦空間中，當(dāng)需要尋找某份檔案時(shí)，可以運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢，從而在提高檔案的利用效率，節(jié)省人力，快速發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值。其次，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的進(jìn)步。信息化技術(shù)走進(jìn)醫(yī)院檔案管理中，為醫(yī)院提供了更多可選擇的、更加有效的管理手段，在某種程度上也改進(jìn)了醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。最后，信息化技術(shù)的應(yīng)用也有利于檔案信息資源間的共享。信息化的應(yīng)用，可以讓醫(yī)院檔案與外界檔案之間的信息進(jìn)行整合，形成一個(gè)全新的信息共享空間，讓各類信息有效連接起來(lái)，為醫(yī)院臨床診療、管理工作的開展提供強(qiáng)有力的信息支持，也有利于提升醫(yī)院整體的醫(yī)療水平和管理能力。

另一方面，信息化時(shí)代也為醫(yī)院檔案管理帶來(lái)了一些新的挑戰(zhàn)。一是檔案管理理念的更新。有些醫(yī)院由于各種因素的制約，相關(guān)檔案管理科室短時(shí)間內(nèi)很難接受新思想、新方法，對(duì)信息化的出現(xiàn)及應(yīng)用可能會(huì)存在不信任甚至排斥心理。二是檔案信息化管理能力方面存在不足。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化要求醫(yī)院檔案管理人員不僅要具有信息識(shí)別和數(shù)據(jù)分析的能力，還需要通過(guò)掌握人工智能，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)搜集和整理，因此檔案信息化對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)能力有著較高的要求。三是信息安全與防護(hù)。信息化帶來(lái)了醫(yī)院檔案的便利與高效，但是因?yàn)樾畔⒒奶匦砸部赡茚t(yī)院檔案信息被不法分子盜取的風(fēng)險(xiǎn)，特別是機(jī)密檔案的保存要格外加以重視，一旦被泄露或者盜用，就可能會(huì)造成難以估計(jì)的損失。

3 信息化背景下醫(yī)院檔案管理模式的變革

通過(guò)以上分析，對(duì)信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，既要勇敢抓住，又要積極應(yīng)對(duì)。

1）整合資源，加強(qiáng)醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理和領(lǐng)導(dǎo)。首先，要將檔案資源整合，統(tǒng)一管理，高效維護(hù)醫(yī)院檔案的完整性和安全性，促進(jìn)各方面的應(yīng)用，也便于后續(xù)的檔案整理、歸類工作。其次，要完善醫(yī)院檔案管理制度，將不同部門、科室形成的檔案匯總、搜集，從而實(shí)現(xiàn)集中、規(guī)范的管理。比如病歷檔案，它是醫(yī)院檔案的重要組成部分，具有數(shù)量多、產(chǎn)生速度快的特點(diǎn)，在處理醫(yī)患關(guān)系時(shí)有著舉足輕重的法律效力，是各方合法權(quán)益的重要保障，關(guān)系到醫(yī)患雙方的切身利益。在各種社會(huì)、醫(yī)療保險(xiǎn)以及事故理賠中的利用率越來(lái)越高，因此，醫(yī)院檔案因其特殊性更應(yīng)該加強(qiáng)管理，助推醫(yī)院檔案信息化的加速進(jìn)程。

2）解放思想，建立現(xiàn)代化的檔案管理理念。在推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要全面樹立信息化時(shí)代信息管理理念，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，構(gòu)建起與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的檔案信息化體系。尤其要重視的是，信息化時(shí)代在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中要在統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，可以多措并舉實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的可視化分析、可預(yù)測(cè)分析、數(shù)據(jù)挖掘以及語(yǔ)義引擎等，通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的自動(dòng)搜集、整理、分析、存儲(chǔ)和利用，逐漸形成一個(gè)科學(xué)合理的檔案信息化體系。同時(shí)，要積極打破“檔案孤島”，將醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合、促進(jìn)融合，更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案系統(tǒng)的維護(hù)和管理。

3）加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。緊隨發(fā)展腳步，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入和引進(jìn)，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而順利地開展檔案信息化管理工作。在實(shí)際的工作中，醫(yī)院可以根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力，配置一些重要的設(shè)備，比如刻錄機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備、音視頻數(shù)字化設(shè)備等，從根本上提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平。同時(shí)，還要重視檔案信息系統(tǒng)的安全性，積極構(gòu)建嚴(yán)格的檔案信息化安全防護(hù)體系。加大對(duì)檔案信息的保護(hù)，強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)的使用權(quán)限，建立醫(yī)院檔案信息查找與使用的識(shí)別及退出機(jī)制，讓醫(yī)院檔案信息可以實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的安全使用跟蹤與評(píng)估，避免檔案信息發(fā)生泄露和濫用，充分確保數(shù)據(jù)安全。

4）重視人才培養(yǎng)，建立專業(yè)化的人才隊(duì)伍。信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理不僅需要對(duì)檔案專業(yè)熟悉，而且也需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)因?yàn)樾枰^高的專業(yè)技術(shù)水平，這也就更要求醫(yī)院在對(duì)人才培養(yǎng)上下功夫，要注重對(duì)醫(yī)院檔案人員的專業(yè)性技能培訓(xùn)。因此，在對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)上，不僅要注重專業(yè)技能的培訓(xùn)，更要重視豐富醫(yī)院檔案人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和信息化處理能力，全面提升醫(yī)院檔案信息化管理的素質(zhì)能力。

信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，統(tǒng)一管理，轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，更新基礎(chǔ)設(shè)施，完善人員結(jié)構(gòu)才能深入變革檔案管理模式，盤活醫(yī)院檔案資源，提高醫(yī)院信息利用效率，促進(jìn)醫(yī)院健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，更加便利地為廣大民眾服務(wù)，提高醫(yī)院的社會(huì)效益。

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作者簡(jiǎn)介

劉丹（1991-），女，漢族，安徽蚌埠，碩士研究生，安徽醫(yī)科大學(xué)附屬心理醫(yī)院，安徽省精神衛(wèi)生中心，合肥市第四人民醫(yī)院，研究方向：檔案管理。