工程檔案整理探討

摘 要：工程檔案因其專業(yè)性強，目前在管理上仍有一定難度。本文闡述了工程檔案的概念，介紹了工程檔案各類檔案的整理依據(jù)，重點論述了如何保證工程檔案的質量和進度，以及檔案管理人員如何在工程檔案整理中發(fā)揮積極作用等內容。

關鍵詞：工程檔案;整理;檔案質量和進度;檔案管理人員

1 工程檔案的概念

作為檔案人員，一定要正確理解檔案的定義。國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實施的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009），對“企業(yè)檔案”的術語定義是：“企業(yè)在研發(fā)、生產、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件”，而工程檔案是企業(yè)檔案之一。理解工程檔案的含義，應把握好幾點：一是檔案不能是各種文件材料雜亂無章的堆積，而是要經(jīng)過分類，按一定的規(guī)律和特點進行整理、保存。二是并不是所有的文件材料都具有保存價值，只有經(jīng)過價值鑒定，具有利用價值，能為以后的生產、研發(fā)等提供充分的業(yè)務證據(jù)和法律證據(jù)的文件，才能作為檔案加以保存。

2 工程檔案整理依據(jù)

檔案整理必須符合國家、行業(yè)及企業(yè)有關檔案的規(guī)范、規(guī)程、標準和制度，并能證明在整理過程中遵守了相關要求，而且遵守的規(guī)范、規(guī)程、標準和制度是有效的。

目前工程檔案整理依據(jù)主要有GB/T 11822《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、GB 10609.3《技術制圖----復制圖的折疊方法》、DL/T 5229《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》、DA/T28《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、GB/T 18894《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、GB/T 11821《照片檔案管理規(guī)范》、DA/T 50《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》等。上述規(guī)范有國家標準，也有行業(yè)標準，在檔案整理過程中如果發(fā)現(xiàn)標準有沖突，首先應遵守國家標準，然后才是行業(yè)標準。同時，帶“T”的標準，屬推薦性條文，并非強制性條文，在檔案工作參考使用，并非必須執(zhí)行。

項目建設單位應根據(jù)國家、行業(yè)的規(guī)程、規(guī)范、標準及上級主管部門的規(guī)章制度，根據(jù)本單位實際情況，制定符合本單位的工程檔案整理辦法，內容主要包括檔案的分類、管理職責、文件編制、竣工圖編制、案卷組卷等，以指導工程檔案的整理。而不同類型的工程，其檔案分類、歸檔范圍、保管期限及檔號編制原則也各不相同;不同工程的歸檔范圍、檔號編制原則可能也有所有同，所以項目建設單位還應根據(jù)不同類型的工程（如水電、風電、光伏發(fā)電項目），結合本工程項目實際分別制定不同的檔案分類、歸檔范圍、保管期限劃分表以及檔號編制原則。

3 如何保證工程檔案的整理質量和進度

項目檔案專項驗收是項目竣工驗收項目之一，國家、行業(yè)的規(guī)范、規(guī)程、標準對檔案專項驗收、竣工驗收時限都有明確要求，要求工程竣工驗收前必須完成檔案專項驗收。大部分企業(yè)在項目前期并不重視，未按“三納入”“四同時”開展檔案工作，通常是在工程完工后，在工程竣工驗收前才開始重視，才急急忙忙組織人員進行檔案整理、歸檔，這往往也會造成不能保證在規(guī)定時限內完成檔案的整理、移交，或整理、歸檔的檔案質量較差，達不到檔案驗收標準。由于項目檔案管理未做到與項目建設同步開展，在工程完工后開始整理檔案時，往往會發(fā)現(xiàn)許多問題，如發(fā)現(xiàn)應歸檔文件填寫、簽字、蓋章不全，文件缺損、污損、收集不全等，檔案人員不得不進行大量的糾錯和補漏，甚至有時出現(xiàn)拿著文件滿天飛找人簽字、補做文件等現(xiàn)象，甚至有些文件根本無法補救，從而造成重要文件的缺失;如發(fā)現(xiàn)檔案人員業(yè)務水平低，檔案管理制度不完善，檔案整理不知從何下手，整理出錯率大，反復返工等，甚至因整理不當造成檔案損毀，嚴重影響檔案整理進度和歸檔質量，給企業(yè)造成不可挽回的經(jīng)濟損失。

因此，為了確保按時完成檔案歸檔，保證工程檔案整理質量，項目建設單位必須做到檔案管理與工程建設同步，在工程開工建設的同時，將檔案管理納入項目管理。檔案管理與工程建設同步，也就是在工程建設過程中，項目建設單位也應同步啟動檔案管理相關工作，如成立檔案管理組織機構，完成檔案整理辦法的編寫、發(fā)布，制定檔案分類、歸檔范圍與保管期限表、制定統(tǒng)一的檔案各類表單，建立檔案管理網(wǎng)絡，要求相關部門及各參建單位都應安排專人對工程文件進行收集，統(tǒng)一保管，并鑒定文件的質量，對文件齊全性進行檢查，對收集到的文件按一定規(guī)律進行排序，分類存放，保證工程完工后文件已完成文件鑒定、分類工作，即已完成工程檔案的初步整理，后續(xù)只需要對應歸檔的文件進行再檢查，按檔案整理要求進行目錄錄入、制作封皮、案脊、備考表等，這樣可大大提高檔案的整理進度和質量，確保在規(guī)定時限內完成檔案整理和驗收工作。

要提高檔案質量和檔案整理進度，項目建設單位還應加強檔案的過程檢查和業(yè)務指導。項目建設單位檔案管理人員應定期組織有項目建設單位相關部門、各參建單位檔案人員參加的檔案檢查活動，內容包括：檢查文件收集是否正確，有無將不應歸檔的文件歸檔，文件的質量是否符合要求，有無破損、無簽字蓋單、填寫不全等情況，文件是否齊全，有無缺漏，文件的排列是否正確，有無把應聯(lián)系在一起的文件放在一起，分類是否正確，并指導正確使用檔案整理所用的各類電子表格，確保檔案整理統(tǒng)一、規(guī)范。開展檔案定期檢查活動，既是對文件收集的過程檢查，也是對各部門、各參建單位檔案整理人員的一次業(yè)務指導，能逐步提高檔案整理人員的業(yè)務水平，提高檔案整理質量和整理效率。

4 檔案管理人員在工程檔案整理中發(fā)揮的積極作用

檔案管理也就是人員對檔案的管理，因此檔案人員在工程檔案整理中起著至關重要的作。而事實上，許多項目建設，一般設計單位、監(jiān)理單位、施工單位未配置專職檔案管理人員，各參建單位對檔案的認識不夠，檔案管理工作定位比較低，崗位工作被認定為是一個并不重要的一般事務性工作，只是簡單的資料發(fā)送、接收、保管。而實際上，檔案整理，特別是工程檔案整理是一項復雜且專業(yè)性很強的工作，工程檔案管理人員，既應具備檔案專業(yè)知識，也應具有工程方面的知識，應清楚該項目會產生哪些工程文件，文件產生的先后順序，相互之間有什么聯(lián)系等，否則無法保證檔案歸檔齊全性，和保證文件的有機聯(lián)系等檔案屬性。特別是項目建設單位的檔案管理人員，其不僅是檔案整理者，也是一個項目檔案整理的直接組織者，應負責在項目開工后建章立制，編制科學的、有指導性的檔案整理辦法，編制工程分類、保管期限表，建立包括公司各部門、各參建單位在內的檔案管理體系，并對公司各部門、各參建單位檔案人員進行業(yè)務培訓，并在項目建設過程中，加強檔案整理過程檢查和指導，使公司各部門、各參建單位檔案人員不斷提高業(yè)務水平，以滿足項目檔案的管理要求。當一個項目完成，公司各部門、各參建單位的檔案管理人員經(jīng)歷了一個建設期的培訓和業(yè)務指導，都清楚了解本部門、本單位工程文件的歸檔范圍、分類、文件排列順序，及各類檔案整理表格如何填寫等，能在最短時間內完成屬于自己責任范圍內的檔案整理、移交工作。所以說，在一個項目中，各級檔案員業(yè)務水平的高低決定著項目檔案整理的質量，起著至關重要的作用，特別是項目建設單位的檔案管理人員，是該項目的檔案整理的靈魂，是檔案整理、快速完成檔案專項驗收的最主要推動者，在該項目的檔案整理中起著最至關重要的作用，而項目建設其他部門、各參建單位的檔案人員也起到不同程度的作用。總的來說，要保證一個項目的檔案及時歸檔，項目建設單位的檔案管理人員業(yè)務水平一定要高，其不僅熟悉檔案業(yè)務，還應有一定工程管理能力，能指導公司各部門、各參建單位開展檔案管理工作;公司各部門、各參建單位的檔案管理人員要相對穩(wěn)定，確保檔案人員能不斷地接受培訓和業(yè)務指導，最后都能滿足檔案整理需要的業(yè)務水平。

5 結語

工程檔案相對于其他類型的檔案來說，具有更加復雜、專業(yè)性更強的特點，并需要通過與其工程規(guī)模相對應的檔案部門組織的專項驗收。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和政治體制的變化，工程檔案已被列為企業(yè)資產范疇，其歸檔進度和質量越來越被企業(yè)重視，探討如何加快工程檔案整理進度和保證工程檔案質量在現(xiàn)時有其積極意義。

參考文獻

[1]《中央企業(yè)檔案職業(yè)技能競賽培訓教材 工作理論與務實讀本》中央企業(yè)檔案職業(yè)技能競賽培訓教材編寫組 2015

[2]王黎平.電力檔案標準化管理實施指南[M].中國水利水電出版社，2012.

作者簡介

李文杏（1973-），女，廣東高州人，高級工程師，從事檔案管理工作。