醫(yī)院文書檔案管理存在的問題及對策

路艷艷

摘 要：此文詳細分析了目前醫(yī)院文書檔案管理中具有的問題，并提出了相應的處理措施。

關鍵詞：醫(yī)院文書;檔案管理;問題;對策

醫(yī)院文書檔案是指在醫(yī)院日常行政管理中形成的具有保存價值的文字、圖片、錄像等不同載體的記錄信息，反映醫(yī)院人力資源管理、基礎設施建設、財務等方面的相關材料。醫(yī)院文書檔案管理涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔，以及后期的查詢利用等一系列內(nèi)容，做好醫(yī)院文書檔案管理對提升醫(yī)院行政管理水平、展示醫(yī)院良好形象等具有積極的現(xiàn)實意義。

1 醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

1）檔案管理制度完善度不高。我國《檔案法》中明確提出，檔案要由本單位中的檔案部門進行統(tǒng)一化管理，但是對于醫(yī)院來講，受到歷史發(fā)展等因素的影響，使得在各項業(yè)務開展中所形成的檔案主要以各部門分散管理為主，而醫(yī)院中的檔案管理室更多的是保存醫(yī)院中的文書檔案，這樣也就出現(xiàn)了醫(yī)院文書檔案管理制度不到位等問題。其次，在一些醫(yī)院中并沒有落實統(tǒng)一的標準與保管制度，在管理質(zhì)量上表現(xiàn)出了參差不齊的現(xiàn)象，不僅降低了檔案的使用率，同時也導致工作銜接度不高，影響到了醫(yī)院的發(fā)展[1]。

2）管理職責明確度不高。由于檔案管理工作涉及面相對廣泛，因此在各部門工作中都會產(chǎn)生出一定量的檔案，但并非只有醫(yī)院中的綜合檔案部門需要進行檔案管理，而是要求各部門都要參與到文書檔案管理中去。目前一些醫(yī)院中的綜合檔案管理工作人員在工作中難以與其他部門中的檔案人員進行配合，不僅降低了工作質(zhì)量，同時也出現(xiàn)了職責劃分不準確等問題。加之在一些部門中由于工作人員注重自身工作便捷性，在工作中存在著檔案管理隨意性較大等問題，尤其是對于一些具有實際價值的文件常常難以及時送入到檔案室中，造成了文書檔案出現(xiàn)了完整度不足等問題。

3）工作人員專業(yè)性不高。在醫(yī)院中開展檔案管理工作的人員必須要嚴格按照所設計的標準與規(guī)范進行管理，確保文書檔案信息的完整性與安全性。但是在一些醫(yī)院中雖然對檔案管理工作人員進行了專業(yè)化的培訓，但是對于其他部門的文書檔案管理人員來說，卻很少進行管理培訓，造成了其專業(yè)知識與技能嚴重不足，法律法規(guī)意識不強，尤其是對于一些醫(yī)院中的管理者來講，并沒有認識到文書檔案的重要性，這樣也就造成了檔案管理質(zhì)量不高，甚至出現(xiàn)一些材料隨意堆放的現(xiàn)象，從而也就影響到了后期的使用。在一些醫(yī)院中還存在著檔案管理人員主要以兼職人員為主，而這些兼職人員卻并沒有經(jīng)過專業(yè)化的培訓，在人員配備上表現(xiàn)出了隨意性較大的現(xiàn)象，不僅加大了工作流動性，同時也影響到了文書檔案管理工作的正常開展[2]。

2 提高醫(yī)院文書檔案管理效果的措施

1）完善規(guī)章制度。醫(yī)院想要實現(xiàn)長遠的發(fā)展目標，就要堅持從我國現(xiàn)行的相關法律法規(guī)出發(fā)，實現(xiàn)科學化管理目標，建立完善的管理制度，確保管理工作的有序開展。通過對工作實際情況進行分析，在完善檔案管理規(guī)章制度的基礎上來保證各項工作順利開展。醫(yī)院中的管理者也要清楚認識到文書檔案管理工作的重要性，給予一定的支持與幫助。在具體工作中不僅要規(guī)范病案記錄與護理日記等，同時也要完善其他制度，實現(xiàn)有序可查、開發(fā)利用的發(fā)展目標?？梢哉f現(xiàn)階段醫(yī)院文書檔案管理在規(guī)章制度上還處于逐漸完善的階段，所以就要加大貫徹執(zhí)行力度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理格局，在實現(xiàn)集中統(tǒng)一化管理的基礎上實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標。

2）做好獎懲工作。醫(yī)院在工作中要提升對文書檔案管理工作的領導能力，確保各項制度能夠全面落實到各個環(huán)節(jié)中。因此在醫(yī)院中就要從頂層設計出發(fā)，利用檔案管理來完善醫(yī)院管理工作，同時還要結(jié)合具體管理活動加大研究力度，將具體責任與目標落實到管理中去，實現(xiàn)科學化考核與研究，保證檔案歸檔工作的完整性。其次要求醫(yī)院中要及時將文書檔案管理工作納入總體發(fā)展規(guī)劃中去，結(jié)合具體工作情況，制定出年度工作計劃，實現(xiàn)協(xié)調(diào)管理目標，保證工作的全面開展[3]。

3）打造專業(yè)化管理隊伍。在醫(yī)院文書檔案管理工作中就要從具體體系發(fā)展入手，建立專業(yè)化的管理團隊，確保專職人員與兼職人員比例的合理性，從而提高文書檔案管理效果。因此醫(yī)院中的管理者要做好人才引進工作，打造出專業(yè)化的隊伍，提高工作人員專業(yè)性。通過醫(yī)院中的管理者承擔領導，在協(xié)同各辦公室主任的基礎上來形成高效化管理模式，為醫(yī)院文書檔案管理工作營造出良好的管理環(huán)境。其次，要做好專業(yè)活動與社會活動的結(jié)合，鼓勵專業(yè)人員進入到醫(yī)院中進行專題講座或是可以借助交流工作體會等來充實醫(yī)院內(nèi)部管理能力，只有對醫(yī)院文書檔案管理人員進行專業(yè)化培訓，才能確保其能夠掌握專業(yè)知識，保證知識結(jié)構(gòu)的完整性，在延伸知識視野的同時做好文書檔案管理工作創(chuàng)新，確保工作的順利開展。只有真正掌握先進的管理技術與理念，才能提高工作質(zhì)量，才能從被動的工作模式中解放出來，形成主動管理意識，在主動學習與探究中成為滿足社會發(fā)展要求的復合型專業(yè)人才[4]。

4）做好宣傳工作。只有不斷加大宣傳力度，才能調(diào)動醫(yī)院中全體職員的檔案管理意識，才能主動配合管理工作人員進行檔案管理。文書檔案工作并不是單純依靠檔案管理工作人員自身就可以實現(xiàn)的，而是需要全體職工的共同參與。所以要想確保各職工能夠參與到管理工作中去，首先，就要做好動員工作，結(jié)合檔案管理重點，利用有效渠道進行宣傳。但是在宣傳中還要確保思維的合理性，通過創(chuàng)新工作方法，提高宣傳的新穎性。其次，醫(yī)院在開展宣傳工作時還要綜合自身實際情況，找準宣傳工作重點，在保證工作針對性的同時來實現(xiàn)專人負責，提高宣傳力度。如從病例的方案管理工作出發(fā)，積極開展專項工作，然后延伸到財務、文書檔案等方面。最后，要做好活動深入工作，確保文書檔案管理工作的專業(yè)性與權威性[5]。

5）做好工作創(chuàng)新。首先，在醫(yī)院文書檔案管理工作中就要從具體工作環(huán)節(jié)入手，形成專業(yè)化管理工作思路，在提升宣傳力度與吸引力的同時來保證內(nèi)容的豐富性。如在醫(yī)院活動中增加文藝會演或是先進任務典型事跡宣傳等，以此來保證工作形式的新穎性。只有找準工作的切入口，才能更好地進行宣傳，才能達到宣傳的目標。所以在醫(yī)院中就要掌握群眾關心的熱點，引進多媒體技術等，在延伸工作層次的基礎上來提高影響范圍。如各文書檔案管理人員參與知識競賽，綜合黨支部等優(yōu)勢，確保宣傳工作的順利進行。其次，要采取先進的管理手段，實現(xiàn)信息化管理目標。通過將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)獒t(yī)院信息的重要組成之一，以此來引入到管理網(wǎng)絡系統(tǒng)中，實現(xiàn)綜合開發(fā)與利用目標。此外，還可以采取第三方托管模式，解決醫(yī)院檔案管理空間不足等問題[6]。

3 結(jié)束語

綜上所述，在醫(yī)院文書檔案管理工作中就要從具體工作內(nèi)容出發(fā)，結(jié)合工作重點，在加大研究力度的基礎上來完善規(guī)章制度，實現(xiàn)科學化管理目標，確保文書檔案管理硬件與軟件上的協(xié)調(diào)性，在掌握先進技術與知識的同時來滿足醫(yī)院發(fā)展需求。

參考文獻

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[2]王靜.文書檔案管理的特點與創(chuàng)新策略的相關研究[J].傳播力研究，2018，2（36）：205.

[3]常艷麗.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2018（11）：3-4.

[4]吳思華.醫(yī)院文書檔案管理有效途徑的創(chuàng)新探討[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，2（34）：155+159.

[5]蘇東冬.淺析信息化時代衛(wèi)生監(jiān)督辦公室文書檔案的收集和歸檔[J].辦公室業(yè)務，2018（21）：174+180.

[6]張秀國.國有企業(yè)文書檔案管理存在的問題及對策[J].陜西檔案，2018（05）：44-45.