關于事業(yè)單位檔案管理工作之我見

劉永珍

摘 要：在事業(yè)單位的運轉當中，檔案管理扮演著重要角色。檔案管理除了是事業(yè)單位管理體系當中的一個有機構成部分之外，還關系到單位整體運作與長效發(fā)展。目前事業(yè)單位的改革工作已經(jīng)進入到了關鍵階段，單位發(fā)展所面對的形勢和環(huán)境也和以往相比有了明顯變化，更是應該在檔案管理工作方便增加研究和創(chuàng)新力度。對此，事業(yè)單位需要秉持著科學發(fā)展以及與時俱進的原則，正確把握檔案管理和事業(yè)單位其他管理工作之間的關聯(lián)有效提出優(yōu)化檔案管理工作的策略，以便滿足檔案管理現(xiàn)代化改革要求，提升單位的協(xié)調(diào)發(fā)展水平。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作方法

檔案管理一直以來都是事業(yè)單位重要工作體系當中的組成部分，檔案管理也和事業(yè)單位的運轉密切相關。隨著時代發(fā)展和事業(yè)單位改革工作的深入，事業(yè)單位所面對的發(fā)展環(huán)境日益復雜，對于健康協(xié)調(diào)發(fā)展的需求也越來越迫切。針對這樣的情況，事業(yè)單位要走上一條健康持續(xù)的發(fā)展道路，就要把檔案管理放在重要地位，充分考量檔案管理的服務性、管理性等特點，改革檔案管理理念與工作策略適應新時代要求，解決目前檔案管理當中的實際難題。本文將重點就如何對新時期事業(yè)單位的檔案管理工作進行創(chuàng)新改進展開分析。

1 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化調(diào)整目標

事業(yè)單位檔案形成與單位的日常管理工作實踐當中，是記錄與保管社會與經(jīng)濟活動原始材料的載體，能夠對于事業(yè)單位的發(fā)展歷史進行記錄與反饋。檔案管理是由單位的檔案管理人員對各項檔案資料進行整理分析與開發(fā)利用。檔案管理之所以重要，是因為這項工作的開展關系到事業(yè)單位的改革，是影響改革成效的關鍵內(nèi)容，決定著單位運轉的順暢度，也關乎單位的長遠穩(wěn)定發(fā)展。尤其是在國家進入到經(jīng)濟轉型階段之后，經(jīng)濟新常態(tài)環(huán)境為企事業(yè)單位的改革發(fā)展與轉型提出了更高要求。事業(yè)單位面對這樣的情況，需要跟隨新形勢調(diào)整方向，加大改革，在現(xiàn)代化發(fā)展上尋求進步。事業(yè)單位在長時間的發(fā)展過程中雖然累積了不少針對檔案管理的經(jīng)驗，但是這些經(jīng)驗和方法與當前的新時代與新要求相比已經(jīng)比較落后。要全面提升檔案管理實效性，提升檔案管理的質(zhì)量，就要把優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理方法作為事業(yè)單位改革的重點。

2 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化調(diào)整的實踐方案

2.1 變革檔案管理機制

在全新的時代背景下，要對事業(yè)單位目前的檔案管理事項進行持續(xù)優(yōu)化與有效變革，就要把關注點放在完善檔案管理制度上，并通過發(fā)揮制度作用提高檔案管理的規(guī)范化建設水平。在制度支持基礎之上，事業(yè)單位還需要從實際情況出發(fā)，理順工作體制，改革以及完善檔案管理機制。具體來說，事業(yè)單位必須做好以下幾方面的工作：一是革新檔案管理的思想觀念，把過去的正式檔案資料保管，忽視檔案管理服務，轉變?yōu)槿缃窳⒆闵鐣裆枨蠛蛢?yōu)化檔案管理服務思想，使得事業(yè)單位能夠真正把檔案管理落到實處，滿足群眾的物質(zhì)與精神生活需求，改善國計民生，體現(xiàn)出事業(yè)單位的服務性功能。二是要注意對事業(yè)單位的檔案管理基礎設施建設進行優(yōu)化，做到科學規(guī)劃，完善功能布局，加大場館建設，給事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展提供質(zhì)量保障。三是要明確檔案管理的權利與責任，綜合分析檔案管理工作的實際要求，在發(fā)揮檔案基礎功能的同時，還要積極尋求創(chuàng)新發(fā)展的策略，明確檔案管理新格局。

2.2 優(yōu)化檔案利用體系

檔案管理是事業(yè)單位長遠發(fā)展的保障，在當前日益重視檔案管理的背景下，除了要轉變傳統(tǒng)的工作理念，關注檔案管理服務之外，還必須正確認識檔案資料的價值，把檔案利用放在重要地位，優(yōu)化建設檔案利用體系。從本質(zhì)角度進行分析，加強檔案管理的最終目的就是促進檔案資料的合理化利用，使得這些檔案信息能夠真正為社會各個領域提供服務和工作依據(jù)。在檔案利用體系的優(yōu)化建設當中，首先需要對事業(yè)單位的檔案服務方法進行變革，有效推廣檔案信息的網(wǎng)絡查詢方法，使得檔案信息可以服務全社會。另外，在信息服務優(yōu)化上，還需要通過完善服務設施，強化檔案管理的信息公開，規(guī)范社會人權對于檔案管理的參與，加大檔案信息開發(fā)力度，使得檔案管理服務能夠朝著更加廣泛性以及靈活化的方向發(fā)展。與此同時，事業(yè)單位需要響應信息化時代的要求，推動檔案管理信息化與數(shù)字化發(fā)展，并在也信息化建設上做好綜合分析，提高對信息化工具的利用效果。借助這樣的方法，事業(yè)單位需要盡快構建數(shù)字化與信息化的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的自動化水平，確保事業(yè)單位之間檔案信息的高度共享，這樣既可以提高檔案管理信息的利用范圍，也能夠彼此共享經(jīng)驗，共同進步，從整體上提高事業(yè)單位的發(fā)展水平。

2.3 維護檔案管理安全

網(wǎng)絡具有兩面性，也是一把雙刃劍，雖然通過對網(wǎng)絡化手段進行有效運用，提高了檔案管理的效率與智能化水平，但是由此帶來的安全問題也是不容忽視的。所以在如今的新時代環(huán)境下，事業(yè)單位在做好檔案管理工作的同時，必須在安全建設上增加力度，積極構建檔案管理，安全防控體系，全面滲透落實主動預防的安全管理思想，維護檔案管理的秩序以及規(guī)范性建設，專門針對檔案管理安全的保密制度。與此同時，事業(yè)單位需要對檔案管理的安全工作進行大力宣傳，提升單位全員的思想認識，讓他們能夠主動投入到檔案管理，安全保密工作當中。針對事業(yè)單位的紙質(zhì)以及電子檔案，都要把信息安全體系建設作為重點，建立專門的檔案安全應急管理制度，以便對突發(fā)事件進行積極應對。尤其是針對事業(yè)單位的珍貴歷史性檔案資料，為防止出現(xiàn)檔案遺失問題，必須做好檔案備份。除此以外，事業(yè)單位要提高對檔案利用安全保密制度建設的重視程度，做好檔案信息的排查和保密工作，維護信息安全和完整，及時發(fā)現(xiàn)并且嚴肅處理這一過程中產(chǎn)生的違法違規(guī)行為。在安全保密建設過程中，運用現(xiàn)代科技手段完善安全保密機制是一個非常重要的方法，對此要引入一系列的安全技術手段，比如防火墻，加大技術保密力度，從不同的角度出發(fā)，維護檔案管理的安全。

2.4 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理工作是一項專業(yè)度要求高，而且實踐操作非常復雜的工作內(nèi)容，所以要想確保這項工作的順利開展，就需要有專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人才。人才建設一直以來都是各項工作改革發(fā)展不可忽視的重點，在事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化當中，自然也需要得到應有的重視。當前的檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)方面比較欠缺，還需要在教育培訓方面增加力度。事業(yè)單位需要積極聘請經(jīng)驗豐富和專業(yè)素質(zhì)高的專家講師，對檔案管理人員進行系統(tǒng)科學培訓，提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)，并督促他們在實際工作當中累積經(jīng)驗和變革方法。由于目前的事業(yè)單位檔案管理在信息化改革方面不斷推進，對于信息技術利用的要求越來越高，所以在教育培訓當中，要把信息化技能培訓作為一個關注點，使得每個檔案管理者都能夠掌握信息技術的操作運用方法。除此以外，事業(yè)單位還需要對人力資源管理制度和方法進行調(diào)整，注重優(yōu)秀檔案管理人才的培養(yǎng)和引進，不斷提升他們的職業(yè)素質(zhì)與道德素養(yǎng)，適應事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展要求。

3 結語

檔案管理事關事業(yè)單位的長遠發(fā)展，而且檔案管理具有較強的復雜性與專業(yè)性特征，要求運用綜合性的工作方案促進檔案管理內(nèi)部協(xié)調(diào)發(fā)展，否則的話很容易影響到事業(yè)單位的長遠運轉和戰(zhàn)略改革。伴隨著事業(yè)單位改革力度的增加，單位對檔案管理的重視程度進一步提升，也開始著手改革事業(yè)單位檔案管理模式，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，利用更加專業(yè)化和科學化的手段，保證檔案管理的長足進步。

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