事業(yè)單位會計檔案管理工作探究

徐娟

摘 要：對于任何一個單位的檔案，會計檔案都是其重要組成部分，它是記錄和反映該單位各項業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。會計檔案管理工作水平的高低，直接反映一個單位的規(guī)范管理和有效運行程度。

關(guān)鍵詞：會計;檔案管理;工作;研究

1 事業(yè)單位會計檔案的組成和特點

1）《會計法》規(guī)定，“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定。”會計檔案就是指的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料等類似的會計核算專業(yè)材料，其主要服務(wù)于經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的記錄、管理領(lǐng)域的具體工作，能夠很好的對一個單位或一個部門經(jīng)濟(jì)活動的效果記錄進(jìn)行總結(jié)反饋。

2）不同于文書檔案、人事檔案等，事業(yè)單位會計檔案有它自身的特點。首先，會計檔案類別相對穩(wěn)定。因為所有單位的會計核算方法、工作程序和所形成的會計核算材料是一致的，因此會計檔案內(nèi)容成分相對穩(wěn)定。其次，會計檔案形式多樣化，有訂本式賬簿、活頁式賬簿，文字財務(wù)報告、表格財務(wù)報告，會計憑證也是大小不同。

2 事業(yè)單位會計檔案管理工作的重要意義

1）事業(yè)單位會計檔案管理工作在單位經(jīng)濟(jì)活動中具有重要作用。它能夠反映本單位整體的財務(wù)狀況，能夠真實記錄本單位與上級、同級單位的經(jīng)濟(jì)、業(yè)務(wù)往來和收支狀況，如實保留歷任領(lǐng)導(dǎo)任中審計、離任審計、各種專項審計的基礎(chǔ)材料，歷年的會計檔案也能夠很好地反映本單位的發(fā)展歷史沿革，為政府決策提供參考依據(jù)。

2）健全完善事業(yè)單位會計檔案管理工作是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然要求。會計檔案是單位財務(wù)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要體現(xiàn)載體，可以記錄下來單位每筆預(yù)算及其執(zhí)行?！稌嫹ā穼ν咨票９軙嫏n案有明確規(guī)定要求，因此，提高會計檔案管理工作是增強(qiáng)工作法治化的一項具體要求，妥善、完整保管的事業(yè)單位會計檔案也是各項審計工作的基本需要。嚴(yán)格事業(yè)單位各項開支，是從上到下都必須重視的工作，也是會計檔案的一項主要內(nèi)容。

3 事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

1）對會計檔案管理工作的重視程度不夠。目前，我國絕大多數(shù)事業(yè)單位對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位，思想上對會計檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致會計檔案管理工作落后于時代發(fā)展的速度，使得許多與會計預(yù)決算有關(guān)的信息丟失，嚴(yán)重影響到了事業(yè)單位會計工作的有效開展。同時，會計檔案管理人員不夠?qū)I(yè)不具備專業(yè)的檔案管理知識，也沒有接受過檔案管理崗前培訓(xùn)，對會計檔案管理相關(guān)要求不了解，不具備建檔能力和水平，導(dǎo)致會計檔案形成不及時、移交制度不健全、檔案移交不及時等現(xiàn)象，有的工作人員抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作，不注重會計檔案信息的審查與核實，造成會計檔案信息失真，無法真實反映會計活動。

2）會計檔案管理工作缺乏規(guī)范有效的制度和程序。會計檔案的形成、保管、移交、核銷等整個流程，沒有建立行之有效的管理制度，達(dá)不到規(guī)范化、制度化管理。設(shè)有檔案室的單位，沒有明確會計檔案的移交時間和要求，出現(xiàn)了會計檔案在財務(wù)部門保管，甚至財務(wù)人員并未按照《會計法》中關(guān)于會計檔案妥善保管的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行立卷，更沒有移交檔案室。

3）事業(yè)單位會計檔案資料整理、核銷不及時。不同類別會計檔案的保管期限也是不同的，達(dá)到相應(yīng)規(guī)定年限后，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，及時進(jìn)行鑒定、審查和報批、銷毀。而現(xiàn)實工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)和具體檔案管理人員，往往會因為崗位責(zé)任或核銷程序等制度不明，采取審慎態(tài)度，不敢隨意對單位會計檔案資料進(jìn)行銷毀工作。只保存不銷毀，致使單位會計檔案越來越多，必將影響單位長遠(yuǎn)發(fā)展。

4 提高事業(yè)單位會計檔案管理水平的舉措

1）強(qiáng)化會計檔案管理意識，規(guī)范會計檔案形成和管理。提高各單位對該項工作的重視程度，并要求根據(jù)各單位的實際情況，明確會計檔案管理責(zé)任制，把會計檔案的立卷、管理、移交等內(nèi)容體現(xiàn)在財務(wù)人員的崗位職責(zé)中，對于不按規(guī)定時間進(jìn)行立卷、歸檔而造成重大失誤的財務(wù)人員予以調(diào)離崗位。

2）理順會計檔案管理流程，規(guī)范會計檔案形成程序。會計檔案管理工作流程是復(fù)雜的，只有通過不斷的完善管理制度，才能進(jìn)一步提升事業(yè)單位的會計檔案管理質(zhì)量和效率。嚴(yán)格按照要求規(guī)范會計檔案形成，所有要移交的會計檔案達(dá)到移交標(biāo)準(zhǔn)，方能移交本單位檔案管理部門。要建立完善會計檔案定期移交制度。會計檔案應(yīng)定期移交單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，按照會計檔案整理的有關(guān)規(guī)定，會計檔案的擁有者是單位，單位會計機(jī)構(gòu)將會計檔案整理規(guī)范，編制會計檔案卷內(nèi)目錄和歸檔目錄，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。已建立檔案室的單位，財會部門應(yīng)按檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交檔案室保管。未建檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)，出納不得兼任保管會計檔案。要建立完善會計檔案核銷制度。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。各事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報上級主管部門同意后，監(jiān)督銷毀。

3）加大會計檔案管理崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高財務(wù)人員的會計檔案鑒定和管理能力，確保會計檔案的卷宗質(zhì)量。要引導(dǎo)財務(wù)管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟練掌握業(yè)務(wù)知識，單位或檔案管理部門可通過經(jīng)常性地組織財務(wù)管理人員進(jìn)行會計檔案管理技能的培訓(xùn)等方式，創(chuàng)造有利于提升財務(wù)管理人員會計檔案管理工作能力的條件，不斷提升檔案管理人員的能力水平，從而確保會計檔案的完整性和有效性。會計檔案管理人員要嚴(yán)格按照《檔案法》關(guān)于“對于應(yīng)該立卷歸檔的相關(guān)的材料，應(yīng)當(dāng)定時的交給事業(yè)單位的檔案管理人員和機(jī)構(gòu)來進(jìn)行集中地管理”有關(guān)規(guī)定，把相關(guān)財務(wù)資料，及時整理、歸檔，做好歸檔目錄和移交清單，及時移交，并保存好移交清單。要嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案借閱管理制度，會計檔案屬于本單位的秘密，非因工作需要、非經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得借閱。確實工作需要、經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只可在檔案室內(nèi)查閱。

4）加快會計檔案電子化進(jìn)程。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)領(lǐng)域的不斷提升，事業(yè)單位會計檔案的電算化技術(shù)核算模版技術(shù)已經(jīng)十分穩(wěn)定，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視會計檔案管理信息化建設(shè)。新修訂的《會計檔案管理辦法》，增加了會計檔案以電子檔案歸檔保存的要求。會計檔案的電算化技術(shù)相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案資料更易于存儲，同時，電子檔案更便于查閱，能更大程度地保護(hù)檔案，減少人為損耗。因此，應(yīng)結(jié)合會計檔案工作內(nèi)容及特點，加大經(jīng)費投入，構(gòu)建與自身單位情況相適應(yīng)的會計檔案管理信息系統(tǒng)，全面實現(xiàn)會計檔案信息化管理。在推進(jìn)會計檔案信息化管理的過程中，也要注重會計檔案信息安全管理，應(yīng)用信息安全技術(shù)，提高會計檔案信息系統(tǒng)的安全性。

5 結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)會計檔案管理，應(yīng)實行一把手負(fù)責(zé)制，建立行之有效的規(guī)章制度;要選用品質(zhì)可靠、綜合素質(zhì)高的人員，擔(dān)任會計檔案管理員，實行崗位責(zé)任制和責(zé)任追究機(jī)制。切實規(guī)范和提高單位會計檔案管理工作水平，加快會計檔案電子化進(jìn)程，進(jìn)而為單位的發(fā)展提供更加有力的支撐和保障。

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