淺談醫(yī)院招標(biāo)檔案管理的問題及進行規(guī)范化管理的有效策略

蔣鑫

摘 要：現(xiàn)階段，醫(yī)院的經(jīng)營規(guī)模不斷擴張，涉及的招投標(biāo)項目種類繁多。由此產(chǎn)生的招投標(biāo)檔案管理問題得到了重視。本篇文章通過對招投標(biāo)檔案管理存在的問題進行深入分析，提出了相應(yīng)的規(guī)范化管理策略，希望本文對于規(guī)范化管理醫(yī)院招標(biāo)檔案工作有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院招標(biāo);檔案管理;規(guī)范管理;有效策略

1 醫(yī)院招投標(biāo)檔案的特點

1）醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有系統(tǒng)性。醫(yī)院的招投標(biāo)具有系統(tǒng)性，因為醫(yī)院在開展相關(guān)招投標(biāo)工作時，要將其涉及的各個項目單獨列出來，將某一個具體的醫(yī)療設(shè)備作為獨立單元進行招投標(biāo)。因此，與項目相關(guān)的資料系統(tǒng)性較強，在招投標(biāo)工作展開的過程中，每一個操作步驟都會形成相應(yīng)的資料內(nèi)容，這些材料都是有著重要意義的，任何一項資料的缺失都會阻礙該項工作順利進行。

2）醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有多樣性。醫(yī)院在開展相關(guān)招投標(biāo)工作時，涉及的項目眾多，種類十分繁雜。例如，核磁共振成像設(shè)備、彩超類設(shè)備、動態(tài)心電圖設(shè)備等一些用于醫(yī)學(xué)檢驗的設(shè)備，都隸屬于設(shè)備采購部門;各種辦公用具等歸屬于物資管理部門;醫(yī)院的服裝被褥洗滌、食堂管理、相關(guān)車輛維修、護養(yǎng)等，由后勤管理部門負責(zé);醫(yī)院用藥涉及的一切采購活動，由專門的藥事委員會負責(zé)。由此可見，醫(yī)院在進行招投標(biāo)工作時，需要考慮到的物資種類十分豐富，不管是基建物資，還是醫(yī)用專業(yè)物資，每一個項目在實操過程中都會產(chǎn)生相應(yīng)的資料。因此，醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有多樣性的特點。

3）醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有分散性。醫(yī)院在職能分配中，沒有專門為了開展招投標(biāo)工作而專門設(shè)立相應(yīng)的部門。招標(biāo)采購委員會是各個部門抽調(diào)成立的，人員均是兼職，但需要負責(zé)大部分的招投標(biāo)工作。至于該醫(yī)院需要采購何種項目，這需要相關(guān)職能部門對其進行具體說明。例如，有專門的設(shè)備管理部門負責(zé)采購相應(yīng)的大型醫(yī)療設(shè)備。這樣一來，醫(yī)院所涉及的不同招標(biāo)項目，就分散到各個職能部門當(dāng)中，招投標(biāo)所產(chǎn)生的相關(guān)重要資料也就不在同一地點，負責(zé)人也不盡相同。由此可見，醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有分散性。

2 醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理存在的問題

1）醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理制度缺失。由招投標(biāo)工作所產(chǎn)生的檔案數(shù)量龐大且較為分散，醫(yī)院未能對招投標(biāo)檔案管理工作給予一定的重視，沒有建立起相對完善的管理制度。這樣一來，在開展相關(guān)檔案管理工作時，缺乏一定的執(zhí)行依據(jù)，沒有了嚴(yán)格的規(guī)章制度限制，相關(guān)資料管理人員片面認(rèn)識投標(biāo)管理工作，工作責(zé)任心不強，不了解相關(guān)資料缺失所帶來的嚴(yán)重后果。與此同時，在對于招投標(biāo)檔案進行管理的過程中，醫(yī)院各個部門之間進行交接時，沒有嚴(yán)格按照檔案資料交接程序來展開。大多是對相關(guān)資料進行簡單的收集與整理，缺乏對其內(nèi)容的審核以及鑒定，這樣便會造成檔案資料張冠李戴、一片混亂的現(xiàn)象。

2）醫(yī)院招投標(biāo)檔案資料收集不完整。招投標(biāo)涉及的操作步驟十分復(fù)雜，醫(yī)院在開展相關(guān)檔案資料收集工作時，不能保證將每個程序所產(chǎn)生的資料都收集完全，缺乏長效運行機制。例如，有一些醫(yī)院的檔案管理部門在劃分歸檔資料范圍的時候，沒有將招投標(biāo)文件歸類到其中。這樣一來，招投標(biāo)相關(guān)工作所產(chǎn)生的文件資料，都不能被系統(tǒng)地保存起來，很容易出現(xiàn)遺失以及破損等現(xiàn)象。還有一些醫(yī)院的招投標(biāo)工作涉及了許多部門科室，而不同的部門科室有著自身的管理特點，在開展合作時，缺乏統(tǒng)一管理。有些部門未能及時上交相關(guān)資料，這便會導(dǎo)致資料在歸檔時不夠完整。另外，有的投標(biāo)管理部門只對于大型招投標(biāo)項目較為重視，而那些輔助材料的招投標(biāo)資料就草草處理了。

3）醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理人員素質(zhì)不高。由于醫(yī)院的招投標(biāo)檔案管理部門是臨時建立的，由各個部門獨自負責(zé)，工作人員并不具有專業(yè)的管理知識或者豐富的管理經(jīng)驗。除此之外，醫(yī)院的檔案管理部門并沒能及時對兼職工作人員開展專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，這便會造成檔案管理質(zhì)量不達標(biāo)的現(xiàn)象。在借閱相關(guān)招投標(biāo)檔案時，醫(yī)院沒有與借閱相關(guān)的完善條例，管理人員也沒有樹立起招投標(biāo)檔案管理重要性的意識。因此缺乏審批手續(xù)的檔案調(diào)閱現(xiàn)象時有發(fā)生，這對于檔案資料的安全性來說是十分嚴(yán)重的威脅。

3 醫(yī)院招投標(biāo)檔案規(guī)范化管理的策略

1）建立健全的招投標(biāo)檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)該及時建立較為完善的檔案管理制度，以保證相應(yīng)的招投標(biāo)檔案管理工作能夠順利展開，將各個部門應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)清晰化、明確化。關(guān)于招投標(biāo)檔案歸檔日期，以及內(nèi)容編制的格式，給出明確的要求。除此之外，還應(yīng)該開設(shè)專門的招投標(biāo)資料檔案室，將這一系列資料采用集中管理保存的方法。檔案管理人員應(yīng)該對檔案的借閱情況，以及歸檔情況做好詳細的登記。將不同類型的招投標(biāo)檔案，根據(jù)內(nèi)容進行整理分類，做好文件資料保護工作，避免其丟失，或者因受潮及翻閱等原因而受損。另外，在制定相關(guān)檔案管理制度時，還應(yīng)當(dāng)明確具體的操作流程，定期地對資料進行檢驗，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題，避免帶來更大的影響。

2）加快招投標(biāo)檔案管理信息化建設(shè)。現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)十分發(fā)達，醫(yī)院在開展相關(guān)招投標(biāo)檔案管理工作時，也應(yīng)當(dāng)跟上時代的步伐，將信息化技術(shù)合理地應(yīng)用到檔案管理中，使該項工作的效率穩(wěn)步提升。醫(yī)院可以利用數(shù)字掃描儀對紙質(zhì)檔案進行處理，將其變更為電子文檔。這樣一來，檔案的保存變得更加便捷，也變得更加規(guī)范和高效，同時還可以節(jié)省空間。另外，在開展檔案信息化管理工作時，要注重其系統(tǒng)的安全性。為了解決這一問題，檔案管理負責(zé)人應(yīng)當(dāng)定期對該項系統(tǒng)進行殺毒、補丁、處理漏洞，為網(wǎng)絡(luò)信息建立保護屏障。除此之外，還可以運用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)備對該項系統(tǒng)進行定期檢查，運用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等技術(shù)使其安全性大大增加，避免重要信息外泄而帶來的巨大損失。與此同時，檔案管理人員還可以充分發(fā)揮其資源共享的特點，建立相應(yīng)的招投標(biāo)數(shù)據(jù)庫，提高利用率。

3）加強招投標(biāo)檔案管理隊伍建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)該注重對于檔案管理人員的培養(yǎng)，定期對相關(guān)人員開展培訓(xùn)，使其充分了解相關(guān)專業(yè)知識以及實踐技能。通過定期考核的方式，對于從業(yè)人員的專業(yè)度有著一定的掌握。還要注重培養(yǎng)管理人員的法律意識，保證其在開展相關(guān)招投標(biāo)工作時，依法進行采購，依法對檔案進行管理。檔案管理人員自身還應(yīng)該具備良好的綜合素質(zhì)，有著較強的責(zé)任心。醫(yī)院可以通過樹立榜樣的方式，激勵管理人員的工作熱情。除此之外，工作人員還應(yīng)該具有良好的溝通能力，因為該項工作涉及醫(yī)院的多個職能部門，做好協(xié)調(diào)工作才能確保該項工作順利開展。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注意對管理人才的綜合培養(yǎng)，爭取打造出一支業(yè)務(wù)能力過硬的管理團隊。

4 結(jié)束語

綜上所述，做好醫(yī)院的招投標(biāo)檔案管理工作十分重要。本文針對目前我國醫(yī)院在開展相關(guān)招投標(biāo)檔案管理工作時所面臨的問題，有針對性地提出了規(guī)范化管理的有效策略。不斷地建立較為健全的招投標(biāo)檔案管理制度，加快招投標(biāo)檔案管理信息化的建設(shè)以及加強招投標(biāo)檔案管理隊伍的建設(shè)等，這一系列措施都可以為醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理工作提供有力保障。

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