淺談新時(shí)期學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新

摘 要：信息時(shí)代的到來(lái)，我們獲得信息的途徑也變得多種多樣，信息的保存以及交流等方式也開(kāi)始發(fā)生了一系列的變化，各種不適應(yīng)新時(shí)代的東西在被淘汰、在不斷的創(chuàng)新、發(fā)展，學(xué)校的檔案管理也不例外。由于以前的檔案管理方式傳統(tǒng)，不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求了，因此必須要對(duì)學(xué)校的檔案管理進(jìn)行改革。在新時(shí)代發(fā)展的過(guò)程中，抓住新時(shí)代所帶來(lái)的機(jī)遇，為學(xué)校檔案的管理帶來(lái)新的生機(jī)和活力，讓檔案管理在新的時(shí)代能夠適應(yīng)新的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：新數(shù)字媒體;新時(shí)期;檔案管理;創(chuàng)新

學(xué)校的檔案在一定程度上是學(xué)校自我形象一個(gè)鮮明的代表，也是學(xué)校歷史文化悠久的象征和載體，記錄了學(xué)校的發(fā)展、演變歷程，所以學(xué)校的檔案可以作為學(xué)校發(fā)展的參考依據(jù)。如果在新的時(shí)期對(duì)于學(xué)校的檔案管理進(jìn)行一定的創(chuàng)新，可以抓住新時(shí)期的機(jī)遇，以此來(lái)提高學(xué)校的管理能力，為學(xué)校發(fā)展提供更好的服務(wù)，同時(shí)也為教師和學(xué)生的查閱以及參考提供更大的幫助。

1 學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前學(xué)校檔案管理方面存在著各種各樣的問(wèn)題不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，不能充分發(fā)揮學(xué)校檔案管理的作用。

1）學(xué)校檔案管理的模式過(guò)于老舊?，F(xiàn)在的檔案管理大部分都還是采用傳統(tǒng)的人工方式，因此在對(duì)文件進(jìn)行查找的過(guò)程中，由于信息量非常的大，對(duì)于一些知道的不夠具體，只是知道一些模糊的時(shí)間或者是標(biāo)題的文件查詢(xún)起來(lái)就非常的不方便，需要翻找出很多的文件一起來(lái)尋找，尋找的過(guò)程中也極為繁瑣，嚴(yán)重影響了檔案管理工作人員工作效率，并且有的范圍比較廣的，有可能會(huì)找出很多沒(méi)有影響的文件，導(dǎo)致效率很低。而且受到了傳統(tǒng)的學(xué)校管理的影響，對(duì)于學(xué)校的檔案管理工作沒(méi)有一整套成熟的檔案管理模式。很多學(xué)校會(huì)將檔案放在一個(gè)無(wú)人看管的房間，隨意的存放檔案，導(dǎo)致一些檔案可能會(huì)出現(xiàn)潮濕，模糊，丟失的可能發(fā)生。使得檔案不能合理的利用及發(fā)揮檔案最大的作用，從而為學(xué)校的檔案工作產(chǎn)生了一定的消極作用。

2）當(dāng)前學(xué)校缺少在檔案管理方面的人才。由于對(duì)學(xué)校檔案管理的不夠重視，檔案管理大部分都是臨時(shí)人員，或者是一些并不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理素養(yǎng)的人員。因此可能會(huì)出現(xiàn)大多數(shù)時(shí)間從事別的任務(wù)，只有小部分時(shí)間用來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，所以導(dǎo)致他們對(duì)于檔案的熟悉程度不夠了解，在整理的過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題。即使堅(jiān)守在檔案管理的崗位上，對(duì)于檔案的內(nèi)容工作也是一知半解，無(wú)法為師生提供很好的服務(wù)，對(duì)于學(xué)校的管理工作也會(huì)帶來(lái)一定的不便。

3）當(dāng)前學(xué)校在管理技術(shù)上不夠先進(jìn)。當(dāng)前雖然科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，但很多學(xué)校的檔案管理仍然處于最傳統(tǒng)最老舊的形式，甚至有的學(xué)校還是采用手寫(xiě)的方式，給學(xué)校的檔案管理人員帶來(lái)了很大的工作量，而且對(duì)于檔案的查詢(xún)整理以及存放等都有非常大的影響。對(duì)于一些新的需要整理的檔案也無(wú)法進(jìn)行及時(shí)的更新，更不用說(shuō)是適應(yīng)當(dāng)今節(jié)奏飛快的社會(huì)，對(duì)于校園檔案管理工作提出的要求了。

2 新時(shí)期學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的意義和重要性

新時(shí)期對(duì)學(xué)校檔案管理提出了新的要求，如果學(xué)校的檔案管理不抓住時(shí)機(jī)，則有可能會(huì)產(chǎn)生一些消極的影響，并且對(duì)學(xué)校的后續(xù)發(fā)展也會(huì)造成一定的損失。學(xué)校檔案管理工作是一件非常專(zhuān)業(yè)的事情，必須要有具備專(zhuān)業(yè)的管理素養(yǎng)的人來(lái)進(jìn)行管理，不能采用一些閑雜人等。這項(xiàng)工作不僅在硬件設(shè)施上要求高，而且對(duì)于相應(yīng)的檔案管理工作人員也有非常高的要求。不僅僅要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理素養(yǎng)，還需要有耐心負(fù)責(zé)任夠嚴(yán)謹(jǐn)，因?yàn)閷W(xué)校的檔案管理是一件非常繁瑣而又復(fù)雜的事情。但由于當(dāng)前的學(xué)校管理模式過(guò)于老舊，使得檔案管理并不能促進(jìn)學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展，不能為學(xué)校提供更好的服務(wù)。因此在新時(shí)期學(xué)校的檔案管理就顯得非常的重要。要想在新時(shí)期對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，則必須要打破傳統(tǒng)的舊的學(xué)校檔案管理模式，重視起對(duì)于學(xué)校檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，才可以為傳統(tǒng)的檔案管理添加新的活力，讓學(xué)校檔案管理獲得新的生命力，以此來(lái)滿(mǎn)足檔案管理對(duì)于學(xué)校發(fā)展的推動(dòng)作用，為學(xué)校的師生提供更好的服務(wù)，使學(xué)校在未來(lái)的發(fā)展之路上越來(lái)越好。

3 新時(shí)期學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的策略

學(xué)校要確保檔案在管理使用的過(guò)程中發(fā)揮最大的用處，必須要重視起學(xué)校檔案管理的工作，才能最大限度地使所有人對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)有一個(gè)更深的程度。從而把學(xué)校的檔案管理工作作為學(xué)校管理的一項(xiàng)重點(diǎn)來(lái)認(rèn)真對(duì)待。并且對(duì)于學(xué)校檔案管理工作正遇到的一些困難，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要想方設(shè)法一起來(lái)對(duì)困難進(jìn)行解決，從根本上引起重視。

1）強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的法規(guī)建設(shè)。學(xué)校應(yīng)該設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作室，工作人員要相應(yīng)的將各類(lèi)檔案進(jìn)行歸類(lèi)排序，讓檔案管理能夠進(jìn)行的井井有條。通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，制定一套相應(yīng)的檔案管理工作的獎(jiǎng)罰措施，讓檔案管理工作有法可循，有章可依，將責(zé)任分配到每個(gè)人身上，使責(zé)任做到明確具體，以加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的管理和約束。這樣不僅推動(dòng)了檔案管理工作人員積極上進(jìn)的心，同時(shí)促進(jìn)檔案管理工作人員的態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)不至于互相推諉，從而利于學(xué)校檔案管理工作得到真正的落實(shí)。

2）廣納賢才，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作人員的培養(yǎng)。雖然當(dāng)今國(guó)內(nèi)已有部分學(xué)校設(shè)置了相應(yīng)的檔案管理的專(zhuān)業(yè)，但仍然屬于比較冷門(mén)的專(zhuān)業(yè)，在國(guó)內(nèi)仍然非常缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，在數(shù)量上仍然無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)于現(xiàn)當(dāng)今檔案管理工作的要求。在這種情況下，則要求學(xué)校要重視其對(duì)于學(xué)校檔案管理工作人員的審核與培養(yǎng)。多進(jìn)行挖掘、聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的學(xué)校檔案管理的人才，學(xué)校在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行招納時(shí)，也應(yīng)該引起我國(guó)教育的重視，推動(dòng)相關(guān)檔案管理的課程的發(fā)展與重視。學(xué)校對(duì)于招納的人才要進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使得他們具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理素養(yǎng)以及了解一些最基本的檔案管理工作的知識(shí)，學(xué)校通過(guò)兩手抓的措施，為學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展培養(yǎng)了人才，相信學(xué)校的檔案管理工作也會(huì)為學(xué)校的發(fā)展提供幫助。

3）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)施，提高檔案管理的技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理的開(kāi)發(fā)和利用。在數(shù)字化的時(shí)代，如果還是采用傳統(tǒng)的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，可能會(huì)使得檔案不能發(fā)揮最大的用處，不能在促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的方面提供幫助。網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的快速發(fā)展為各行各業(yè)的發(fā)展都提供了新的手段和技術(shù)，檔案管理工作也不例外。在數(shù)字媒體普及的時(shí)代要抓住時(shí)機(jī)，學(xué)校通過(guò)引入新的先進(jìn)的檔案管理的措施，將網(wǎng)絡(luò)信息化社會(huì)與學(xué)校的檔案管理進(jìn)行完美的結(jié)合，將檔案管理工作落實(shí)到網(wǎng)絡(luò)上，通過(guò)利用數(shù)字媒體對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，也有利于學(xué)校的檔案進(jìn)行更新和查找，為學(xué)校的廣大師生提供了方便，而且也節(jié)省了檔案的存儲(chǔ)空間，并且對(duì)于檔案的保存程度上也有保證，避免了一些模糊不清的現(xiàn)象的存在。同時(shí)也促進(jìn)了檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行查找的過(guò)程中存在的不便的減小，可以減少檔案管理工作中所需要的人力資源，在為學(xué)校減少開(kāi)支的過(guò)程中也錯(cuò)進(jìn)了檔案對(duì)學(xué)校發(fā)揮應(yīng)有的貢獻(xiàn)，使學(xué)校的檔案價(jià)值能夠發(fā)揮到最大。

4 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在信息飛速發(fā)展的時(shí)代，要重視起對(duì)于學(xué)校檔案管理的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，因?yàn)槿魏问挛锉仨氁m應(yīng)社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展才能夠提供更好的服務(wù)。新的時(shí)代為檔案價(jià)值得到充分的發(fā)揮提供了客觀條件，而檔案管理工作者更要利用好這一優(yōu)勢(shì)，通過(guò)努力把檔案服務(wù)提升到一個(gè)新的水平，為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)，并且能夠?yàn)閹熒峁┳畲蟮膸椭玫胤?wù)，為學(xué)校做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介

潘雅寧（1985-），女，廣東省梅州市，大學(xué)本科，法學(xué)學(xué)士，講師，專(zhuān)職檔案員，研究方向：檔案管理。