國有企業(yè)文書檔案管理工作分析

摘 要：國有企業(yè)文書檔案是企業(yè)信息資源的集合體，對(duì)于企業(yè)決策以及管理具有長遠(yuǎn)的參考和利用價(jià)值，對(duì)于企業(yè)乃至整個(gè)社會(huì)而言，都起到了保存以及加以利用的作用。同時(shí)，文書檔案也是企業(yè)考察一個(gè)階段工作必要的依據(jù)，可以說，文書檔案是企業(yè)生存與發(fā)展當(dāng)中必不可少的一項(xiàng)組成部分。本文旨在分析國有企業(yè)的文書檔案管理工作的必要性，指出相關(guān)問題，并結(jié)合相關(guān)理論提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);文書檔案管理

1 國有企業(yè)文書檔案管理的必要性

1）有利于文書工作與檔案工作銜接。從高效創(chuàng)新的角度開展文書工作與檔案工作，創(chuàng)新文書檔案管理模式，將會(huì)使文書檔案工作效果變得很好，進(jìn)而確保文書檔案的形式規(guī)范。除此之外，優(yōu)化文書檔案管理模式，能夠增強(qiáng)系統(tǒng)協(xié)調(diào)性，有效避免各個(gè)工作環(huán)節(jié)以及各種形式的脫節(jié)。

2）有利于國有企業(yè)部門間工作配合。加強(qiáng)文書檔案管理工作有利于提高國有企業(yè)各部門之間工作配合程度。國有企業(yè)的文書檔案管理工作是滲透在各個(gè)部門之間的，這就需要每個(gè)部門通力配合，共同致力于企業(yè)的文書檔案管理工作能夠有效合理的開展。國有企業(yè)加強(qiáng)文書檔案管理后，管理無序、配合不當(dāng)?shù)葐栴}都能得到顯著的改善，最終將會(huì)加強(qiáng)文書檔案管理工作人員的積極性，對(duì)各部門之間的協(xié)調(diào)配合起到更加積極地作用。

3）有利于改善文書檔案管理方法?，F(xiàn)階段，國有企業(yè)文書檔案管理工作已經(jīng)建立在信息化的基礎(chǔ)之上，文書檔案逐步形成系統(tǒng)化的管理系統(tǒng)，能夠做到將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成系統(tǒng)的檔案內(nèi)容。文書檔案管理方法的創(chuàng)新不僅會(huì)使工作效率上升，還會(huì)提高檔案的開發(fā)與利用程度。

2 國有企業(yè)文書檔案管理工作中存在的主要問題

1）國有企業(yè)文書檔案管理考核機(jī)制不完善。當(dāng)前，部分國有企業(yè)尚未建立完善的檔案考核機(jī)制，難以有效指引、評(píng)價(jià)以及考核檔案管理人員的履職業(yè)績，無法提升檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度。一是檔案管理考核機(jī)制沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，沒有及時(shí)立足于企業(yè)特點(diǎn)、檔案發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行修訂。二是沒有從文書檔案規(guī)范性管理的角度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全方位考核，檔案在歸檔、傳輸以及借閱過程中存在漏洞，影響檔案價(jià)值的發(fā)揮。

2）文書管理與檔案管理的銜接度不高。當(dāng)前，部分國有企業(yè)文書檔案管理的流程不夠科學(xué)，文書管理與檔案管理處于兩個(gè)獨(dú)立的版塊，不利于提升工作實(shí)效。一方面，文書歸檔工作不科學(xué)，文書在收集和傳閱過程中存在損毀、丟失等問題，損害了檔案的完整性、真實(shí)性;另一方面，文書歸檔的標(biāo)準(zhǔn)不明確，對(duì)于文書質(zhì)量的把控力度不足，存在重復(fù)處理、重復(fù)加工等重復(fù)勞動(dòng)的問題。

3）部門之間的配合度不高。隨著國企轉(zhuǎn)型升級(jí)步伐不斷加快，文書檔案的數(shù)量逐步增多。如果完全由檔案管理人員負(fù)責(zé)文書檔案管理的全程，難以實(shí)現(xiàn)人力資源利用效率最大化，不利于節(jié)約檔案管理成本。當(dāng)前，部分國企部門之間的配合度不高，主要表現(xiàn)為各個(gè)部門沒有設(shè)立文書檔案管理專責(zé)，難以與檔案管理部門進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)和銜接。

4）檔案信息化建設(shè)滯后。在新時(shí)代，文書檔案管理工作早已和信息化技術(shù)形成了緊密相連的關(guān)系，信息化技術(shù)對(duì)于文書檔案管理工作所起到的作用是巨大的。目前來看，企業(yè)的信息化管理技術(shù)還是比較落后的，信息化建設(shè)速度也是比較緩慢的。這一點(diǎn)是造成國有企業(yè)文書檔案管理工作落后的一個(gè)根本原因。一方面，部分國企軟硬件設(shè)施不健全，難以為文書檔案信息化、數(shù)字化管理提供條件;另一方面，文書檔案管理人員對(duì)于文書檔案信息化的認(rèn)識(shí)不足，缺乏相應(yīng)的技術(shù)應(yīng)用能力。

5）缺乏精干型、復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍。一方面，部分國企培訓(xùn)模式缺乏創(chuàng)新，沒有注重對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行實(shí)踐操作培訓(xùn)，導(dǎo)致文書檔案管理人員難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的基本要求;另一方面，部分國企培訓(xùn)內(nèi)容單一，忽視從文書檔案信息化的角度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，無法做到與時(shí)俱進(jìn)，。總體而言，如果不能打造一支精干型、復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍，那么國企文書檔案信息化、規(guī)范化以及科學(xué)化管理的目標(biāo)將難以實(shí)現(xiàn)。

3 加強(qiáng)國有企業(yè)文書檔案管理工作的措施

1）完善國有企業(yè)文書檔案管理考核制度。文書檔案管理制度是國有企業(yè)能否順利及高效的開展檔案管理工作的有效保障。所以，國有企業(yè)要進(jìn)一步建立健全相關(guān)管理制度，契合時(shí)代的變化，加快制定新的文書檔案管理制度，不斷補(bǔ)充細(xì)節(jié)，修正原有制度存在的問題及紕漏。同時(shí)，制定及完善一套嚴(yán)格的文書檔案管理流程，規(guī)范文書檔案的管理格式及形式，此外需要注意每一個(gè)流程之下的手續(xù)是否健全。在制定文書檔案管理制度的過程中，需要考核管理工作人員的工作質(zhì)量，制定嚴(yán)格的考核制度，對(duì)工作人員的工作質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的把控。

2）注重文書管理工作的銜接。注重文書的整理與銜接工作是十分必要的，文書工作是使得檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)。所以，這就需要工作人員對(duì)文書檔案管理工作高度重視，要嚴(yán)格遵守企業(yè)的相關(guān)條例及法律規(guī)定，保證文書檔案的真實(shí)性和完整性。對(duì)于文書檔案的入庫及交付環(huán)節(jié)需要嚴(yán)格的把控，認(rèn)真核實(shí)出入庫的文書檔案質(zhì)量、數(shù)量，確保在每一個(gè)環(huán)節(jié)不出現(xiàn)紕漏，查核后的檔案要及時(shí)入庫，避免文書的丟失。做好文書檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)，注重各個(gè)環(huán)節(jié)的合理銜接，這樣才能將各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性降到最低。

3）加強(qiáng)企業(yè)各部門之間的配合。國有企業(yè)的文書檔案包含范圍廣，形式多樣，除了上級(jí)單位、監(jiān)管單位下達(dá)的正式文件外，還有各種企業(yè)內(nèi)部的工作材料及文書檔案。同時(shí)，國有企業(yè)的文書檔案管理工作的涉及面也很廣，各個(gè)職能部門都需要進(jìn)行相關(guān)的整理工作。要做文書檔案管理工作，就必須需要各個(gè)部門之間的通力配合，確保各部門的文書檔案工作能夠按時(shí)及高質(zhì)量的完成。因此，每個(gè)職能部門設(shè)立一名文書檔案管理人員專門負(fù)責(zé)部門內(nèi)部及各個(gè)部門之間的有效溝通及工作協(xié)調(diào)。注重國有企業(yè)各部門之間的高效配合才是合理開展文書檔案管理工作的重心。

4）深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。國有企業(yè)首先需要在設(shè)備上支持信息化文書檔案管理工作的開展，配備齊全檔案信息化建設(shè)需要用到的軟、硬件設(shè)備;同時(shí)需要相應(yīng)的培訓(xùn)文書檔案管理工作人員，注重信息化技能的提升及鍛煉，在軟件與硬件上需要齊頭并進(jìn)，共同發(fā)展，這樣才能保證文書檔案管理工作順利開展。

5）提升文書檔案管理工作人員素質(zhì)。在抓緊制度建設(shè)及信息化建設(shè)的同時(shí)，需要進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，要進(jìn)行專門的培訓(xùn)，提升其專業(yè)技能，加強(qiáng)其自身的文書檔案管理工作能力。并要求工作人員在進(jìn)行文書檔案管理工作過程中，將自身技能和信息化技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合，利用先進(jìn)的文書檔案管理技術(shù)，不斷改進(jìn)陳舊的效率低下的管理方法，管理人員需要有效結(jié)合現(xiàn)存的文書檔案形式進(jìn)行高效率的管理，將文書檔案利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行有效合理的儲(chǔ)存及借出。注重每一環(huán)節(jié)的順利開展，確保企業(yè)文書檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理。

4 結(jié)語

國有企業(yè)的文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)自身而言是十分必要的，這不僅關(guān)乎企業(yè)自身日常經(jīng)營效果的好壞，也是國有企業(yè)未來發(fā)展方向把控的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于整個(gè)社會(huì)而言，國有企業(yè)的文書檔案也是一項(xiàng)考核標(biāo)準(zhǔn)，有效地反映了社會(huì)發(fā)展進(jìn)程和時(shí)代變遷，是歷史的見證。本文通過分析相關(guān)問題并制定出相應(yīng)的解決對(duì)策，希望對(duì)企業(yè)的文書檔案管理工作的提高起到一定的效果和作用。

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作者簡介

謝牡丹（1980-），女，壯族，廣西柳城人，在職研究生，畢業(yè)于廣西民族大學(xué)，高校助教，研究方向：行政管理。