新時(shí)期做好事業(yè)單位檔案管理工作的思考

鄭愛(ài)芳 傅琛

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的改革工作也不斷推進(jìn)，在這樣的情況下，事業(yè)單位檔案管理模式發(fā)生了較大變化，而且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，也給事業(yè)單位檔案管理形式和內(nèi)容創(chuàng)新帶來(lái)了新的機(jī)遇?；诖耍疚慕Y(jié)合事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，分析新時(shí)期如何做好事業(yè)單位檔案管理工作，希望能夠進(jìn)一步提升事業(yè)檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，事業(yè)單位工作內(nèi)容也發(fā)生了較大的變化，其中檔案管理的作用越來(lái)與突出，而且隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，能夠有效提升事業(yè)單位工作的效率。因此，在新時(shí)期發(fā)展背景下，事業(yè)單位要想更好適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，則必須要進(jìn)行檔案管理的改革與創(chuàng)新，有效應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，解決事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問(wèn)題，創(chuàng)新檔案管理的方法，提升檔案管理的質(zhì)量，從而進(jìn)一步提升工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于人民。

1 新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的要求

1）完善的制度和設(shè)備系統(tǒng)。新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的要求，首先體現(xiàn)在制度和設(shè)備系統(tǒng)的完善方面。由于現(xiàn)階段大部分事業(yè)單位檔案管理相關(guān)的制度體系并不完善，因此導(dǎo)致相關(guān)人員在實(shí)際工作中出現(xiàn)許多失誤問(wèn)題，而在事業(yè)單位日常管理工作中，都會(huì)涉及檔案資料的收集和整理，如果制度體系不完善，不僅會(huì)影響檔案的保管，而且還會(huì)影響各項(xiàng)工作的執(zhí)行效果。此外，相關(guān)的設(shè)備系統(tǒng)和設(shè)備配置不足，不能夠有效進(jìn)行檔案資料的防護(hù)，這會(huì)嚴(yán)重影響事業(yè)單位內(nèi)部文件資料的安全。因此，在新時(shí)期背景下，事業(yè)檔案管理工作要加快制度和設(shè)備系統(tǒng)的完善，從而保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2）工作模式的優(yōu)化和監(jiān)管問(wèn)題的解決。新時(shí)期背景下，事業(yè)檔案管理工作同樣面臨著工作模式的優(yōu)化和監(jiān)管問(wèn)題的挑戰(zhàn)。由于事業(yè)單位日常處理的事務(wù)較多，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案文件，而且文件類型較復(fù)雜，如果事業(yè)單位仍然保留傳統(tǒng)單一的檔案工作模式，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理呈現(xiàn)出機(jī)械化的狀態(tài)，也不利于檔案管理工作效率的提升。同時(shí)，由于事業(yè)檔案不同類型的檔案資料重要程度也不同，如果在實(shí)際的管理工作中不能夠有效進(jìn)行監(jiān)管，可能會(huì)引發(fā)一系列安全問(wèn)題，從而造成無(wú)法挽回的損失。因此，新時(shí)期做好事業(yè)單位管理工作，需要事業(yè)單位積極進(jìn)行工作模式的優(yōu)化，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，并加強(qiáng)檔案的監(jiān)管，保證檔案工作效率的同時(shí)，充分發(fā)揮檔案的作用與價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）檔案管理理念落后。新時(shí)期導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理效率較低的主要原因是檔案管理理念較落后，不能夠正確地認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性和全面性。由于檔案管理理念落后，缺乏檔案管理意識(shí)，以致于實(shí)際工作中不能夠進(jìn)行全面化的檔案管理，使得事業(yè)單位各項(xiàng)工作效率降低，同時(shí)由于檔案管理工作無(wú)法順利進(jìn)行，使得檔案管理并不規(guī)范，從而影響事業(yè)單位的發(fā)展。此外，許多事業(yè)單位并不具備先進(jìn)的管理理念，因此在檔案的保密性措施上也落實(shí)不到位，從而造成了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

2）缺乏完善的檔案管理制度。新時(shí)期背景下，許多事業(yè)單位檔案管理制度并不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位人員缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，在具體的工作中也缺乏有效的指導(dǎo)。同時(shí)，由于缺乏完善的檔案管理制度，影響了檔案管理工作的執(zhí)行效果，一些具體的制度條款不能在實(shí)際工作中有效落實(shí)。此外，部分事業(yè)單位缺乏有效的激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制，責(zé)任分工也并不明確，以致于管理環(huán)節(jié)中出現(xiàn)責(zé)任推諉的現(xiàn)象，工作人員的工作積極性也不高，從而導(dǎo)致檔案管理效果并不佳。

3）檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)。新時(shí)期對(duì)事業(yè)檔案管理人員的專業(yè)性要求也不斷提高，但是從實(shí)際的情況來(lái)看，大部分事業(yè)單位檔案管理人員觀念較落后，在檔案工作中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，缺乏計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的充分認(rèn)識(shí)，不能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理的效率，不僅影響了事業(yè)單位的辦事效率，而且難以滿足新時(shí)期檔案管理發(fā)展的要求。同時(shí)，許多事業(yè)單位并不重視檔案管理人員的培訓(xùn)，使得檔案管理人員的專業(yè)性并不強(qiáng)，以致于在實(shí)際管理工作中仍然沿用傳統(tǒng)思維進(jìn)行處理，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。

4）檔案信息化建設(shè)不足。檔案信息化建設(shè)不足也是新時(shí)期事業(yè)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題之一，由于許多事業(yè)單位不重視檔案管理，以致于檔案管理的投入力度較小，檔案管理的設(shè)備和系統(tǒng)更是陳舊、落后，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率的提升。即使部分事業(yè)單位進(jìn)行了信息化建設(shè)，但是不能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，在檔案安全性和保密性方面建設(shè)不足，從而導(dǎo)致實(shí)際的檔案管理效果并不佳。

3 新時(shí)期事業(yè)單位做好檔案管理工作的措施

1）更新檔案管理理念。新時(shí)期事業(yè)單位要想有效提升檔案管理的質(zhì)量，首先就是要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化，及時(shí)更新自身的管理理念，強(qiáng)化單位全體人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。對(duì)此，事業(yè)單位要加大檔案管理的宣傳力度，使全體工作人員都能夠正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，促使更多人員參與到檔案管理工作中。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理作為日常管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，加大檔案管理的肉兔，建立完善的檔案管理制度和方法，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2）完善檔案管理制度。新時(shí)期事業(yè)單位要想提升檔案管理工作的效率，還需要建立完善的檔案管理制度，這樣才能夠保證相關(guān)工作按照制度要求進(jìn)行，從而滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。對(duì)此，事業(yè)單位要結(jié)合自身的實(shí)際需求和檔案管理的特點(diǎn)，建立符合自身發(fā)展的檔案管理制度，并加快檔案管理的改革與創(chuàng)新，促使檔案管理工作更加規(guī)范化，有效發(fā)揮檔案管理的作用，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位健康持續(xù)的發(fā)展。此外，事業(yè)單位在完善檔案管理制度時(shí)，也應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)相關(guān)工作人員的工作積極性和熱情，保證檔案管理工作更加高效進(jìn)行，促進(jìn)檔案管理工作效率與質(zhì)量的有效提升。

3）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員是提升事業(yè)檔案管理工作效率與質(zhì)量的關(guān)鍵因素，因此在新時(shí)期背景下，事業(yè)單位還需要注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。對(duì)此，事業(yè)單位在選用人員時(shí)，要遵循公平公正的用人原則，綜合考慮檔案管理人員專業(yè)知識(shí)、職業(yè)操守、綜合素質(zhì)等方面，確保檔案管理工作者符合當(dāng)前事業(yè)檔案管理工作的需求。同時(shí)，事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，不斷提升他們的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作水平，這樣不僅能夠滿足新時(shí)期檔案管理工作的要求，而且還能夠有效提升檔案管理的效率與質(zhì)量。

4）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展的必然要求，對(duì)此，事業(yè)單位要加大檔案信息化管理的投入，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備和軟件系統(tǒng)，加快檔案管理信息化進(jìn)程。信息化檔案不僅方便查閱、易儲(chǔ)存，而且能夠有效避免外界因素的干擾，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，因此事業(yè)單位要充分重視檔案管理信息化建設(shè)，建立起完善的檔案管理信息系統(tǒng)，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，保證檔案資料的保密性和安全性，以此提升檔案資料的使用效益。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作有了更高的要求，事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，歸納和總結(jié)檔案管理問(wèn)題，制定完善的檔案管理的制度，加強(qiáng)人員管理和信息化建設(shè)，從而有效提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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