淺析做好新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的方法措施

陳雁飛

摘 要：對(duì)于機(jī)構(gòu)編制工作來說，其檔案管理工作的開展是對(duì)相關(guān)資料和文件進(jìn)行記錄、收集與整理的重要工作，其為相關(guān)機(jī)構(gòu)編制工作的開展提供了真實(shí)的依據(jù)，同時(shí)也為相關(guān)管理決策工作提供了相關(guān)的數(shù)據(jù)材料。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)編制;檔案管理;工作方法措施

1 引言

在相關(guān)機(jī)構(gòu)編制部門開展各項(xiàng)工作的過程中，檔案管理工作為其相關(guān)工作記錄提供了記載和收集，其本身具有十分重要的意義。提高檔案管理工作的水平，可以更好地為編制部門的各項(xiàng)工作的開展提供相關(guān)依據(jù)，并且可以讓各項(xiàng)管理決策的制定更加科學(xué)、有效。新時(shí)期新的發(fā)展形勢(shì)下，機(jī)構(gòu)編制工作的開展也要進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的調(diào)整和創(chuàng)新，本文就對(duì)于新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理的開展思路進(jìn)行了分析和探討。

2 新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理的開展思路

2.1 構(gòu)建一套完善的檔案管理體系

檔案管理工作的有效開展，需要一套完善的檔案管理體系作為基礎(chǔ)保障。檔案材料能否保證高質(zhì)量、完整齊全已經(jīng)成為衡量檔案管理工作的開展質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。為了更好地避免由于檔案管理工作開展不善所導(dǎo)致的質(zhì)量不佳、材料遺漏等問題。在檔案管理工作開展上，其相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度要進(jìn)一步的明確。對(duì)于已經(jīng)形成的檔案材料管理上，要做好相應(yīng)的整理和歸檔，依據(jù)不同的文件類型做好歸類，確?，F(xiàn)有檔案資料的簡(jiǎn)潔、明確的管理。對(duì)于一些檔案資料不夠完整的情況，要做好相應(yīng)的記錄工作，并且將所記錄材料及時(shí)進(jìn)行提交審核，做好對(duì)檔案材料的后補(bǔ)。在檔案結(jié)構(gòu)管理上，要對(duì)不同類型的檔案根據(jù)不同介質(zhì)進(jìn)行區(qū)分，制定出不同的管理方法和流程。根據(jù)實(shí)際檔案管理工作的需要，加強(qiáng)檔案管理工作的相關(guān)投入，完善基礎(chǔ)管理設(shè)施，提高機(jī)構(gòu)編制檔案信息管理的規(guī)范性與完整性。另外，檔案管理體系也要對(duì)于檔案管理的時(shí)效性給予足夠的保證。在檔案信息和資料進(jìn)行歸檔整理的過程中，檔案管理人員要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)流程來進(jìn)行處理，并且將一些相關(guān)的檔案資料的發(fā)文機(jī)關(guān)、字號(hào)、日期、主題詞等內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的輸入，結(jié)合科學(xué)的編號(hào)制度，提高檔案材料的整體管理水平。

2.2 提高檔案管理工作的落實(shí)效果

機(jī)構(gòu)編制部門的檔案管理工作，其本身不局限于對(duì)檔案資料的整理與存放，為管理決策提供科學(xué)、真實(shí)的依據(jù)也是檔案管理工作的重要職責(zé)。在檔案管理工作開展的過程中，要將保密與開放的原則進(jìn)行和諧的處理，結(jié)合機(jī)構(gòu)編制工作開展的具體需求，對(duì)于相關(guān)檔案進(jìn)行分類，結(jié)合不同保密級(jí)別和時(shí)間，制定出不同的管理策略與制度。對(duì)于一些工作中應(yīng)用較多，保密時(shí)間和等級(jí)相對(duì)較低的檔案，其要適當(dāng)?shù)脑黾永玫谋憷?。檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案資料本身的重要性，將其作為重要的信息資源進(jìn)行管理，創(chuàng)造良好的利用條件，最大限度的對(duì)于檔案資源的價(jià)值進(jìn)行發(fā)揮。在檔案資源查閱流程的設(shè)置上，檔案管理人要根據(jù)具體的情況，為每一份檔案都制定出相應(yīng)的檢索目錄，嚴(yán)格按照相關(guān)的精細(xì)化和規(guī)范化的管理需求，對(duì)檔案進(jìn)行全面的統(tǒng)計(jì)和整理，讓檔案管理工作可以得到規(guī)范化的進(jìn)行。另外，在檔案資料的編撰上，檔案管理人員也要制定出相應(yīng)的編寫計(jì)劃，深度的對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和加工，以不同形式進(jìn)行分類和匯編，將機(jī)構(gòu)編制工作開展中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行全面的記錄，實(shí)事求是地將工作中所取得的成就進(jìn)行整理，為后期相關(guān)管理決策工作開展提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)，這樣檔案資源本身的利用價(jià)值也能得到最大化的保障。

2.3 創(chuàng)新管理方式

檔案管理工作開展的過程中，其管理思路和管理方式都需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行更新。檔案管理工作的開展要積極地應(yīng)用先進(jìn)的外界技術(shù)，對(duì)于管理思路和方式進(jìn)行不斷的革新。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的信息化開展也需要進(jìn)行改進(jìn)。檔案管理部門可以結(jié)合機(jī)構(gòu)編制工作開展需求，構(gòu)建一套科學(xué)、高效的信息管理平臺(tái)，通過信息管理平臺(tái)來開展檔案管理工作，將檔案資料的錄入、輸出、查找、統(tǒng)計(jì)、歸檔、匯總等功能實(shí)現(xiàn)一體化的控制，真正的突破以往檔案管理工作中手工管理的一系列局限。針對(duì)自動(dòng)化辦公的需求，檔案管理工作也要進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，通過技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保存，并且上傳到辦公系統(tǒng)當(dāng)中，相關(guān)的部門和人員可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)于檔案資源進(jìn)行利用，這樣檔案資料的傳閱時(shí)間可以得到有效的控制，整體工作效率也能得到提高。信息化時(shí)代下，檔案資料的管理工作大多數(shù)都是通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)的。相關(guān)檔案管理人員要對(duì)電子檔案的基本特點(diǎn)和管理規(guī)范有著深刻的了解，并且具有一定水平的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的能力和知識(shí)，可以有效地保障電子檔案信息的安全性與完整性。檔案管理工作在轉(zhuǎn)變的過程中，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用有著一個(gè)更加全面的了解與認(rèn)同。

2.4 提高檔案管理人員自身的專業(yè)能力水平

機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的開展，相對(duì)于一般檔案管理工作來說，其本身業(yè)務(wù)性、服務(wù)性更強(qiáng)，對(duì)于檔案管理人員自身素質(zhì)和專業(yè)能力的要求更高，檔案管理人員必須要具有專業(yè)的管理和服務(wù)能力，良好的創(chuàng)新意識(shí)和思路，充分的對(duì)檔案資源進(jìn)行全面的利用。在崗位人員管理上，要對(duì)崗位機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理設(shè)置，明確不同崗位人員的工作職責(zé)，對(duì)于在崗人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行有效的保障。在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員的選拔上，要選擇具有政治覺悟強(qiáng)、責(zé)任心高、業(yè)務(wù)素質(zhì)能力佳的人員進(jìn)行上崗，并且嚴(yán)格配合相關(guān)的崗位考核執(zhí)行制度，讓在崗人員保持積極的工作熱情和工作態(tài)度。針對(duì)人員的管理和培訓(xùn)上，也要于檔案管理人員進(jìn)行鼓勵(lì)，為他們組織一些學(xué)習(xí)和交流活動(dòng)，引導(dǎo)他們積極參與各項(xiàng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過對(duì)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技能進(jìn)行學(xué)習(xí)，更好地應(yīng)對(duì)日常的檔案管理工作。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的學(xué)習(xí)，可以更好地提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)水平，開拓眼光，了解檔案管理相關(guān)技術(shù)的發(fā)展和思路的革新，可以更高效地應(yīng)用各項(xiàng)專業(yè)理論，對(duì)日常工作進(jìn)行改進(jìn)，這對(duì)于提高整體工作效率和效果也是非常必要的。另外，為了更好地提高人員管理效果，也要引入相應(yīng)的激勵(lì)考核制度。通過對(duì)在崗人員的工作情況進(jìn)行全面、詳盡的考核，讓檔案管理人員對(duì)檔案管理工作有一個(gè)更加清晰明確的認(rèn)知，突破傳統(tǒng)管理工作中的局限，提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平。

3 結(jié)語

總而言之，在機(jī)構(gòu)編制部門開展相關(guān)工作的過程中，檔案管理工作的開展效果對(duì)于機(jī)構(gòu)編制工作的開展有著至關(guān)重要的影響。檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新自身的管理思路和管理方式，積極的探索出一套科學(xué)的管理方法，提高對(duì)檔案資料的利用效率，真正的為機(jī)構(gòu)編制工作的開展提供科學(xué)的管理依據(jù)。

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