中小型民營經(jīng)濟(jì)組織檔案管理的特點(diǎn)與方法研究

摘 要：在我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)體系中，中小型民營經(jīng)濟(jì)組織為推動我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展，完善我國市場經(jīng)濟(jì)體制等方面，均發(fā)揮了直接且重要的影響作用。而加強(qiáng)檔案管理，活用各種檔案資源，是民營經(jīng)濟(jì)組織實現(xiàn)規(guī)范有序、可持續(xù)發(fā)展的必要條件之一。基于此，本文將結(jié)合相關(guān)研究資料，以中小型民營經(jīng)濟(jì)組織作為主要研究對象，重點(diǎn)對其檔案管理特點(diǎn)及方法進(jìn)行簡要論述。

關(guān)鍵詞：中小型民營經(jīng)濟(jì)組織;檔案管理;管理特點(diǎn);管理方法

雖然當(dāng)前我國關(guān)于中小型民營經(jīng)濟(jì)組織的研究成果頗豐，但有關(guān)該組織檔案管理的研究則相對較少。本研究通過立足中小型民營經(jīng)濟(jì)組織實際，在闡明此類組織的檔案管理特點(diǎn)，有效豐富該領(lǐng)域理論研究的同時，也為中小型民營經(jīng)濟(jì)組織深入落實檔案管理工作提供必要的實踐指導(dǎo)與幫助。

1 中小型民營經(jīng)濟(jì)組織的檔案管理特點(diǎn)分析

1）私有管理。相較于其它形式的經(jīng)濟(jì)組織，中小型民營經(jīng)濟(jì)組織中，法人性質(zhì)相對特殊，該組織中的法人主觀意識較強(qiáng)烈。這也使得大部分民營企業(yè)法人對其管理范圍內(nèi)的檔案具有較高的獨(dú)有意識，認(rèn)為其對于中小型民營經(jīng)濟(jì)組織中的各類檔案的使用與處理，均具有絕對的自由權(quán)。在強(qiáng)烈的私有觀念和主觀意識影響下，此類經(jīng)濟(jì)組織的檔案管理往往存在較強(qiáng)的私有化特征。

2）形式固定。雖然在各類經(jīng)濟(jì)組織之間，檔案存在極大的差異性，不同民營經(jīng)濟(jì)組織的檔案內(nèi)容、形式等并不完全一致，但其存在極大的相似性。如許多中小型民營經(jīng)濟(jì)組織中均會選擇采用合同格式或是契約格式的檔案，而固定單一的檔案格式與形式也限制著檔案內(nèi)容。極大地影響了中小型民營經(jīng)濟(jì)組織檔案資源的豐富性、多樣性，長此以往，勢必會阻礙檔案自身有效性在中小型民營經(jīng)濟(jì)組織中的充分發(fā)揮，不利于該經(jīng)濟(jì)組織在新時期下實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

3）載體多樣。不同于格式、形式內(nèi)容上的固定單一，中小型民營經(jīng)濟(jì)組織的檔案在載體上表現(xiàn)出較強(qiáng)的多樣性[1]。在中小型民營經(jīng)濟(jì)組織中，除常見的紙質(zhì)檔案如合同、契約等之外，常見的檔案載體還包括圖像、影音視頻以及各種實物等等。多樣化的檔案載體也在一定程度上保障了中小型民營經(jīng)濟(jì)組織檔案資源及相關(guān)數(shù)據(jù)信息的全面性，為促進(jìn)中小型民營經(jīng)濟(jì)組織實現(xiàn)長效發(fā)展發(fā)揮了重要的幫助作用。但值得注意的是，也正是受到這一特征的影響，導(dǎo)致中小型民營經(jīng)濟(jì)組織在檔案管理中往往會出現(xiàn)管理形式不統(tǒng)一、管理混亂等情況，在一定程度上增加了中小型民營經(jīng)濟(jì)組織檔案規(guī)范統(tǒng)一管理的難度。

4）利用原始。除上述特征外，中小型民營經(jīng)濟(jì)組織的檔案管理還具有檔案資源利用方式原始、落后的特點(diǎn)。在部分中小型民營經(jīng)濟(jì)組織中，由于法人及相關(guān)管理人員缺乏先進(jìn)的管理意識，往往只側(cè)重于對各種檔案資源的收集整理。即便在檔案管理信息化建設(shè)中，也大多局限于使用計算機(jī)或掃描儀等信息化設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，以達(dá)到實現(xiàn)檔案電子化處理的目的。但其鮮少能夠?qū)μN(yùn)含在各類檔案中的價值內(nèi)容進(jìn)行深入挖掘與充分開發(fā)利用，故而使得檔案在幫助構(gòu)建中小型民營經(jīng)濟(jì)組織內(nèi)部文化、良好形象等方面的作用微乎其微。

2 中小型民營經(jīng)濟(jì)組織檔案管理有效方法分析

1）創(chuàng)新檔案管理理念。在新時期下，對于中小型民營經(jīng)濟(jì)組織檔案管理的要求也逐漸提高，其管理需求也愈發(fā)多樣。因此本文認(rèn)為，中小型民營經(jīng)濟(jì)組織有必要在對檔案管理時形成正確認(rèn)知，主動根據(jù)自身實際，加大該領(lǐng)域的人力、資金和物力投入的基礎(chǔ)上，積極學(xué)習(xí)其它優(yōu)秀經(jīng)濟(jì)組織中的先進(jìn)檔案管理理念，為中小型民營經(jīng)濟(jì)組織中后續(xù)各項檔案管理工作的順利開展奠定堅實基礎(chǔ)。為此，各民營企業(yè)可積極利用內(nèi)部局域網(wǎng)、辦公微信群等，對檔案管理的重要作用進(jìn)行大力宣傳，將各部門進(jìn)行有機(jī)聯(lián)合，使其能夠準(zhǔn)確認(rèn)識自身在中小型民營經(jīng)濟(jì)組織檔案管理中的職能，進(jìn)而主動配合相關(guān)工作人員完成各項檔案管理工作。管理人員也可以運(yùn)用微信、QQ、微博等新興媒介，向中小型民營經(jīng)濟(jì)組織內(nèi)各部門工作人員定期推送關(guān)于檔案管理的最新資訊，包括最新的檔案管理理念、檔案管理成果等，使得全體員工均可以積極主動地參與到中小型民營經(jīng)濟(jì)組織檔案管理工作中。

2）挖掘多樣檔案資源。根據(jù)上文可知，中小型民營經(jīng)濟(jì)組織檔案載體多樣，但其形式內(nèi)容相對單一。因此本文認(rèn)為，我國中小型民營經(jīng)濟(jì)組織還需要盡快樹立起主動管理意識，圍繞本經(jīng)濟(jì)組織的實際情況與發(fā)展需求，主動豐富檔案資源內(nèi)容與形式，同時嚴(yán)格遵循國家相關(guān)規(guī)定要求，對各項檔案資源進(jìn)行規(guī)范、統(tǒng)一管理。例如管理人員一方面可對現(xiàn)有各項檔案資源進(jìn)行集中整合，根據(jù)檔案的載體或內(nèi)容形式等進(jìn)行分類匯總。對于其中的紙質(zhì)檔案，則可以借助計算機(jī)技術(shù)將其統(tǒng)一轉(zhuǎn)化成電子格式，并集中存儲在專門的檔案庫中[2]。對于圖片、影像等類型的檔案，管理人員則需要依照既定管理規(guī)定，對其存儲格式進(jìn)行統(tǒng)一，而后再存儲于檔案庫中。此外，管理人員也需要主動從中小型民營經(jīng)濟(jì)組織中的各項主營業(yè)務(wù)、技術(shù)服務(wù)等入手，搜集整理與之相關(guān)的各種檔案資源，自覺為中小型民營經(jīng)濟(jì)組織技術(shù)咨詢、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等進(jìn)行建檔。利用豐富多樣的檔案資源，為中小型民營經(jīng)濟(jì)組織實現(xiàn)穩(wěn)健發(fā)展提供重要參考。

3）運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段。在大數(shù)據(jù)時代下，中小型民營經(jīng)濟(jì)組織中的檔案資源及相關(guān)數(shù)據(jù)信息量愈發(fā)增多，因此為有效提升檔案管理成效，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)盡快摒棄傳統(tǒng)人工管理模式，積極運(yùn)用各種先進(jìn)的管理技術(shù)手段。例如管理人員可利用中小型民營經(jīng)濟(jì)組織中已有的局域網(wǎng)，依托計算機(jī)技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，同時將云計算等其它現(xiàn)代信息技術(shù)引入其中，搭建高效、便捷的檔案管理信息化平臺。利用專業(yè)的檔案管理工具軟件和數(shù)據(jù)庫軟件，自動完成對各種檔案信息的搜集和分類整理，對于其中重要等級較高的檔案，管理人員可采用加密技術(shù)對其進(jìn)行加密處理。其它工作人員根據(jù)自身權(quán)限，登錄進(jìn)入該平臺，并在搜索欄中鍵入相關(guān)關(guān)鍵詞，即可實時查閱、取用所需檔案資料。而借助數(shù)據(jù)庫中的自帶的統(tǒng)計分析功能，可對各種檔案資料中的內(nèi)在價值信息進(jìn)行深入剖析，由此使得檔案資源的應(yīng)有效用能夠在中小型民營經(jīng)濟(jì)組織中得到最大發(fā)揮。

4）依法全程監(jiān)督管理。在中小型民營經(jīng)濟(jì)組織的檔案管理中，除管理人員自身需要主動樹立自我管理意識，自覺對所搜集整理的檔案資料等進(jìn)行嚴(yán)格審核外，還可以運(yùn)用微信、QQ等新興媒介及專業(yè)的檔案管理信息化平臺，鼓勵其它各部門工作人員及廣大社會群眾主動參與到中小型民營經(jīng)濟(jì)組織檔案管理的全程監(jiān)管中。如管理人員需要定期將檔案管理工作開展進(jìn)度情況、檔案資料使用情況等，以直觀的圖表格式或規(guī)范的書面報告形式，直接公示在官方微信群、官方網(wǎng)站等當(dāng)中。自覺接受全體人員的嚴(yán)格監(jiān)督管理，使得中小型民營經(jīng)濟(jì)組織各項檔案管理工作均能夠依法得到有效落實。

3 結(jié)束語

綜上所述，中小型民營經(jīng)濟(jì)組織在檔案管理方面存在管理理念私有化程度高、檔案形式內(nèi)容固定化、檔案載體多樣及檔案資源利用方式原始的特征。因此我國中小型民營經(jīng)濟(jì)組織需要在充分結(jié)合自身實際的基礎(chǔ)上，主動創(chuàng)新檔案管理理念。嚴(yán)格遵循國家相關(guān)規(guī)定要求，靈活運(yùn)用各種管理技術(shù)手段，配合全程嚴(yán)格的監(jiān)督管理，使得中小型民營經(jīng)濟(jì)組織檔案管理工作能夠得到真正落實。

參考文獻(xiàn)

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[2]劉曉云.非公有制經(jīng)濟(jì)組織檔案管理研究[J].辦公自動化，2016，21（13）：51-52+41.

作者簡介

馬艷春（1970-），女，山西省呂梁市汾陽人，大專，畢業(yè)于中央廣播電視大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。