提升檔案管理效率的若干思考

林智

摘 要：檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位的高效運(yùn)轉(zhuǎn)具有十分重要的作用，基于信息時(shí)代的背景之下，檔案部門要積極完善檔案管理工作細(xì)節(jié)，結(jié)合信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理服務(wù)模式，加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)，持續(xù)提升檔案管理效率。本文就提升檔案管理效率的相關(guān)途徑展開探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;提升;效率

檔案管理主要就是收集各種各項(xiàng)的信息和資料，并對(duì)其進(jìn)行整理和分類，妥善存儲(chǔ)，以能夠方便工作人員隨時(shí)查閱，確保相關(guān)決策的科學(xué)性，促進(jìn)企事業(yè)單位的順利發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作變得更加的繁瑣和復(fù)雜，給工作人員提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。如何發(fā)揮好檔案管理的作用，提升其管理效率，對(duì)于檔案管理部門有著重要意義。

1 實(shí)施制度化管理

基于現(xiàn)有的檔案管理制度體系上，檔案管理部門要完善標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，立足于宏觀角度上，以國(guó)家頒布的法律法規(guī)作為基礎(chǔ)，深切剖析檔案管理中存在的問題，從而有針對(duì)性的提出解決對(duì)策，讓檔案管理工作更加的清晰化和規(guī)范化。同時(shí)，將管理制度具體化，將各項(xiàng)職責(zé)落實(shí)到人頭上，從而提升工作人員的責(zé)任感，降低日常管理工作中失誤的發(fā)生。從檔案的收集到整理、再到分類保存等各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理部門還需要實(shí)施嚴(yán)格監(jiān)督，將各項(xiàng)工作細(xì)化，開展合理分工，確保每一位工作人員都能夠保質(zhì)保量的完成自己的工作任務(wù)，并深刻認(rèn)識(shí)到真實(shí)性才是檔案管理工作的核心內(nèi)容。結(jié)合部門實(shí)際發(fā)展需求，制定完善的考核評(píng)價(jià)體系，將質(zhì)量和數(shù)量共同作為測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行打分，按照相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度，全方位開展內(nèi)部工作。將工作人員的工資獎(jiǎng)勵(lì)和考核結(jié)果掛鉤，以此來增強(qiáng)工作人員的積極性，對(duì)于任何人有調(diào)用檔案的需求，也要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行登記審查，不能夠隨意操作，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，形成良性循環(huán)。

2 合理引入信息技術(shù)

信息技術(shù)的發(fā)展其已經(jīng)被廣泛運(yùn)用于各行各業(yè)之中，為了保證檔案管理工作能夠和時(shí)代發(fā)展接軌，管理部門還要積極引入信息技術(shù)，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理工作的效率。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，首先，檔案管理部門需要加大投入資金，引入大量先進(jìn)的設(shè)備，并合力分配物資，以時(shí)效性作為基礎(chǔ)，保證具體的數(shù)據(jù)信息在收集、整合與反饋過程中能夠更加準(zhǔn)確與有效。其次，做好日常的維護(hù)和管理工作，確保檔案管理工作的安全性，借助信息技術(shù)不斷提升數(shù)據(jù)文件的保密程度，設(shè)立身份驗(yàn)證和防火墻等，對(duì)重要的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行加密和更新，通過數(shù)據(jù)資料的保密程度來進(jìn)行差異性的存儲(chǔ)。不斷加強(qiáng)工作人員的監(jiān)督力度，結(jié)合地區(qū)的實(shí)際情況，合理劃分檔案管理辦公區(qū)域，以此來避免無關(guān)人員隨意翻閱信息。針對(duì)出現(xiàn)違規(guī)違法行為，要加強(qiáng)懲處力度，依據(jù)法律制度，真正做到檔案管理有法可依。在具體的保管過程中，工作人員還需要將不同的檔案分為短期、長(zhǎng)期和永久三個(gè)部門，不僅能夠大大縮減人工存儲(chǔ)時(shí)間和檔案空間，還能夠避免檔案信息發(fā)生外泄情況。

3 創(chuàng)新管理服務(wù)手段

由于在個(gè)別檔案管理部門中，很多員工對(duì)于這類工作沒有引起足夠重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，只是一個(gè)收集資料的工作，所以常常敷衍了事。所以，檔案管理部門必須要加大宣傳力度，提升內(nèi)部工作人員的科學(xué)認(rèn)知，重視檔案資料的重要性，進(jìn)而在日后的工作中才能夠更好的和相關(guān)部門聯(lián)系，形成自下而上的檔案管理改革機(jī)制。為了提升調(diào)用次數(shù)，還可以建立云端共享服務(wù)器，給企事業(yè)單位的內(nèi)部工作人員建立檔案查閱賬號(hào)，并按照審查等級(jí)劃分，在一定程度上提升數(shù)據(jù)信息的共享程度，最大限度的發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。提升服務(wù)質(zhì)量，當(dāng)有人無法調(diào)取到需要的檔案時(shí)，相關(guān)工作人員還需要親自操作、耐心解答，讓檔案服務(wù)工作更加便捷、流暢的開展。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)據(jù)資源的利用效率，形成穩(wěn)定的信息傳輸模式，提升檔案管理效率。

4 提升工作人員綜合素質(zhì)

高質(zhì)量的工作隊(duì)伍能夠有效提升檔案管理效率，所以必須要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，定期開展講座、外出培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的理論知識(shí)。加強(qiáng)工作實(shí)踐，將理論聯(lián)系實(shí)際，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，明確信息技術(shù)所起到的重要輔助作用，并在日常工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)信息化和創(chuàng)新性的有機(jī)融合。與此同時(shí)，要求員工用信息化的思維和手段來對(duì)待工作，用信息化的方式來保證人事檔案管理的真實(shí)性和有效性，在提升員工工作效率的同時(shí)，還要將檔案管理的機(jī)密性、及時(shí)性和功能性等多個(gè)有點(diǎn)發(fā)揮到最大，確保人事檔案管理工作能夠完美的適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)而將檔案管理工作做到更加的全面、便捷。此外，還要增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)和主人翁意識(shí)，學(xué)習(xí)《保密法》等相關(guān)規(guī)定，在工作中樹立安全保密意識(shí)，并能夠嚴(yán)格按照工作流程審批檔案，不隨意對(duì)外泄露。

5 結(jié)語

綜上所述，要想提升檔案管理工作效率，就必須要實(shí)施制度化管理、合理引入信息技術(shù)、創(chuàng)新管理服務(wù)手段、提升工作人員綜合素質(zhì)。采用信息化的輔助方式，革新工作手段，提升檔案利用價(jià)值，保證其真實(shí)性和完整性。

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