淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

陳慶娟

摘?要： 進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，社會(huì)高速發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，目前我國(guó)的檔案管理基礎(chǔ)工作已經(jīng)成為社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)，如今的基礎(chǔ)工作系統(tǒng)在一定程度上受到很多重要因素的影響，主要有時(shí)間、地點(diǎn)、重視程度、技術(shù)、工作人員的因素等。所以，為了加深對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)以及發(fā)現(xiàn)目前檔案工作中的不足，筆者結(jié)合檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性和作用對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行深入探討，從而有效提升整體檔案工作水平。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;基礎(chǔ)工作;現(xiàn)代檔案管理;作用分析

【中圖分類號(hào)】G271?????【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?????【文章編號(hào)】1674-3733（2020）01-0291-01

引言：檔案管理是企事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，主要是對(duì)檔案文件和信息進(jìn)行管理的過(guò)程。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理也從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案衍變到了電子信息檔案，但是，檔案管理的基礎(chǔ)工作對(duì)于現(xiàn)代檔案管理工作仍然具有重要的作用。本文將就檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理工作中的重要性和作用進(jìn)行深入的探討和分析。

1?檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

檔案基礎(chǔ)工作作為檔案管理的重要組成部分，體現(xiàn)著檔案管理的基本水平，它不僅關(guān)系著檔案利用的質(zhì)量和服務(wù)效率，還關(guān)系著檔案現(xiàn)代化管理水平的高低，是開展工作的前提，如果沒有檔案基礎(chǔ)工作的支持，現(xiàn)代化的檔案管理便是“無(wú)源之水，無(wú)根之木”，所得出的各種數(shù)據(jù)分析和結(jié)論便根本沒有有效性。所謂檔案管理基礎(chǔ)工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案信息的登記，是將常規(guī)性的冊(cè)、單、表等使用在檔案整理、利用、進(jìn)出和保存等方面的記錄工作中，從而形成完整的原始檔案，并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案健全管理是非常重要的工作項(xiàng)目，可以保證檔案的完整，提高檔案信息的使用效率，節(jié)約大量的人力，使檔案信息的檢索更加快速。有效開發(fā)檔案管理工作項(xiàng)目能夠?yàn)槭褂谜咛峁└玫姆?wù)，也能夠完善檔案基礎(chǔ)工作，同時(shí)，現(xiàn)代化檔案管理水平也可以得到提升。

2?檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中發(fā)揮的作用

2.1?促進(jìn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化?，F(xiàn)代檔案管理的主要作用就是提高檔案管理水平，而檔案管理基礎(chǔ)工作主要就是對(duì)相應(yīng)的信息進(jìn)行分類、整理和歸檔?？墒?，如今大多數(shù)單位對(duì)此項(xiàng)工作缺乏重視，有很多的無(wú)用檔案一直存在，并沒有及時(shí)進(jìn)行清理，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。在正常情況下，作為檔案管理工作人員應(yīng)該將一些舊檔案及時(shí)進(jìn)行清理，并且將有用的檔案與新的檔案進(jìn)行相應(yīng)的組合，這將在一定程度上使檔案管理水平和工作效率得到明顯提升。另外檔案的管理是否具有一定的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和檔案的應(yīng)用搜索率是有著密切關(guān)系的，所以，合理地實(shí)行檔案管理基礎(chǔ)工作將會(huì)在原有基礎(chǔ)上加速檔案管理水平的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.2?提高了檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促使人們提高了檔案管理工作的要求。由于檔案管理發(fā)展的較為迅速，而在管理過(guò)程中，工作人員的能力無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，則無(wú)法讓檔案管理工作得到發(fā)展。為了提高現(xiàn)代檔案管理工作效率，應(yīng)該有意識(shí)的培養(yǎng)檔案管理工作人員的管理意識(shí)，使工作人員能夠了解檔案管理基礎(chǔ)工作重要性;也要注重培養(yǎng)他們自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學(xué)、全面的監(jiān)管，檔案信息的安全性得到有效保障。同時(shí)，應(yīng)該制定專業(yè)化的管理責(zé)任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作職責(zé)，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行;還可以利用獎(jiǎng)罰制度，激發(fā)他們的工作積極性，從而有效完善檔案管理工作。

2.3?促使檔案信息檢索工作順利應(yīng)用。在進(jìn)行檔案信息管理的過(guò)程中，檔案信息的歸檔和錄入是最基礎(chǔ)的檔案管理工作，只有掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作，并且能夠?qū)n案基礎(chǔ)工作執(zhí)行到極致，才能夠進(jìn)一步提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。做好檔案基礎(chǔ)管理工作，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┩晟频臋z索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息。社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷的應(yīng)用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，不斷完善的檔案管理基礎(chǔ)工作，使檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，并且迅速提高了管理的效率和水平。在人們進(jìn)行數(shù)據(jù)信息檢索的過(guò)程中，只有保障數(shù)據(jù)信息、案卷號(hào)等信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，才能夠提供完善的數(shù)據(jù)信息檢索服務(wù)。另外，應(yīng)該創(chuàng)建專業(yè)化的檔案信息收集小組，收集、整理檔案信息，編制規(guī)范化的目錄，然后裝訂成冊(cè)進(jìn)行保存，從而節(jié)約檔案管理工作人員數(shù)據(jù)收集、整理的時(shí)間。

2.4?保證了檔案信息的真實(shí)性和有效性。在檔案管理工作中最為看重的就是其信息是否具有一定的真實(shí)性以及有效性，并且這個(gè)主要是受檔案信息分類的影響，由此可以看出檔案分類在整個(gè)工作過(guò)程中占有十分重要的作用，同時(shí)也為檔案管理的查詢工作提供了相應(yīng)的便利。認(rèn)真做好檔案管理的各項(xiàng)工作，同時(shí)也加強(qiáng)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，這樣在一定程度上會(huì)加速工作人員對(duì)檔案信息的搜索和使用。所以，可以看出，如果想要準(zhǔn)確獲得自己想要的信息，那么必須要做的就是對(duì)檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的分類管理，所輸入的信息必須要能夠保證其準(zhǔn)確性，而且還要做好一切補(bǔ)救措施，出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)能夠及時(shí)進(jìn)行解決。

2.5?加速了檔案信息的應(yīng)用效率。檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有利于日后檔案應(yīng)用效率的提高，同時(shí)還能使檔案內(nèi)容在分類上更加準(zhǔn)確，在一定程度上提升了整體的檔案管理水平，并且在信息處理方面，它會(huì)首先將重要的信息進(jìn)行優(yōu)先處理，之后依次處理次要信息，這樣能夠幫助工作人員篩選出具有重要價(jià)值的檔案信息，加速了檔案的應(yīng)用效率。另外，當(dāng)存入檔案的時(shí)候，必須要對(duì)其相關(guān)的檔案檢索進(jìn)行完善，這樣方便對(duì)日后相關(guān)檔案信息的查詢。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，信息時(shí)代的主題是信息化建設(shè)，將檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)不僅可以提高檔案管理的效率也可以提高企事業(yè)單位對(duì)檔案的利用率。檔案管理是企事業(yè)單位的重要管理部門，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理十分必要，而科學(xué)合理的管理也同樣離不開檔案管理的基礎(chǔ)工作，如果基礎(chǔ)工作不牢靠，那么在進(jìn)行處理時(shí)往往會(huì)手忙腳亂甚至不知該如何管理，所以信息時(shí)代檔案管理的發(fā)展必然重要，但基礎(chǔ)工作才是重中之重。

參考文獻(xiàn)

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