數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

伍小軍

摘 要：隨著檔案管理的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案管理也必將發(fā)揮更大的作用。中學(xué)的檔案管理，在一定程度上隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)生變化，明確當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理作用及意義，就必須立足在中學(xué)檔案管理的數(shù)字化的社會(huì)條件之下。

關(guān)鍵詞：中學(xué);檔案管理;數(shù)字化

前言

中學(xué)的檔案管理是中學(xué)如何更好的管理本單位的人事檔案調(diào)動(dòng)以及學(xué)生的發(fā)展?fàn)顩r的主要基礎(chǔ)，更高效率地進(jìn)行中學(xué)的檔案管理，關(guān)系到中學(xué)發(fā)展的本身，也影響著中學(xué)工作人員的工作運(yùn)作情況。從這個(gè)角度上來說，中學(xué)的檔案管理既關(guān)系著中學(xué)本身檔案管理的有序化，也關(guān)系著中學(xué)工作人員的切身利益。

一、數(shù)字化檔案在檔案管理工作中發(fā)揮作用的基礎(chǔ)

（一）信息化社會(huì)為數(shù)字化檔案管理提供了機(jī)遇

在以往的數(shù)字化檔案管理過程當(dāng)中，往往依靠的是人工，對(duì)數(shù)字化檔案管理進(jìn)行分類與整理，從一定程度上來說，人工管理中學(xué)的人事檔案容易出現(xiàn)一定的失誤率，容易把檔案的一些關(guān)鍵性內(nèi)容遺漏。在信息化社會(huì)，隨著電腦技術(shù)與通信技術(shù)的迅猛發(fā)展，這些社會(huì)科技發(fā)展的現(xiàn)實(shí)條件，都為中學(xué)人事檔案的管理提供了新的發(fā)展機(jī)遇，一方面，信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，為數(shù)字化檔案管理提供了更好的發(fā)展平臺(tái)，人們可以更方便地利用信息以及電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為中學(xué)的檔案管理進(jìn)行信息化處理，達(dá)到對(duì)中學(xué)管理的電子化、現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)高效率的管理。

（二）檔案管理人員的專業(yè)化水平不斷提高

隨著信息化社會(huì)的到來，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速地應(yīng)用到數(shù)字化檔案管理中來，這就使得中學(xué)管理人員不得不面對(duì)信息化社會(huì)對(duì)檔案管理所帶來的便利條件。檔案管理人員對(duì)信息化社會(huì)的不斷適應(yīng)以及電腦技術(shù)應(yīng)用的不斷提高，中學(xué)的檔案管理越來越多地被應(yīng)用到電腦信息技術(shù)中來，以數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)提取為數(shù)字化檔案管理的核心和，把中學(xué)的檔案管理予以信息化、技術(shù)化、數(shù)據(jù)化，達(dá)到了中學(xué)檔案管理的高效率，這在一定程度上來說，也說明了檔案管理人員專業(yè)化水平不斷的提高，使得中學(xué)管理不斷的與信息化社會(huì)相結(jié)合。在跟隨社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的腳步上，信息檔案管理成為了數(shù)字化檔案管理的主要途徑，中學(xué)的檔案管理的人員的專業(yè)化水平也正在不斷的提高。越來越能夠不斷地與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展相互契合，達(dá)到信息社會(huì)的不斷發(fā)展與檔案管理水平的不斷提高、相互促進(jìn)的局面，形成了單位檔案管理人員的專業(yè)化水平與信息技術(shù)水平相互促進(jìn)的發(fā)展態(tài)勢(shì)。

二、數(shù)字化檔案管理相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）使得檔案管理的保密性更強(qiáng)

信息化社會(huì)的到來，為中學(xué)人事檔案的管理提供了相當(dāng)便捷的途徑，但是必須認(rèn)識(shí)到信息化社會(huì)的到來，為數(shù)字化檔案管理提供發(fā)展的機(jī)遇的同時(shí)，也為其帶來了挑戰(zhàn)。這是因?yàn)樵谛畔⒒鐣?huì)當(dāng)中，人們的信息都是通過數(shù)據(jù)化來加以儲(chǔ)存的。數(shù)據(jù)化的儲(chǔ)存方式，使得中學(xué)人事檔案的管理也變得迅捷。從這個(gè)意義上來說，人事檔案關(guān)系著一個(gè)人的政治前途以及發(fā)展?jié)摿?，人事檔案的泄密是數(shù)字化檔案管理所必須加以提高警惕的，必須指出的是，中學(xué)的檔案管理雖然以信息化的發(fā)展為契機(jī)，但是信息化的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代下所面臨的挑戰(zhàn)，中學(xué)的檔案管理在信息化數(shù)據(jù)之下，中學(xué)的檔案管理泄密的幾率也會(huì)大大降低，使得人們難以從數(shù)字化的存儲(chǔ)中獲得相關(guān)的檔案機(jī)密，這是因?yàn)樾畔⒒鐣?huì)能夠提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的同時(shí)，也對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行了一定程度的數(shù)字加密處理。中學(xué)的檔案管理在信息化的運(yùn)作之下，其泄密的幾率與泄密的危害程度也大大降低，這是信息化社會(huì)為中學(xué)的檔案管理所帶來的新的優(yōu)勢(shì)。

（二）檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平能夠得以有效提升

中學(xué)檔案管理的制度與數(shù)字化檔案管理的水平在很大程度上決定了中學(xué)的檔案管理能否規(guī)范化以及程序化。這個(gè)層面上來說，社會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用，實(shí)際上也為數(shù)字化檔案管理帶來了這樣的挑戰(zhàn)。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的迅猛發(fā)展以及信息技術(shù)產(chǎn)品的不斷更新?lián)Q代，為數(shù)字化檔案管理的人員提出了這樣的問題：其一、中學(xué)的檔案管理人員能否及時(shí)的跟上信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，以及能否適應(yīng)這樣的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)以及科技發(fā)展的不斷變化。其二、中學(xué)的檔案管理的信息化能否與傳統(tǒng)的中學(xué)管理形成完善的制度銜接。從這個(gè)角度上來說就是中學(xué)的檔案管理在現(xiàn)代與傳統(tǒng)的意義上能否實(shí)現(xiàn)無障礙的溝通。其三、檔案管理的信息化發(fā)展實(shí)際上也為檔案管理的制度規(guī)范提出了新的挑戰(zhàn)。這是因?yàn)?，傳統(tǒng)的檔案管理都是紙質(zhì)化的管理，這與信息化的管理顯然不是一個(gè)水平，也不是一個(gè)檔次。必須正視，信息化社會(huì)為檔案管理所帶來的這些挑戰(zhàn)，才能夠真正的解決中學(xué)的管理所面臨的現(xiàn)實(shí)問題。

（三）促進(jìn)檔案管理保密的技術(shù)能力得以提升

從很大程度上來說，檔案秘密既是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展而不斷進(jìn)步的，也是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展而出現(xiàn)問題與危機(jī)的。所以，在中學(xué)檔案管理中，要不斷研究新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案保密問題的需要，從來沒有一種技術(shù)的產(chǎn)生是百分之百成熟的，尤其是在檔案問題與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展之間。首先，檔案問題在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展起步較晚。正是因?yàn)?，檔案問題在當(dāng)今時(shí)代的研究起步較晚，就造成了其出現(xiàn)的問題比較多，這是任何發(fā)展的事物所必須面對(duì)的問題。其次，正是因?yàn)樵诨ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代檔案保密問題存在的一些技術(shù)性問題才使得這一問題逐漸被重視起來，所以不斷加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的研究實(shí)際上是解決互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案保密問題的重要途徑。從這個(gè)角度來說，只有加強(qiáng)技術(shù)研究才能真正解決在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案保密問題。最后，任何技術(shù)研究都是以遵守社會(huì)道德底線與人們傳統(tǒng)觀念為基礎(chǔ)的。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)檔案保密問題的研究必須結(jié)合其發(fā)展的基本特征，不斷在發(fā)展中尋找存在的問題，同時(shí)樹立起技術(shù)的一些道德準(zhǔn)則，這是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必須面對(duì)的檔案保密問題。

結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化檔案管理必須明確其管理在當(dāng)今的社會(huì)條件下所面臨的社會(huì)環(huán)境以及信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，其為數(shù)字化檔案管理帶來機(jī)遇的同時(shí)也帶來了不小的挑戰(zhàn)，正視這些機(jī)遇與挑戰(zhàn)，能夠使得中學(xué)數(shù)字化檔案管理水平不斷提高。

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