“互聯(lián)網(wǎng)+”視閾下事業(yè)單位檔案管理工作研究

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)始向無(wú)紙化方向發(fā)展。為了積累更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展規(guī)律，檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”的道路上也要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;信息化;事業(yè)單位;檔案管理

引言

“互聯(lián)網(wǎng)+”逐漸開(kāi)始應(yīng)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，并且取得了非常顯著的應(yīng)用效果。尤其是在事業(yè)單位檔案管理中，這本身就是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，如何對(duì)單位中電子文件進(jìn)行高效的管理，成為檔案管理人員需要著重考慮的主要問(wèn)題。因此，相關(guān)人員應(yīng)該充分利用信息化的技術(shù)手段，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，做好相應(yīng)的安全防范工作，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）相關(guān)部門(mén)不重視，“互聯(lián)網(wǎng)+意識(shí)不高

受限于信息滲透程度較低的影響，對(duì)于檔案的管理工作難以及時(shí)更新，導(dǎo)致事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)不能及時(shí)將信息整合，信息不能及時(shí)錄入，部分信息缺失及記錄不完善。相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理的不重視，投入的人力、物力不能夠滿足信息化所需要的基本條件，檔案管理人員相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督力度不夠，不能形成嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的考查制度，不能保障檔案管理工作高質(zhì)量、高效率的進(jìn)行。

（二）管理人員應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平較低，安全意識(shí)差

從事事業(yè)單位檔案管理工作的人員專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，只能做一些基礎(chǔ)的統(tǒng)計(jì)記錄工作，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行精密處理時(shí)往往難以應(yīng)付。在我國(guó)當(dāng)前的從業(yè)人員中，檔案管理工作人員往往是一人身兼多職，無(wú)法保障檔案管理工作的質(zhì)量與水平。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，從業(yè)人員因?qū)I(yè)素質(zhì)較低的原因，保持處理問(wèn)題一貫性的方式方法，工作效率明顯下降，不能夠及時(shí)的完成新的工作任務(wù)，導(dǎo)致國(guó)家機(jī)關(guān)處理事情進(jìn)展緩慢，同時(shí)也帶來(lái)了很大的安全管理問(wèn)題

（三）各類檔案分散現(xiàn)象常見(jiàn)檔案管理工作難以統(tǒng)一進(jìn)行

受限于檔案分類的影響，事業(yè)單位的檔案管理工作難以在大數(shù)據(jù)背景下統(tǒng)一管理。由于各地方的信息化水平不同，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的管理工作進(jìn)程也不盡相同。相對(duì)于事業(yè)單位而言，不同地方的檔案管理進(jìn)展不同，在實(shí)際的跨地區(qū)應(yīng)用時(shí)難以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更好的處理，導(dǎo)致各種問(wèn)題的發(fā)生，從而阻礙檔案管理工作的統(tǒng)一進(jìn)行。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

（一）運(yùn)用信息技術(shù)推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

在信息化時(shí)代，要想對(duì)檔案管理工作有所創(chuàng)新，就應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)，提高信息系統(tǒng)的管理水平，確保檔案系統(tǒng)中各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。事業(yè)單位的管理者要高度注重“互聯(lián)網(wǎng)”+”模式的應(yīng)用，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與管理工作，積極學(xué)習(xí)與借鑒國(guó)外一些優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，這樣就可以加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化，增強(qiáng)信息的保密工作。例如，某事業(yè)單位充分利用“互聯(lián)網(wǎng)”+”的優(yōu)勢(shì)，完善電子檔案庫(kù)的建設(shè)工作，首先是邀請(qǐng)市檔案局的專業(yè)人員在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行專業(yè)化的指導(dǎo)，研究出一個(gè)正確的整檔方案。按照檔案信息化工作的保密規(guī)定，從這些單位中篩選出一個(gè)最優(yōu)企業(yè)。通過(guò)簽訂檔案加工服務(wù)合同，購(gòu)買(mǎi)檔案掃描和數(shù)據(jù)掛接等專業(yè)技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。通過(guò)這樣的方式，不僅優(yōu)化了檔案整理的效率，還創(chuàng)新了管理的方式。自2018年1月開(kāi)始，還設(shè)置了記錄表，在事業(yè)單位網(wǎng)上登記管理過(guò)程中將全部資料形成一個(gè)專業(yè)化的電子檔案，將歷史和即時(shí)檔案連接在一起，為“互聯(lián)網(wǎng)”+”的形成奠定了一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，還創(chuàng)新了監(jiān)管和服務(wù)等方面的內(nèi)容，通過(guò)線上+線下的一體化方式，依托事業(yè)單位網(wǎng)上登記管理系統(tǒng)，提供一個(gè)“一站式”的服務(wù)系統(tǒng)。

（二）加強(qiáng)信息安全泄露等問(wèn)題的監(jiān)測(cè)管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，做好檔案的安全防范工作是非常重要的，事業(yè)單位應(yīng)該將檔案的保密工作看作是一項(xiàng)非常重要的工作。尤其是在檔案存放的時(shí)候，要對(duì)門(mén)窗進(jìn)行加固，并且派專人看管，禁止無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入。還要加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)，充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，讓大家認(rèn)識(shí)到如果泄露了檔案，會(huì)帶來(lái)非常嚴(yán)重的后果。所以，應(yīng)該做好相應(yīng)的安全防范工作，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。為了確保檔案管理工作的安全性，事業(yè)單位還可以根據(jù)自身的發(fā)展情況，制定出一系列詳細(xì)的管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息資料的審查，禁止在計(jì)算機(jī)上瀏覽一些不正常的網(wǎng)頁(yè)。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)的安全防范工作，可以從以下幾個(gè)方面著手。首先是訪問(wèn)控制，這是網(wǎng)絡(luò)安全方案和保護(hù)的主要措施，它的核心任務(wù)就是保證網(wǎng)絡(luò)資源不會(huì)被非法使用和訪問(wèn)。它能限制非法用戶登錄到服務(wù)器并且獲取網(wǎng)絡(luò)資源，以及控制特許用戶入網(wǎng)的時(shí)間等。其次則是防火墻技術(shù)，這是一種控制防范技術(shù)，在某個(gè)機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)和其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙。這道障礙可以控制進(jìn)和出兩個(gè)方向的通信，所以事業(yè)單位的檔案管理工作就可以根據(jù)實(shí)際的安全策略，通過(guò)防火墻制定一些符合實(shí)際情況的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，對(duì)于那些不符合要求的信息要剔除掉。最后是病毒防護(hù)措施，病毒作為一款軟件程序，主要是干擾計(jì)算機(jī)操作和記錄，對(duì)信息化的檔案管理也會(huì)造成一定的影響。因此，可以在服務(wù)器和互聯(lián)網(wǎng)管理中安裝防毒軟件，制定一套比較完善的防毒策略。

（三）構(gòu)建一個(gè)完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高資源利用效率

構(gòu)建一個(gè)完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高信息資源的利用效率事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)”+”的了解，真正地將互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理融合在一起，構(gòu)建一個(gè)更為完善的檔案信息管理平臺(tái)。不斷加強(qiáng)軟硬件建設(shè)、整合各類信息資源，進(jìn)而構(gòu)建一個(gè)比較完善的組織架構(gòu)。在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新中，可以建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，并隨著時(shí)代的發(fā)展與變化也需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)地更新，盡量在檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化。同時(shí)，也要秉承因地制宜的基本原則，將一些紙質(zhì)的資料錄入到計(jì)算機(jī)中，管理人員也要對(duì)其進(jìn)行合理化的分類。然后設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)窗口，方便相關(guān)人員查閱。例如，在醫(yī)院等事業(yè)單位中，就通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)”+”醫(yī)療健康”的方式，依托電子政務(wù)外網(wǎng)，促進(jìn)國(guó)家全民健康信息平臺(tái)同政務(wù)信息資源的相互結(jié)合。構(gòu)建全新的資源庫(kù)，同時(shí)也完善了電子健康檔案、病理數(shù)據(jù)庫(kù)等，讓區(qū)域和行業(yè)之間的數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)互通。通過(guò)這樣的方式，不僅提高了醫(yī)院數(shù)據(jù)庫(kù)的有效性，也解決了檔案數(shù)據(jù)信息挖掘中存在的一些問(wèn)題，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的儲(chǔ)存工作。總之，“互聯(lián)網(wǎng)”+”背景下，事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作實(shí)際上是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，從整體的角度來(lái)看，互聯(lián)網(wǎng)不僅會(huì)給檔案管理工作注入更多全新的機(jī)會(huì)，同時(shí)也會(huì)給這項(xiàng)工作提供一些新的思路?；诂F(xiàn)階段檔案管理中存在的一些問(wèn)題，相關(guān)人員應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，從多角度出發(fā)改進(jìn)檔案管理的工作，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提高資源的共享率，為事業(yè)單位發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]夏靜.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇分析[J].才智，2019（22）：223.

作者簡(jiǎn)介：

王建華，1963年生，女，漢族，籍貫：遼寧省沈陽(yáng)，本科學(xué)歷，從事檔案工作。