強(qiáng)化意識(shí) 堅(jiān)持疫情防控檔案全流程管理

唯淵

歲末年初，始料未及的新型冠狀病毒肺炎疫情在武漢乃至全國(guó)發(fā)生，對(duì)廣大人民群眾生產(chǎn)生活造成嚴(yán)重影響。黨中央、國(guó)務(wù)院高度重視，習(xí)近平總書記親自指揮、親自部署并多次作出重要指示，全國(guó)各地各部門均把疫情防控工作作為當(dāng)前頭等大事全面貫徹落實(shí)，主動(dòng)扛起防疫責(zé)任，精心組織，嚴(yán)密防控，努力為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)作出積極的貢獻(xiàn)。在這場(chǎng)防控戰(zhàn)役中，形成了大量的文字、圖表、音視頻和實(shí)物等疫情防控檔案，這是各級(jí)黨委政府、各部門單位抗擊疫情工作的原始記錄，是反映全國(guó)萬(wàn)眾一心、群防群治的真實(shí)史料，也將為今后從體制機(jī)制上創(chuàng)新和完善重大疫情防控舉措提供重要參考。強(qiáng)化意識(shí)、依序形成、完整收集、規(guī)范整理、安全保管、科學(xué)利用是加強(qiáng)疫情防控檔案全流程管理的必然要求。

一、明確范圍，確保疫情防控檔案應(yīng)收盡收、齊全完整

雖然疫情來(lái)勢(shì)兇猛，但各級(jí)黨委政府和各部門單位均迅速行動(dòng)、嚴(yán)密組織，紛紛成立疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定工作方案，并根據(jù)疫情采取各項(xiàng)措施。其間文件資料形成速度快、數(shù)量大、種類多、價(jià)值高，必須按照文件形成規(guī)律和特點(diǎn)應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

主動(dòng)介入，從文件源頭把控。由于此次疫情發(fā)生突然、來(lái)勢(shì)兇猛，防控工作涉及面廣，參與人員多，時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求緊，在許多單位和基層防控工作中形成的文件、數(shù)據(jù)、圖表和照片、錄音錄像等會(huì)存在文件運(yùn)轉(zhuǎn)欠規(guī)范、簽署不完備、載體不符合歸檔要求，形成的大量音視頻資料無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確著錄等情況，此時(shí)尤其需要檔案工作者主動(dòng)作為、積極擔(dān)當(dāng)，協(xié)助相關(guān)單位或部門把好文件形成關(guān)、做好后續(xù)彌補(bǔ)工作，盡可能使疫情防控工作文件形成規(guī)范、簽署完備、正附件齊全、著錄標(biāo)識(shí)清晰準(zhǔn)確，為整理歸檔奠定良好基礎(chǔ)。據(jù)報(bào)道，北京、上海、河南、沈陽(yáng)等省、市將檔案工作納入防控工作的總體部署，檔案部門派出政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的骨干進(jìn)入省、市防控領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，緊鑼密鼓展開疫情防控檔案建檔指導(dǎo)工作，起草文件，明確工作要求。

梳理工作流程，明確文件歸檔范圍和檔案保管期限。由于各級(jí)機(jī)構(gòu)、單位部門職責(zé)不同，在此次疫情防控工作中形成的文件資料內(nèi)容不盡相同，各單位應(yīng)結(jié)合職責(zé)任務(wù)和工作分工，明確工作重點(diǎn)、厘清工作流程，結(jié)合國(guó)家和省檔案管理部門的要求，制定本單位疫情防控工作文件歸檔范圍和檔案保管期限表，并嚴(yán)格執(zhí)行，確保疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。此次疫情防控工作檔案涉及的部門和單位可分為四類：（1）省、市、縣（區(qū)）黨委政府成立的防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組（指揮部）及辦公室。該類機(jī)構(gòu)根據(jù)層級(jí)不同，通常會(huì)下設(shè)預(yù)防控制、醫(yī)療救治、交通防控、社會(huì)及社區(qū)防控、農(nóng)村學(xué)校企業(yè)防控、物資保障和新聞宣傳等組，文件收集的重點(diǎn)是：上級(jí)及本級(jí)黨委、政府和有關(guān)主管部門關(guān)于疫情防控工作機(jī)構(gòu)設(shè)置、重大決策部署、規(guī)定、公告、通知、通報(bào)等；本級(jí)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)疫情防控工作的重要批示、指示和講話；本級(jí)黨委、政府關(guān)于疫情防控工作的計(jì)劃、實(shí)施方案、防控措施、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)、會(huì)議材料、信息專報(bào)、工作報(bào)告、工作總結(jié)、大事記等。（2）醫(yī)療衛(wèi)生防控機(jī)構(gòu)，包括醫(yī)院、疾控中心、醫(yī)學(xué)研究院所等。該類機(jī)構(gòu)文件收集的重點(diǎn)是：開展疫情防控監(jiān)測(cè)、研判、檢疫的有關(guān)預(yù)案、報(bào)告和治療技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及操作規(guī)程等；醫(yī)院接收、診治病人形成的文件材料和病歷檔案；接受社會(huì)捐贈(zèng)、統(tǒng)籌醫(yī)療物資、調(diào)配醫(yī)務(wù)人員等管理性文件；針對(duì)疫情進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究形成的文件材料及相關(guān)數(shù)據(jù)等。（3）疫情防控重要職能部門，包括黨委辦、政府辦、衛(wèi)生健康、發(fā)改、經(jīng)信、商務(wù)、教育、農(nóng)業(yè)農(nóng)村、應(yīng)急管理、公安、交通運(yùn)輸、市場(chǎng)監(jiān)管和宣傳等部門。該類機(jī)構(gòu)文件收集的重點(diǎn)是：本部門關(guān)于疫情防控工作的通知、通報(bào)、通告、計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)；防控監(jiān)測(cè)、物資調(diào)度、清理排查等工作中形成的原始表單、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；疫情防控工作中的先進(jìn)事跡、宣傳報(bào)道材料等。（4）其他單位部門，可參照上述收集重點(diǎn)，在疫情防控工作中形成的有價(jià)值的文件均應(yīng)收集歸檔。上述僅是根據(jù)防控職責(zé)的不同強(qiáng)調(diào)了收集工作的重點(diǎn)，無(wú)論哪一層級(jí)或部門，特別需要注意：在疫情防控中形成的各類照片、音視頻文件材料、電子文件材料和實(shí)物等特殊載體也是收集的重點(diǎn)，還包括電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)往來(lái)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、網(wǎng)絡(luò)新媒體（微信、微博、短視頻等）檔案等。有關(guān)單位還應(yīng)將有代表性的決心書、工作日記、宣傳橫幅、監(jiān)測(cè)管控標(biāo)識(shí)標(biāo)牌、捐贈(zèng)記錄和證書等實(shí)物一并收集整理。在工作中形成部分涉密文件也必須納入歸檔范圍，在遵守有關(guān)保密管理的前提下確保應(yīng)收盡收。

二、堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，確保疫情防控檔案及時(shí)歸檔、安全保管

鑒于此次疫情暴發(fā)迅猛、防控形勢(shì)嚴(yán)峻、任務(wù)繁重、持續(xù)時(shí)間可能較長(zhǎng)的特性，防控工作中文件的收集應(yīng)堅(jiān)持個(gè)別與集中、全部與重點(diǎn)相結(jié)合的方法。在目前仍以防控工作為重點(diǎn)時(shí)，有關(guān)單位和部門應(yīng)明確人員注意文件流向，產(chǎn)生的所有文件隨辦隨收，忙而不亂；待防控工作告一段落乃至結(jié)束后，立即安排專人把握重點(diǎn)、集中收集、系統(tǒng)整理、及時(shí)歸檔。

嚴(yán)格整理標(biāo)準(zhǔn)確保規(guī)范。疫情防控文件的整理應(yīng)主要按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行分類整理，照片及數(shù)碼照片、磁性載體等特殊載體文件和病歷檔案等專業(yè)檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理，做到組件合理、分類準(zhǔn)確、排列有序、編號(hào)規(guī)范。其中黨委政府綜合成立的防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組（指揮部）及辦公室為臨時(shí)機(jī)構(gòu)，下設(shè)若干組或部，規(guī)模大、規(guī)格高、涉及面廣，整理時(shí)應(yīng)視為一獨(dú)立全宗，按照門類——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限進(jìn)行分類編號(hào)，因不存在跨年度（個(gè)別地區(qū)除外），故分類時(shí)年度可忽略、編號(hào)時(shí)統(tǒng)一著錄。醫(yī)療衛(wèi)生防控機(jī)構(gòu)、疫情防控重要職能部門因承擔(dān)大量防控工作，形成文件數(shù)量較多，可將此次所有文件單獨(dú)設(shè)立一個(gè)門類或?qū)ｎ}重大事件，在該門類或?qū)ｎ}下視文件多少，按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限或保管期限分類。其他文件數(shù)量不多的單位部門可將該部分文件納入正常文件管理，按照日常文件分類整理方法收集整理，無(wú)需單列門類編號(hào)。

明確歸屬流向確保安全。疫情結(jié)束后，收集完整、經(jīng)規(guī)范系統(tǒng)整理的疫情防控檔案，應(yīng)根據(jù)各地有關(guān)重大活動(dòng)檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔保存，確保安全。其中黨委政府成立的防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組（指揮部）及辦公室的檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（通常是2—3個(gè)月）移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館，按照單獨(dú)全宗管理；其他單位原則上應(yīng)待疫情防控檔案整理結(jié)束后及時(shí)向本單位檔案部門移交，同時(shí)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館送交檔案資料電子副本一套。若檔案保管條件和能力較弱的單位，也可申請(qǐng)將檔案向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。各單位或部門應(yīng)按照檔案管理有關(guān)要求加強(qiáng)對(duì)館（室）藏疫情防控檔案科學(xué)管理、安全保管。

三、深度整合，發(fā)揮疫情防控檔案宣傳教育、資政作用

此次疫情防控檔案形成數(shù)量多、涉及面廣、門類復(fù)雜、內(nèi)容豐富，體現(xiàn)了各級(jí)黨委政府、各部門單位的組織動(dòng)員力和執(zhí)行力，對(duì)今后開展疫情防控、臨床診療、科學(xué)研究、社會(huì)治理、宣傳教育等均具有十分重要的參考價(jià)值。在此次疫情防控工作中，多地利用抗“非典”檔案資料為新冠病毒肺炎防疫工作提供翔實(shí)可靠依據(jù)。據(jù)報(bào)道，從方案設(shè)計(jì)到建成交付僅用10天，被譽(yù)為中國(guó)速度的武漢火神山醫(yī)院的建設(shè)，就是利用了17年前小湯山醫(yī)院的圖紙，工程檔案的作用在此發(fā)揮得淋漓盡致。得知疫情后，檔案人也扛起擔(dān)當(dāng)、主動(dòng)作為，廣東、天津、北京等省、市檔案館立即組織人員查找防控“非典”檔案、編寫資政參考。1月22日北京市檔案館僅用一天時(shí)間就選定了101卷（件）近1500頁(yè)北京市防控“非典”檔案，后又編輯有關(guān)“非典”檔案文件匯編、工作大事記總計(jì)近800頁(yè)，呈送市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)同志和疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組各工作機(jī)構(gòu)，受到市領(lǐng)導(dǎo)的高度認(rèn)可。

疫情結(jié)束后，各有關(guān)單位特別是各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)利用此珍貴檔案做足文章、做好宣傳、做大影響。一是整合各單位形成的疫情防控檔案資源，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)交換格式、電子檔案封裝格式等，明確著錄要求，建立本地區(qū)新冠肺炎防控檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有關(guān)于此次疫情防控形成的檔案資料建立目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。如江蘇省檔案館已制定計(jì)劃建立“援鄂戰(zhàn)‘疫檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”。二是結(jié)合本地實(shí)際，挖掘分析疫情防控檔案文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)，整理編制疫情防控專題文件匯編和編研材料，如疫情防控重要文件選編、重要數(shù)據(jù)匯編、典型治療案例、疫情防控預(yù)案及操作指南、疫情防控大事記和圖錄、疫情防控群英譜等，為今后防范突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供參考依據(jù)，為加強(qiáng)應(yīng)急管理、提高社會(huì)治理體系和治理能力提供素材，為宣傳全民同心協(xié)力、英勇奮斗、共克時(shí)艱提供教材。三是適時(shí)聯(lián)合相關(guān)部門舉辦實(shí)體或網(wǎng)上展覽，以大量生動(dòng)、翔實(shí)的文件、照片、錄音錄像和實(shí)物等檔案資料反映新冠肺炎疫情的兇猛來(lái)勢(shì)，再現(xiàn)“堅(jiān)定信心、同舟共濟(jì)、科學(xué)防治、精準(zhǔn)施策”的抗擊疫情全過(guò)程，感受在此次疫情阻擊戰(zhàn)中“逆行者”的英勇出征、白衣天使的堅(jiān)定無(wú)畏、共產(chǎn)黨員的率先垂范、志愿者們的大愛無(wú)私，并廣為宣傳衛(wèi)生健康知識(shí)、普及公共衛(wèi)生健康教育。

四、履行職責(zé)，加強(qiáng)疫情防控檔案指導(dǎo)監(jiān)督、廣泛征集

收集并保存疫情防控工作全過(guò)程形成的檔案資料是各級(jí)檔案管理部門和各單位檔案工作者職責(zé)所在，必須以高度的政治敏銳性和工作責(zé)任感，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，組建工作專班，落實(shí)專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)疫情防控檔案監(jiān)督指導(dǎo)，堅(jiān)持全程管控。一是明確規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)疫情防控檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，檔案行政管理部門應(yīng)制定具體、明確的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并結(jié)合國(guó)家有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)提出文件組件、分類、排列、編號(hào)、編目、著錄以及電子文件格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化等具體要求，便于各立檔單位易理解、好操作，確保歸檔文件質(zhì)量。二是深化業(yè)務(wù)指導(dǎo)。疫情防控檔案收集整理有一定的專業(yè)性要求，必須檔案人員提前介入、全程跟蹤、加強(qiáng)指導(dǎo)。檔案工作者要主動(dòng)了解疫情防控工作各部門的相關(guān)情況，了解工作流程和內(nèi)容，盡可能掌握所產(chǎn)生的相關(guān)文件材料情況。應(yīng)根據(jù)疫情防控不同階段靈活采取業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式、提升業(yè)務(wù)指導(dǎo)效能。在目前疫情防控處于膠著狀態(tài)、工作重心仍為疫情防控階段，可以通過(guò)印發(fā)文件、電話、QQ、微信等方式將檔案工作具體要求傳達(dá)到疫情防控各職能部門和一線相關(guān)工作人員。疫情結(jié)束后，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要全面下沉、緊扣重點(diǎn)，通過(guò)線下、實(shí)地等方式，手把手、面對(duì)面指導(dǎo)各單位各部門做好疫情防控檔案的系統(tǒng)整理、規(guī)范移交。三是全面開展檔案征集。此次疫情防控是全民齊動(dòng)員、全方位出擊，故在各層面、各類機(jī)構(gòu)和個(gè)人中都形成大量形式多樣、內(nèi)容豐富、載體各異的疫情防控檔案，但部分檔案無(wú)法按正常接收流程收集歸檔，尤其是民間、非政府組織、志愿者以及基層單位和普通百姓形成的具有代表性、典型意義的檔案，都是依法接收的重要補(bǔ)充，必須依靠檔案人員廣泛宣傳、多視角多渠道征集。如新聞媒體采訪的紀(jì)實(shí)素材資料、白衣戰(zhàn)士等相關(guān)人員的工作日記、民間機(jī)構(gòu)捐贈(zèng)記錄及證書、志愿者們無(wú)私付出的記錄、抗疫英模的事跡材料、城市社區(qū)和農(nóng)村防控舉措的實(shí)物以及反映疫情防控的文藝創(chuàng)作等，還有新聞客戶端、政府網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)新媒體上有代表性的重要信息，都是疫情防控工作的真實(shí)反映和原始記錄，必須廣泛征集進(jìn)國(guó)家綜合檔案館。據(jù)報(bào)道，江蘇省檔案館已面向社會(huì)公開征集疫情防控檔案，上海市虹口區(qū)檔案館發(fā)起“隨手拍，留下身邊感人的防疫瞬間”主題征集活動(dòng)等，都將為此次疫情防控留下珍貴的記憶。