加強項目檔案管理是交通事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的“剛需”

張鳳霞

2019年9月28日上午，G25長深高速2154KM處發(fā)生一起特別重大交通事故，該事故共造成36人死亡、36人受傷。事故起因是一輛由南向北行駛的車牌號為豫A5072V的大客車（核載69人，實載69人）在行至該路段時，沖破道路中央隔離帶駛?cè)雽ο蜍嚨?，與一輛由北向南行駛的車牌號為蘇CF3658的半掛貨車（貨車上有3人）相撞。事故發(fā)生后，由國家應(yīng)急管理部、公安部、交通運輸部等部門組成的前期工作組于當(dāng)晚抵達江蘇宜興，指導(dǎo)事故處置，組織開展事故調(diào)查。

9·28交通事故由于損失巨大，影響深遠。根據(jù)國務(wù)院調(diào)查組要求，當(dāng)年建設(shè)單位均須協(xié)助調(diào)查，并提供事故路段有關(guān)檔案材料。交通運輸部門迅速組織原建設(shè)單位，通過調(diào)閱建設(shè)期招投標(biāo)檔案和文書檔案查出參建各方，并主持召開了當(dāng)初參與建設(shè)的設(shè)計、施工、監(jiān)理等項目負責(zé)人及檔案工作人員的專題會議，聽取并查看各相關(guān)單位履職盡責(zé)情況匯報及證明材料。建設(shè)期的管理人員、設(shè)計方、咨詢方、施工方、監(jiān)理方、原材料供應(yīng)商、生產(chǎn)商都被要求參與事故排查和互相取證，且核查取證必須限時完成。很多當(dāng)事人都是面臨職業(yè)生涯第一次經(jīng)歷時間跨度這么久的“倒逼”和“追查”。

G25長深高速公路事故路段于2001年6月開工并于2003年建成，距今已有16年。該工程項目的建設(shè)行為、工作流程是否合法合規(guī)，歸檔的項目檔案是否經(jīng)得起檢驗和追溯，是對每位工程項目檔案管理人員的一次大考，可以說，9·28特別重大交通事故的排查對所有的交通工程建設(shè)與管理者都是一次警醒。筆者從事交通項目檔案管理多年，也是這次事故排查的參與者，震撼之余，也引發(fā)了對項目檔案管理的一些思考。

一、確保檔案完整準(zhǔn)確是項目管理法規(guī)規(guī)定的必備要素

國務(wù)院《政府投資條例》第二十九條規(guī)定：項目單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定加強政府投資項目檔案管理，將項目審批和實施過程中的有關(guān)文件、資料存檔備查。實際上這是對項目檔案管理的底線要求，如果不重視檔案管理、沒有投入相應(yīng)的資源確保其完整準(zhǔn)確與安全，可能會面臨法律制裁。

本次事故核查中重點調(diào)閱檔案分以下三大類：

一是項目建設(shè)期各階段的基本建設(shè)程序?qū)徟鷻n案。（1）立項審批類檔案，包括：項目建議書及可行性研究審批文件；行業(yè)主管部門審批文件。（2）設(shè)計審批類檔案，包括：初步設(shè)計及審批文件、專家審查意見及審查會議紀(jì)要；施工圖設(shè)計文件及審批文件。（3）竣工驗收審批類檔案，包括：各參建單位竣工總結(jié)報告、竣工驗收各專業(yè)檢查組意見、公路工程參建單位工作綜合評價表、公路工程竣工驗收評價表、專家評議意見及簽名、質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)出具的工程質(zhì)量鑒定報告、公路工程竣工驗收鑒定書等。

二是執(zhí)行的建設(shè)管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、各方職責(zé)、建設(shè)單位的管理性文件，包括：建設(shè)單位與設(shè)計等單位的往來文件，各類會議紀(jì)要，集體決策檔案資料。

三是施工工序記錄、質(zhì)量保證檔案資料、監(jiān)理記錄檔案及工程圖紙。

從“9·28”特別重大交通事故排查處置工作中看出，用原始、真實、可靠的建設(shè)項目檔案倒追排查建設(shè)項目質(zhì)量，以令人信服的真憑實據(jù)保護各參建單位、參建者合法權(quán)益不受損失，明確了事故的責(zé)任，減少不必要的糾紛。

二、健全制度規(guī)范是項目檔案工作有序開展的基本保證

在2000年初，由省檔案行政管理部門、行業(yè)主管部門、建設(shè)單位聯(lián)合下發(fā)《江蘇省高速公路建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（蘇交辦[2000]41號文），要求各現(xiàn)場管理機構(gòu)嚴格執(zhí)行。從本次項目建設(shè)檔案核查情況來看，當(dāng)初建設(shè)項目檔案工作規(guī)范、有序，并與項目建設(shè)同步開展，保障了建設(shè)期檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。事故調(diào)查工作的開展，使得建設(shè)單位對檔案工作有了新的認識和更高的要求。

項目檔案形成過程中，參建單位的各級職能部門領(lǐng)導(dǎo)、工作人員、檔案人員都要密切配合，提高全員檔案意識，嚴格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成項目文件材料的歸檔和項目檔案管理工作。

要樹立“檔案工作人人有責(zé)”的觀念，強化項目檔案質(zhì)量管控。各項目現(xiàn)場管理機構(gòu)在檢查工程實體質(zhì)量、進度的同時，應(yīng)檢查項目文件形成及預(yù)立卷的質(zhì)量，對不符合質(zhì)量、進度等要求的限時整改，所有檢查環(huán)節(jié)均應(yīng)形成記錄和整改閉環(huán)管理；對整改不符合歸檔要求的單位不予進行當(dāng)月工程支付。將項目檔案編制質(zhì)量與施工“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價”、監(jiān)理“優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬”及階段性勞動競賽考核掛鉤。

項目交工驗收時，須完成該項目所有已完實體工程形成的項目檔案，包括無變更和變更已審批的竣工圖編制工作。缺陷責(zé)任期須及時組織督促相關(guān)單位對交工檔案驗收會上專家提出的意見進行整改，并繼續(xù)完善竣工圖表及變更設(shè)計等工作。在項目竣工驗收前三個月內(nèi)完成項目竣工檔案專項驗收，竣工檔案未經(jīng)審查驗收或驗收未通過的項目，不得辦理項目竣工驗收手續(xù)，不得進行工程費用結(jié)算，不得申報優(yōu)質(zhì)工程。各承包人申請質(zhì)保金退還的簽批手續(xù)中，必須有現(xiàn)場管理機構(gòu)綜合檔案部門負責(zé)人的簽字認可，確認該標(biāo)段項目檔案已完成并達到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，否則不予退還。

三、力求應(yīng)歸盡歸是維護項目檔案完整統(tǒng)一的必要條件

項目審批文件、管理性文件應(yīng)符合有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)的規(guī)定；工程技術(shù)文件應(yīng)符合國家、行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。項目檔案管理要遵循工程管理程序，結(jié)合工程管理要求，為工程建設(shè)和后期的運營服務(wù)。項目建設(shè)過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和載體的項目文件均應(yīng)收集齊全。

（一）項目檔案管理作為工程項目建設(shè)重要環(huán)節(jié)，應(yīng)該有真實、準(zhǔn)確、齊全、完整的施工原始記錄、試驗檢測數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢驗結(jié)果等質(zhì)量保證檔案資料。在整個質(zhì)量保證檔案資料中所用原材料、半成品和成品質(zhì)量檢驗各項指標(biāo)、出廠合格證、質(zhì)保書等質(zhì)量證明材料，材料配合比等加工控制檢驗和試驗數(shù)據(jù)等尤其重要。

（二）施工圖紙和完工時的竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，真實反映項目竣工時的實際情況。項目竣工圖由施工單位負責(zé)編制，應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽署責(zé)任?？⒐D應(yīng)由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經(jīng)施工、監(jiān)理單位相關(guān)人員審核簽字認可，不得代簽；如項目法人指定由設(shè)計單位編制或施工單位委托設(shè)計單位編制的，仍由施工單位和監(jiān)理單位完成審核與簽署。

（三）監(jiān)理類檔案要真實還原監(jiān)理單位履職盡責(zé)情況。監(jiān)理類檔案應(yīng)包括管理、質(zhì)量、安全、環(huán)保、費用與進度、合同事項，以及監(jiān)理日志、巡視記錄、旁站記錄、監(jiān)理月報等檔案，總之要全面反映施工監(jiān)理工作機制、工作行為規(guī)范、工作職責(zé)。在此次事故調(diào)查中監(jiān)理單位復(fù)印了大量原始監(jiān)理日志，充分說明了當(dāng)時的監(jiān)理工作履職盡責(zé)情況，印證了當(dāng)年監(jiān)理單位工作流程。

（四）項目檔案所有管理性文件材料必須閉環(huán)管理。事故調(diào)查要求各級建設(shè)管理產(chǎn)生的管理性文件，包括批復(fù)及請示、來函及復(fù)函、質(zhì)量通報、檢測報告等應(yīng)有相應(yīng)的反饋資料同時歸檔，用來印證建設(shè)項目質(zhì)量控制等工作的落實整改情況。還對所報送的全部資料的真實性、可靠性及有效性負責(zé)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。因此建設(shè)項目各類文件材料閉環(huán)管理應(yīng)該做到責(zé)任明確、手續(xù)齊全、文件完整，堅持用項目檔案成果去解釋問題和化解疑問。

四、信息化管理是提升項目檔案工作水平的重要手段

事故路段的建設(shè)項目檔案，執(zhí)行的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是國家檔案局、國家計委制發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號文），當(dāng)時計算機還沒有全面普及，尚未提出項目檔案數(shù)字化要求及電子文件和電子檔案管理的細節(jié)。

2017年在“十三五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)規(guī)劃中提出加快推進信息技術(shù)與檔案工作的深度融合，全面推進檔案數(shù)字化實施項目。建設(shè)單位和運營管養(yǎng)單位積極開展檔案信息化建設(shè)工作，啟用專項經(jīng)費用于支持本單位的室藏檔案數(shù)字化和檔案軟件系統(tǒng)部署實施工作，通過改進項目檔案服務(wù)基礎(chǔ)條件，創(chuàng)新服務(wù)手段，提高服務(wù)能力與水平。我們利用檔案系統(tǒng)的強大的檢索功能，從海量的項目檔案中檢索有價值的檔案，縮短時間節(jié)省人力，高效率高質(zhì)量地完成此次事故調(diào)查的調(diào)檔工作，由此可見，項目檔案信息化有著非同一般的意義。

因此要主動融入管檔用檔的這場變革中去，善于應(yīng)用信息化手段和工具，讓項目檔案電子數(shù)據(jù)這個歷史記憶始終處于激活的狀態(tài)，讓項目檔案始終保持“清醒”和“智慧”，無論誰需要什么，只要是“發(fā)生過”的情況，項目檔案都能立馬“回憶”并給出滿意的答案，從而全面提升項目檔案服務(wù)工程建設(shè)全壽命周期的能力和質(zhì)效。

由“9·28”特別重大交通事故排查引發(fā)的項目檔案印證項目建設(shè)質(zhì)量案例，深刻揭示出項目檔案服務(wù)工程建設(shè)、服務(wù)交通發(fā)展大局是永恒的主題。隨著時代的發(fā)展，交通工程項目檔案管理正在走向全流程、精細化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的軌道，并逐漸實現(xiàn)與相關(guān)專業(yè)管理的聯(lián)通和共享。項目檔案工作應(yīng)更好地順應(yīng)新時期交通工程建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展的實際需要，發(fā)揮服務(wù)、保障、促進功能，為項目建設(shè)質(zhì)量、安全管理和營運養(yǎng)護提供更堅實的基礎(chǔ)支撐，打造交通強省建設(shè)樣板檔案。