財務共享服務中心和信息技術在YX集團的應用

張麗慧

摘 要：YX集團作為位居行業(yè)前列的金融科技企業(yè)，憑借長期以來積累的自有數(shù)據(jù)優(yōu)勢，經(jīng)過實踐檢驗的科技實力，以及專業(yè)嚴謹?shù)姆?，為客戶帶來普惠信貸、消費分期及財富管理等金融信息服務。

關鍵詞：財務;共享服務中心;信息技術

一、引言

隨著企業(yè)業(yè)務的不斷發(fā)展，企業(yè)管理能力，尤其是財務管理能力需要同步提升。公司管理團隊十分重視財務數(shù)據(jù)的及時、準確和有用性。財務部也大力發(fā)展管理會計團隊。用多維度的財務數(shù)據(jù)，從預算、核算、監(jiān)控、分析、評價多個階段為公司管理決策提供助力。

互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)依賴大數(shù)據(jù)，發(fā)展變化快，其中金融行業(yè)尤其如此。為了更好的適應行業(yè)發(fā)展，2019年YX集團進行了組織架構的調(diào)整，合并多條業(yè)務線到集團統(tǒng)一管理，財務部隨之也進行了整合，建立了逐步完善的財務管理體系。

提升財務信息的質(zhì)量和時效性、確保信息能夠及時準確的傳達是管理會計的重要目標。為此，財務管理團隊從內(nèi)部環(huán)境，人員素質(zhì)、管理會計體系建設多方面進行了努力。其中最重大的舉措就是建立財務共享服務中心和升級財務信息化系統(tǒng)。

經(jīng)過專業(yè)、職責明確的財務管理體系的建立和工作推進，財務信息化系統(tǒng)升級改造的逐步進行。測試階段已經(jīng)凸顯成效，在很大程度上提高了效率，保證了財務信息的及時準確和有用。

未來，YX集團還會繼續(xù)在財務管理體系，尤其是管理會計體系建設和信息技術應用方面投入資源，以保障財務信息對企業(yè)發(fā)展的有力支持。

二、背景描述

為了適應業(yè)務的發(fā)展和集團業(yè)務線的統(tǒng)一管理，集團組織架構在2019年4月也做了調(diào)整。

財務管理體系原本是各業(yè)務線獨立管理，由此也隨之合并到了一起。但是由于原不同業(yè)務線由不同財務部門和人員單獨核算。對接業(yè)務不同，流程制度不同，核算規(guī)范也存在差異。造成集團統(tǒng)一管理時發(fā)現(xiàn)很多數(shù)據(jù)口徑不一致，很難做橫向?qū)Ρ?。原本各業(yè)務線財務部分工并不明確，整合到一起存在重復工作、配合不順暢、工作有遺漏等情況。

原各業(yè)務線財務核算都使用各自的金蝶軟件手工進行，收入核算依據(jù)各業(yè)務線不同的業(yè)務系統(tǒng)導出不同規(guī)范的業(yè)務數(shù)據(jù)手工處理后錄入財務系統(tǒng)，費用單據(jù)通過不同的OA系統(tǒng)傳遞，會計審核后單獨錄入財務系統(tǒng)。各合算法人在不同的金蝶軟件出具單體報表，需要人工做集團合并報表。各財務分析數(shù)據(jù)也需要單獨從各個賬套取數(shù)，手工用Excel進行加工，出具手工的分析報表和報告。

企業(yè)財務管理存在的問題就是手工操作多，財務人員工作量大，財務入賬結(jié)賬、出具分析數(shù)據(jù)的效率低，質(zhì)量差，未能做到非常及時可靠和有效。為了改善公司財務管理的現(xiàn)狀，公司領導決定從內(nèi)部環(huán)境、人員素質(zhì)、管理會計體系建設多方面進行改革，對財務管理架構、人員分工和財務信息化系統(tǒng)進行優(yōu)化，深入業(yè)財融合。這樣就能達到財務核算的及時準確，分析數(shù)據(jù)的可靠有效，符合業(yè)務管理需要。

三、總體設計

應用財務共享服務中心和財務信息化系統(tǒng)升級的總體思路如下。

首先，搭建專業(yè)的財務管理體系，建立財務共享服務中心。各業(yè)務線財務團隊融合在一起，重新分工。資金、核算、分析、BP等團隊各司其職，各team明確職責，有機配合。

其次，在新財務管理體系搭建的過程中，進行了人員優(yōu)化，整體提升了財務團隊業(yè)務素質(zhì)。深入業(yè)財融合，財務人員不僅參與業(yè)務決策，而且為業(yè)務決策提供重要數(shù)據(jù)支持。

最后，將不同業(yè)務線、不同的財務系統(tǒng)進行統(tǒng)一整合，切換到統(tǒng)一的Oracle財務系統(tǒng)。前端不同的業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)也通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)倉庫平臺對接到新的Oracle財務系統(tǒng)。整合不同業(yè)務線的OA系統(tǒng)，統(tǒng)一到新的集團OA平臺，對接Oracle。這樣就做到了收入數(shù)據(jù)流、費用數(shù)據(jù)流、財務賬務數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和規(guī)范。

新的財務系統(tǒng)支持各維度核算數(shù)據(jù)滿足分析需要，通過會計引擎平臺、付款管理平臺，外加Tableau—自助式數(shù)據(jù)分析軟件多角度多層級的數(shù)據(jù)獲取和加工平臺大大提升了財務分析數(shù)據(jù)的細化程度和及時準確高效性。

四、應用過程

一是配合集團整合的財務管理體系構建。2019年4月，集團進行子品牌的統(tǒng)一管理，進行了組織架構調(diào)整。各部門進行組織整合和優(yōu)化，同時財務管理體系按照管理會計定位進行重新搭建。原財務人員陸續(xù)從各職場集中到鳳凰職場統(tǒng)一辦公。陸續(xù)招聘了一些優(yōu)秀人才任財務分析總監(jiān)、稅務總監(jiān)和核算高級經(jīng)理等。這些優(yōu)秀人才的加入為完成整個財務管理體系起到了關鍵性作用。歷時6個月，財務管理人員體系和流程體系搭建完畢。逐步優(yōu)化財務數(shù)據(jù)輸出。

二是管理會計團隊職能轉(zhuǎn)換，不再做傳統(tǒng)的財務分析。財務各組深入融合業(yè)務，加入到戰(zhàn)略管理、各業(yè)務線業(yè)績評價、風控和合規(guī)管理、企業(yè)信息化系統(tǒng)升級各大項目中，并擔當重要角色。

三是集中到財務信息化升級項目，分為如下幾步走。

（1）統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口。先建立集中的數(shù)據(jù)倉庫平臺，將不同業(yè)務線的不同業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一接進來，從4月到8月已經(jīng)完成。然后統(tǒng)一OA系統(tǒng)，將各業(yè)務線下的OA切換成集團統(tǒng)一平臺，也是從4月到8月已經(jīng)完成切換。數(shù)據(jù)倉庫和OA系統(tǒng)均與財務系統(tǒng)可以直接對接。

（2）上線HR PS系統(tǒng)。將人員和人力成本管理納入系統(tǒng)，細化數(shù)據(jù)，控制風險，提高效率。8月已經(jīng)完成上線并留出與財務系統(tǒng)對接數(shù)據(jù)接口。

（3）上線銀企直連。2019年6月已經(jīng)上線銀企直連系統(tǒng)，將財務付款信息直接傳入銀行的數(shù)據(jù)接口進行付款并實時返回付款狀態(tài)。這大大提高了付款的時效性和準確性。

（4）統(tǒng)一財務核算和報表系統(tǒng)。將原有各業(yè)務線獨立的金蝶系統(tǒng)切換到統(tǒng)一的Oracle系統(tǒng)。

第一，進行需求訪談。

第二，企業(yè)告知供應商財務管理目標。

本次項目的整體目標為通過該項目梳理優(yōu)化財務管理流程，搭建統(tǒng)一的財務管理體系，并以信息系統(tǒng)固化財務相關流程，提升財務管理效率和信息化水平。可以分解為如下兩個詳細目標。

第一個目標：建立財務核算基礎體系，提升財務標準化管理水平;統(tǒng)一和規(guī)范財務管理流程，增強財務垂直管理能力。

第二個目標：以Oracle ERP財務系統(tǒng)為核心，建立會計引擎對接業(yè)務系統(tǒng);通過多系統(tǒng)集成管理業(yè)務明細，提升業(yè)務財務一體化水平。

第三，供應商出具需求解決方案和系統(tǒng)解決方案。

建立“六統(tǒng)一”的財務核算體系。財務核算體系建設重點關注核算基礎、核算過程和核算結(jié)果，包括會計賬簿架構、會計核算流程和核算報表報告等六個方面的內(nèi)容。

客戶化報表是指根據(jù)管理需求定制的固定格式的核算或管理會計報表，用于輸出系統(tǒng)數(shù)據(jù)。后續(xù)可根據(jù)財務管理需求和系統(tǒng)方案增加必要的報表內(nèi)容。

第四，確認方案進行開發(fā)。

第五，進行系統(tǒng)需求變更和界面展示。

第六，系統(tǒng)對接。包括OA系統(tǒng)和Oracle系統(tǒng)付款管理平臺對接，HR PS系統(tǒng)人力薪酬數(shù)據(jù)和Oracle的賬務系統(tǒng)憑證對接和統(tǒng)一接收業(yè)務數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)倉庫和Oracle會計引擎對接。

第七，用戶培訓和上線準備。從需求訪談開始就讓財務部關鍵用戶參與，到系統(tǒng)開發(fā)逐步修正完善需求細節(jié)，用戶參與的測試場景和培訓手冊指定。上線前主數(shù)據(jù)和期初數(shù)據(jù)梳理。

第八，系統(tǒng)上線。目前在最后測試時期，預計正式上線時間2019年1月1日。

在實施過程中遇到的主要問題和解決方法，具體如下。

（1）集團統(tǒng)一管理造成的組織架構的變動，也造成了一些人才流動。新人新氣象也為公司帶來了新的血液，為企業(yè)擇優(yōu)選擇了人才。

（2）業(yè)財融合深入，財務加重對業(yè)務決策的參與程度，影響了一些業(yè)務線的開展，過程中也有反對的聲音，但是專業(yè)的財務人員用數(shù)據(jù)說話，幫業(yè)務部門總結(jié)了問題原因，也推進了一些盈利業(yè)務的實現(xiàn)和業(yè)績增長，逐漸協(xié)調(diào)了業(yè)務部門和財務部門的配合。

（3）各業(yè)務線系統(tǒng)、流程和制度的統(tǒng)一會使很多部門員工改變使用習慣，中間經(jīng)歷了一段時間的培訓溝通和逐步幫助，慢慢領會到系統(tǒng)統(tǒng)一的好處，提升了業(yè)務流程效率。

（4）信息化升級項目需要投入大量人力物力，在預算有限的情況下，各部門加班加點，抽調(diào)骨干力量參與項目需求設定，各階段溝通和測試，完成歷史數(shù)據(jù)整理、未來主數(shù)據(jù)整理及期初數(shù)據(jù)整理等大量工作。

項目重點難點包括如下2點。

首先，會計引擎與業(yè)務系統(tǒng)集成。與業(yè)務系統(tǒng)的集成涉及業(yè)務系統(tǒng)進行優(yōu)化和升級改造，如建立數(shù)據(jù)凍結(jié)機制，建立業(yè)務系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)核對規(guī)則等。受業(yè)務系統(tǒng)架構、技術、歷史數(shù)據(jù)和項目工期等多方面因素影響，使會計引擎集成難度加大。

其次，統(tǒng)一核算流程和核算規(guī)則。同時實施的公司范圍較多，各公司的核算流程和體系可能存在差異，在會計核算標準化體系建立過程中，需要更多的溝通和整合，減少或避免出現(xiàn)系統(tǒng)方案與實際需求不完全匹配的情況。

五、取得成效

由于統(tǒng)一體系的建立和信息化的升級，數(shù)據(jù)輸出及時準確，統(tǒng)一口徑。財務部內(nèi)部工作效率提升，人力成本有所節(jié)省。原定90個HC現(xiàn)在70人即可完成。公司內(nèi)部各業(yè)務線負責人及公司管理層對財務部工作滿意度也提高不少。外部合作機構對YX集團管理水平的認可度更高。企業(yè)的穩(wěn)健型風控優(yōu)勢戰(zhàn)略符合財務管理嚴控的態(tài)度，YX集團新財務管理體系的建立正好可以更好地支持財務監(jiān)督和管理職能。信息系統(tǒng)的優(yōu)化又可以進行實時業(yè)務監(jiān)控，有效控制風險。

參考文獻：

[1]莊維雨.管理會計與信息技術應用[M].北京：經(jīng)濟科學出版社，2017.