事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對策

李笑梅

摘? ?要：時間的推移帶來了時代的進(jìn)步，如今我國已經(jīng)有了全新的發(fā)展，進(jìn)入了信息化時代，科技迅猛發(fā)展，為人們的生活提供了更多的便利，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也為我國各行各業(yè)帶來了巨大的效益。許多行業(yè)均已經(jīng)將信息技術(shù)與其工作相結(jié)合。相比于傳統(tǒng)的工作模式，信息化的工作模式效率更高，更加便捷。在處理人事檔案這一問題上，設(shè)置相關(guān)信息平臺更有利于工作的開展，切實(shí)保證信息的真實(shí)、合理性，同時提高工作效率。文章針對如今事業(yè)單位中的人事檔案信息化管理進(jìn)行全面分析與研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

科技發(fā)展帶動著時代的發(fā)展變化，如今信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，在某種程度上也代表著時代的發(fā)展與進(jìn)步。在檔案管理系統(tǒng)這項(xiàng)工作中，信息化的實(shí)現(xiàn)為此項(xiàng)工作帶來了新的發(fā)展契機(jī)，十分有利于檔案管理工作的進(jìn)行。

1? ? 事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要性

1.1? 提升檔案管理工作的實(shí)施效率

在未使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以前，我國人事檔案管理工作的程序較為復(fù)雜并且所需要的人力較多，人事檔案管理工作需要對眾多信息數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)管理，傳統(tǒng)的管理方式均是采取人工統(tǒng)計的方式，其最大的弊端在于所需要的人力較多，同時準(zhǔn)確性較低，致使工作效率低下。而全新的信息化管理模式則可以有效地提高工作效率，在進(jìn)行人事檔案歸納、整理以及儲存等工作時，采用信息化管理模式可以提高工作的準(zhǔn)確性，整個工作過程運(yùn)用計算機(jī)設(shè)備，計算機(jī)存儲量巨大，同時更方便查找、歸納，如此一來便可以有效地保證工作的高效性。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以大大減少人工錄入發(fā)生的錯誤，提高工作的準(zhǔn)確性。

1.2? 提升事業(yè)單位人事檔案管理的安全性

在事業(yè)單位中的人事管理工作，其安全性是極為重要的，因此保證人事檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確性是工作的關(guān)鍵，如今采取信息化的管理方式可以有效地避免傳統(tǒng)管理方式帶來的弊端。傳統(tǒng)的管理方式是采取人工的方式，人工錄入信息難免會出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤的情況，甚至?xí)腥藧阂飧男畔?dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤。而采取網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)便可以有效避免此類錯誤。利用網(wǎng)絡(luò)平臺可以儲存大量信息，也能夠降低錯誤率，針對一些惡意更改信息的狀況，網(wǎng)絡(luò)平臺可以建立良好的防護(hù)墻和安全系統(tǒng)，很大程度上提高了檔案管理的安全性。

1.3? 加快檔案管理工作的現(xiàn)代化改革進(jìn)程

人事檔案資料是事業(yè)單位在開展干部管理工作過程中需要運(yùn)用的關(guān)鍵性參考信息。事業(yè)單位在開展干部狀態(tài)考核、職稱評定、崗位調(diào)動、職位任免、薪資待遇調(diào)整的過程中，均需要依賴人事檔案信息資料。事業(yè)單位人事檔案信息化管理模式可以在更多主體之間充分運(yùn)用，加快了檔案管理工作的現(xiàn)代化改革進(jìn)程，能夠最大限度地發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案信息資料的使用價值。

2? ? 事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)化措施

2.1? 加快人事檔案信息化管理的制度和規(guī)范建設(shè)

想要提升檔案管理的質(zhì)量便需要建立相關(guān)的管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)則制度行事是提升檔案管理質(zhì)量的重要因素之一。并且如今科技信息發(fā)展迅猛，想要將檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相融合便需要改變管理制度，制定出符合時代背景以及發(fā)展規(guī)律的管理制度。人事檔案的分類也需要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)分配，制定合理的查閱方式以及規(guī)則，相關(guān)工作人員在工作時嚴(yán)格遵守要求，如此才能夠保證工作的順利完成。

2.2? 切實(shí)提升檔案管理工作的動態(tài)性、真實(shí)性、時效性

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，將人事檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相結(jié)合是未來發(fā)展的必然趨勢。想要完成此項(xiàng)工作便需要改變工作方式，合理利用計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢。利用計算機(jī)技術(shù)將信息錄入電腦中，與此同時計算機(jī)還具備自動分類的功能，各項(xiàng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)诫娔X設(shè)備后，計算機(jī)可以自動將其分類。運(yùn)用計算機(jī)設(shè)備開展事業(yè)單位人事檔案管理工作，能有效提升檔案管理工作的動態(tài)性、真實(shí)性、時效性。

2.3? 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案管理工作的融合有利有弊，優(yōu)勢在于可以有效地提高其工作效率，但與此同時網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也給檔案管理工作帶來了一些安全問題。網(wǎng)絡(luò)的一大特點(diǎn)在于具有一定的開放性，因此難以保證信息的安全性，若一些工作人員沒有安全意識則會使信息外流，造成不良影響。因此保證信息的安全性是工作的關(guān)鍵之一，相關(guān)工作人員應(yīng)該注意如下幾點(diǎn)：首先需要根據(jù)信息的重要程度進(jìn)行不同等級的加密工作，加密等級隨著數(shù)據(jù)的重要程度增長。其次，將信息庫的資料進(jìn)行分類處理，并且對資料進(jìn)行加密。最后，人事檔案的管理存儲工作是極為關(guān)鍵的，方案與人應(yīng)該一一對應(yīng)，制定合理的規(guī)定以管理人事檔案，才能夠確保檔案的準(zhǔn)確性。

2.4? 加大投入，完善基礎(chǔ)硬軟件設(shè)施

檔案管理信息化需要人才與技術(shù)的統(tǒng)一，相關(guān)工作人員需要對信息化有明確的認(rèn)識。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)均有所使用，例如圖像分類、大數(shù)據(jù)查詢以及智能檢測等。因此想要完成信息化工作便需要有相應(yīng)的技術(shù)支撐。這就需要根據(jù)所需要的設(shè)備進(jìn)行采買，投入大量的資金。

總之，要根據(jù)檔案管理工作及時更新檔案管理硬軟件設(shè)備，選購優(yōu)質(zhì)、可靠、運(yùn)行高速的信息化管理設(shè)備，不斷完善檔案館基礎(chǔ)設(shè)施，保證檔案及相關(guān)信息的完整性，保證員工工作的有效性。

3? ? 結(jié)語

如今我國科技發(fā)展迅猛，各行各業(yè)均受到大環(huán)境的影響，逐漸實(shí)現(xiàn)信息化工作，因此實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是順應(yīng)時代發(fā)展的重要舉措。實(shí)現(xiàn)信息檔案管理信息化有許多優(yōu)勢，但由于技術(shù)尚不夠成熟，仍然存在著許多問題，文章提供了相應(yīng)的解決辦法，為管理工作未來的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，使事業(yè)單位的不同部門都可以合理運(yùn)行，推動事業(yè)單位信息化建設(shè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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