信息時代檔案工作者角色提升策略研究

朱津橋

摘要：隨著信息化深入發(fā)展，企業(yè)電子文件大量產(chǎn)生，電子文件歸檔、電子檔案管理、網(wǎng)絡(luò)利用等檔案信息化技術(shù)及管理方法的變化，促使檔案管理人員的職業(yè)特征不斷進(jìn)行改變。檔案人員在新的環(huán)境下要建立新理念，適應(yīng)新體制，學(xué)習(xí)新知識，提升新角色的塑造能力，與新型伙伴一道，利用好重要的檔案資源，做好檔案資源服務(wù)建設(shè)工作。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案人員 角色提升 策略

概述：信息時代給公司檔案管理部門帶來了挑戰(zhàn)，但同時也給我們帶來了機(jī)遇，在現(xiàn)代信息每日每時大量涌現(xiàn)并迅速更新的背景下，檔案管理人員如果能夠去除自身固有角色的認(rèn)知，更寬更長延伸檔案工作范圍，主動關(guān)聯(lián)信息服務(wù)，進(jìn)而吸引公司高層管理人員關(guān)注檔案管理工作，將更多的資源投入到公司檔案信息化建設(shè)中來，那么檔案事業(yè)定能芝麻開花節(jié)節(jié)高。

一、走出舒適圈，建立新型合作模式

社會大環(huán)境在變化，誰也不可逆轉(zhuǎn)。檔案工作是縮微在原有熟悉的模式里，還是以積極的心態(tài)，主動尋找、探索新路徑，檔案工作領(lǐng)域的專家、學(xué)者、工作人員從未停止過研究、探討，不約而同，得出結(jié)論——必須投身改革，沖出自身的舒適圈，建立新型的聯(lián)動圈。究其影響原因是復(fù)雜的，總結(jié)起來，主要有以下兩方面：

（一）檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境及軟、硬件開發(fā)，迫使必須與信息技術(shù)部門聯(lián)合

從檔案管理現(xiàn)代化的初始發(fā)展到現(xiàn)在，無論是從國內(nèi)還是從國外研究來看，無一例外都是借助外部力量實現(xiàn)的。紙質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與選用、檔案現(xiàn)代化環(huán)境的建設(shè)，需要具有微電子、電子計算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)等多種技術(shù)的工作人員共同參與、集中智慧，原有檔案管理人員的專業(yè)力量目前難以覆蓋。

如現(xiàn)在市場上有關(guān)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用軟件，都是檔案管理部門根據(jù)自身檔案工作的需要，直接購買專業(yè)軟件開發(fā)公司的成型產(chǎn)品或委托專業(yè)軟件開發(fā)公司量身定制的。

檔案管理信息化已經(jīng)融入社會信息化進(jìn)程，并且逐漸發(fā)展成為一個趨勢，檔案管理信息化領(lǐng)域正在催生一個從未有過的巨大市場?，F(xiàn)今檔案管理系統(tǒng)設(shè)備、技術(shù)既有通用的，也有不通用的。不通用的需要結(jié)合自身行業(yè)、原有管理、未來發(fā)展規(guī)劃等特點進(jìn)行有針對性的設(shè)計，故許多具有軟件、硬件技術(shù)專業(yè)人才及擁有軟硬件設(shè)備的科技型公司開始關(guān)注或瞄準(zhǔn)這個新興市場，希望在檔案管理信息化領(lǐng)域中確立自己的位置、建立自己的發(fā)展目標(biāo)、樹立自己的行業(yè)口碑。檔案管理部門及檔案工作人員在此態(tài)勢下，更要認(rèn)清形勢，在建立檔案學(xué)習(xí)型團(tuán)隊的同時，一定要加強(qiáng)與信息化管理部門的結(jié)合，形成聯(lián)動機(jī)制，擴(kuò)大以往的合作伙伴范圍，加深彼此之間的關(guān)系。

（二）電子文件的生命周期，迫使檔案工作人員必須提前介入

越來越多電子文件的產(chǎn)生與管理，使得檔案主責(zé)部門與文件編制、處理部門產(chǎn)生了更為緊密的聯(lián)系，這從根本上打破了原有體制的束縛。

電子文件作為一種獨立的檔案門類和載體，應(yīng)用日趨廣泛，著錄的內(nèi)容、形式、技術(shù)也發(fā)生著革命性的變化，現(xiàn)已涵蓋文件整個形成、運轉(zhuǎn)、積累、組織、儲存過程。這無疑迫使檔案管理部門和檔案管理人員重新審視自己，改變傳統(tǒng)工作環(huán)境中坐等檔案上門的現(xiàn)象，由被動變主動。積極協(xié)調(diào)文件編制及辦理部門，使文件控制進(jìn)入更高層次。

檔案工作者應(yīng)在電子文件的整個生命周期，指導(dǎo)、監(jiān)督公司文件的責(zé)任者及管理者、制定法律、法規(guī)和行業(yè)準(zhǔn)則的管理者、公司制度的建立者、資源分配的管理者等。故而需要我們，必須建立新的合作伙伴，即在原有傳統(tǒng)伙伴的基礎(chǔ)上，將關(guān)系擴(kuò)展到所有與文件和歸檔工作相關(guān)的人員，并且不斷鞏固和加深這種關(guān)系。檔案管理部門獨家經(jīng)營、檔案管理人員獨善其身，已不能適應(yīng)當(dāng)今信息化時代的需要，檔案工作必須從實體控制，向智能控制邁進(jìn)。為此，與擁有前沿技術(shù)、管理方面的新朋友合作，才能順利完成新的社會發(fā)展階段檔案工作目標(biāo)。具體描述如下：

1、需要法律專家、安全管理專家的力量。

我國檔案工作法律規(guī)范主要由兩部分構(gòu)成：一部分是專門的檔案立法，即《中華人民共和國檔案法》；一部分是在其他法律中的有關(guān)檔案和檔案工作的規(guī)定。然而與信息相關(guān)的立法，特別是信息時代的產(chǎn)物——電子文件和電子檔案管理方面的立法嚴(yán)重滯后于信息技術(shù)的發(fā)展，我國也不例外。目前有關(guān)電子文件與電子檔案管理方面的立法，還存在爭議，需要法律及安全管理專家介入、指導(dǎo)、研究，才可能妥善處理問題。

2、需要信息技術(shù)人員的力量。

檔案工作者受限于信息技術(shù)這一瓶頸，需借助外腦——信息技術(shù)人員，更好地完成電子文件歸檔、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等工作。只有這樣，才可能改變大量電子文件長期不歸檔的現(xiàn)象，使公司、政府重要的檔案資源得以保存；國家大力發(fā)展電子商務(wù)、大數(shù)據(jù)行動計劃才可能實現(xiàn)；國家大力推進(jìn)的企業(yè)信息化發(fā)展、適應(yīng)電子技術(shù)的可信交易，才可能創(chuàng)造良好環(huán)境。

二、角色提升，重塑形象

信息時代已經(jīng)來臨，每個人、每種行業(yè)身處這樣的時代，都應(yīng)有所思考，未來我的路在哪里？如果檔案工作者將這樣的時代當(dāng)作一個提高自我、重塑自我的契機(jī)，那么此時就會緊緊抓住這個絕妙的時機(jī)，提升自我價值和定位。在檔案管理信息化實施過程中，有意識轉(zhuǎn)變思維，主動出擊，不斷更新舊有職業(yè)觀念，樹立新的職業(yè)理念，警惕、覺察變化帶來的畏懼心理，以高度的責(zé)任感和進(jìn)取心，延續(xù)檔案事業(yè)的發(fā)展和自身職業(yè)的未來。

檔案工作人員如何塑造信息時代的檔案工作者的新形象，完成新角色的轉(zhuǎn)變呢？總結(jié)如下幾點：

（一）利用檔案專業(yè)，確保充當(dāng)主角

在技術(shù)運用方面，檔案工作人員要充分利用和深挖檔案專業(yè)優(yōu)勢，在這場聯(lián)動機(jī)制中才能擁有充分的話語權(quán)。紙質(zhì)及電子文件的性質(zhì)、具有檔案保存價值文件的性質(zhì)、歸檔的意義、用途、保管文件的方法，以及如何同信息管理、法律、安全管理等學(xué)科和相關(guān)行業(yè)精英合作，都是需要檔案工作人員應(yīng)知應(yīng)會的。相信我們的檔案工作人員在與其他伙伴的合作過程中，能夠把文件與檔案管理的要求灌輸進(jìn)軟件、程序編制、計算機(jī)演變等各方面，以達(dá)到對電子文件、電子檔案全過程控制，實現(xiàn)檔案工作新突破，從而確立檔案工作人員在電子文件管理方面的引領(lǐng)地位。

（二）著眼信息服務(wù)，實現(xiàn)保值增值

檔案管理部門要立足于公司長遠(yuǎn)發(fā)展，提供更為廣泛且便利的檔案信息服務(wù)，同時做好信息資源的再開發(fā)、再轉(zhuǎn)化。借助技術(shù)平臺，通過重組信息，向利用者提供個性化的服務(wù)。這些智能控制狀態(tài)下的檔案文件信息，既能與條目信息一樣，隨時根據(jù)用戶的需求，變換組合方式并提供快速查詢；又能直接、準(zhǔn)確提供利用原文，不需另外從儲存文件實體的庫房中提取。只有這樣，檔案工作人員才能在新的環(huán)境下重獲新生，不斷增加自身附加值，促使自己保值增值。這也正是檔案工作人員在信息時代工作、地位得到保證的根基和核心，是檔案工作人員對社會及子孫后代作出的寶貴貢獻(xiàn)。如若不能，軟件包很可能成為檔案工作人員的取代者，因為它能更高效地處理事實、數(shù)據(jù)等信息。

（三）擴(kuò)充知識技能，應(yīng)對時代需要

檔案工作人員應(yīng)隨時關(guān)注新動態(tài)、新知識，提升新技能，內(nèi)容如下：

1.有關(guān)檔案方面的法律法規(guī)、檔案安全管理、文書檔案、會計檔案、公司檔案管理、人事檔案管理等專項檔案，通過線上、線下搜集檔案學(xué)的國內(nèi)外最新動態(tài)。

2.計算機(jī)自然科學(xué)及應(yīng)用基礎(chǔ)知識、辦公自動化、輔助設(shè)計、設(shè)備維護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)化等知識。

3.為參與對外交流和合作，學(xué)習(xí)英語等世界通用語言，提升語言表達(dá)能力。

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