做好電子文件歸檔管理的對策

閆偉

電子文件是社會活動的重要工具和真實記錄，也是社會各項事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必要依據(jù)和基本條件，它在記錄歷史、傳遞信息、傳承知識、傳播文化、服務社會、造福民眾等方面具有紙質(zhì)文件難以比擬的優(yōu)勢。由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性較大等原因，與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項技術性較強的工作，已成為檔案部門面臨的重要課題。由于種種因素，電子文件歸檔管理并未引起相關部門的足夠重視，管理現(xiàn)狀也不盡如人意。筆者結合實踐，對如何做好電子文件歸檔管理談點粗淺的認識。

1.提高對電子文件歸檔管理重要性的認識。隨著經(jīng)濟社會的迅猛發(fā)展和信息技術的廣泛應用，檔案的信息化功能日漸彰顯；政務公開又把檔案機構作為一個信息中心推向社會。在信息化社會，對信息的全面占有和快捷提供，決定著一個信息部門的地位和作用。電子文件的歸檔與管理是檔案部門掌控數(shù)字檔案信息的基礎性工作，因此，檔案部門是否能夠擔負起電子文件的歸檔管理工作，也決定著檔案部門在未來社會中的地位。當然，國家有關文件也規(guī)定“檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)”。因此，電子文件歸檔管理是檔案部門不可推卸的職責，是檔案工作的一個非常重要的內(nèi)容。

2.確立電子文件歸檔方法。一是應歸檔的電子文件最終版本錄入存儲載體上。這個過程一般是歸檔人員對經(jīng)過整理確定保管期限等檔案屬性后，錄入在存儲載體上， 脫機后存放在另外地點。二是壓縮歸檔，采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對計算機網(wǎng)絡上應歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累進行壓縮操作，錄入到存儲載體上。三是備份歸檔，一般在網(wǎng)絡環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進行一次備份操作，并錄入到存儲載體上。歸檔份數(shù)一般脫機拷貝兩套，一套封存，另一套提供利用。

3.科學管理歸檔的電子文件，實施前端控制。在電子文件全程管理中，最重要的是實施電子文件歸檔管理的前端控制。所謂前端控制理論是基于文件連續(xù)體理論，認為不能武斷劃分文件管理和檔案管理的界限，主張在電子文件的形成階段就介入的相關管理，為其最后歸檔設置標準和規(guī)范。因此，筆者認為，檔案管理部門要引入前端控制理論，盡早介入本單位信息化工作，參與有關信息工作規(guī)范、標準的制定，通過前端控制電子文件形成與上傳，控制電子文件的歸檔渠道、歸檔質(zhì)量，從而在體制上和技術上使檔案部門成為電子文件的最后匯總地，實現(xiàn)電子文件的集中保管和網(wǎng)絡化使用，最終保證歸檔電子文件的真實性、完整性、持久有效性。

4.選擇合適的電子文件歸檔方式和途徑。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差、易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。實踐證明，利用磁盤脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失，如遇質(zhì)量差的磁盤會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作備份盤，但不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，并利用光盤存貯。筆者認為，網(wǎng)絡移交的途徑有兩條：

第一，借助OA 網(wǎng)，開通電子文件歸檔專線。一是輸入到OA網(wǎng)的電子文件。隨著各單位OA網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件反映了單位職能活動的概貌，上網(wǎng)前要按照統(tǒng)一要求進行文件格式的轉(zhuǎn)換，以保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。二是對那些未輸送到OA 網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，借助OA 網(wǎng)在各業(yè)務部門與檔案部門之間開通電子文件歸檔專線，建立依附在OA 網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門要對歸檔的電子文件提出格式要求，應認可幾種通用性較強的格式，如DBF、DOC、TXT、EXE 等格式文件。

第二，建立檔案管理網(wǎng)，實現(xiàn)各系統(tǒng)電子文件自動歸檔。為適應檔案工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也由“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。OA 系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據(jù)筆者了解，多數(shù)單位使用的OA系統(tǒng)大多是本單位或上級業(yè)務主管部門設計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)是上級檔案主管部門推廣的檔案管理軟件。由于辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法實現(xiàn)電子文件的自動歸檔。

5.加強人員隊伍建設。任何一個管理工作能否順利完成的關鍵取決于人。電子文件的歸檔管理不同于其他載體形式的檔案，熟練地掌握信息技術的應用是做好電子文件歸檔管理的關鍵。對于新形勢下檔案工作者來說，僅具備檔案理論和檔案業(yè)務知識，很難為電子文件歸檔提出切實可行的建設方案，也很難對形式多樣的電子文件進行技術處理，更難在信息海洋中利用最新的信息技術為利用者提供其所需的數(shù)字信息。因此，對外引進、對內(nèi)培養(yǎng)一批掌握信息技術的檔案工作者，是做好電子文件歸檔管理工作的關鍵所在。為此，要加大在職干部的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓等多種形式，提高電子文件管理人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務水平以及現(xiàn)代化管理能力，以做好電子文件的歸檔管理工作。