應用型本科院校二級學院教務秘書隊伍建設現(xiàn)狀及發(fā)展探析

姚煥茹

摘 要：隨著高等院校教育的迅速發(fā)展，應用型本科院校二級學院教務秘書工作的重要性作用越發(fā)凸顯，教務秘書成為了教學管理工作中與教師、學生、院校之間的重要關(guān)節(jié)，其隊伍的建設保證了提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標，對教學工作順利開展有著重要意義。教務秘書工作的持續(xù)健康發(fā)展，離不開完善合理的教務秘書隊伍建設，以及健全的教務秘書隊伍的培訓機制。應用型本科院校為教務秘書提供合理的發(fā)展通道，促進教務秘書的工作積極性，為教學管理提供動力，才夠有效發(fā)揮二級學院的教育功能。

關(guān)鍵詞：教務秘書;隊伍建設;現(xiàn)狀;發(fā)展

雖然二級學院作為應用型本科高校的二級單位，在人才培養(yǎng)過程中起到承上啟下的重要作用，但是二級學院的教務管理水平，直接關(guān)系著人才培養(yǎng)目標的實現(xiàn)，更是教學管理工作質(zhì)量的保障。由于學校在辦學、發(fā)展中會出現(xiàn)各種原因，導致二級學院在教務秘書管理制度、隊伍建設、發(fā)展水平等方面存在很多問題和不足，目前教務秘書普遍出現(xiàn)了職業(yè)倦怠現(xiàn)象以及教務秘書工作不受重視、發(fā)展受阻、缺乏合理完善的培訓等現(xiàn)狀。而這些現(xiàn)狀日益影響著教務秘書工作人員的穩(wěn)定性和工作的積極性，在一定程度上使教學管理工作出現(xiàn)了阻滯。

一、教務秘書工作特點

（一）教務管理內(nèi)容繁多復雜、涉及范圍廣泛

作為院校系部教學管理工作以及教學運營的最直接的組織管理者，教務秘書的工作內(nèi)容繁多復雜，內(nèi)容涉及范圍廣泛是其主要特點之一。教務秘書的相關(guān)工作包含學籍管理、教學檔案管理、人才培養(yǎng)方案的制度、任課教師教學工作安排、學生上課課表的制定、系部以及全院各類考試安排與成績修改登錄、教師教學工作量的核算以及教師科研工作量匯總、各類教學相關(guān)競賽安排、教學工作檢查、學生思想教育安排等等，事無巨細，繁瑣復雜。通過教務秘書的工作，為廣大師生提供信息服務，為系部教學管理運行以及教師教學任務安排正常有序地進行提供了保證。做到為教師解決問題為學生解決疑問為學院的通知安排起到承上接下的作用，在行政和教學上，兩者通過教務秘書的工作相輔相成，相互促進。

（二）教務管理工作的高效性、準時性

教務秘書工作時常涉及學生的各類考試安排，如期初補考、期末正考以及各種各類的國家性考試，如四六級、計算機考試等。還有任課教師課程替換、教師的調(diào)代課管理、實習計劃安排，實踐課程的課外學習安排等，這些都要要求在規(guī)定的時間內(nèi)及時完成，以防影響學院整體教學工作計劃的安排、學生課程的落實、成績的計算以及畢業(yè)的審核。

（三）國家和學院政策、文件的落實運行第一人

各院校的教育管理規(guī)章制度都是緊緊圍繞國家和地方的教育方針政策以及學院發(fā)展現(xiàn)狀而制定的。那就要求了教務秘書的工作是必須靈活掌握各類政策的內(nèi)容及實施辦法，這樣才能在教學管理中按照政策和學院文件的指示，做好相關(guān)的教學管理工作，在政策和學院文件的規(guī)定中落實教育要求。同時，在辦理相關(guān)的學生免修課程、受傷或生病學生的緩考、因?qū)W分不足而要自主降級以及按國家政策入伍參軍后回來繼續(xù)教育等的手續(xù)時，需要我們嚴格落實，按照規(guī)矩辦理好相關(guān)手續(xù)、流程。

二、教務秘書隊伍建設現(xiàn)狀

（一）隊伍人員素質(zhì)參差不齊，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識教育

在院校的教學管理中，一直以來都是以人才的培養(yǎng)、教師的教學質(zhì)量提升、學生的全面發(fā)展作為首要目標。這就導致了：一方面，教務秘書人員聘選方面缺乏嚴格標準，不少的學院會把教務崗位看做是能力較弱的管理人員備用崗位;另一方面，二級學院教學管理崗位人員配備嚴重不足，以至于教務秘書管理崗位人員配備的嚴重缺乏，不少的院系中教務秘書一職是由專任老師或者其他行政人員如輔導員兼任。這樣，二級院校的教務秘書隊伍就呈現(xiàn)出人員專業(yè)素質(zhì)層次不一的現(xiàn)象。而這些教務秘書普遍的缺乏相關(guān)的教務管理專業(yè)知識教育，在該崗位的工作上難以應對突發(fā)事件，缺少處理突發(fā)事件的能力。

（二）缺少工作獎勵機制，教務秘書的工作積極性不足，人員流動性大

作為教務秘書，教務秘書的晉升渠道非常的少，除了院內(nèi)工資薪酬制度里的晉升以及校外的職稱評定，教務秘書與專任老師的晉升相比，更加缺乏途徑。雖然現(xiàn)在的教務秘書學歷已經(jīng)不是成為晉升的主要障礙，但是在同等的職稱評審中他們比專任老師缺少了空間、路徑上的優(yōu)勢。而高校中的工作獎勵機制也缺乏了對教務秘崗位的合理完善考慮，以至于一些工作了七八年以上或者更甚者還是處在科員級別，拿著科員的工資待遇。而又由于教務管理工作的繁雜、量大、全天坐班的制度、工資待遇相對較低等特點。這就造成了很多教務秘書在工作中只是單純的應付工作，直接出現(xiàn)了教務秘書持續(xù)保持消極的情緒和懶散的工作狀態(tài)、人員流動比較大、教務秘書頻繁的更換等結(jié)果，也間接地影響了教學管理運行的質(zhì)量。

三、教務秘書隊伍發(fā)展展望

（一）提高對高校教務秘書的重要性認識，打造強而有力的教務秘書隊伍

在高校的教務管理工作中，由于教務秘書需要完成的工作內(nèi)容繁雜眾多，在教學運行中起著承上啟下的作用，充當著教學和行政直接的紐帶，因此，高校教育中一定要意識到教務秘書在教學管理工作中的重要性。注重在招聘或遴選中，提高教務秘書人員質(zhì)量的識別，認真篩選合格的、受過專業(yè)知識教育的工作者。同時，要引導教務秘書認識到每一項工作內(nèi)容的性質(zhì)是什么，以及開展該項工作的目的是什么。只有教務秘書厘清這些工作內(nèi)容的性質(zhì)和目的才能把性質(zhì)相同、目的一致的工作合并到一起，縮減工作完成的時間，提高工作效率[1]，從而形成一支強而有力的隊伍。

（二）加大教務秘書后備人才儲備和在崗人員培訓力度

學院在根據(jù)自身的教學規(guī)模、教師和學生數(shù)量，引進合適數(shù)量的教務秘書后，為了避免出現(xiàn)崗位人員不足，教務秘書長期超負荷工作而導致教學工作事故的出現(xiàn)，理應在開展學校教學管理工作的同時，對新入職教務秘書進行專業(yè)的崗位培訓，加強他們應對突發(fā)事件的應變能力。另外，對于在崗教務秘書人員，各院校還可采用“一人一帶一考核”的制度，利用老帶青提升新老教務秘書的管理水平和工作能力。

（三）完善教務秘書激勵機制，提高工作積極性，減少人員流動

各院校要建立明確的教務秘書崗位職責，避免出現(xiàn)教務秘書管理職責不清現(xiàn)象以及需建立健全的教務秘書崗位考核制度和標準，對考核成績優(yōu)秀或相對較差的教務秘書給予一定的晉升、物質(zhì)嘉獎或相應的懲罰。其次，還需要為教務秘書提供緩解工作疲勞的平臺，適當開展心理疏導活動，減輕教務秘書的工作壓力，提高他們的積極性。從而為廣大教務秘書提供上升平臺，減少人員的頻繁流動。

四、結(jié)語

教務秘書在教學管理中占有重要地位，通過改變目前教務秘書隊伍建設的困境，健全教務秘書管理方法，完善規(guī)范以及制度化教務秘書激勵機制，對于教務秘書隊伍建設工作至關(guān)重要。只有全面認識到教務秘書在院校教學管理工作中的重要作用，提高教務秘書的崗位熱情和工作積極性，加大教務秘書后備人才儲備和人員培訓力度，時刻保持一支穩(wěn)定的教學秘書隊伍，才能為學校教學管理工作提供源源不斷的發(fā)展動力。

參考文獻：

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[3]左瑩瑩.新建應用型本科院校二級學院教務管理工作的實踐與思考[J].佳木斯職業(yè)學院學報，2019，12：158-160.