全媒體環(huán)境下高校學(xué)生檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策

王超逸

全媒體時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于我國(guó)高校學(xué)生檔案管理提出了更高的要求。學(xué)生檔案管理工作是高等院校工作的重要組成部分，見證著學(xué)生的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)過(guò)程，也在一定程度上影響高校工作的正常運(yùn)行。文章分析了學(xué)生檔案管理開展的意義，針對(duì)當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題，提出在全媒體環(huán)境下高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新策略，以供參考。

隨著當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，媒介的融合以及新媒體技術(shù)的發(fā)展，很大程度上影響了人們的生活，媒介的不斷融合使得全媒體時(shí)代到來(lái)。全媒體時(shí)代產(chǎn)生的原因是媒體在政府以及市場(chǎng)導(dǎo)向下的選擇，全媒體的變化也必然會(huì)影響到高校學(xué)生檔案管理工作。近年來(lái)，我國(guó)高校的學(xué)生檔案管理一直在時(shí)代要求下不斷改進(jìn)以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。然而在當(dāng)前背景下，全媒體的快速發(fā)展對(duì)于高校學(xué)生檔案管理工作的要求越來(lái)越高，高校的學(xué)生檔案管理必須要適應(yīng)新的時(shí)代要求。從目前來(lái)看，我國(guó)高校學(xué)生檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題制約了學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。因此，在新的時(shí)代背景下，對(duì)于我國(guó)高校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合全媒體時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，探索符合時(shí)代要求的高校學(xué)生檔案管理工作路徑有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 學(xué)生檔案管理工作開展的意義

大學(xué)生作為未來(lái)社會(huì)建設(shè)的人才，社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)力量，對(duì)其的檔案管理具有重要的意義。學(xué)生檔案記錄和總結(jié)了學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)以及成長(zhǎng)的過(guò)程，對(duì)于高校而言，學(xué)生檔案不僅可以幫助高校的教師盡快的熟悉學(xué)生的特點(diǎn)，而且還可以讓高校有針對(duì)性的對(duì)于學(xué)生開展素質(zhì)教育。學(xué)生檔案從小學(xué)開始建立一直到大學(xué)，涉及到一個(gè)學(xué)生近二十年的成長(zhǎng)經(jīng)歷，而且學(xué)生檔案在記錄的過(guò)程中，不得本人參與，使得檔案的內(nèi)容更加的真實(shí)客觀，這也是其參考價(jià)值的體現(xiàn)。很多的用人單位在進(jìn)行人才招聘前，都要對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行查看，可見，學(xué)生檔案在用人單位的招聘中起著重要的參考作用。高校的學(xué)生檔案管理可以為學(xué)校培養(yǎng)人才提供信息依據(jù)，支持學(xué)校的發(fā)展，一定程度上高校的學(xué)生檔案管理水平會(huì)影響高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃與發(fā)展。同時(shí)，將學(xué)生的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的歸類管理，通過(guò)檔案可以反映出每個(gè)學(xué)生的優(yōu)勢(shì)以及不足，利于學(xué)生的個(gè)人考核以及評(píng)價(jià)工作更好的開展，讓學(xué)生有一個(gè)公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。

2 當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 管理職責(zé)不清晰，歸屬不統(tǒng)一

高校的學(xué)生檔案管理工作存在管理職責(zé)不清晰的情況，有的院校屬于院系來(lái)管理，有的屬于學(xué)生工作處管理，有的是由院系整理好之后交由檔案管理部門保管。這幾種方式都有一定的弊端，首先，院系來(lái)管理，一般是由輔導(dǎo)員兼職負(fù)責(zé)，由于檔案的核查、收集、整理等流程比較繁瑣，再加上輔導(dǎo)員的工作崗位變動(dòng)比較頻繁，學(xué)生檔案的管理存在場(chǎng)所存放不固定、核查流于形式、檔案資料收集不全等問(wèn)題，造成學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)檔容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，學(xué)生檔案的完整性無(wú)法保證。學(xué)生工作處進(jìn)行管理存在的弊端是，相關(guān)的工作人員將主要的精力用在了與其相關(guān)的業(yè)務(wù)上，對(duì)于學(xué)生檔案的管理投入不足，最好的狀況就是不丟不棄學(xué)生檔案，不會(huì)花費(fèi)精力將學(xué)生檔案進(jìn)行分類管理，更好的發(fā)揮檔案的作用。由院系負(fù)責(zé)整理，交由檔案管理部門保存的方式，也存在上述兩種情況中存在的一些問(wèn)題，此外，還存在職責(zé)的劃分不清晰，假如出現(xiàn)問(wèn)題，院系與檔案管理部門互相推諉，有可能是整理過(guò)程出現(xiàn)了問(wèn)題，有可能是保存過(guò)程出現(xiàn)了問(wèn)題，對(duì)于學(xué)生的檔案問(wèn)題不好解決，違背學(xué)校以人為本的服務(wù)理念。

2.2 數(shù)字化檔案管理工作開展不足

在高校的學(xué)生檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案記錄是將學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績(jī)以及獎(jiǎng)懲情況等進(jìn)行記錄，記錄的內(nèi)容比較少。隨著社會(huì)對(duì)于復(fù)合型人才需求越來(lái)越大，學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)以及政治表現(xiàn)等內(nèi)容不足以完全將學(xué)生的個(gè)人情況展現(xiàn)出來(lái)，也不能滿足用人單位的考察要求。為了適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)對(duì)于學(xué)生檔案的需求，高校學(xué)生檔案的范圍也要逐步的拓寬，有的高校將學(xué)生的誠(chéng)信記錄、心理狀況等信息也納入到了學(xué)生檔案中去，豐富了學(xué)生的檔案信息，讓學(xué)校和社會(huì)用人單位可以更加全面的了解學(xué)生。學(xué)生的檔案信息更加完善，管理工作的內(nèi)容更加復(fù)雜。在具體的管理中，受到資金、人才等因素的限制，數(shù)字化的學(xué)生檔案管理建設(shè)還不足，多數(shù)的管理工作依舊停留在紙質(zhì)檔案管理層面，管理的主導(dǎo)方式還是人工為主，這種方式明顯不適應(yīng)全媒體時(shí)代的發(fā)展要求，不能有效的發(fā)揮學(xué)生檔案的價(jià)值。

2.3 檔案管理技術(shù)存在不足

在當(dāng)前的全媒體時(shí)代，檔案的管理要融合多媒體技術(shù)，利用大數(shù)據(jù)，才能讓檔案管理的服務(wù)范圍更廣，信息資源的獲取更加的便捷。因此，要求高校在學(xué)生的檔案管理中要利用媒體技術(shù)，創(chuàng)新管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的多元化以及智能化的目標(biāo)，滿足不同用戶的個(gè)性需求，為用戶提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。在此背景下，高校的學(xué)生檔案管理工作需要及時(shí)的創(chuàng)新。當(dāng)前，一些高校已經(jīng)建立了學(xué)生電子檔案，對(duì)于學(xué)生的檔案管理模式有所改進(jìn)，但是在信息的更新和服務(wù)方面還存在嚴(yán)重的滯后性。一般來(lái)說(shuō)，高?；旧鲜且詫W(xué)期或者學(xué)年為時(shí)間間隔，對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行收集、整理，持續(xù)的周期比較長(zhǎng)，不適應(yīng)全媒體背景下對(duì)于檔案管理工作的要求。比如，每年的新生入學(xué)，檔案管理部門對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行整理，之后就一直處于存放狀態(tài)，可能在一年以后甚至直到畢業(yè)才會(huì)對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行更新、補(bǔ)充。

3 全媒體時(shí)代背景下高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1 確定歸屬，明確管理職責(zé)

關(guān)于高校學(xué)生的檔案管理應(yīng)該交由檔案管理部門直接負(fù)責(zé)。因?yàn)閷I(yè)的檔案管理人員的職業(yè)意識(shí)更強(qiáng)，在學(xué)生檔案的信息收集、整理、存放以及檔案利用方面，能夠做到盡職盡責(zé)。專業(yè)的檔案管理人員對(duì)于學(xué)生檔案的收集、歸檔工作以及移交的手續(xù)要求會(huì)更加的規(guī)范，能夠指導(dǎo)相關(guān)的職能部門對(duì)于新生的檔案核查工作做的更好。檔案管理人員對(duì)于學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識(shí)更明確，對(duì)于應(yīng)該歸檔但是未歸檔的資料，以及不完整的、不必歸檔的資料都會(huì)對(duì)資料的形成部門提出要求，把控學(xué)生檔案的質(zhì)量關(guān)。對(duì)于畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作也是高校學(xué)生檔案管理的重要內(nèi)容。專業(yè)的檔案管理人員責(zé)任感更強(qiáng)，更具有耐心，不僅需要和本校內(nèi)的相關(guān)職能部門做好溝通工作，同時(shí)還需要和校外的用人單位以及人才服務(wù)中心進(jìn)行協(xié)調(diào)。對(duì)于畢業(yè)生的檔案材料進(jìn)行核對(duì)、封袋，之后要上傳數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)微信公眾號(hào)、學(xué)校網(wǎng)站等形式為畢業(yè)生提供線上查詢，做到每一個(gè)畢業(yè)生檔案信息完整。

3.2 構(gòu)建全媒體環(huán)境下的立體服務(wù)體系

在全媒體背景下，立體化的服務(wù)體系包括多元的服務(wù)方式以及立體的服務(wù)空間。把學(xué)生的檔案信息通過(guò)文字、動(dòng)畫以及網(wǎng)頁(yè)等用戶便于接受的多媒體手段來(lái)表現(xiàn)，通過(guò)移動(dòng)通信、數(shù)字媒體以及互聯(lián)網(wǎng)等方式有效的融合起來(lái)，借助現(xiàn)代的媒體，比如移動(dòng)終端來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的傳播。在具體的管理工作中，可以將學(xué)生的檔案信息整理為數(shù)字和紙質(zhì)兩種形式，通過(guò)線上線下兩種方式同時(shí)向用戶傳遞。數(shù)字的信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，滿足用戶快速傳遞的要求，紙質(zhì)的形式可以在數(shù)字傳遞之后進(jìn)行，滿足存檔需求。另外，立體服務(wù)體系的構(gòu)建，還可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息的共享和利用，比如，在高校進(jìn)行學(xué)生的檔案管理過(guò)程中，想要了解學(xué)生中不同專業(yè)的人數(shù)以及成績(jī)情況，直接可以通過(guò)查閱數(shù)據(jù)信息即可，節(jié)省了大量的時(shí)間，提高了工作效率。也有利于學(xué)校了解自身和同類院校相比具有的優(yōu)勢(shì)以及不足，這些信息之前需要通過(guò)專業(yè)結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)分析來(lái)獲得，建立立體的服務(wù)體系后，通過(guò)學(xué)生檔案可以直接體現(xiàn)出在學(xué)生工作方面的優(yōu)勢(shì)以及不足。立體化的服務(wù)體系也有利于高校各職能部門對(duì)于學(xué)生信息的整合。

3.3 建立高質(zhì)量的人才隊(duì)伍

在當(dāng)前的全媒體背景下，高校的學(xué)生檔案管理工作要想進(jìn)一步的提高，還應(yīng)該在專業(yè)的人才培養(yǎng)方面來(lái)下功夫，建立高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理的主要任務(wù)是收集、整理學(xué)生信息，對(duì)于檔案的利用重視不足。在新的時(shí)代背景下，高校的檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析的能力，要具備大數(shù)據(jù)思維，掌握數(shù)據(jù)的建模和處理能力。這就要求高校首先要積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才來(lái)充實(shí)隊(duì)伍，還要對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升管理人員的專業(yè)知識(shí)以及實(shí)踐技能。明確培訓(xùn)的目標(biāo)和任務(wù)，將數(shù)據(jù)管理技術(shù)以及管理系統(tǒng)的功能、應(yīng)用方式等作為培訓(xùn)的主要內(nèi)容，對(duì)于新入職的工作人員要進(jìn)行職前培訓(xùn)，打造一支高質(zhì)量的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，適應(yīng)全媒體時(shí)代對(duì)于學(xué)生檔案管理工作提出的要求。

3.4 建立雙向信息反饋機(jī)制

為了更好的發(fā)揮學(xué)生檔案的作用，在學(xué)生檔案?jìng)鬟f的過(guò)程中，需要經(jīng)過(guò)學(xué)生本人的同意，確保個(gè)人的信息安全，可以利用全媒體手段實(shí)現(xiàn)檔案管理人員與學(xué)生的及時(shí)溝通。同時(shí)，檔案管理人員可以根據(jù)用戶的實(shí)際需求及時(shí)調(diào)整服務(wù)的內(nèi)容和形式，以便更好的為用戶提供人性化的服務(wù)。同時(shí)，也可以根據(jù)用戶反饋的信息，適當(dāng)?shù)恼{(diào)整信息服務(wù)流程，進(jìn)一步提升服務(wù)的質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，滿足多元化的需求。

4 結(jié)束語(yǔ)

全媒體時(shí)代的帶來(lái)為我國(guó)高校學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來(lái)了新的契機(jī)。在新的時(shí)代背景下，高校的檔案管理部門應(yīng)該認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理的重要性，結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，積極調(diào)整學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容和策略，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，讓學(xué)生檔案管理工作能夠適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求，解決學(xué)生的后顧之憂，讓學(xué)生全身心的投入到學(xué)習(xí)中去。

本文系江蘇省江蘇高校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究基金項(xiàng)目“全媒體環(huán)境下高校檔案服務(wù)社會(huì)創(chuàng)新研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2019SJA0643）的研究成果;課題主持人：王青。

（作者單位：江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院）