Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化中的應(yīng)用技巧分析

摘?要：辦公自動化主要是指將現(xiàn)代辦公與計算機相結(jié)合的全新辦公方式，辦公室內(nèi)使用的各種技術(shù)及設(shè)備均屬于辦公自動化的重要組成部分。辦公自動化有助于提升辦公效率，提高辦公規(guī)范化及各項事務(wù)處理的準(zhǔn)確性，現(xiàn)已成為社會進步發(fā)展的必然趨勢。推行辦公自動化需要各類辦公軟件的支持，其中Microsoft Office辦公軟件是目前辦公自動化領(lǐng)域應(yīng)用最為廣泛的辦公軟件，準(zhǔn)確掌握其應(yīng)用技巧是每個辦公室工作人員均需要具備的基本能力，本文重點分析Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化中的應(yīng)用技巧，希望為相關(guān)人員提供必要的參考。

關(guān)鍵詞：Microsoft Office辦公軟件;辦公自動化;應(yīng)用技巧

當(dāng)前，我國已經(jīng)全面步入信息時代，計算機在各行各業(yè)中全面普及，人們的辦公方式出現(xiàn)明顯變化，辦公自動化技術(shù)日趨完善。辦公自動化可提高工作質(zhì)量和效率，與傳統(tǒng)辦公模式相比優(yōu)勢顯著。在實際應(yīng)用辦公自動化過程中必然會使用Microsoft Office辦公軟件，掌握軟件的應(yīng)用技巧有助于提高辦公自動化水平，為此相關(guān)人員需要加強學(xué)習(xí)研究。

一、辦公軟件在辦公自動化中應(yīng)用的意義

辦公自動化是近年來興起的全新理念，是以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，將計算機作為辦公核心，利用現(xiàn)代化的通信技術(shù)及辦公設(shè)備，對各類信息及數(shù)據(jù)資源進行采集、加工、整理、儲存及使用的工作流程。通過辦公自動化可促進辦公室信息共享，實現(xiàn)不同部門間的協(xié)同工作，解決傳統(tǒng)辦公模式效率低下，流程復(fù)雜等方面的問題，進而實現(xiàn)科學(xué)的管理決策，提高工作質(zhì)量及工作效率。辦公自動化的基礎(chǔ)是辦公軟件，Microsoft Office辦公軟件主要包括文字處理、幻燈片制作、表格制作、數(shù)據(jù)庫處理等功能，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、會議記錄、數(shù)字化辦公等多種功能[1]。

辦公自動化與科技的發(fā)展關(guān)系密切，將Microsoft Office辦公軟件應(yīng)用于辦公自動化領(lǐng)域之中能夠提高各類先進辦公設(shè)備的使用效率，實現(xiàn)各類辦公事務(wù)的人機協(xié)同化處理，可提高辦公效率。Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化領(lǐng)域的應(yīng)用代表了自動化管理模式的全面革新，常規(guī)的等級化層次管理系統(tǒng)逐漸被取代，辦公室信息交流更加通暢靈活，在各個部門間可組成網(wǎng)絡(luò)化的結(jié)構(gòu)，有助于實現(xiàn)辦公的流程化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，也可實現(xiàn)信息傳輸?shù)亩嘣肮芾淼谋馄交?，因此Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化推進過程中具有不可替代的作用，相關(guān)人員需深入學(xué)習(xí)研究軟件的使用技巧，提高自身的應(yīng)用能力。

二、Word的使用技巧

（一）日期、時間、數(shù)字中小數(shù)點的快速輸入

Word是辦公室常用的文字處理軟件，在利用Word辦公過程中經(jīng)常需要在文檔末尾及某一段文字中插入時間和日期，常規(guī)的手動輸入方式速度比較慢，在中英文符號切換的過程中極易產(chǎn)生錯誤，多次反復(fù)輸入會造成嚴(yán)重的時間浪費，針對此類問題，可利用Word中的處理技巧，同時按住Alt+shift+T及Alt+shift+D便可插入時間和日期，這種操作模式可節(jié)省時間，避免中英文符號切換，也可提高插入的準(zhǔn)確度。在利用Word軟件辦公過程中往往需要輸入諸多數(shù)字，在涉及到小數(shù)點過程中中文狀態(tài)下輸入會顯示為句號，中英文切換會造成時間浪費。針對此類問題，操作人員可利用Word軟件中的自動更正功能，點擊工具，打開自動更正，在替換內(nèi)容中填入“。?！保?”，單擊確定后可實現(xiàn)在中文拼音模式下輸入數(shù)字小數(shù)點的操作，這種方法在Excel數(shù)據(jù)表格的處理中也具有良好的作用[2]。

（二）Word中粘貼Excel的技巧及單頁標(biāo)題打印方法

在利用Word處理文字時經(jīng)常需要引用Excel表格中的相關(guān)內(nèi)容，此時如果只是進行簡單的復(fù)制粘貼則無法保證Word文檔的排版效果，且Excel表格中的數(shù)據(jù)修改等功能也無法得到有效利用，為此需采用合理的技巧，將Excel表格于Word文檔有效融合，便于對數(shù)據(jù)資源的查找及整理，也可避免反復(fù)粘貼帶來的不便。在實際操作中可在Word中需要插入Excel表格的區(qū)域點擊插入，彈出菜單后點擊對象及由文件創(chuàng)建，選擇需要插入的Excel表格，勾選圖標(biāo)后即可完成插入，經(jīng)過上述操作后Word文檔與Excel表格有效結(jié)合，二者能夠同時保存。在編排Word文檔過程中經(jīng)常需要進行單頁標(biāo)題打印，為解決此類問題，很多人會利用Word中的表格功能，這種方法的主要缺陷為文檔在實際打印完成后并無標(biāo)題，且最后一頁大部分為空白頁，正確的操作方法可將Excel表格復(fù)制到Word文檔中，將需要設(shè)置為標(biāo)題的部分選定后點擊重復(fù)標(biāo)題即可。

（三）自動格式的取消方法

在實際利用Word進行文字處理過程中必然會涉及到大標(biāo)題及小標(biāo)題，在對標(biāo)題進行編號后，Word文檔會自動默認(rèn)標(biāo)題格式，但部分情況下我們并不需要這種默認(rèn)，而且這種格式也會對文檔的排版美觀度產(chǎn)生一定影響，此時利用刪除標(biāo)題號可將自動格式取消，但在進行二級標(biāo)題輸入過程中依然會出現(xiàn)這種格式。為解決此類問題，可利用快捷鍵Ctrl+Z取消格式的套用，避免二級標(biāo)題自動套用格式的問題。

（四）嵌入字體及光標(biāo)定位

在Word文字處理中經(jīng)常需要嵌入字體，很多辦公人員在此類操作中遇到諸多問題。在實際操作中可利用工具中的選項功能，保存嵌入的字體后取消True Type字體，此時可將文檔的容量壓縮，在其他電腦操作時只需利用嵌入語言數(shù)據(jù)操作便可準(zhǔn)確呈現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容?？焖俟鈽?biāo)定位是Word文字處理中實用性較強的功能，具體操作中可利用Shift+F5完成。

三、Excel表格的使用技巧

（一）多行多列及不相鄰空行的信息處理

Excel表格是辦公自動化中經(jīng)常使用的軟件，在實際處理表格中經(jīng)常涉及到多行多列數(shù)據(jù)的處理，錄入數(shù)據(jù)過程中前后無法兼顧，導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理產(chǎn)生錯誤，為此在Excel表格操作過程中可利用隱藏操作模式，將需要隱藏的數(shù)據(jù)勾選，點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇隱藏功能，操作后選定的數(shù)據(jù)便可自動隱藏，通過這種操作方式可確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入。在表格數(shù)據(jù)處理完成后，可將光標(biāo)移動至表格右上角，全選表格后，在格式菜單中選擇行，選擇取消隱藏功能，此時表格內(nèi)的數(shù)據(jù)信息便可完整呈現(xiàn)。Excel表格處理不相鄰的空行時，可在最后一列的位置添加一列，將其命名為刪除列，在初始位置單元格輸入1、2兩個數(shù)字，通過Excel表格中的自動填充命令操作將其填充至表格尾部。完成操作后將表格全選，并點擊排列及主要關(guān)鍵詞選項，選擇刪除列并點擊降序操作，通過上述技巧能夠?qū)⒉幌噜彽目招姓{(diào)整至相鄰的位置，再次點擊刪除列可將全部空行都刪除。利用這種操作方法可有效解決表格中不相鄰空行的相關(guān)問題，具有極強的實用性。

多行多列處理

勾選需隱藏數(shù)據(jù)-單擊右鍵-隱藏-光標(biāo)移動右上角-全選表格-取消隱藏

不相鄰數(shù)據(jù)處理

最后一列添加刪除列-初始單元格輸入1、2-自動填充-全選表格-主要關(guān)鍵詞、排列-選擇刪除列-降序排列

（二）條件單元格的選擇及計算誤差的控制

Excel表格數(shù)據(jù)處理過程中經(jīng)常涉及到特定條件的單元格，在對這些單元格進行數(shù)據(jù)處理過程中如果一一選擇，會導(dǎo)致工作量增加，且這些單元格不在相鄰位置，極容易漏選。為解決此類問題，可利用Excel表格中的定位功能，點擊編輯、定位，選擇條件格式命令，點擊相同及全部選項，可將相同條件的單元格選中。Excel表格具有計算功能，該功能也屬于辦公自動化中常用的功能，在實際應(yīng)用Excel表格計算過程中，其產(chǎn)生的結(jié)果往往與計算器結(jié)果不同，分析其中原因，主要是Excel表格無法四舍五入。為解決Excel表格在計算數(shù)據(jù)過程中存在的誤差，可點擊工具及重新計算選項，點擊工作簿中的顯示數(shù)值為準(zhǔn)，點擊確定便可實現(xiàn)準(zhǔn)確計算，也可以利用函數(shù)中的round公式解決無法四舍五入的問題[3]。

（三）重復(fù)數(shù)據(jù)刪除及數(shù)據(jù)條的應(yīng)用

在實際應(yīng)用Excel表格處理數(shù)據(jù)過程中經(jīng)常涉及重復(fù)數(shù)據(jù)的問題，單純依靠人工檢查無法確保所有問題都能夠被查出，為此可利用Excel中的刪除重復(fù)數(shù)據(jù)功能，在操作中需確定重復(fù)數(shù)據(jù)區(qū)域，點擊功能區(qū)及數(shù)據(jù)按鈕，點解刪除重復(fù)項即可完成操作。部分辦公人員在處理數(shù)據(jù)的過程中需要利用不同顏色標(biāo)注某一列數(shù)據(jù)，以提高其直觀程度。在具體操作中可選擇需要標(biāo)識的數(shù)據(jù)區(qū)域，點擊開始、樣式、條件格式，選擇數(shù)據(jù)條及藍色數(shù)據(jù)條，即可完成數(shù)據(jù)的顏色標(biāo)記，在完成標(biāo)記后也可對數(shù)據(jù)進行排列和篩選。

四、結(jié)語

Microsoft Office辦公軟件是辦公自動化的重要組成部分，其中Word、Excel等軟件包含諸多實用技巧，相關(guān)人員需加強學(xué)習(xí)和研究，不斷提高應(yīng)用水平。

參考文獻：

[1]許新玲，陳建，王善勤.基于MS Office軟件實現(xiàn)辦公自動化的幾個實例分析[J].滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2017，16（03）：52-55.

[2]俞燕萍.“微視頻”在中職《計算機應(yīng)用基礎(chǔ)》課程“Office 2010辦公自動軟件”教學(xué)中的實踐應(yīng)用[J].信息記錄材料，2017，18（02）：111-114.

[3]段悅.Office Excel軟件在辦公自動化中的有效應(yīng)用[J].電腦編程技巧與維護，2017（10）：68-70.

作者簡介：楊宏慧，畢業(yè)于安徽師范大學(xué)教育學(xué)專業(yè)，學(xué)士學(xué)位，現(xiàn)于上海信息技術(shù)學(xué)校計算機系任教。