人事檔案糾紛與我國企事業(yè)單位人事檔案管理

王宏　王巍

摘 要：人事檔案是企事業(yè)單位的人才庫，記錄著人事調(diào)動(dòng)軌跡及重要的人事關(guān)系，相關(guān)檔案的糾紛屢見不鮮，人事檔案管理部門在糾紛發(fā)生時(shí)常因權(quán)益的爭(zhēng)執(zhí)被遷入其中。本文對(duì)人事檔案糾紛的類型、存在問題、人事檔案管理的應(yīng)對(duì)等問題進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案 人事糾紛 企事業(yè)

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）03-00-01

人事檔案管理是人力資源管理能力的重要體現(xiàn)，關(guān)系著員工的職業(yè)生涯。隨著時(shí)代發(fā)展，人事檔案管理暴露出的問題呈上升趨勢(shì)，給社會(huì)和國家造成了消極的負(fù)面影響。強(qiáng)化人事檔案的管理工作，減少人事檔案糾紛是促進(jìn)企事業(yè)單位良性發(fā)展的重要課題。

一、人事檔案糾紛類型

1.扣檔

我國法律規(guī)定，企事業(yè)員工調(diào)動(dòng)工作需解除與原單位的勞動(dòng)關(guān)系，合同解除后原單位需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)調(diào)出其人事檔案并移交新單位，未確定新單位的，人事檔案暫由戶籍所在地勞動(dòng)部門保管[1]。原用人單位以違約金、培訓(xùn)費(fèi)為由扣留員工人事檔案的行為均屬違法行為。用人單位應(yīng)積極配合中斷勞動(dòng)協(xié)議的員工開具相關(guān)證明，為調(diào)離的員工順利完成人事檔案的未來歸屬開辟暢通的辦理路徑。而目前，“扣檔”成了不少企事業(yè)單位防止人才流失的手段，影響惡劣，人力市場(chǎng)配置受到影響，促使了人事檔案糾紛的發(fā)生。

2.棄檔、遺檔、死檔

棄檔是員工自行放棄檔案的行為，這種行為多因員工工作調(diào)動(dòng)頻繁或赴異地就職過程中，保管不當(dāng)?shù)倪z失、變動(dòng)手續(xù)未及時(shí)得到辦理而超過了規(guī)定時(shí)限等造成，尤其是在大學(xué)生求職的人力市場(chǎng)擱置現(xiàn)象較多，給當(dāng)事人未來使用人事檔案造成阻礙。人事檔案管理部門對(duì)這些下落不明的檔案無法進(jìn)行有效防控，而糾紛也隨之而來。人事檔案離開管理部門的手續(xù)要嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，清晰記錄人事檔案的出入庫痕跡，給排除人事檔案糾紛的被動(dòng)立場(chǎng)收集有力證據(jù)。

3.重建檔案

用人單位在利益的驅(qū)動(dòng)下，對(duì)人才的原始檔案忽略不計(jì)，對(duì)人事檔案的唯一性認(rèn)知淡薄。勞動(dòng)者也因原單位辦理調(diào)離手續(xù)的不順暢而配合用人單位重建檔案，法律意識(shí)不強(qiáng)的勞動(dòng)者誤認(rèn)為“重建檔案”可以使人才流動(dòng)自由，且不知這樣的行為嚴(yán)重?cái)_亂了人力資源市場(chǎng)，造成“一人多檔”“人檔混亂”的局面。重建的檔案得不到人事檔案管理部門的認(rèn)可，糾紛在所難免，員工應(yīng)該提高人事檔案管理知識(shí)，了解人事檔案的重要性，避免檔案糾紛的發(fā)生。

4.假檔

為了自身需要而捏造個(gè)人經(jīng)歷、篡改個(gè)人信息、偏離事實(shí)軌跡都是假檔中慣用的人事檔案違法行為。人事檔案是勞動(dòng)者的經(jīng)歷證明，是聘用單位了解人才的重要依據(jù)，人事檔案的真實(shí)性對(duì)勞動(dòng)者的職業(yè)生涯有著重要意義，虛假的人事檔案會(huì)帶給勞動(dòng)者巨大的負(fù)面影響，嚴(yán)重喪失了個(gè)人誠信，甚至承擔(dān)刑事責(zé)任，給用人單位的人才管理埋下隱患。更是將人事檔案糾紛提升到法律層面，給當(dāng)事人造成難以挽回的損失。

5.失檔

檔案管理人員是人事檔案管理中的直接管理者，與人事檔案文本接觸頻繁，在檔案?jìng)鬟f過程中，轉(zhuǎn)檔方式不當(dāng)、閱檔程序違規(guī)、管理人員疏忽等造成檔案的丟失。人事檔案一旦丟失便難以找回，當(dāng)事人的一切信息將不復(fù)存在，給當(dāng)事人的未來求職、調(diào)動(dòng)、退休、社會(huì)事務(wù)等都造成極大不便。失檔的人事檔案糾紛是及其嚴(yán)重的[2]。

二、人事檔案管理措施

1.健全人事檔案管理機(jī)制

首先，建立考核制度是長效管理機(jī)制最有效的方式，固定時(shí)間對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檢查并考核工作成果，按勞分配。績效工資也是激勵(lì)和調(diào)動(dòng)員工工作積極性的有利形式。其次，分級(jí)分類管理檔案也是有效的健全機(jī)制的建議，如：檔案資料中，不同類型的人員有著各自不同的特點(diǎn)，一線管理人員負(fù)責(zé)將其基本素質(zhì)能力、社會(huì)責(zé)任和突出業(yè)績進(jìn)行收集;管理中層則提取其管理能力與經(jīng)驗(yàn)成果;專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)對(duì)學(xué)術(shù)貢獻(xiàn)和專業(yè)技術(shù)方面作重點(diǎn)提煉。匹配不同單位的需求，提供精準(zhǔn)的人員檔案信息。對(duì)于有疑惑的檔案信息和過時(shí)、無價(jià)值的信息剔除，提高整體人事檔案人員的管理能力，將人事檔案管理機(jī)制提升一個(gè)層次。

2.細(xì)化充實(shí)人事檔案內(nèi)容

人事檔案是人力資源的重要信息庫，充實(shí)和細(xì)化人事檔案的內(nèi)容，可以更加全面的獲得勞動(dòng)者的狀況信息，達(dá)到人力資源管理的需求。實(shí)際工作中，員工的個(gè)人信息不斷發(fā)生變化，考核的過程和結(jié)果、培訓(xùn)的層次與成果、獎(jiǎng)罰的記錄等都要詳細(xì)填充入檔，與現(xiàn)代化分類系統(tǒng)相結(jié)合[3]。細(xì)化人事檔案要重視檔案信息的及時(shí)性，將個(gè)人的歷史信息與補(bǔ)充的最新信息全面反映進(jìn)來，客觀的評(píng)價(jià)和記錄員工的工作能力與思想素質(zhì)水平。

3.人事檔案管理的信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的全面普及，給各行各業(yè)帶來了極大的便利，尤其對(duì)收集數(shù)據(jù)、精細(xì)化管理提供了快捷有效的提高，傳統(tǒng)的檔案管理方式已逐漸淡出我們的工作環(huán)境。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、自動(dòng)化和動(dòng)態(tài)化。人事檔案管理在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的建立，使人事檔案管理的訪問、查閱、填充、調(diào)取等流程簡(jiǎn)化，工作效率大幅度提升，保密性和保存性更高。

4.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

企事業(yè)單位的人事檔案管理的本質(zhì)還是人的管理，在新時(shí)代飛速發(fā)展的環(huán)境下，人們的思維方式也在悄悄的改變，傳統(tǒng)的管理模式已不順應(yīng)時(shí)代的要求。為此，引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)人才是時(shí)代發(fā)展的需要。在企事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行員工培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平，熟悉工作流程，學(xué)習(xí)新設(shè)備新技術(shù)的使用方法;組織員工參觀學(xué)習(xí)優(yōu)秀企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)出與新時(shí)代高標(biāo)準(zhǔn)相符合的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，整體提升人事檔案管理工作的效果。

總結(jié)

綜上所述，我國企事業(yè)單位人事檔案工作的管理水平和思想境界直接影響著人事檔案糾紛的發(fā)生率，人事檔案管理在人力資源管理中有著舉足輕重的作用，促進(jìn)著人力資源管理水平與質(zhì)量的提高。企事業(yè)單位要根據(jù)實(shí)際情況，分析人事檔案管理工作中存在的問題，提出高效可行的解決辦法，總結(jié)人事檔案糾紛的成因和規(guī)避糾紛的有效措施，充分發(fā)揮人事檔案管理在人力資源領(lǐng)域的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]白建兵.我國企事業(yè)單位人事檔案管理構(gòu)架檔案與糾紛研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（17）：145.

[2]張哲冰.事業(yè)單位人事檔案糾紛與檔案管理新途徑探究[J].中國管理信息化，2015，18（18）：196-197.

[3]夏琴心.人事檔案糾紛與我國企事業(yè)單位人事檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2013（14）：4-5.