如何提高建設(shè)工程檔案歸檔質(zhì)量及解決途徑

文/付菁燕

基本建設(shè)項目檔案是對基本建設(shè)項目建設(shè)全過程、各環(huán)節(jié)的詳細記錄，在整個基本建設(shè)項目的管理中占有舉足輕重的地位。因此，要重視基本建設(shè)項目檔案的歸檔質(zhì)量管理，全面分析檔案管理中存在的問題，制定有效的管理制度及對策，為提高檔案質(zhì)量打下堅實的基礎(chǔ)

一、基建工程檔案及管理概述

1.基建工程檔案及管理的含義

基本建設(shè)項目檔案主要是指建設(shè)項目從立項、建設(shè)到竣工、使用全過程中需要整理、保存的文件資料。從文件類型來看，主要包括前期準備文件、勘察、測量、設(shè)計、施工圖紙、施工技術(shù)文件、監(jiān)理、施工、設(shè)備、第三方檢測、竣工驗收、結(jié)算及決算等資料。加強基建項目檔案工作，體現(xiàn)了建設(shè)項目管理的全過程，為基建行業(yè)的發(fā)展提供了可靠的依據(jù)，創(chuàng)造了更加有利的條件。根據(jù)基本建設(shè)法，做好基本建設(shè)檔案的歸檔工作，加強基本建設(shè)檔案的有序收集、整理、歸檔和維護，建設(shè)更加完整、準確、系統(tǒng)的基本建設(shè)檔案，提高基本建設(shè)檔案的質(zhì)量。合理規(guī)范檔案管理，促進整個基建行業(yè)的良性可持續(xù)發(fā)展。

2.基建工程檔案管理相關(guān)標準與規(guī)范

結(jié)合《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》的標準，基本建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目從立項、決策、完工到投入使用全過程中產(chǎn)生的文件的總稱，涉及提議、調(diào)查、可行性研究、評估、決策、規(guī)劃、調(diào)查、設(shè)計、施工和已完成活動的整個行程中形成的文字、圖表、音像、實物、圖紙等資料。鑒于基建行業(yè)自身的特殊性，《規(guī)范》強調(diào)了基建項目檔案的突出特點，即專業(yè)性、技術(shù)性、成套性、現(xiàn)實性和可重用性。隨著計算機技術(shù)影響的不斷擴大，基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理面臨著新的發(fā)展要求。也就是說，在檔案管理實踐中有效發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，為新時期基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理開辟了新的發(fā)展道路，增強了力量和活力。

二、基建工程檔案歸檔的質(zhì)量問題

1.基建工程竣工圖修改不規(guī)范

有些基本建設(shè)工程竣工圖未嚴格按照要求標注，缺少時間、簽名、編制單位等，一些需要加蓋印章的地方未加蓋印章。有些檔案在使用過程中有修改，但檔案中沒有相關(guān)的修改通知，只是放了一份副本在檔案中。部分改造項目，檔案館沒有改造前后施工全過程的圖片，也沒有對比圖片。在基建檔案的歸檔工作中，竣工計劃的修改是非常嚴格和規(guī)范的，任何修改都需要簽名、時間和印章。

2.檔案原件移交不規(guī)范

檔案管理部門備案信息不暢，主要是管理部門和建設(shè)單位未能建立科學(xué)合理的溝通機制，檔案管理部門與其他部門也沒有有效的聯(lián)系。這兩方面的原因?qū)е铝艘恍┘毠?jié)在歸檔過程中無法有效協(xié)商，造成了日后檔案管理中的諸多問題。一些施工單位移交檔案時，未將原始圖紙等文件全部提交，只有原始檔案的法律效力才更充分，特別是對于一些重要文件，如建設(shè)用地規(guī)劃許可證的轉(zhuǎn)讓，必須保證文件原始性。

3.電子與紙質(zhì)版檔案無法做到同步歸檔

個別施工單位在移交竣工檔案時，只有紙質(zhì)檔案，沒有電子版，無電子目錄，竣工圖圖片不夠清晰。按照國家規(guī)范項目檔案的歸檔標準，必須做到紙質(zhì)與電子版同時歸檔、電子圖紙必須清晰、目錄齊全。同時，施工過程中應(yīng)以照片或圖片的形式進行記錄，并附在電子檔案里。

4.施工方在項目驗收時檔案不齊全

部分工程在驗收過程中，施工單位未及時準備好基礎(chǔ)設(shè)施檔案，造成驗收過程中的許多麻煩。因此，建設(shè)單位應(yīng)在驗收前做好檔案的準備工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，提前解決問題。

三、改善項目檔案歸檔質(zhì)量的幾點措施

1.首先應(yīng)對項目檔案做好前段控制。歸檔工作實行提前介入，開工前對各參建單位及項目部開展同步培訓(xùn)工作，過程中及時指導(dǎo)監(jiān)督，同步管理，每月不少于兩次的同步檢查；提前把控資料的歸檔質(zhì)量。建設(shè)單位應(yīng)增強檔案意識，為保證工程資料的完整性、及時性、真實性，就應(yīng)做到“三納入，四同步”。及時收集、做好項目前期合同、招投標等文件的分類工作；在入檔前對收集的文件進行系統(tǒng)分類、整理、裝訂、編制，確保檔案在分類、編號、裝訂等各環(huán)節(jié)中無差錯，以防相關(guān)重要資料的遺失或損毀，從而造成難以彌補的損失；檔案工作人員應(yīng)從立項、招投標開始到工程竣工結(jié)算全過程跟蹤資料的收集、整理、歸檔工作，落實檔案質(zhì)量，尤其是過程中各階段的驗收會議資料的收集情況，更應(yīng)該對各參建單位的工程資料及時檢查、監(jiān)督，對收集不全或不符合要求和規(guī)范的，及時督促對方按時整改，否則，一旦工程竣工后，就很難保證檔案的真實性、完整性、規(guī)范性；建設(shè)單位應(yīng)和檔案館經(jīng)常保持聯(lián)系和溝通，對建檔過程中遇到的問題及時咨詢，確保檔案館能及時了解在建項目的實施情況，跟蹤、監(jiān)督、指導(dǎo)項目形成的檔案資料整理和歸檔工作，確保工程資料的完整性、規(guī)范性。

2.認真執(zhí)行國家有關(guān)項目檔案的法律、法規(guī)和標準規(guī)范，建立健全檔案管理規(guī)章制度。檔案室管理人員應(yīng)嚴格執(zhí)行規(guī)章制度和標準，以保證工程檔案的歸檔質(zhì)量；建設(shè)單位與參建單位簽訂合同時應(yīng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定參建單位檔案的管理職責、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理標準及違約責任，扣留總投資中5%作為工程檔案保證金，待項目檔案由建設(shè)單位工程管理人員、檔案室驗收合格后完成移交歸檔工作才能返還；對尚未完整移交檔案的施工單位，不辦理該項目結(jié)算手續(xù)，對已完工但未全部移交檔案的項目，要聯(lián)系建設(shè)單位項目管理人員督促施工單位向檔案館提交項目檔案，確保各項基本建設(shè)項目檔案形成的原始記錄和真實記錄妥善保存和有效利用。

3.項目開工前應(yīng)提前梳理檔案的歸檔范圍與移交部門，建設(shè)單位應(yīng)遵循國家檔案相關(guān)規(guī)范，按照職責明確、流程清晰、措施有效，要求檔案管理人員強化責任意識，提高自身的管理水平。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確項目建設(shè)檔案管理機構(gòu)，實行分級管理模式。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過項目檔案管理培訓(xùn)，具備檔案專業(yè)知識，能夠掌握相關(guān)工程技術(shù)。在檔案形成的全過程中，應(yīng)提前融入，及時指導(dǎo)、監(jiān)督，與項目建設(shè)同步管理，指導(dǎo)驗收后項目形成檔案按照國家相關(guān)規(guī)范進行歸檔。建設(shè)單位應(yīng)指定熟悉業(yè)務(wù)、責任心強的檔案員負責各新建、擴建、改建和大中型設(shè)備等項目檔案的管理工作，指定專人負責與檔案館對接，重大基本建設(shè)項目開始時，有責任和義務(wù)向檔案館通報項目名稱、設(shè)計單位名稱和設(shè)計單位、施工單位和施工信息人員及其聯(lián)系方式，便于后期檔案工作順利開展。檔案管理人員應(yīng)準確掌握新建、擴改建等項目，對在建項目及時了解，為在建項目進行全過程指導(dǎo)、監(jiān)督。期間及時通知上級檔案管理部門參加項目中期、階段性驗收等其他重要會議。檔案管理人員與檔案館有關(guān)人員要保持密切聯(lián)系，共同做好基建項目檔案的系統(tǒng)整理、歸檔及移交工作。

隨著我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，促進基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案的歸檔質(zhì)量具有重要意義。基本建設(shè)項目檔案在實際工作中存在著許多問題，需要多渠道解決，以提高基本建設(shè)項目檔案的歸檔質(zhì)量，促進我國基本建設(shè)事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。