把控關(guān)鍵環(huán)節(jié)提升企業(yè)框架協(xié)議采購(gòu)管理探討

【摘要】通過(guò)完善制度、整合需求、明確職責(zé)，落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)、集中采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)，加強(qiáng)執(zhí)行過(guò)程管控，防范協(xié)議供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)等措施，把控關(guān)鍵環(huán)節(jié)，切實(shí)提升企業(yè)框架協(xié)議采購(gòu)管理水平，從而有效保障生產(chǎn)建設(shè)物資供應(yīng)。

【關(guān)鍵詞】物資采購(gòu)管理 ?框架協(xié)議 ?探討

近年來(lái)，石油石化企業(yè)通過(guò)完善制度，明確職責(zé)，整合需求，規(guī)范操作，加強(qiáng)執(zhí)行過(guò)程管控等手段，積極推進(jìn)框架協(xié)議采購(gòu)，有效提升了框架協(xié)議采購(gòu)管理水平。為充分發(fā)揮框架協(xié)議采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，企業(yè)要從需求整合、采購(gòu)策略編制、框架協(xié)議預(yù)案編制、強(qiáng)化過(guò)程管控和儲(chǔ)物于商等方面從嚴(yán)管理、精細(xì)組織，不斷規(guī)范框架協(xié)議采購(gòu)工作，進(jìn)一步提高采購(gòu)效率，節(jié)約采購(gòu)成本，降低庫(kù)存資金占用，從而有效保障生產(chǎn)建設(shè)物資供應(yīng)。

一、完善制度，整合需求，明確職責(zé)

（一）完善制度

要組織制訂企業(yè)框架協(xié)議采購(gòu)實(shí)施細(xì)則，并根據(jù)上級(jí)管理要求和在執(zhí)行中存在的不足持續(xù)修訂完善，明確上級(jí)已簽訂的采購(gòu)框架協(xié)議必須嚴(yán)格執(zhí)行，并對(duì)需求分析、采購(gòu)預(yù)案編制、供應(yīng)商與價(jià)格確定、協(xié)議簽訂、履行、結(jié)算、風(fēng)險(xiǎn)管理、后評(píng)估等方面的關(guān)鍵環(huán)節(jié)提出了具體要求，夯實(shí)框架協(xié)議采購(gòu)規(guī)范運(yùn)行的制度基礎(chǔ)。

（二）整合需求

企業(yè)要高度重視消耗規(guī)律分析工作，并以此作為是否實(shí)施框架協(xié)議采購(gòu)的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)以及提高框架協(xié)議簽訂質(zhì)量的重要抓手。對(duì)企業(yè)集中采購(gòu)及上級(jí)框架協(xié)議未覆蓋的物資品種，業(yè)務(wù)部門要依據(jù)ERP系統(tǒng)中近年的消耗數(shù)據(jù)，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)情況，整合需求，合理預(yù)估需求量;對(duì)上級(jí)委托牽頭負(fù)責(zé)的組織集中采購(gòu)物資品種，要通過(guò)收集各企業(yè)提報(bào)的需求量、查詢上級(jí)供應(yīng)資源管理系統(tǒng)交易數(shù)據(jù)等方式掌握消耗情況，最大限度保證框架協(xié)議采購(gòu)數(shù)量的準(zhǔn)確，防范質(zhì)量和交貨期等風(fēng)險(xiǎn)。

（三）分解責(zé)任

要從年度物資采購(gòu)策略編制入手，從嚴(yán)管理，持續(xù)推進(jìn)框架協(xié)議采購(gòu)。年初，要根據(jù)年度采購(gòu)情況，組織企業(yè)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員反復(fù)討論審查，落實(shí)客觀性、標(biāo)準(zhǔn)化、完整性、操作性四大編制原則。特別是對(duì)于年預(yù)測(cè)需求數(shù)量較大、通用、采購(gòu)頻次高的物資，在采購(gòu)策略中明確必須實(shí)施框架協(xié)議采購(gòu)。要根據(jù)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、上期協(xié)議的執(zhí)行情況、年度需求變化情況，以及企業(yè)改善提升管理的要求，把框架協(xié)議采購(gòu)達(dá)標(biāo)的指標(biāo)分解給業(yè)務(wù)部門，作為物資采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)部門的年度考核指標(biāo)，年度完成情況作為年終經(jīng)濟(jì)考核兌現(xiàn)依據(jù)，促使業(yè)務(wù)部門積極主動(dòng)推進(jìn)框架協(xié)議采購(gòu)。

二、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)，集中采購(gòu)，招標(biāo)采購(gòu)

（一）標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)

一是要定期把上級(jí)已簽訂公布的框架協(xié)議清單，在企業(yè)網(wǎng)上進(jìn)行公布，要求各需求單位嚴(yán)格執(zhí)行已公布的框架協(xié)議，同時(shí)清理框架協(xié)議物資對(duì)應(yīng)的其他物資編碼，通過(guò)技術(shù)手段限制需求單位用非框架協(xié)議物資編碼提報(bào)新的需求計(jì)劃。二是建立物資采購(gòu)專家組，根據(jù)近年來(lái)采購(gòu)物料的實(shí)際使用性能、使用效果、使用成本進(jìn)行總結(jié)、分析、評(píng)價(jià)，編寫物資的框架協(xié)議采購(gòu)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使所采購(gòu)的物資既滿足生產(chǎn)裝置的需要，又達(dá)到使用維護(hù)檢修方便、配件互換性高的目的，嚴(yán)格踐行“性價(jià)比最優(yōu)、總成本最低”的科學(xué)理性采購(gòu)理念。

（二）集中采購(gòu)

要按照統(tǒng)一采購(gòu)的要求，把原分散在計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部門采購(gòu)的各類生產(chǎn)性原料集中到物資供應(yīng)中心歸口采購(gòu)。由于受國(guó)家稅收政策影響大的特點(diǎn)，企業(yè)要建立采購(gòu)、計(jì)劃經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)調(diào)度跨部門聯(lián)絡(luò)工作小組，一是協(xié)調(diào)采購(gòu)過(guò)程中物料的采購(gòu)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量驗(yàn)收、付款條件、碼頭接卸條件、到貨物料的質(zhì)量扣罰條款等眾多事項(xiàng)，以及制訂和啟動(dòng)在原油市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)加劇的情況下，針對(duì)個(gè)別供應(yīng)商違約、裝置生產(chǎn)調(diào)整的應(yīng)急預(yù)案;二是專項(xiàng)研究生產(chǎn)物資的市場(chǎng)規(guī)律，根據(jù)市場(chǎng)情況調(diào)整招標(biāo)采購(gòu)的調(diào)價(jià)公式，通過(guò)合理設(shè)置供應(yīng)商資質(zhì)條件，對(duì)供應(yīng)商違約設(shè)定剛性處罰條款，形成了涵蓋物料信息、運(yùn)輸要求、付款進(jìn)度、商務(wù)報(bào)價(jià)要求、定標(biāo)淘汰原則、框架協(xié)議價(jià)格執(zhí)行等框架協(xié)議簽訂原則。

（三）招標(biāo)采購(gòu)

要按照框架協(xié)議采購(gòu)管理辦法要求，對(duì)所有框架協(xié)議采購(gòu)物資的技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求、潛在供應(yīng)商以及市場(chǎng)供求關(guān)系等情況進(jìn)行深入分析，最大限度推進(jìn)招標(biāo)采購(gòu)。如在設(shè)備配套的鉆井設(shè)備采購(gòu)中，由于外購(gòu)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，配套商良莠不齊，給招標(biāo)采購(gòu)工作帶來(lái)了很高的難度。一是嚴(yán)把資格評(píng)審關(guān)，從源頭防控供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn);二是從標(biāo)準(zhǔn)化入手，科學(xué)制定招標(biāo)采購(gòu)方案;三是制訂企業(yè)的鉆井設(shè)備質(zhì)量控制方案，升級(jí)交貨過(guò)程質(zhì)量監(jiān)管，最大限度防范質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

三、加強(qiáng)執(zhí)行過(guò)程管控，防范協(xié)議供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)

（一）嚴(yán)格采購(gòu)審批

要進(jìn)一步修訂企業(yè)框架協(xié)議采購(gòu)實(shí)施細(xì)則，完善框架協(xié)議供應(yīng)商簽約審批表，嚴(yán)格按照企業(yè)治理物資指定采購(gòu)和獨(dú)家采購(gòu)實(shí)施細(xì)則執(zhí)行，確保其合法合規(guī)。

（二）到期協(xié)議提前預(yù)警

要建立框架協(xié)議臺(tái)賬，管理部門每月梳理在執(zhí)行的框架協(xié)議，提前3個(gè)月對(duì)將到期協(xié)議進(jìn)行預(yù)警，業(yè)務(wù)部門要對(duì)即將到期的框架協(xié)議，至少提前2～3個(gè)月開始進(jìn)行編制采購(gòu)預(yù)案并辦理審批，確保新舊框架協(xié)議順利銜接。

（三）強(qiáng)化專項(xiàng)檢查

物資供應(yīng)部門要成立檢查小組，利用合同臺(tái)帳或BW系統(tǒng)中框架協(xié)議項(xiàng)下訂單執(zhí)行情況分析、查詢功能，不定期對(duì)主輔供應(yīng)商供應(yīng)份額分配、價(jià)格執(zhí)行等框架協(xié)議執(zhí)行情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查，并對(duì)檢查情況進(jìn)行通報(bào)、考核，及時(shí)糾偏，提高業(yè)務(wù)人員對(duì)框架協(xié)議執(zhí)行嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)。

四、結(jié)束語(yǔ)

提升企業(yè)框架協(xié)議采購(gòu)管理，可以使儲(chǔ)物于商工作得到深化，物料實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)。要通過(guò)實(shí)施框架協(xié)議招標(biāo)采購(gòu)，既保證采購(gòu)行為規(guī)范，又加快采購(gòu)進(jìn)度。要通過(guò)集中技術(shù)交流的方式，大大加快招標(biāo)物資技術(shù)交流的進(jìn)度;通過(guò)集合需求、集中招標(biāo)，縮短采購(gòu)商務(wù)環(huán)節(jié)時(shí)間，為設(shè)備制造爭(zhēng)取合理時(shí)間;框架協(xié)議招標(biāo)以項(xiàng)下訂單方式，分批交貨、分批結(jié)算，減少重復(fù)的審批環(huán)節(jié)和流程，有效提高工作效率。同時(shí)，物資采購(gòu)涉及面廣、關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，集合需求框架采購(gòu)，價(jià)格、供應(yīng)商一定時(shí)間內(nèi)相對(duì)固定，可以有效減少一單一詢的比價(jià)采購(gòu)人為干擾因素。加強(qiáng)宣貫招標(biāo)采購(gòu)要求，可以使物資供應(yīng)、專業(yè)技術(shù)部門和使用單位對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的必要性和重要性形成共識(shí)，為開展招標(biāo)采購(gòu)工作創(chuàng)造良好的條件，并嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家及上級(jí)招標(biāo)采購(gòu)有關(guān)規(guī)定，規(guī)范物資采購(gòu)行為，從而實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)。

作者簡(jiǎn)介：趙永紅（1972-），大學(xué)?？?，經(jīng)濟(jì)師，現(xiàn)主要從事物資采購(gòu)管理工作。