現(xiàn)代企業(yè)檔案（館）室人本管理問(wèn)題的思考

王巍

企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會(huì)計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的重要作用。例如企業(yè)檔案可以為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策提供必要的參考;在實(shí)施技術(shù)改造時(shí)，科技檔案作為一種技術(shù)資源，它的開(kāi)發(fā)利用，可以節(jié)省人力物力財(cái)力，給企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益;在處理產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它可以提供歷史憑證;在判明是非曲直時(shí)，它維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益;在進(jìn)行企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估時(shí)，它是必不可少的重要依據(jù)。近年來(lái)，我公司利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。在知識(shí)管理階段，許多企業(yè)曾一度過(guò)分依賴信息技術(shù)，以為僅僅引進(jìn)某種技術(shù)就實(shí)現(xiàn)了對(duì)知識(shí)的有效管理，而忽視了人文管理作用。在推進(jìn)企業(yè)檔案信息的知識(shí)管理中，應(yīng)當(dāng)重視人文管理的支撐，僅靠信息技術(shù)是難以實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理目標(biāo)的。企業(yè)檔案管理需要積極介入到企業(yè)的人本管理中來(lái)，在檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)做到以人為中心，以員工最大自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)為目標(biāo)開(kāi)展工作。

一、對(duì)內(nèi)以檔案人員為中心，開(kāi)發(fā)人力資源

1.提高檔案人員綜合素質(zhì)。檔案人員除了具備專業(yè)管理知識(shí)外，還必須具備開(kāi)發(fā)和活化檔案信息資源的能力，以實(shí)現(xiàn)由實(shí)體保管員向知識(shí)提供者的過(guò)渡，這是知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)檔案部門人本管理的根本意義所在。①技術(shù)性。檔案人員必須具備操作計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，熟練地運(yùn)用開(kāi)發(fā)出的系統(tǒng)。具備現(xiàn)代化的管理知識(shí)，了解檔案工作的全程和將來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)知識(shí)和技能的培訓(xùn)。筆者在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，在自己的不斷努力下，熟悉并掌握檔案工作所需要的業(yè)務(wù)知識(shí)，能熟練運(yùn)用《神華集團(tuán)公司（電力板塊）檔案管理業(yè)務(wù)手冊(cè)》對(duì)相關(guān)專業(yè)文件材料進(jìn)行科學(xué)分類和整理，并能熟練運(yùn)用清華紫光圖檔管理系統(tǒng)的各種功能，進(jìn)行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)?？萍紮n案分類科學(xué)，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)?？萍加⒄Z(yǔ)水平和計(jì)算機(jī)水平有較大提高，利用業(yè)余時(shí)間較全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)并掌握檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，具有較高的電力科技檔案管理水平。經(jīng)常在《城建檔案》、《現(xiàn)代企業(yè)》、《辦公自動(dòng)化》等省級(jí)以上期刊雜志上面發(fā)表檔案學(xué)術(shù)論文。曾榮獲中國(guó)檔案學(xué)會(huì)第六次檔案學(xué)優(yōu)秀成果檔案學(xué)術(shù)論文類三等獎(jiǎng)，徐州市檔案學(xué)會(huì)2007、2008、2009、2010、2011、2012年度檔案學(xué)術(shù)優(yōu)秀論文三等獎(jiǎng)。徐州市檔案學(xué)會(huì)2014年度檔案學(xué)術(shù)優(yōu)秀論文獎(jiǎng)。多篇學(xué)術(shù)論文評(píng)為歷屆中國(guó)檔案學(xué)會(huì)全國(guó)檔案工作者年會(huì)優(yōu)秀學(xué)術(shù)論文、入選學(xué)術(shù)論文。常年訂閱《檔案學(xué)通訊》雜志，熟悉國(guó)內(nèi)外本學(xué)科及主要相關(guān)學(xué)科的科學(xué)管理、技術(shù)水平、研究動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)信息以及發(fā)展趨勢(shì)，掌握發(fā)展前沿的狀況。②全程性。企業(yè)大文件觀念要求文件從接收之初到歸檔保存是一個(gè)完整的、密切聯(lián)系的過(guò)程。因此，要求培養(yǎng)檔案人員的團(tuán)隊(duì)合作精神和全局意識(shí)，形成文件全程化的管理職能新轉(zhuǎn)變。③互動(dòng)性。文件辦理的過(guò)程就是檔案業(yè)務(wù)開(kāi)展的過(guò)程，文檔一體化環(huán)境下企業(yè)文件與檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)的密切聯(lián)系得到充分體現(xiàn)，要求檔案人員必須熟悉單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)，掌握文件產(chǎn)生的背景信息，為知識(shí)服務(wù)作好充分準(zhǔn)備。

2.建立人才激勵(lì)機(jī)制。所謂物質(zhì)激勵(lì)，是指訂立崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制方案，明確企業(yè)文件與檔案管理組織和個(gè)人的職責(zé)、任務(wù)，并把職責(zé)、任務(wù)完成的結(jié)果與其經(jīng)濟(jì)利益相掛鉤。精神激勵(lì)則使企業(yè)檔案人員在體會(huì)到物質(zhì)價(jià)值的滿足時(shí)也可以得到自我價(jià)值的極大滿足。領(lǐng)導(dǎo)激勵(lì)是指領(lǐng)導(dǎo)以自身操守和感召力引導(dǎo)檔案人員的行為，激發(fā)檔案人員的上進(jìn)心、積極性，使之全身心地投入到檔案工作中。

制度建設(shè)是帶有根本性、長(zhǎng)期性和穩(wěn)定性的工作。近年來(lái)，我們著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。第一，我們將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入我公司各級(jí)人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。第二，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對(duì)各項(xiàng)檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。精神激勵(lì)方面，我也有親身體會(huì)。我深深地感受到，要想勝任檔案工作，需要掌握扎實(shí)和嫻熟的檔案專業(yè)知識(shí)。我努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)方面的書籍、報(bào)刊，潛心鉆研業(yè)務(wù)，成為檔案管理的行家里手。19年來(lái)，我在自己平凡的崗位上，不知疲倦，默默堅(jiān)守，勤懇踏實(shí)，逐漸成長(zhǎng)為一名工作經(jīng)驗(yàn)豐富、技能水平高超的優(yōu)秀檔案管理人才和具有正高級(jí)職稱（研究館員）的檔案專家。領(lǐng)導(dǎo)激勵(lì)方面，公司辦公室主任非常支持檔案工作，稱呼我是檔案專家，鼓勵(lì)檔案人員努力工作，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，在自己的不斷努力下，我現(xiàn)在熟悉館藏，熟悉生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，我公司員工查找科技檔案時(shí)（如設(shè)備檔案、基建檔案、小型基建檔案等）很多情況下綜合檔案室只有我才能為他們找到，得到員工的稱贊，也得到檔案室其他檔案人員的贊揚(yáng)。這些年來(lái)，我公司檔案室每年利用科技檔案達(dá)數(shù)百卷冊(cè)，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，為企業(yè)發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

二、對(duì)外以用戶為中心，積極開(kāi)展檔案信息深層次服務(wù)

作為企業(yè)檔案管理部門，負(fù)有對(duì)企業(yè)檔案這種顯在知識(shí)管理的職責(zé)，由于具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，他們可以承擔(dān)隱性知識(shí)向顯性知識(shí)轉(zhuǎn)換以及合理開(kāi)發(fā)利用隱性知識(shí)源和顯性知識(shí)源的任務(wù)。例如我公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《徐州發(fā)電廠大事記》、《徐州發(fā)電廠志》、《文件匯編》等編研材料，同時(shí)還編制了多種檢索工具，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。我公司20萬(wàn)千瓦機(jī)組和12.5萬(wàn)千瓦機(jī)組的增容降耗重大技術(shù)改造，是全國(guó)首臺(tái)國(guó)產(chǎn)20萬(wàn)千瓦機(jī)組和12.5萬(wàn)千瓦機(jī)組改造，其成功實(shí)施不但大大提高了我廠的技術(shù)裝備水平，而且對(duì)其它單位的改造具有重大意義。改造完成后，我們及時(shí)收集資料，組織專門班子編寫了《徐州發(fā)電廠#6機(jī)組技術(shù)改造綜述》及《追求卓絕—徐州發(fā)電廠4號(hào)機(jī)組現(xiàn)代化技術(shù)改造紀(jì)實(shí)》兩本書，對(duì)整個(gè)改造工程從方案確定到改造后的技術(shù)經(jīng)濟(jì)性能進(jìn)行了全面的資料匯總，其中既有縱向、橫向的對(duì)比分析，又有對(duì)改造后機(jī)組技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益的評(píng)估，被公司內(nèi)及集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)管理人員認(rèn)為極具權(quán)威性。

三、努力建成學(xué)習(xí)型組織

學(xué)習(xí)型組織理論由美國(guó)麻省理工學(xué)院教授彼得·圣吉在其所著的《第五項(xiàng)修煉——學(xué)習(xí)型組織的藝術(shù)與實(shí)務(wù)》中首倡。建立學(xué)習(xí)型組織要實(shí)現(xiàn)的三類組織學(xué)習(xí)：①顯性知識(shí)的學(xué)習(xí)。企業(yè)檔案人員需要主動(dòng)學(xué)習(xí)各種專業(yè)技能知識(shí)和管理知識(shí)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，及時(shí)完成與企業(yè)發(fā)展相關(guān)資料的搜集和存檔，并通過(guò)對(duì)這些知識(shí)的理解加以實(shí)體分類和智能分類，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和創(chuàng)新提供知識(shí)服務(wù)。②隱性知識(shí)的學(xué)習(xí)。主要表現(xiàn)為檔案人員內(nèi)部及其他部門之間的學(xué)習(xí)。企業(yè)檔案人員在參與文件管理的過(guò)程中，總是能從管理中學(xué)習(xí)到許多企業(yè)核心能力類知識(shí)，通過(guò)開(kāi)展檔案人員的交流和互動(dòng)可以擴(kuò)大核心能力作用發(fā)揮的范圍。同時(shí)，檔案部門應(yīng)該加強(qiáng)與其它部門之間的交流，將自己頭腦中可能對(duì)其他部門有益的知識(shí)傳遞出去，并在吸納其它知識(shí)的過(guò)程中豐富自己的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，提高自己的管理水平。③過(guò)程學(xué)習(xí)，邊干邊學(xué)。企業(yè)檔案人員要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，在邊干邊學(xué)中，在實(shí)體保管的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)研究，為企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和創(chuàng)新提供第一手資料。企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又具備檔案專業(yè)知識(shí)。企業(yè)檔案干部應(yīng)精通外語(yǔ)及計(jì)算機(jī)知識(shí)。比如生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又具備檔案專業(yè)知識(shí)?？萍紮n案工作很重要的一個(gè)目的，是使儲(chǔ)存的科技檔案充分地得到利用。這就要求科技檔案部門迅速、準(zhǔn)確地向利用者提供所需要的科技檔案。要做到這一點(diǎn)，我的體會(huì)是：一要“家底”清，二要工具全，三要懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)。熟悉檔案室所藏科技檔案，做好咨詢服務(wù)工作，編制各種得心應(yīng)手的檢索工具，實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用，這是檔案干部的一項(xiàng)重要工作。我作為從事科技檔案管理工作的檔案干部，不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且了解和掌握專業(yè)生產(chǎn)知識(shí)，這樣能更好地熟悉館藏檔案的內(nèi)容和成分，工作起來(lái)才能得心應(yīng)手，有利于幫助工程技術(shù)人員迅速查找需要的科技檔案，易于和科技人員的溝通，便于和工程技術(shù)人員的交流，有利于實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用。

（作者單位：國(guó)家能源集團(tuán)國(guó)華徐州發(fā)電有限公司檔案室）