醫(yī)院人事檔案的精細化管理研究

嚴松華

【摘 ?要】現(xiàn)如今，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)逐漸發(fā)展，高端醫(yī)療普及，這對絕大部分醫(yī)院各方面的提升和發(fā)展提出了新的要求。人事檔案管理作為醫(yī)院人事管理中十分重要的一個部分，對人事信息的管理以及醫(yī)院整體的發(fā)展有著巨大的影響。因此，對于人事檔案進行精細化管理是目前醫(yī)院在新形勢下必須要重視的問題。論文針對醫(yī)院人事檔案的精細化管理展開了討論和分析。

【Abstract】Nowadays， the gradual development of medical and health services and the popularization of high-end medical services put forward new requirements for the promotion and development of most hospitals in all aspects. As a very important part of hospital personnel management， personnel file management has a huge impact on the management of personnel information and the overall development of the hospital. Therefore， the fine management of personnel files is a problem that hospital must pay attention to in the new situation. This paper discusses and analyzes the fine management of hospital personnel files.

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案;精細化管理

【Keywords】hospital; personnel files; fine management

【中圖分類號】R197.322 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）01-0003-02

1 引言

隨著醫(yī)院人事制度改革的不斷推進，醫(yī)院人事檔案作為醫(yī)院選拔及培養(yǎng)人才的重要信息參考，醫(yī)院人事檔案管理面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。鑒于此，進一步加強醫(yī)院人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，實現(xiàn)精細化管理，提高人事檔案的有效利用率顯得尤為重要。本文從醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題和如何解決問題實現(xiàn)精細化管理這兩個方面進行了詳細闡述。

2 醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

2.1 醫(yī)院對人事檔案管理的重視程度不高

人事檔案的作用并不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，短時間內(nèi)不會產(chǎn)生很大的作用，因此，多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導層存在對人事檔案重視不夠的問題，認為檔案的存在只是程序化的東西，人事檔案就是一張紙，說明不了什么，也不會出現(xiàn)太大的問題，把注意力更多的放在了醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療品設備上，長此以往，會造成人事檔案管理存在各種問題，如人員信息缺乏、檔案材料遺失等問題，人事檔案關(guān)鍵信息的缺失，甚至會影響許多關(guān)鍵崗位的醫(yī)生無法得到進一步的發(fā)展，導致人才大量外流，還可能出現(xiàn)人員信息錄入不全或者根本不存在的情況，產(chǎn)生不必要的麻煩和糾紛，對醫(yī)院造成很大的負面影響，大大阻礙醫(yī)院的發(fā)展[1]。

2.2 人事檔案管理人員的結(jié)構(gòu)不合理、缺乏專業(yè)的知識素養(yǎng)

醫(yī)院人事檔案具有數(shù)量大、專業(yè)性強、機密性高等特征，對醫(yī)院極為重要。按照《干部人事檔案工作條例》要求，每一千份檔案應配備一名檔案管理人員，這就要求醫(yī)院應該做到專人、專業(yè)管理，管理人員必須具有相應的管理能力和專業(yè)知識素養(yǎng)。而現(xiàn)在絕大部分醫(yī)院都是一些行政人員或醫(yī)務人員對檔案進行兼職管理，導致檔案管理人手不足，也缺乏專業(yè)的人事檔案管理人才，尤其是擁有較高的信息化管理水平的人才，勢必降低醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量，存在材料歸檔不及時、檔案材料歸集出現(xiàn)錯誤等問題，大大影響了人事管理的效率，阻礙醫(yī)院的進一步發(fā)展。

2.3 人事檔案的管理方法落后，管理效率低

作為知識密集且人員較多的醫(yī)院來說，人員流動非常大，這就要求管理人員提高工作和管理效率，采用先進的管理方法來加強對人事檔案的管理。目前，絕大部分的醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，出現(xiàn)離職的人員信息沒有完全刪除，入職的新員工信息錄入不及時等問題，極易導致人員檔案混亂，影響醫(yī)院的人事管理工作效率。

3 解決問題和實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細化管理的相關(guān)策略

3.1 提高對人事檔案管理的重視程度，健全檔案管理制度

醫(yī)院對于人事檔案的管理不夠重視主要有兩個原因：一是相關(guān)部門沒有對醫(yī)院的檔案管理進行有效的引導和指導;二是醫(yī)院自身缺乏人事檔案管理的意識。因此，相關(guān)部門應與醫(yī)院共同努力，加強對人事檔案的管理，建立嚴格有序的管理制度，提高管理效率，促進醫(yī)院的發(fā)展。例如，相關(guān)部門應對醫(yī)院的人事檔案管理情況進行全面而具體的了解和分析，聘請專業(yè)的人事檔案管理人才針對每一個醫(yī)院人事檔案管理存在的問題提出切實可行的建議，引導醫(yī)院有效地開展管理工作，并且派遣專門的監(jiān)督人員對人事檔案管理工作進行有效的監(jiān)督，提高醫(yī)院對于人事檔案管理的重視程度[2]。

3.2 優(yōu)化人事檔案管理人員結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)專業(yè)有序的檔案管理

醫(yī)院應加大資金投入力度，招聘人事檔案管理專業(yè)人才，或者選拔責任心強、管理知識和經(jīng)驗豐富、管理技術(shù)和水平高的人員對醫(yī)院人事檔案進行有效管理并對這些人才展開相關(guān)的培訓，熟悉整個醫(yī)院的管理結(jié)構(gòu)和人員分層，使其與人事檔案的管理工作相符合，更好地開展管理工作。另外，為了提高這些人才的積極性，充分發(fā)揮自己的才能，醫(yī)院應為這些管理人員制定相應的職業(yè)規(guī)劃，建立競爭機制和相關(guān)的激勵機制，充分調(diào)動管理人員的積極性和主動性。例如，醫(yī)院可以針對人事檔案管理部門設置不同的職位，根據(jù)管理人員的表現(xiàn)進行升職或降職，并且設置一些物質(zhì)獎勵和精神獎勵，激勵管理人員，大大提高管理效率和工作效率。

在優(yōu)化人事檔案管理人員結(jié)構(gòu)的同時，醫(yī)院應進一步完善管理制度，嚴格按照規(guī)章制度進行檔案的分類和管理，將人員信息有序地錄入檔案當中，促進醫(yī)院的發(fā)展。例如，醫(yī)院可以對人事檔案開展信息化建設，對管理人員進行計算機操作培訓，提高管理人員的計算機技能和應用水平，實現(xiàn)人事檔案的精細化管理。

3.3 建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》。與舊版《條例》比較，新《條例》明確增加了檔案信息化建設和信息資源開發(fā)的要求。新形勢下，構(gòu)建安全、便捷、共享、高效的干部人事數(shù)字化檔案網(wǎng)絡，有利于保證全面且豐富的人員信息管理，有助于優(yōu)化醫(yī)院人才結(jié)構(gòu)，促進醫(yī)院的發(fā)展。

人事檔案紙質(zhì)存檔資料作為原始信息載體，不論是對個人還是對工作來說都至關(guān)重要，但難以保證不會出現(xiàn)管理不善等原因造成紙質(zhì)檔案丟失的情況，人員的信息也會無從查證，對個人對工作都會造成不必要的麻煩和困擾，同時，也不便于統(tǒng)計和排序，大大降低了管理工作效率。隨著信息化時代的發(fā)展，醫(yī)院也應緊跟時代潮流，將信息化技術(shù)應用到人事檔案的管理當中，采用計算機錄入信息，將每一個醫(yī)務人員的信息材料錄入檔案當中，創(chuàng)建統(tǒng)一的人事檔案信息數(shù)據(jù)，將人事檔案進行有效分類，建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高管理的效率，促進醫(yī)院和醫(yī)務人員的發(fā)展。

3.4 采用先進的信息化管理方法，提高管理效率，進一步促進醫(yī)院發(fā)展

人事檔案的信息化管理是指將原始的人事檔案材料通過應用數(shù)字化掃描技術(shù)進行計算機信息錄入，并進行分類的管理方法，是一種十分先進且高效的檔案管理方法。因此，醫(yī)院應充分認識到信息化管理的重要性，積極地采取計算機技術(shù)對人事檔案進行全方位的管理，大大提高管理效率，促進醫(yī)院事業(yè)的進一步發(fā)展。第一，建立健全干部人事檔案信息化管理體系是一項系統(tǒng)性工程，準確的數(shù)據(jù)源是基礎(chǔ)，針對醫(yī)院人員眾多、人事檔案材料數(shù)量龐大的實際情況，醫(yī)院應為人事檔案的信息化數(shù)據(jù)建設提供充足的人力、物力、資金保障，確保人事檔案管理體系的革新和完善，精準采集，嚴格審核，把好數(shù)據(jù)的“入口關(guān)”。一方面，要嚴格采集程序，準確錄入干部的學歷、職稱等基本信息，將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為直觀的電子圖片文檔，確保干部人事檔案的完整性;另一方面，要進行嚴格的材料鑒定審核，對涂改、造假等問題一律實行“零容忍”，去偽存真，查漏補缺，確保干部人事檔案的權(quán)威性[3]。第二，建設干部人事檔案信息化系統(tǒng)應建立長效機制，充分保證信息的實時更新與完善，這就要選拔具有高政治素養(yǎng)、高度責任感和過硬專業(yè)技能的專職檔案管理人員，及時歸檔錄入、隨時更新干部的職務變動、工作履歷、繼續(xù)教育、獎懲情況等動態(tài)信息，同時，要注重檔案信息與其他資源的整合，實現(xiàn)統(tǒng)計功能與干部數(shù)據(jù)庫的實時聯(lián)動，為作出科學合理的決策提供數(shù)據(jù)支持，實現(xiàn)檔案信息在干部選拔任用過程中的最大化利用。第三，醫(yī)院要確保人事檔案信息化管理的安全性，加強監(jiān)管。人事檔案具有私密性，關(guān)乎每一位職工的切身利益，因此，確保信息的安全是十分重要的。一方面，要構(gòu)建全方位、多維度、立體化的監(jiān)督體系，以科學、規(guī)范、嚴密的督查制度來保證系統(tǒng)的可靠運行;另一方面，管檔人員在利用信息技術(shù)進行管理時，應借助互聯(lián)網(wǎng)中的防火墻和殺毒軟件等工具，全方位做好信息的保護工作，堅決杜絕泄露信息，并建立相應的追責制度，從嚴管理，嚴肅問責。

4 結(jié)語

總而言之，人事檔案管理對醫(yī)院具有十分重要的影響，醫(yī)院應充分重視檔案的管理工作，建立嚴格的檔案管理制度，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，并且采用信息技術(shù)進行高效的管理，建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，對醫(yī)院的每一位員工負責，讓每一個人都得到充分的發(fā)展，進而促進醫(yī)院的發(fā)展。

【參考文獻】

【1】侯杰.醫(yī)院人事檔案的精細化管理分析[J].智慧健康，2018（11）：11-13.

【2】宗靜娟.醫(yī)院人事檔案精細化管理分析[J].蘭臺內(nèi)外，2019，247（10）：47-48.

【3】張衛(wèi)，李薇，劉麗娜.采用信息化手段實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細化管理與控制[J].中國急救醫(yī)學，2015，35（z2）：401-402.